Sluttrapprt fr NPP-prsjektet Recruit and Retain Marianne Vanem, prsjektleder juli 2014
1 Innledning... 4 1.1 Nrthern Periphery Prgramme (NPP)... 4 1.2 Bakgrunn... 5 1.3 Partnerlandene i Recruit and Retain (R&R)... 5 1.4 Finansiering... 5 2 Recruit and Retains strategiske del... 6 3 Nrsk arbeidsgruppe... 7 3.1 Nasjnalt senter fr distriktsmedisin (NSDM)... 7 3.2 Nrsk strategiske representant... 8 3.3 Den nrske arbeidsgruppen per juni 2014... 8 4 Organisering av Recruit and Retain... 9 5 Prsjektadministrasjn (arbeidspakke 1)... 10 5.1 Samarbeid med prsjektadministrasjn Lead Partner... 10 6 Datainnsamling (arbeidspakke 2)... 11 6.1 Semi-strukturerte intervjuer...12 6.2 Nrsk analyserapprt...12 6.3 Hvedfunn fra rapprten... 13 6.4 Kmmunikasjn av prsjektet g av analyserapprten... 13 7 Prdukter g tjenester - arbeidspakke 3 g 4... 13 7.1 Prdukter g tjenester utviklet g utprøvd av nrsk partner... 15 7.2 Erfaringer fra Fadderrdningen...16 7.3 Erfaringer med Sign n fee...16 7.4 Implementering i drift i Finnmarkssykehuset...16 7.5 Evaluering av prdukter g tjenester: IPSEG (Internal Prducts and Services Evaluatin Grup)... 17 8 Strategisk del... 17 8.1 Erfaringer med verføring av prdukter g tjenester til ffentlig sektr i Finnmark 17 8.2 Arbeidspakke 5 Frretningsmdellen g den strategiske delen...19 9 Partnermøter... 20 2
9.1 Kick-ff knferanse Strategies fr Recruiting and Retaining Health Care Wrkers in Remte Rural Areas 2011, Strnway, Skttland, 10.-12. ktber 2011... 20 9.2 Wrkshp i Akureyri, Island, 20.-22. mars 2012... 20 9.3 Wrkshp i Ilulissat, Grønland, 26.-28. ktber 2012... 20 9.4 Wrkshp i Hammerfest, 8.-10. april 2013... 20 9.5 Wrkshp g svensk knferanse Rekrytering ch innvatin i glesbygd, Hemavan, Sverige, 1.-4. desember 2013...21 9.6 Wrkshp g knferanse i Thunder Bay, 15.-17. januar 2014...21 9.7 Wrkshp g sluttknferanse i Enniskillin, Nrd-Irland, 5.-7. mai 2014...21 10 Erfaringer... 23 10.1 Organisering av prsjektgruppen i Finnmarkssykehuset... 23 10.2 Erfaringer fra Nasjnalt senter fr distriktsmedisin. Rapprt fra frskningsleder, Birgit Abelsen... 24 10.3 Erfaringer fra Legerekrutteringsprsjektet. Rapprt fra prsjektleder Wenche Kjølås... 25 10.4 Transnasjnalt samarbeid... 26 11 Hva tar vi med ss videre i Finnmarkssykehuset?... 27 11.1 Strategisk rekrutteringsplitikk... 27 11.2 Implementeringsprsjekt... 28 11.3 Vitenskapelig prsjektdatabase etter mdell fra Sverige... 28 11.4 UiT sm utdanningsarena erfaringer fra Canada... 29 11.5 Intrduksjnsdag fr nyansatte... 29 11.6 Telemedisinske løsninger fr å bekjempe faglig islasjn... 29 11.7 Faglig utvikling stabilisering... 30 12 Avslutning... 30 13 Vedlegg... 32 3
1 Innledning EU-prsjektet Recruitment and Retentin f Health Care Prviders in Remte Rural Areas Recruit and Retain startet i juni 2011 g ble avsluttet 30. juni 2014. Prsjektet har til hensikt å finne løsninger på de vedvarende utfrdringer knyttet til rekruttering g stabilisering av høyt kvalifisert persnell, primært i helsesektren, men gså til andre yrkesgrupper i ffentlig sektr. 1.1 Nrthern Periphery Prgramme (NPP) Prsjektet inngår sm en del av Nrthern Periphery Prgramme sm er et prgram sm skal hjelpe å utvikle ptensialet i perifere utkantstrøk både ssialt, øknmisk g miljømessig. I prgramperiden 2007-2013 ble det avsatt 45 milliner EUR til ulike prsjekter sm skal utvikle innvative løsninger til gde både fr partnerlandene, men gså Eurpa sm helhet. 4
1.2 Bakgrunn Bakgrunnen fr prsjektsøknaden er en bekymring ver mangel på kvalifisert arbeidskraft i ffentlig sektr i hele NPP-reginen. I 2010 pprettet WHO et arbeidsprgram med retningslinjer g strategier fr å bistå land med å skaffe helsearbeidere til utkantstrøk. Dette er et glbalt prblem sm finnes i de fleste land. Omtrent halvparten av verdensbeflkningen br i rurale strøk, men tilgang på helsepersnell er svært mangelfull. I disse mrådene finnes det 38% sykepleiedekning, mens legedekningen utgjør kun under en fjerdedel. Et annet viktig utgangspunkt fr prsjektet er arbeidet sm er gjrt i Finnmark med tanke på stabilisering av leger: http://www.wh.int/bulletin/vlumes/88/5/09-072686.pdf 1.3 Partnerlandene i Recruit and Retain (R&R) Felles fr partnerlandene i prsjektet er at de alle innehar lignende utfrdringer knyttet til rekruttering g stabilisering av helsepersnell i nrdlige utkantstrøk. I tillegg så har reginene til felles at de har et tøft klima g en spredt beflkning bsatt i et avsidesliggende mråde. Prsjektpartnerne er: NHS Western Isles, Strnway, Skttland (Lead Partner) Det Grønlandske Sundhedsvæsenet, Nuuk, Grønland FSA Akureyri Sykehus, Akureyri, Island Finnmarkssykehuset, Finnmark, Nrge Västerbttens läns landsting g Glesbygdsmedicinska centrum, Umeå/Struman, Sverige Universitetet i Aberdeen, Centre f Rural Health, Inverness, Skttland Cperatin and Wrking Tgether (CAWT), Lndnderry, Irland g Nrd-Irland Nrthern Ontari Schl f Medicine, Sudbury, Canada 1.4 Finansiering Finansieringen i EUs utviklingsprsjekter er av en slik art at partnerne kan investere arbeidskraft g egne midler fr å utløse et tilsvarende beløp fra EU-midlene dersm prsjektet blir gdkjent. Recruit and Retain er delfinansiert av NPP/EUs reginale utviklingsfnd g av prsjektpartnerne selv. Det er undertegnet en Match Funding Cmmitment 1 på denne delfinansieringen. Det nrske budsjettet er på ttalt 433 156 EUR, der Finnmarkssykehuset g Nasjnalt senter fr distriktsmedisin (NSDM) har egenfinansiert 50% av det, henhldsvis 186 997,89 EUR g 29 580,15 EUR hver. 1 Se vedlegg 1 5
