Referat KVARTERSTYREMØTE 19.05.2009 19.05.2009, kl 18:00 Studentsenteret, seminarrom B. TIL STEDE: Økonomiansvarlig: Thomas Calder Skjenkeansvarlig: Charlotte Hoem Internansvarlig: Stian Dahle Leder: Erik Oramas Administrativ leder: Thomas Evensen RS v/au: Anja Otterstrøm Nye kvastere: Sigrid Otterlei Ingrid Norgren Bendik Nagel Støren Marte Lunde Tubro FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Forslag til ymse meldes her Thomas Charlotte Stian ORIENTERING LEDER Deltatt på Hulens 40 års dag. Lest til eksamen. SKJENKEANSVARLIG Gått i 17. maitog Prøvd å lete etter noe i RMSen, men får det ikke til. Vi må ha et møte med KDR eller SMS. INTERNANSVARLIG Arrangert 17. mai frokost og deltatt på hulens 40 årsdag.
Kvartet Laget en opplæringsplan for nye kvastere Vært på gjenåpningskomitemøte EKSTERNANSVARLIG (Stian) Møtt studenter som lager en film om kulturlivet i bergen. De kommer og filmer litt hos oss. Nye eksternansvarlig har avtalt møte med rektor angående nyåpningen av kvarteret. ØKONOMIANSVARLIG Laget en liste over ting å gjøre etter eksamen Oppdatere prognosen til skibas GF Prøver å ordne opp i alle fakturaene til verftet. Snakker med Anette etter ferien hennes. ADM. LEDER - Deltatt på årsmøte til BRAK sammen med ny eksternans. - Samtale med BT sammen med ny pr ans - Møte med kortsentralen og EiA om adminstrering og rutiner for kortutsteding til OK49. - Jobbet med mailstruktur - Jobbet med videreutvikling av salgspresentasjonen - Samtaler med revisor om regnskap for 2008 samt videre fremover - RS V/AU (Muntlig orientering) - Hatt RS møte på sist fredag. - Evaluering av GF. Statuttendringsforslag om kjønnskvotering må bli tatt opp på neste GF pga. RS stemte imot med over 2/3 flertall. - Idemyldring rundt økonomien til kvarteret. Jens Tandstad har hatt møte med administrativ leder. FASTAD GLEM/DORG Muntlig orientering fra Intern- og eksternansvarlig Glem Se referat. Ta opp prispolitikken på neste kvastmøte som ADsak, og deretter på neste GLEM møte. Hvor mye kan vi øke på prisene våre før det begynner å svi. Hvordan kan vi endre dem. Hvilken retning skal de endres i. Det blir utarbeidet et skriv til neste kvastmøte av skjenkeansvarlig. DORG Dorgene hadde møte i sist uke om neste semester, åpningsuken. Hovedsaklig helhus på studentsenteret som var temaet (samarbeid, økonomi etc.) Dak2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder Har ikke skjedd så mye siden sist. Leder har sendt en mail til byggeleder om når vi kan få en
dato for gjenåpning. Administrativ leder har spurt arkitektene om hva det koster for en 3D modellering av nybygget. Innboks Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig ASF om GF afterparty: Vi kan ikke stille med skjenkere, og det er vanskelig å finne kvarter. Vi velger å ikke holde åpent. Immaturus om åpent NG2 neste tirsdag: Stian følger det opp. NG2 videre drift: Erik skriver en uttalelse fra kvast til skibas iløpet av dagen og sender det til kvast. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder Vi selger for lite øl i forhold til budsjettet. For øyeblikket selger vi mye øl i slutten av første skift, og lite resten av dagen. Dette har kanskje en sammenheng med eksamener. Kanskje vi kunne holdt bedre på folk dersom vi har et bedre mattilbud litt senere på kvelden eller et bredere kulturelt tilbud. Uformell forespørsel om en ødelagt genser. Ifølge budsjettet vårt erstatter vi kun arbeidstøyet for de som er på jobb, ikke for de som er gjester. Vedkommende sender en mail til neste kvarterstyremøte. Det vil bli sendt ut økonomipresentasjonene som blir presentert på GLEM til kvast fra nå av. AD Evaluering av stor-glem Meldt av Leder Calder mener storglem tar litt vel lang tid. Bendik mener det er bra at vi tar opp rekruttering og hvordan holde på folk, føler seg mer sikker etterhvert. Bør kutte taletiden til noen av innleggene. Det går an å være med på kurs om ordstyring ved Hilde Sandvik i BT. Studentersamfunnet arrangerer en gang i semesteret. Programvare Meldt av Adm. Leder. (se vedtakssak 21-01) Administrativ leder trenger et par program for å kunne gjøre jobben mer effektivt. Allmøte "Plan for gjenåpning" Meldt av Internansvarlig. (muntlig orientering) Det blir et arbeidsmøte på denne saken søndag kl. 15.00, ng1b. Stian informerer de nye på mail. Det blir også et senere møte for hele organisasjonen på ng2, 27. mai klokken 15.30. Lagerfordeling Meldt av administrativ leder Det har blitt utarbeidet en plan for hvordan lagerfordeling kan se ut på nybygg. Det blir foreslått at vi sender det ut til høring snarest mulig. Opplæringsplan for Kvast Meldt internansvarlig (se vedlegg dagsorden) Tilbakemelding kommer fra alle på mail. Stian sender videre til nye kvastere. Charlotte sender mail til e-tjenesten om e-post alias. Kvast vil bli oplært og få litt kurs, andre kurs må spores opp i selv, og man kan søke penger til slike ting. Mandat til Flytteansvarlig. Meldt av leder (se vedtakssak 21-02) Jan Fredrik har meldt sin interesse for å flytte ting inn i den nye villaen og flytte tilbake ting som er i NG2 til OK49. Kan være en ide å ha to personer med i dette arbeidet. En person som har kontakt med arbeidsgruppene, og en som har det administrative arbeidet. Han er engasjert og fikk arbeidet unnagjort forrige gang, da vi flyttet ut fra OK49. Kan bli litt problematisk dersom de ikke har en god dialog. Charlotte Hoem melder sin interesse til å samarbeide om dette da hun ønsker å bli et nytt medlem av vaffelkomiteen.
