DAGSORDEN KVARTERSTYREMØTE 31-09 09. september 2009, kl 17:30 NG1b TIL STEDE KVAST Leder Erik Oramas Økonomiansvarlig/Skjenkeansvarlig/Nestleder Thomas Calder Eksternansvarlig Marte Tobro Internansvarlig Stian Dahle Pr-ansvarlig Bendik Nagel Støren Prosjektansvarlig Ingrid Norgren ADMINISTRATIV LEDER Thomas Evensen REPRESENTANTSKAPET t v/au Espen Lehn-Nielsen REFERENT: Ingrid Norgren FORSLAG TIL DAGSORDEN Godkjennelse av innkalling og dagsorden Forslag til ymse meldes her ORIENTERING LEDER Møte med byrådsleder angående midler Møte med fylkesordfører angående midler Konstitueringsmøte med RS. Fulgt opp skriving av pressemelding angående vaktsaken. Besteget Norges høyeste fjell. SKJENKEANSVARLIG
X X X INTERNANSVARLIG Sendt inn timelister for kvarter i august Prøvd å få tak i loomis for å bytte kode og batteri på safe Hatt møte med Vegard på DNS angående rabatter for kvarterets arbeidere Deltatt på RF sin generalforsamling Deltatt på et evalueringsmøte om rekruttering Vært på møte med infoetaten EKSTERNANSVARLIG - Jeg har vært syk siden forrige kvastmøte - Vært på DORGemøte - Hatt møte med Thomas Hocking ØKONOMIANSVARLIG - Jobber med budsjett - Hatt møte med Inghild angående salg av mat på hovedhuset - Matsalget er ferdig budsjettert - Salg av andre varer blir ferdig budsjettert til fredag - Skal ha møte med PG i løpet av uken angående deres utgifter - Det ser ut som en del nye økoer trenger opplæring i godkjenning og debitering/kredittering av refusjoner/faktura. - Har tilbudt opplæring til de det gjelder PR-ANSVARLIG - Jobbet med Infoetaten - Invitert til, og gjennomført Info om Info møte, for nye interesserte. - Utnevnt fungerende Styre i Info. (Yngve: leder, Thomas: nestleder og Alexandra: pers.ans.) - Div. møter med Styret. Lagt planer for ukene fremmover. - Invitert til første PR-forum 14.9.09. Datoen kan forandre seg, for å få med flest mulig. - Rekruttert fra Noroff tirsdag - Intervju med Artium tirsdag PROSJEKTANSVARLIG Kvartet Møtt Gallkom Hatt møte med Thomas Hocking ADM. LEDER - Innvesteringer, innkjøp, utbygging, saksgang for Eriks politiske møter i forbindelse med søkeprosesser. RS V/AU - Ønsker en utgreining fra leder om hvorfor Kvarterets resurser forvaltes utifra hans forgodtbefinnende.
- Hatt RS møte, og konstituert seg. - Utlyser ekstraordinær generalforsamling søndag 27. September kl. 15.00, for valg av ny skjenkeansvarlig. Om dette viser seg umulig vil RS innkalle til møte umiddelbart etter GF, og innsette en person. - Neste møte i RS er satt til 5. Oktober. FASTAD Glem/dorg Muntlig orientering fra intern- og eksternansvarlig - Glem møtene tar veldig lang tid, gjøre orienteringene skriftlig? Kan være uheldig siden ingen leser dette på forhånd. Fordelen med skriftlig orientering er at man da kan forberede spørsmål. Man ønsker ikke en større diskusjon under orienteringene. Begge deler er uheldig, da de som kun leverer skriftlig da fort blir litt forbigått. Skriftlig orientering på skjerm er også en mulighet. Siden dette angår GLEM kan det være et fornuftig sted å ta det opp. - Det skal være et møte angående romfordeling i nær fremtid. - DORGeforhandlingene bør snart komme i gang. Speil bør holdes utenfor. Økonomirapport Skriv fra adm.leder, økonomiansvarlig og leder - Det jobbes med budsjett for 2010, førsteutkastet er forhåpentligvis ferdig til neste SKiBAS møte. - Det bør bestilles mer tobakk, da det ser ut til å selges mer enn tidligere. - Det jobbes videre på finansiering av flerbrukssalen. Utstyret til denne er særdeles viktig for gjenåpningen, er viktig å presisere dette. - Ølsalget er fremdeles ikke på ønskelig nivå. DAK2 Muntlig orientering fra leder og adm.leder - Ting er i rute. Det er mulig UiB kan dekke en økonomiske