Ttalbudsjettet fr hele prsjektet er 2 997 271,68 EUR. Inntil 10% av det eurpeiske reginale utviklingsfndet kan finansiere utgifter fra partnere i nærliggende reginer i Russland g Canada. Dette ppfyller et av kriteriene av gegrafisk fleksibilitet sm gjør det mulig å invitere inn partnere utenfra NPP-mrådet. Nrthern Ontari Schl f Medicine ble valgt sm en verdifull bidragsyter til prsjektet, g sklen er grunnlagt spesielt fr å imøtekmme behvene i et ruralt mråde i Canada g har psitive erfaringer med å utdanne leger i prvinsen g behlde dem i arbeid etterpå. 2 Recruit and Retains strategiske del Den pprinnelig prsjektsøknaden i 2011 var utarbeidet av fem partnere fra Nrge, Sverige, Grønland, Skttland (Western Isles) g Island. Prsjektets mfang var begrenset til helsesektren g hadde tittelen Recruitment and Retentin f Health Care Prviders in Remte and Rural Areas, med en varighet fra 1. juni 2011 31.desember 2013 Allerede i løpet av smmeren 2011 ble de fem partnerne enige m å søke NPP m en utvidelse av prsjektet til å mfatte en strategisk del fr gså å rette søkelyset mt andre yrkesgrupper i ffentlig sektr. Behvet er strt innenfr partnerlandene fr å rekruttere g behlde kvalifisert arbeidskraft til en rekke bransjer, gså i Finnmark. Et strategisk prsjekt vil si at partnerlandene gså knytter til seg en ffentlig rganisasjn sm ikke er helse-relatert. Organisasjnen skal utpeke en representant sm skal følge hvedprsjektets prgresjn g deretter verføre funnene til andre yrkesgrupper. Dette frdret at partnerlandene måtte finne finansiering fr ytterligere seks måneder slik at prsjektperiden kunne utvides til 30. juni 2014. Nasjnalt senter fr distriktsmedisin besluttet å bidra med ekstramidler inn i den strategiske delen i det nrske budsjettet. Høsten 2011 møttes de fem partnerlandene regelmessig via lyd/bilde fr å diskutere den strategiske delen samtidig sm hvedprsjektet ble ffisielt iverksatt. Partnerlandene møttes fysisk fr første gang på kick-ff knferansen i Strnway, Skttland, 10.-12. ktber 2012, der bl.a. det strategiske prsjektet var et sentralt punkt i wrkshp-delen. Tre nye partnere ble nå invitert inn i det utvidede prsjektet: Samarbeidsrganisasjnen Cperatin and Wrking Tgether (CAWT), Irland/Nrd-Irland, University f Aberdeen, Centre f Rural Health, Skttland (Highland) g Nrthern Ontari Schl f Medicine fra Canada. De t førstnevnte partnerlandene rekrutterte dessuten egne prsjektmedarbeidere sm skulle særlig fkusere på den strategiske delen av prsjektet. I desember 2011 ble den ffisielle prsjektsøknaden til Recruitment and Retentin f Health Care Prviders and Public Sectr Wrkers in Remte and Rural Areas frmelt gdkjent av NPP-sekretariatet. 2 En egen strategisk gruppekrdinatr (Strategic Management Grup SMG) ble ansatt fr å lede den strategiske delen av prsjektet g krdinere innsatsen fra gruppemedlemmene. 2 Prsjektsøknaden g vedtaket m gdkjenning finnes i Ephrte. 6
Organisering av Recruit and Retain 3 Nrsk arbeidsgruppe Den nrske arbeidsgruppen har gjennmgått flere utskiftninger i løpet av prsjektperiden. Prsjektleder i Legerekrutteringsprsjektet (RSP), Marianne Lilleaas, var den sm både initierte Recruit and Retain i fretaket våren 2011 g bist i rekrutteringen av undertegnede. Lilleaas fungerte alene i prsjektet fram til desember 2011 da undertegnede tiltrådte stillingen. Undertegnede fikk imidlertid anledning til å delta på kick-ff knferansen i Strnway i ktber. De t prsjektlederne delte kntrplass g arbeidet tett sammen fram til desember 2012 da Lilleaas sluttet i sin stilling. Den nye prsjektlederen i Legerekrutteringsprsjektet, Wenche Kjølås, tiltr i juni 2013, men fikk arbeidsplass i Kirkenes slik at samarbeidet ikke ble så tett sm tidligere. I desember 2012 sluttet gså den strategiske representanten i Finnmark fylkeskmmune, g gså her ble stillingen besatt i juni. Begge de nyansatte fikk anledning til å delta på wrkshpen i Hammerfest. Det ble gså avsatt midler i budsjettet til bistand fra en øknmirådgiver fra Finnmarkssykehuset i 15% stilling. 3.1 Nasjnalt senter fr distriktsmedisin (NSDM) Når det gjelder samarbeidet med Nasjnalt senter fr Distriktsmedisin, så har representanter fra senteret bistått hvedsakelig i arbeidet med spørreundersøkelsen g dataanalysen (arbeidspakke 2). Fram til nvember 2013 var det primært Peder Halvrsen, fastlege i Alta g frsker ved NSDM, sm var hvedrepresentant i prsjektet. Da Halvrsen sluttet i NSDM, 7