VEDTAKSSAKER Vedtaksforslag Fra Thomas Evensen, administrativ leder Til Kvarterstyret 18.05.2009 21-01 PROGRAMVARE TIL GRUNN: MAIL FRA ADMINISTRATIV LEDER. I TILLEGG TIL DEN PROGRAMVAREN KVARTERET OG UNIVERSITETET ALLEREDE HAR TILGANG TIL, HAR JEG BEHOV FOR TO STK. PROGRAMMER FOR EFFEKTIVISERE DAGEN. 1. MAILTAGS HTTP://WWW.INDEV.CA/MAILTAGS.HTML 206,22 NOK 2. THINGS HTTP://CULTUREDCODE.COM/THINGS/ 346,39 NOK TOTALT 552,61 NOK PRISENE ER INNHENTET MED VALUTAKURS 18.05.09 KL. 15:26. VEDTAKSFORSLAG: «KVARTERSTYRET VEDTÅR Å BEVILGE 552,61 NOK TIL INNKJØP AV PROGRAMVARE TIL ADMINISTRATIV LEDER» MED VENNLIG HILSEN THOMAS EVENSEN ADMINISTRATIV LEDER FOR: 4 MOT: 0 AVHOLDENDE: 0
Vedtaksforslag Fra ERIK ALEXANDER ORAMAS, LEDER Til Kvarterstyret 19.05.2009 21-02 MANDAT TIL FLYTTEANSVARLIG. TIL GRUNN: JAN FREDRIKS ØNSKE OM EN AVKLARING OM HAN KAN TA PÅ SEG ANSVARET SOM FLYTTEANSVARLIG (FREMLAGT MUNTLIG) VEDTAKSFORSLAG: «KVARTERSTYRET VEDTAR Å GI JAN FREDRIK ELIASSEN MANDAT TIL Å KOORDINERE DET ADMINISTRATIVE RUNDT INNFLYTTINGSPROSESSEN I OK49 OG FOSSWINKELSGATE 7. DETTE UTFØRES I SAMARBEID MED EN SENERE UTVALGT PERSON SOM VIL HA ANSVAR FOR KOMMUNIKASJONEN MED ARBEIDSGRUPPENE OG DORGENE.» FOR: 4 MOT: 0 AVHOLDENDE: 0 MVH. ERIK ALEXANDER ORAMAS (KVARTERSTYRELEDER)
OPPSUMMERING ERIK FØLGER SKRIV OM VIDERE DRIFT AV NG2 TIL SKIBAS PRESENTASJON ERIK FØLGER MAIL OM LAGERFORDELING TIL HØRING FRA ORGANISASJONEN CHARLOTTE SKRIVER MAIL OM GF AFTERPARTY CHARLOTTE FØLGER SKRIV OM PRISPOLITIKK STIAN ER K1 IMORGEN OG BYTTER EN AV VAKTENE SINE MED ERIK DENNE UKEN STIAN FØLGER KRAFTTING STIAN FØLGER IMMATURUSFEST STIAN FØLGER MAIL OM ALLMØTE TIL ORGANISASJONEN OG TIL NYE KVASTERE STIAN FØLGER OPPLÆRINGSPLAN FOR NYE KVASTERE THOMAS CALDER FØLGER PRISNIVÅ TIL DESIBELMÅLER FOR NG2 THOMAS EVENSEN FØLGER 3D TEGNINGER YMSE RIS & ROS