Kontrollutvalet i Møtebok Møtedato: 2.12.2015 Møtetid: 13.00 16.00 Møtestad: Rådhuset møterom 2. etasje Saksnr.: 18/15-22/15 Følgjande medlemer møtte Jarle Offerdal Guri Olsen Astrid Grøndal Trulssen Vidar Gram Jens Rikheim Parti Forfall meldt frå følgjande medl. Parti Følgjande varamedlem møtte Parti Ugilde Sak Følgjande varamedlem møtte Møteleiar: Frå sekretariatet møtte: Richard Nesheim Frå kommunen møtte: Økonomirådgjevar Anne Marie Mo møtte i del av sak 19 Rådmann Alf Olsen jr. møtte i del av sak 19 og sak 20 Kommunalsjef Torunn Liltved møtte i sak 20 Frå revisjonen møtte: Forvaltningsrevisor Frode Løvlie frå Deloitte Underskrifter:
Sakliste Sak nr. Sakstittel Gradering: Ope/unnateke off. 18/2015 Godkjenning av møtebok O 19/2015 Skriv og meldingar orienteringssaker O 20/2015 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport: O «Kvalitet i grunnskulen» 21/2015 Utkast til møteplan for 2016 O 22/2015 Førebuing planarbeid - Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 O Sak 18/2015 Godkjenning av møtebok Møtebok Kontrollutvalet i Richard Nesheim 2.12.2015 18/2015 Møteboka frå møtet 23.9.2015 vert teken til vitande. 2.12.2015 KONTROLLUTVALET KON-18/15 VEDTAK: Møteboka frå møtet 23.9.2015 vert teken til vitande.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 19/2015 Skriv og meldingar orienteringsaker Richard Nesheim 2.12.2015 19/2015 Refererte skriv og meldingar: Saker til orientering: Nr. Dok. Dato Avsendar Tittel 1 Melding om politisk vedtak: Kontrollutval for perioden oktober 2015-2019 2 20.11.2015 Sekretariatet Presentasjon av lovreglane som regulerer kontrollutvalet samt kontrollutvalet si rolle i forhold til kommunestyret og administrasjonen i kommunen 3 20.11.2015 Sekretariatet Utdrag av kommunelova, samt forskrift om kontrollutval 4-7 - Tertialrapport 2/2015, samt vedtak i kommunestyret 15.10.15 - Prognose 2.tertial - Status investeringsbudsjett 2. tertial - Rapport Okken Kraft 2. tertial 8 Sogn og Fjordane kommunerevisorforening Invitasjon til dagseminar/kurs Tilsyn og kontroll i kommunal sektor 9 NKRF Program og påmeldingsskjema til NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen 10 15.10.15 Åge Årdal Sak: Stillingsplan for vegvaktar av historiske vegar, med vedlegg 11 03.11.15 Svar til Åge Årdal: Svar på brev om skjøtselsplan for historiske vegar og stillingsplan for vegvaktar 12 17.11.15 Åge Årdal Skjøtselsplan for historiske vegar og stillingsplan for vegvaktar 13 KPMG Invitasjon: Kurs for nye kontrollutval Kontrollutvalet tek innhaldet i Tertialrapport 2/2015 og rådmannen si orientering til vitande. Oppfølging av øvrige skriv og meldingar vert å ta stilling til i møtet.
2.12.2015 KONTROLLUTVALET Orienteringar i møtet 1. Sekretæren gav ei første innføring i regelverket rundt kontrollutvalet sine oppgåver og ansvar. 2. Sekretæren og Guri Olsen orienterte kort om erfaringar frå førre periode. 3. Administrasjonen ved økonomirådgjevar Anne Marie Mo orienterte om tertialrapporten for 2. tertial, samt om kva ein så langt veit knytt til utviklinga i siste tertial. Skatteinntektene ligg an til å bli betre enn prognosen per 2. tertial, men likevel under budsjett. På drifta er det ingen store avvik. Det er for tidleg å seie korleis resultatet kjem ut, men signala er at ein ikkje reknar med store avvik. Uvissa ligg på skatteinntektene. KON-19/15 VEDTAK: Kontrollutvalet tek innhaldet i Tertialrapport 2/2015 og økonomirådgjevaren si orientering til vitande. Øvrige skriv og meldingar vert teke til orientering. Sekretæren melder på alle utvalsmedlemene, med unntak av Guri Olsen, til dagseminar/kurs på Skei 25. januar.