vertk fungerende frskningsleder ved NSDM, Birgit Abelsen, hans plass i arbeidsgruppen fra desember 2013. Det ble inngått en samarbeidsavtale 3 med NSDM/Universitetet i Trmsø. 3.2 Nrsk strategiske representant Finnmarkssykehuset valgte å engasjere Finnmark fylkeskmmune sm samarbeidspartner fr den strategiske delen av prsjektet. Andre aktører ble gså vurdert, blant annet NAV Finnmark. Prsjektet vakte interesse hs de frespurte, g valget falt tilslutt på Finnmark fylkeskmmune fr å sikre bredest mulig fkus på ffentlig sektr i hele fylket. Samtidig var Fylkeskmmunen selv invlvert i lignende rekrutteringsarbeid i egen rganisasjn g hadde dermed et gdt utgangspunkt sm bidragsyter inn i Recruit and Retain. En HR-rådgiver ble utnevnt sm representant i den nypprettede Strategic Management Grup (SMG). En samarbeidskntrakt 4 ble inngått mellm partene. 3.3 Den nrske arbeidsgruppen per juni 2014 Marianne Vanem, prsjektleder Recruit and Retain, Finnmarkssykehuset Wenche Kjølås, prsjektleder Legerekrutteringsprsjektet, Finnnmarkssykehuset Dan S. Andersen, øknmirådgiver, Finnmarkssykehuset Birgit Abelsen, frskningsleder Nasjnalt senter fr Distriktsmedisin Heidi Brandt, persnalrådgiver i Finnmark fylkeskmmune g strategisk grupperepresentant i Recruit and Retain Nrsk arbeidsgruppe f.v. Wenche Kjølås, Finnmarkssykehuset, Birgit Abelsen, Nasjnalt senter fr distriktsmedisin, Heidi Brandt, Finnmark fylkeskmmune g Marianne Vanem, Finnmarkssykehuset 3 Finnes i Ephrte 4 Kntrakten finnes i Ephrte 8
4 Organisering av Recruit and Retain Det er fem arbeidspakker i Recruit and Retain der ulike partnere har ansvaret fr gjennmføringen av dem: Arbeidspakke 1: Prsjektadministrasjn ansvarlig Skttland (Western Isles), Lead Partner Arbeidspakke 2: Datainnsamling g analyse: Spørreundersøkelse g strukturerte intervjuer. Ansvar: Island, med bidrag fra Nrge Arbeidspakke 3a (helse) g 3b (strategisk del): Rekruttering g stabilisering: Tiltak fr å fremme utdanning, faglig støtte g arbeidsmiljø. Ansvar: Sverige (3a) g Skttland/Highland (3b) Arbeidspakke 4a (helse) g 4b (strategisk del): Rekruttering g stabilisering: Tiltak fr å fremme ssial integrering. Ansvar: Nrge (4a) (Grønland fram til høsten 2012) g Irland/Nrd-Irland (4b) Arbeidspakke 5: Strategisk satsning: Internasjnal implementering g utvikling av en universell frretningsmdell fr å fremme rekruttering g stabilisering av arbeidskraft til ffentlig sektr i nrdlige utkantstrøk. Ansvar: Skttland (Western Isles), Lead Partner Prsjektet har en styringsgruppe (Steering Cmmittee) med minst én representant fra hvert partnerland. Gruppen har frmelle møter i tilknyting til hvert partnermøte. Steering Cmmittee, f.v. Niclas Frsling (SMG-krdinatr), David Heaney (prsjektleder Skttland/Highland), Rger Strasser (prsjektleder Canada), Thmas Lund Jhansen (prsjektmedarbeider, Grønland), Wenche Kjølås (prsjektmedarbeider, Nrge), Peter Berggren (prsjektmedarbeider Sverige), Andrew Sim (prsjektdirektør, Skttland Western Isles), Bernie McCrry (prsjektmedarbeider Irland/Nrd-Irland), Hildigunnir Svavarsdttir (prsjektleder Island), Bjarni Jnassn (prsjektmedarbeider Island), Marianne Vanem (prsjektleder Nrge) g Deanne Gilbert (prsjektleder Skttland Western Isles). 9
5 Prsjektadministrasjn (arbeidspakke 1) Den sktske partneren fra NHS Western Isles er Lead Partner g er ansvarlig fr hvedrapprteringen til Nrthern Periphery Prgramme (NPP)-sekretariatet. Det er i alt 6 halvårlige rapprteringsperider, g hver prsjektpartner leverer både aktivitets- g øknmirapprter 5 sm danner grunnlaget fr en felles refusjnssøknad sm sendes Sekretariatet fr hver peride. Arbeidsspråket er engelsk. Nrge har levert både aktivitets- g øknmirapprter i henhld til tidsfrister gjennm hele prsjektet. I skrivende stund ser det ut til at det ttale samlede frbruket vil ligge på ca 90%. Det nrske ttale frbruket beløper seg på 91%. Prsjektet har pprettet en nettside: www.recruitandretain.eu. Nettsiden innehlder prsjektinfrmasjn, bakgrunnsstff, knferanserapprter m.v. samt har en tilgang til nyhetsstrøm på ssiale medier g er et interaktivt frum fr prsjektmedarbeidere. Dette frumet har vært et nyttig verktøy underveis, men har ikke engasjert mange nk til å delta i diskusjner g erfaringsutvekslinger, slik at mange har ppretthlt vanlig epstkrrespndanse i stedet. Møter har strt sett blitt gjennmført via videknferanseløsningen Webex. I løpet av vinteren 2012 fikk prsjektleder pprettet en egen side på Finnmarkssykehusets intranett- g internettside g har frtløpende kmmunisert ut milepæler g prgresjn i prsjektet. Prsjektlg er blitt utfrmet g brsjyrer, plakater g diverse reklamemateriell er blitt distribuert til partnerne. Brsjyrene g plakatene er imidlertid blitt lite brukt i Finnmarkssykehuset frdi infrmasjnen var på engelsk. Reklamemateriell er blitt brukt internt i Finnmarkssykehuset g har blitt utdelt på rekrutteringsmesser. I henhld til NPPs retningslinjer skal alt materiale sm er prdusert i tilknytning til prsjektet ppbevares i ti år etter prsjektperidens slutt. 5.1 Samarbeid med prsjektadministrasjn Lead Partner Kmmunikasjnen fra Lead Partner har ikke vært helt tilfredsstillende gjennm prsjektperiden, ne sm undertegnede har meldt fra m underveis. Det har tidvis vært vanskelig å få svar på henvendelser g tydelig infrmasjn m frventninger mht framdrift, samt få bistand til øknmirapprteringen, særlig i starten av prsjektet. Mt slutten av prsjektet var det en merkbar frustrasjn fra flere partnerne knyttet til sktske prsjektadministrasjnen. Særlig var wrkshp-delene i Canada g Sverige ansett sm mindre vellykket, g flere savnet bedre planlegging av møtene i frkant, mere knstruktive diskusjner g gruppesesjner, samt en tydelig ppsummering fra Lead Partner før man reiste hvert til sitt, der man gså knkretiserte frventningene m framdriften g veien videre. 5 Alle de nrske rapprtene, samt ffisielle dkumenter i prsjektet finnes i Ephrte i egen saksmappe Recruit and Retain. 10
En svakhet i prsjektadministrasjnen synes å være at øknmiansvarlig g prsjektdirektør kun arbeidet henhldsvis 2 g 4 timer per uke i prsjektet. Framdriften har derfr vært litt i rykk g napp fra Lead Partner, fte med lange stille perider i mellm. 6 Datainnsamling (arbeidspakke 2) Alle partnerland har utarbeidet individuelle statusrapprter fr å gi ståstedsanalyser ver helsevesenet i sine reginer g m hvilke rekrutterings- g stabiliseringsutfrdringer landmrådene har. 6 Høsten 2012 ble det gjennmført en str spørreundersøkelse i alle partnerland der hensikten var å kartlegge sentrale mtivasjnsfaktrer knyttet til rekruttering g stabilisering i nrdlige rurale mråder: Hvrfr helsepersnell er mtvillige til å arbeide i et ruralt mråde Hvrfr helsepersnell er tilfreds med å arbeide i et ruralt mråde Hvrfr helsepersnell frlater en stilling i et ruralt mråde Hva helsepersnell ønsker fr å begynne å arbeide i et ruralt mråde Hva helsepersnell ønsker fr å bli i sin stilling i et ruralt mråde Funnene fra spørreundersøkelsen skulle danne bærebjelken fr hele prsjektet g gi et avgjørende utgangspunkt fr hvilke prdukter g tjenester sm skulle utvikles. Vi mttk ttalt litt ver 5000 svar i spørreundersøkelsen 7, g respnsraten varierte fra under 20% til m lag 40% i de enkelte landene. Nrge fikk inn 1118 svar, sm utgjør en svarprsent på ca 30%. Leger, jrdmødre, sykepleiere g studenter i Finnmark g Trmsø var målgruppene. Den islandske partneren hadde ansvar fr denne arbeidspakken g gjrde en mfattende jbb med å innhente g samle dataen fra partnerlandene. De utarbeidet gså en rapprt med en gjennmgang av funnene fra alle land i samarbeid med RHA Frskningssenteret ved Universitetet i Akureyri. Arbeidet med spørreundersøkelsen viste seg å være langt mer mfattende g tidkrevende enn først antatt, slik at utsendelsen ble flere måneder frsinket. Alle de ikke-engelskspråklige partnerlandene måtte dessuten versette spørreundersøkelsen til eget språk. Den nrske undersøkelsen ble meldt inn til Persnvernmbudet. Opprinnelig utsendelse var planlagt allerede mars/april 2012, men ble ikke gjennmført før i september. Partnerlandene km dermed sent i gang med de neste t arbeidspakkene i frhld til fastsatt framdriftsplan, g hele tidsplanen, innenfr rammen vel g merke, måtte derfr frskyves. Hvedprsjektet ble frlenget med varighet til 31. mars 2014 (pprinnelig 31. desember 2013), g frløp parallelt i nen måneder sammen med den strategiske delen sm startet 1. januar 2014. 6 Statusrapprtene kan lastes ned herfra: http://www.recruitandretain.eu/general-infrmatin/usefuldcuments/prject-partners-status-reprts/ 7 Den ble sendt ut elektrnisk, vi brukte surveymnkey. 11
I ettertid ser vi at utfrmingen av en felles internasjnal spørreundersøkelse ikke var helt uprblematisk da enkelte spørsmål ble ppfattet annerledes fra land til land. Arbeidet rundt selve definisjnen av urbant g ruralt var tidkrevende. Vi erfarte gså at vi burde ha hatt låste spørsmål fr å sikre at respndentene besvarte alt underveis. 6.1 Semi-strukturerte intervjuer I tillegg til spørreundersøkelsen er det gså blitt gjennmført ttalt 70 semi-strukturerte intervjuer i alle land fr å gi større innsikt i enkelttemaer knyttet til karrieremuligheter i distrikt, faglig støtte, ssiale- g familiefaktrer g øknmi. Den sktske partneren i Highland har publisert en artikkel med funnene fra intervjuene. 8 Datamaterialet fra intervjuene ga en rekke interessant funn: Utveksling til et ruralt strøk g ta deler av utdannelsen der Økt fkus på rekruttering av par Organisering av ssiale arrangementer fr å få tilflyttere integrert i lkalsamfunnet Bedre øknmiske rdninger fr å fremme tilflytting til rurale mråder Bedre samarbeid med universiteter fr å fremme interessen fr rurale mråder Utvikling av et sentralt nettsted med infrmasjn m arbeidsmuligheter, stilingsannnser g lkal infrmasjn i rurale mråder Bedre mttakelse g velkmst av nyansatte g tilflyttere med fkus på det ssiale g kulturelle i tillegg til faglig støtte. 6.2 Nrsk analyserapprt Undertegnede pririterte sterkt å få utarbeidet en nrsk analyserapprt, frdi dette ville gjøre det enklere å få kmmunisert ut både Recruit and Retain g funnene fra spørreundersøkelsen. Grunnet tidsmangel hs NSDMs representant i prsjektet var det imidlertid en utfrdring å få iverksatt arbeidet. Da Peder Halvrsen sluttet i NSDM (g i prsjektgruppen) i nvember 2013, ble det besluttet å engasjere Birgit Abelsen, en habil frsker g sm på det tidspunktet var mellm ppdrag, til å utføre dataanalysen g prdusere rapprten. Abelsen hadde dessuten gdt kjennskap til prsjektet g var en av representantene i den nrske delegasjnen på wrkshpen i Akureyri våren 2012. Rapprten skulle skrives på nrsk med et engelsk sammendrag sm skulle gjøres tilgjengelig fr øvrige prsjektpartnere, på prsjektnettsiden, samt via andre relevante kanaler. Abelsen skulle ta utgangspunkt i det nrske datamaterialet g belyse det i frhld til de internasjnale funnene. En kntrakt 9 ble inngått med Abelsens eget fretak SINUHE, g rapprten var ferdig medi desember 2013. 8 Rapprten kan lastes ned her: http://www.recruitandretain.eu/news/stry/52 9 Kntrakten finnes i Ephrte 12