Møtebok Kontrollutvalet i Sak 20/2015 Gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapport «Kvalitet i grunnskulen» Richard Nesheim 2.12.2015 20/2015 Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte. Hovudkonklusjonen til revisor er at kommunen dei sista åra har jobba godt med å utarbeide felles retningsliner, rutinar og malar på område som er omfatta av forvaltningsrevisjonen. Dei felles retningslinene og rutinane er etter revisjonen si meining i stor grad eigna til å sikre at relevant regelverk vert etterlevd, men at dette føreset at ein sikrar at rutinane blir følgt tett opp for å sikre at dei blir nytta ved alle skulane i kommunen. Når det gjeld sakshandsaminga knytt til spesialundervisning meiner revisjonen at det på nokre område er behov både for å justere rutinar og malar og den faktiske sakshandsaminga, for å sikre ein praksis i samsvar med regelverket. For å sikre eit godt samarbeid mellom heim og skule, og at samarbeidsorgana fungerer i samsvar med krav i regelverket, meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg å gi felles retningsliner mellom anna knytt til utsending av innkalling, agenda og referat. I tillegg meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg å gi enkelte felles retningsliner for kva informasjon som skal leggjast fram for samarbeidsorgana, og for kva saker desse organa skal få til uttale. Revisor kjem med fylgjande tilrådingar knytt til kva tiltak bør vurdere for å følgje opp funna i undersøkinga: 1. Vurderer å gi ytterlegare retningsliner for prosessane knytt til vurdering og iverksetjing av tiltak i den ordinære opplæringa. 2. Etablerer system som sikrar at retningsliner og rutinar blir jamleg reviderte og oppdaterte, mellom anna med tanke på referansar til regelverk. 3. Gjennomgår og justerer rutinar og malar som skal nyttast i sakshandsaminga knytt til spesialundervisning, slik at desse er i samsvar med regelverket og bidrar til å sikre at krav i regelverket blir etterlevd (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 4.3.2). 4. Sikrar at sakshandsaminga i samband med vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i opplæringslova og forvaltningslova (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 4.5.2). 5. Sikrar at alle skulane har oppdaterte oversikter over samansettinga av samarbeidsutval, med namngitte representantar. 6. Vurdere å etablere felles retningsliner for innkalling, agenda og referat knytt til møte i samarbeidsorgana, samt felles retningsliner for kva informasjon som skal leggjast fram for samarbeidsorgana og kva saker desse organa skal få til uttale. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og sett i verk i det vidare arbeidet med å sikre kvaliteten i grunnskuletilbodet framover. Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten 2016.
2.12.2015 KONTROLLUTVALET Det kom framlegg om å ta med i vedtaket at kontrollutvalet har merka seg den positive utviklinga knytt til andelen elevar som melder at dei er utsett for mobbing. KON-20/15 VEDTAK: Kontrollutvalet viser til vedlagt forvaltningsrevisjonsrapport frå Deloitte. Hovudkonklusjonen til revisor er at kommunen dei sista åra har jobba godt med å utarbeide felles retningsliner, rutinar og malar på område som er omfatta av forvaltningsrevisjonen. Dei felles retningslinene og rutinane er etter revisjonen si meining i stor grad eigna til å sikre at relevant regelverk vert etterlevd, men at dette føreset at ein sikrar at rutinane blir følgt tett opp for å sikre at dei blir nytta ved alle skulane i kommunen. Når det gjeld sakshandsaminga knytt til spesialundervisning meiner revisjonen at det på nokre område er behov både for å justere rutinar og malar og den faktiske sakshandsaminga, for å sikre ein praksis i samsvar med regelverket. For å sikre eit godt samarbeid mellom heim og skule, og at samarbeidsorgana fungerer i samsvar med krav i regelverket, meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg å gi felles retningsliner mellom anna knytt til utsending av innkalling, agenda og referat. I tillegg meiner revisjonen det kan vere føremålstenleg å gi enkelte felles retningsliner for kva informasjon som skal leggjast fram for samarbeidsorgana, og for kva saker desse organa skal få til uttale. Revisor kjem med fylgjande tilrådingar knytt til kva tiltak bør vurdere for å følgje opp funna i undersøkinga: 1. Vurderer å gi ytterlegare retningsliner for prosessane knytt til vurdering og iverksetjing av tiltak i den ordinære opplæringa. 2. Etablerer system som sikrar at retningsliner og rutinar blir jamleg reviderte og oppdaterte, mellom anna med tanke på referansar til regelverk. 3. Gjennomgår og justerer rutinar og malar som skal nyttast i sakshandsaminga knytt til spesialundervisning, slik at desse er i samsvar med regelverket og bidrar til å sikre at krav i regelverket blir etterlevd (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 4.3.2). 4. Sikrar at sakshandsaminga i samband med vurdering av behov for spesialundervisning er i samsvar med krav i opplæringslova og forvaltningslova (jf. revisjonen sine vurderingar i kapittel 4.5.2). 5. Sikrar at alle skulane har oppdaterte oversikter over samansettinga av samarbeidsutval, med namngitte representantar. 6. Vurdere å etablere felles retningsliner for innkalling, agenda og referat knytt til møte i samarbeidsorgana, samt felles retningsliner for kva informasjon som skal leggjast fram for samarbeidsorgana og kva saker desse organa skal få til uttale. Kontrollutvalet vil tilrå at tilrådingane i rapporten vert følgt opp og sett i verk i det vidare arbeidet med å sikre kvaliteten i grunnskuletilbodet framover. Kontrollutvalet har merka seg at det siste året har vore positiv utvikling knytt til andel elevar som er utsett for mobbing.
Kontrollutvalet vil fylgje med på arbeidet og vil be om ein statusrapport hausten 2016. Møtebok Kontrollutvalet i Sak 21/2015 Utkast til møteplan for 2016 Richard Nesheim 2.12.2015 21/2015 Kontrollutvalet går gjennom og reviderer vedlagte utkast til møteplan for 2016. 2.12.2015 KONTROLLUTVALET KON-21/15 VEDTAK: Kontrollutvalet godkjenner framlegget til møteplan for 2016. Ein vil koma attende til møtedatoen for møtet i juni. Møtebok Kontrollutvalet i Sak 22/2015 Førebuing planarbeid - Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Richard Nesheim 2.12.2015 22/2015 Saka vert lagt fram som drøftingssak for kontrollutvalet. 2.12.2015 KONTROLLUTVALET KON-22/15 VEDTAK: Kontrollutvalet tek orientering om arbeid med overordna analyse til vitande. Kontrollutvalet kjem tilbake til nærare organisering av arbeidet når ein kjenner budsjettråmene for 2016. Møtet slutt