6.3 Hvedfunn fra rapprten Abelsens rapprt Rekruttere g behlde innehldt et fyldig engelsk sammendrag sm flere av prsjektpartnerne har referert til når de har presentert prsjektet i ulike sammenhenger. Krt ppsummert var de viktigste funnene i rapprten følgende: Det er drøyt tre ganger så sannsynlig fr at en sm har tatt deler av utdanningen sin ruralt gså jbber ruralt, sammenlignet med en sm ikke har tatt deler av utdanningen sin i et ruralt mråde. Egen rural bakgrunn er gså viktig. Viktighet av tilhørighet øker gså dersm deler av utdanningen gså er tatt ruralt. De sm jbber i et ruralt mråde har økt sannsynlighet fr å ppleve islasjn. Jbbskifte er sm ftest av jbbrelaterte årsaker, g at jbben man gikk til var mer attraktiv. 6.4 Kmmunikasjn av prsjektet g av analyserapprten Det ble merkbart mer interesse fr Recruit and Retain både fra media g internt i fretaket fra 2014. Dette er gså naturlig i en lang arbeidsprsess sm nå begynte å vise synlige resultater. I februar hldt undertegnede g Abelsen en felles presentasjn av funnene i rapprten g ga en statusppdatering av prsjektet til ledergruppen i Finnmarkssykehuset, ansatte i HR-senteret, samt HR-ledere i Helse Nrd sm deltk på telematikk. Presentasjnen ble gdt mttatt. Undertegnede ble gså invitert til å hlde en presentasjn fr styret i Finnmarkssykehuset i juni, samt på en distriktsmedisinsk knferanse i Saltstraumen i regi av NSDM. Peder Halvrsen lagde en pster-presentasjn på 15th Biennial Eurpean Meeting: Sciety fr Medical Decisin Making i Antwerpen (se vedlegg 2). Det ble publisert en str artikkel m spørreundersøkelsen i Dagens medisin i april, g Abelsen skrev en artikkel i Utpsten 3, 2014 10 der hun presenterte rapprten. Hun er fr øvrig blitt invitert til å presentere prsjektet på POMOR-knferansen i Arkhangelsk i september 2014. Abelsen g undertegnede er blitt frespurt m å hlde et innlegg på dagsseminar m rekruttering i Bdø i september, g undertegnede skal gså presentere Recruit and Retain på Tilflyttingsknferansen i Bdø i nvember. Det er i skrivende stund ventet en ny artikkel i Utpsten nr 4 høsten 2014 m prsjektet der utviklingssjef Anne Grethe Olsen har ppsummert sine erfaringer fra sluttknferansen i Enniskillin. En revidert versjn av artikkelen er allerede publisert på Finnmarkssykehusets nettside m prsjektet. Det er ellers blitt prdusert t prsjektvideer sm kmmunikasjnsverktøy av Ged Yates. Den første ble laget i frbindelse med kick-ff knferansen i Strnway høsten 2011 sm er tilgjengelig blant annet på prsjektets nettside. I Enniskillin ble det laget en ny film fr å ppsummere prsjektet sm ventes ferdig i løpet av de nærmeste ukene. Det er gså publisert en rekke avisartikler m prsjektet samt utført radi- g tv-intervjuer, se vedlegg 10. 7 Prdukter g tjenester - arbeidspakke 3 g 4 Sm nevnt km arbeidet ne sent i gang med arbeidspakker 3 g 4 på grunn av frsinkelser med spørreundersøkelsen. Grønland erfarte ytterligere frsinkelser med sin datainnsamling på grunn av uventede utskiftninger i arbeidsgruppen. Dette medførte gså at det ble 10 Se vedleggene 5 g 6 13
vanskelig fr dem å behlde ansvaret fr arbeidspakke. Under wrkshpen i Ilulissat ble Nrge frmelt bedt m å verta dette ansvaret. Høsten 2012 arbeidet partnerne med å skaffe en versikt ver hvilke erfaringer med rekrutterings- g stabiliseringsfremmende tiltak man hadde. Disse, sammen med funnene fra datamaterialet g de semi-strukturerte intervjuene, skulle danne grunnlaget fr prdukt- g tjenesteutviklingen. Arbeidspakke 3 tar fr seg faglige utviklingsmuligheter i distrikt, samarbeid med studiesteder, g hva sm mtiverer helsepersnell til å arbeide i distrikt. Arbeidspakke 4 mhandler de ssiale faktrene sm innvirker på integrering i distrikt. På wrkshpen i Hammerfest ble utkastet til en rekke prdukter g tjenester utarbeidet. Arbeidet ble ledet av Irland/Nrd-Irland, Sverige, Skttland (Highland) g Nrge sm jbbet tett sammen med regelmessige videmøter g epst-krrespndanse fr å sikre strukturert framdrift med månedlige rapprteringsfrister fra alle. Statusppdatering m de ulike prduktene g tjenestene ble innlevert til de fire ansvarlige sm samlet infrmasjnen i en egen matrise sm ble distribuert på nettfrumet. I alt 29 prdukter g tjenester ble utviklet g utprøvd i løpet av Recruit and Retain. Disse hadde litt ulik gruppeinndeling underveis, men tilslutt ble følgende grupper valgt: 1. Reklame g markedsføring 2. Administrasjn g rganisasjn 3. Faglig støtte a. Levering av tjenester b. Infrastruktur c. Utdanning g pplæring d. Karriereutvikling e. Støtte 4. Familie g ssial støtte 5. Web-verktøyet Prduktene g tjenestene ble utviklet enten i fellesskap med partnere eller individuelt. Et verrdnet kriterium i alle NPP-prsjekter er at resultatene skal være åpne g tilgjengelig fr alle å benytte seg av. Alle prduktene g tjenestene er derfr åpne g gratis å bruke, det er ingen pphavsrett eller cpyright sm hindrer nen i å bruke dem. Alle prduktene g tjenestene er blitt beskrevet på såkalte faktaark med infrmasjn m bakgrunn, utviklingsprsessen, utprøving g resultat, g hvrdan man kan få tilgang til den g bruke den. De er alle gjengitt i katalgen Recruit and Retain Slutins sm ble frmelt presentert på sluttknferansen i Enniskillin i mai 2014. Denne belyser gså hvrdan funnene fra arbeidspakke 2 er brukt sm anvendt frskningsgrunnlag til utviklingen av prduktene g tjenestene. Katalgen freligger gså i nrsk utgave sm er blitt versatt til nrsk av Tangerud Translgic. Oversettelsen var klar 4. juli 2014, men viste seg å ikke være av tilfredsstillende 14
kvalitet. 11 Grunnet tidsnød var undertegnede nødt til å freta en grundig gjennmgang av hele dkumentet g bearbeide versettelsen etter beste evne. Det er blitt trykket pp 50 eksemplarer i papirutgave, g den finnes gså i pdf-utgave tilgjengelig på prsjektets nettside (både www.recruitandretain.eu g på www.finnmarkssykehuset.n). Det anbefales at dkumentet gjøres gdt kjent innad i fretaket, blant sykestuene våre g i kmmunehelsetjenesten. Katalgen skal gså sendes til Nasjnalt senter fr distriktsmedisin g til Finnmark fylkeskmmune. 7.1 Prdukter g tjenester utviklet g utprøvd av nrsk partner Undertegnede har hatt hvedfkus på å teste ut prdukter g tjenester sm gir mest mulig varig effekt fr Finnmarkssykehuset g å sikre implementeringen av dem i fretakets planlagte rekrutteringsstrategi. Samtidig må man behlde et fkus på stabiliseringen. Samlet sett peker tiltakene i retning av at vi kan nå langt med et gdt mdømme, en gd mttakelse fra arbeidsgiver g gde internrutiner fr å behlde våre ansatte - i tillegg til et gdt faglig g ssialt miljø. Følgende prdukter g tjenester har vært utviklet g utprøvd i Finnmarkssykehuset: Infrmasjnsbrsjyre Reklamefilm Tekstannnsekurs Utvekslingsprgram fr allmennleger Rekrutteringsårshjul Sign-n fee Fadderrdning Nærmere beskrivelser g resultater kan leses i prdukt- g tjenestekatalgen. Infrmasjnsbrsjyren g filmen er det vanskelig på krt sikt å få et tilstrekkelig evalueringsgrunnlag fr å finne den reelle effekten på rekrutteringen. Det finnes evalueringsrapprter fra piltene i utvekslingsprgrammet på www.recruitandretain.eu. Fadderrdningen g sign-n fee sm har vært utprøvd sm piltprsjekter ved Medisinsk sengepst i Hammerfest, har hatt sm mål å kunne verføres til andre avdelinger på sikt etter behv. Medisinsk sengepst ble valgt frdi det er en avdeling i Finnmarkssykehuset sm i 2013 hadde stre utfrdringer knyttet til ledelsesressurser, vakanser med mer, samt at den har tidligere gjennmgått en str sammenslåing, ne den frtsatt bar preg av. I tillegg til de t piltprsjektene har undertegnede gså vært medarrangør av t seminarer fr ansatte ved avdelingen med fkus på arbeidsmiljø, kmmunikasjn g team-building. 11 Det ble reklamert på arbeidet, g vi ble tilbudt en kreditnta på 20% av avtalt beløp. Pga krt tid på slutten av undertegnedes prsjektengasjement g at prsjektregnskapet var avsluttet, var det ikke anledning til å engasjere et annet versetterfirma til å gjøre arbeidet på nytt. 15
7.2 Erfaringer fra Fadderrdningen Etter at fadderrdningen frmelt startet i januar 2014 har det vært 4 nyansatte. Det har vært nen startvansker i implementeringen av denne i nen av tilfellene. Den ene av de 4 nye valgte å slutte i prøvetiden sin etter ca 2 mnd. Dette pga språkprblemer. En annen var gravid ved ppstart g har hatt svangerskapsrelaterte plager sm har ført til lange sykemeldinger, g vedkmmende har vært fraværende mer eller mindre siden mars måned. De t øvrige har vist seg å være vellykket. Den første sm startet har en 75% sykepleierstilling. Hun fikk sine 3 uker med fadder g dette fungerte fint fr henne. Sjekklistene fr nyansatte ble benyttet, spesielt av henne selv, fadderen i nen grad. I samtale med henne sier hun at hun er svært frnøyd med mttagelsen her g hun føler hun har fått gd pplæring. Hun er gdt integrert i avdelingen, gså ssialt. Den siste nyansatte har freløpig ikke jbbet i 3 mnd. Tilsynelatende går dette veldig bra. Hun viser seg å være en dyktig g engasjert medarbeider g har blitt gdt tatt i mt av sine klleger. Hun g hennes fadder hadde en svært gd kmmunikasjn. I den grad det er mulig å finne en matchende fadder så lyktes det her, da disse t har et venninnefrhld gså privat (de kjente ikke til hverandre fra før). Alt i alt er fadderrdningen ne vi ønsker å frtsette med, men vi ser gså at det innebærer en del utfrdringer. Både i fht det stre arbeidspresset sm er i avdelingen g i fht ulike persnligheter g hvr engasjert den enkelte fadder er. Jhanna M. Dahl, enhetsleder, juni 2014 7.3 Erfaringer med Sign n fee Til nå er det 3 stk sm har startet g mttatt sign n fee. 2 stk har fått det fr å rekruttere disse (den ene rekrutterte 2 stk). Disse km i løpet av mars- september mnd i 2013. Dette er en rdning sm er kjent fr de fleste i avdelingen, men det har ikke blitt flere enn disse freløpig. Det har i løpet av det siste året vært gdt med søkere til utlyste stillinger g avdelingen har ikke så mange vakanser sm det en gang var. En utfrdring ift sign n fee har vært at det var en del uklarheter ang hvem sm er berettiget til å mtta dette. F eks der nen med tidligere ansettelsesfrhld har blitt rekruttert inn i fast stilling av en ansatt. Dette har ført til at det ble gjrt en del endringer sm sier at kun persner sm ikke tidligere har hatt et ansettelsesfrhld er aktuelle fr sign n fee. Jhanna M. Dahl, enhetsleder, juni 2014 7.4 Implementering i drift i Finnmarkssykehuset Rekrutteringsårshjulet fikk eget budsjett i Senter fr HR fra høsten 2013. Dette synliggjør at rekruttering har en langsiktig g systematisk priritet fr fretaket. Det gjør det gså enklere å delta på faste aktiviteter hvert år ved at midlene er øremerket. Undertegnede erfarer at det er lettere å engasjere ansatte til å stille frdi de pplever en glede av å være ambassadør fr fretaket g gjør det gjerne igjen. På denne måten har vi fått etablert en fin gruppe med ansatte sm inviteres til å delta hver gang. Disse medarbeiderne blir vårt ansikt utad g er viktige bidragsytere fr å bygge mdømmet vårt. 16
Tekstannnsekurset ble utviklet av undertegnede g tidligere prsjektleder fr Legerekrutteringsprsjektet g ble avhldt første gang høsten 2012. Fra våren 2014 ble det innlemmet sm fast mdul i et nytt rekrutteringskurs fr ledere. Det er hittil kjørt t kurs i Kirkenes g i Hammerfest med gde resultater, men erfaringsmessig er det en generell utfrdring å få ledere til å avsette tid til å gå på kurs. 66,7 % ga tilbakemeldinger m at de var frnøyde, g 11,1% var veldig frnøyde. Ingen av deltakerne pplyste m at de var misfrnøyde med kurset. Generelt var det str tilfredshet med både kursinnhldet g måten stffet var frmidlet g presentert. Deltakerne pplyste gså m at de syntes kurset var relevant i frhld til deres daglige arbeide, men enkelte meldte m at det var tidkrevende fr ledere å utfrme kreative stillingsannnser, sm man ikke var vant til å gjøre. Det ble gså meldt m at dette burde heller være en ppgave fr HR-persnalet slik at vi ledere kan få hjelp ved behv. Dette er kmpetanse sm er litt på siden fr ss ledere. Rekrutteringsfilmen er tilgjengelig på fretakets nettsider, www.finnmark.n, Vime, Yutube, g er gså innlemmet sm element i elektrniske tekstannnser via Webcruiter. Infrmasjnsbrsjyren deles fast ut på rekrutteringsmesser g andre arrangementer. 7.5 Evaluering av prdukter g tjenester: IPSEG (Internal Prducts and Services Evaluatin Grup) Den interne evalueringsgruppen IPSEG ble etablert på partnermøtet i Ilulissat høsten 2012. Hensikten var å følge utviklingen av prdukter g tjenester frtløpende g sikre kvalitet g framdrift. Samtidig skulle evalueringen bidra til at prduktene g tjenestene samsvarer med NPPs definisjner g ppfyller målene i prsjektbeskrivelsen Den kanadiske prsjektlederen påtk seg ansvaret fr å krdinere arbeidet g utarbeide elektrniske spørreskjemaer sm ble gjennmført fem ganger i løpet av prsjektperiden. Sluttrapprten viser en generell tilfredshet med resultatene fra prsjektet fra prsjektpartnerne. Blant kmmentarene var at det var behv fr mer kmmunikasjn g frmidling av prsjektet g at det burde vært mer tid til å prøve ut prduktene g tjenestene fr å få en grundigere evaluering. Det ble gså bemerket at prsjektet hadde vært lærerrikt g at det var ønskelig m å frtsette satsningen g samarbeidet. Hele rapprten kan leses i vedlegg 5. 8 Strategisk del 8.1 Erfaringer med verføring av prdukter g tjenester til ffentlig sektr i Finnmark I juni 2014 inviterte Fylkeskmmunen til et infrmasjnsmøte m Recruit and Retain i samarbeid med Finnmarkssykehuset. Der ble det gitt en presentasjn av prsjektet samt en gjennmgang av de aktuelle prduktene g tjenestene sm Fylkeskmmunen arbeidet med å få verført fra helsesektren. Tilstede var de største arbeidsgiverrganisasjnene i Finnmark; Fylkesmannen, Fylkesrådmann, HINAS, samt flere ansatte fra Fylkeskmmunen. Flere 17
aktører var invitert, men måtte dessverre melde avbud, men signaliserte samtidig at de var veldig interessert i temaet g ville gjerne delta ved en senere anledning. Møtet var svært psitivt, g deltakerne besluttet å etablere en arbeidsgruppe fr å samarbeide m rekrutteringstiltak. Blant annet var det str interesse fr å jbbe sammen m parrekruttering. Neste møte er planlagt i august 2014. Følgene prdukter g tjenester er identifisert g skal verføres til andre yrkesgrupper i ffentlig sektr i Finnmark: Rekrutteringsfilmer Etter at Finnmarkssykehuset prduserte sin egen film Her betyr du mer høsten 2013, har Finnmark fylkeskmmune prdusert tre filmintervjuer av ansatte sm fremstår sm ambassadører fr arbeidsplassen g fr fylket. Filmene finnes tilgjengelig på www.finnmark.n g via ssiale medier. Rekrutteringsårshjul Finnmark fylkeskmmune har 700 ansatte i undervisningssektren frdelt på 9 skler. Rektr har ansvar fr rekruttering til sklene. Freløpig har det vært liten interesse fr årshjulet sm verktøy, men SMG-representanten 12 jbber fr å få til et tettere samarbeid med rektrgruppen fr å ppnå en mer systematisk tilnærming til rekruttering. Tekstannnsekurs Er vedtatt å innlemmes sm mdul i virksmhetens eget rekrutteringskurs (i likhet med Finnmarkssykehuset). Kurset vil innehlde elementene stillingsanalyse, tekstannnser, intervjue g seleksjn. Frventet kursppstart er august 2014. Parrekruttering Sm nevnt ver vakte dette særlig interesse blant møtedeltakerne. Det er dessuten en privat virksmhet i Vadsø sm er interessert i å starte pp g inngå i samarbeidet med de ffentlige aktørene. Videreutvikling av nettsiden www.finnmark.n Den svenske prsjektpartneren har hatt hvedansvaret fr å utvikle webverktøyet g prtalen www.uinnrth.se. Finnmarkssykehuset g Finnmark fylkeskmmune besluttet å videreutvikle den eksisterende nettsiden www.finnmark.n sm er eid av sistnevnte. Man har sett på løsningene fra den svenske prtalen g har innlemmet blant annet en lignende kartfunksjn. 12 Strategic Management Grup strategisk grupperepresentant 18
Nettsiden innehlder nå en direkte lenke til stillingsbanken NAV. Den viser gså rekrutteringsfilmene prdusert av Finnmarkssykehuset g Finnmark fylkeskmmune. Tekst g layut på siden er gså blitt revidert etter innspill fra Finnmarkssykehuset. Evalueringen fra SMG-representanten (se vedlegg 6) viste at det var utfrdrende å delta fullverdig inn i prsjektet fra starten av frdi rllen virket udefinert. Det var gså en pplevelse av at det var uklare frventninger fra SMG-krdinatren. I ettertid ser hun at det trlig hadde gitt større gevinst å bruke hennes ressurser etter at hvedprsjektet var ferdig, g prduktene g tjenestene derfra var både ferdigutviklet g utprøvd i helsesektren. I juni 2014 initierte undertegnede et møte med Hammerfest Næringsfrening fr å presentere Recruit and Retain. Det er iverksatt et rekrutteringsprsjekt kalt Hammerfest en by å b i med både private g ffentlige aktører der det er mange krysningspunkter med Recruit and Retain når det gjelder parrekruttering, ssial integrering, markedsføring av Hammerfest sv. Finnmarkssykehuset er en mulig samarbeidspartner i dette rekrutteringsprsjektet. 8.2 Arbeidspakke 5 Frretningsmdellen g den strategiske delen Når denne rapprten skrives, er arbeidet med frretningsmdellen frtsatt ikke ferdigstilt. Lead Partner har ansvaret fr denne arbeidspakken, g til trss fr gjentatte henvendelser fra undertegnede i løpet de siste månedene er det framkmmet lite infrmasjn fra prsjektadministrasjnen på dette mrådet. Dessverre er dette symptmatisk fr prsessen rundt arbeidspakke 5 gjennm hele prsjektet sm har vært lite tilfredsstillende. Kundesegmentet fr frretningsmdellen er ptensielle ansatte g eksisterende ansatte sm man ønsker å mtivere til å bli. Evidensgrunnlaget, prduktene g tjenestene (frdelt i de fem hvedgruppene sm beskrevet i kapittel 8) utgjør kmpnentene i mdellen g faktaarkene g infrmasjnen bak utprøvingen er utfrmet slik at eksterne brukere av frretningsmdellen i ffentlig sektr på en enkel g anvendelig måte skal kunne ta løsningene i bruk. Den endelige versjnen av selve frretningsmdellen vil bli presentert på www.recruitandretain.eu g via andre relevante kanaler. Den strategiske sluttrapprten skal sammenfattes av SMG-krdinatren (Strategic Management Grup) g innehlde resultatene fra alle SMG-representantene. Den skal dkumentere hvrdan prduktene g tjenestene har hatt innvirkning på andre yrkesgrupper enn i helsesektren, g vise hva slags initiativer sm er blitt tatt verfr aktørene, g hva slags respns man har ppnådd. En eventuell manglende interesse fra aktørene vil i seg selv være en interessant bservasjn. Selv m prsjektet har utviklet g utprøvd frslag til løsninger, er det ikke sikkert at alle med rekrutteringsutfrdringer i ffentlig sektr er interessert i å ta dem i bruk. Tid g persnalressurser vil alltid være avgjørende. SMGrapprten er ikke ferdigstilt ennå. 19
9 Partnermøter I alt sju wrkshps/knferanser er blitt avhldt i løpet av prsjektperiden. Disse har hatt følgende hvedfkusmråder: 9.1 Kick-ff knferanse Strategies fr Recruiting and Retaining Health Care Wrkers in Remte Rural Areas 2011, Strnway, Skttland, 10.-12. ktber 2011 Presentasjn av arbeidspakkene, generell inf m prsjektrganisering Preliminære diskusjner rundt spørreundersøkelsen Frberedelser til prsjektsøknaden m strategisk del Presentasjner av statusrapprter 9.2 Wrkshp i Akureyri, Island, 20.-22. mars 2012 Arbeid med spørreundersøkelsen, avgrensning i yrkesgrupper, mfang sv. Definisjn av urban/rural Offisiell start av den strategiske delen av prsjektet der de nye partnerne, Canada, Nrd-Irland/Irland g Skttland (Highland) ble ønsket velkmmen 9.3 Wrkshp i Ilulissat, Grønland, 26.-28. ktber 2012 Presentasjn av de freløpige resultatene fra spørreundersøkelsen Avgrensning av fkusmråder g spørsmål til de strukturerte intervjuene Diskusjner m prdukter g tjenester i tråd med prsjektbeskrivelsen utarbeidelse av matrise Etablering av en intern evalueringsgruppe fr prdukter g tjenester IPSEG 9.4 Wrkshp i Hammerfest, 8.-10. april 2013 Presentasjn av hvedfunn fra spørreundersøkelsen med fire mråder sm det er behv fr å se nærmere på: Fkus på faglig videreutdanning Økt fkus på kvinner 13 Fkus på den yngre generasjnen Tidlig g krrekt ekspnering fr det rurale Presentasjn av resultatene fra de 70 semi-strukturerte intervjuene Etablering av fire arbeidsgrupper fr å diskutere ptensielle prdukter g tjenester iht arbeidspakke 3 g 4 basert på funn fra arbeidspakke 2. Utarbeidelse av flytskjema fr prdukter g tjenester sm skulle fungere sm arbeidsdkument fr å sikre strukturert framdrift. Presentasjn av nettsideløsninger fra enkelte partnere, etablering av arbeidsgruppe fr svenske web-verktøy. Presentasjn av første IPSEG-rapprt 13 J Am Bard Fam Med. 2011 Nv-Dec;24(6):740-4. di: 10.3122/jabfm.2011.06.110037. Increasing the supply f wmen physicians in rural areas: utcmes f a medical schl rural prgram. Rabinwitz HK, Diamnd JJ, Markham FW, Santana AJ. 20