garantien til DORGene for at vi åpner 5. Februar. Det er mulig UiB sponser litt av utstyret vårt mot at de får låne det av og til. - FW gt. 7.: ser ut som om denne kan brukes som et mellomlager når de aktuelle rommene blir fraflyttet. Om dette skulle slå feil ser det ut til at vi kan få låne noen rom andre steder. - Romåpningsplanen må koordineres med EiA. - Interne adgangskort / kvarterkort er under planlegging, bør være i orden i løpet av noen måneder. PG må involveres i dette. - Stilaset ser ut til å komme ned i slutten av september. Banner kan ikke henges direkte på muren, da denne er i veldig dårlig stand. Vi ser på alternative opphengingsmetoder. - Lekkasjen i puben blir bearbeidet så fort som mulig, prosessen er i gang. Innboksen Muntlig orientering fra informasjonsansvarlig - Hulen har 40års middag, og vi er invitert. - Springbrettet kan disponere møtelokalet på brakkene for perioden nevnt i mailen. - Møte med William Hazel ser ut til å kunne bli en realitet i løpet av neste uke. Også andre av Kvarterets grunnleggere er tilgjengelige for samtale. - Skjenke ønsker å låne teglverket og brakkene, da de ønsker å vise nye skjenkere rundt. Tegl er nok ikke en veldig god ide, da det er mye dyrt utstyr der. Brakkene går imidlertid fint. AD Angående kvartbudsjettet Meldt av økonomiansvarlig (Vedlegg 31-a) - Kan ikke utvide budsjettet uten å ta pengene fra en annen post. - Frivillige Kvartskift? Vanskelig å få noen til å ta på seg ansvaret uten kompensasjon. - Fordele skiftene litt annerledes, og utvide de? Trenger da flere Kvarter. - Kvarterstyret kan ikke ta på seg flere skift, da dette går utover arbeidet vi gjør. - Det ser ut som om den eneste aktuelle posten å ta disse pengene fra er Kraft sin. REKLAMEFINANSIERING Meldt av pr-ansvarlig (vedlegg 31-b)
- Sponsing av rom er aktuelt, som en langsiktig sak. - Sponsing av åpningen? - Ønsker ikke reklame over alt. - La en sponsor bli profilert sterkt i åpningen mot å sponse oss med driftsmiddeler? - Er det for sent å få ordnet dette? Og hvordan blir dette i forhold til det vi allerede har søkt om? - Dette kan jobbers videre med i samarbeid med DORGene. Nye rutiner for jobbmat til Kraft. Meldt av Leder (vedlegg 31-c) - DORGene bør stå for mat til Kraft når de jobber andre steder enn NG2. - Inghild/Kvarten kan ordne mat til Kraft når de jobber kveldsskift på NG2 på lik linje med skjenke/vakt. VEDTAKSSAKER 31-01 Godkjenning av referat 30-09 Meldt av Leder (eksternt vedlegg) Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar å godkjenne referat 30-09» For: 6 Mot: 0 Avholdene: 0 Enstemmig vedtatt. 31-02 Nye rutiner for jobbmat til Kraft Meldt av Leder (vedlegg 31-c) Åpent Vedtaksforslag: Kvarterstyret vedtar at Kraft skal få mat på kveldskiftene sine torsdag til lørdag på NG2. For: 6 Mot: 0 Avholdene: 0 Enstemmig vedtatt. OPPSUMMERING / DO LIST LEDER Jobber videre med vaktsak SKJENKEANSVARLIG Spør sjenkegruppen om kaffebåndene fungerer. INTERNANSVARLIG Snakker med William Hazel Sjekker ordensvaktbevisene.
EKSTERNANSVARLIG Forespør DORGene om matlaging til Kraft. ØKONOMIANSVARLIG x PR-ANSVARLIG x PROSJEKTANSVARLIG Ingrid gir Kraft beskjed om at de får jobbmat nå. ADM. LEDER x RS V/AU x YMSE RIS & ROS
VEDLEGG Ad-sak. Fra: Thomas Calder, Økonomiansvarlig Til: Kvarterstyret 07/09/09 31-A KVARTVAKTER Kvarting framover Det har blitt budsjettert med 150 kvartvakter for 2009 på Ng2. Hvis vi regner med vaktene som har blitt satt opp i september har vi brukt 135 lønnet kvartvakter hittil i år, som vil altså si at vi har 15 lønnet kvartvakter igjen. Hvis vi fortsetter å sette opp like mange lønnet kvarter hver måned framover vil vi ender opp med 170 lønnet kvartvakter i slutten av året som vil overstige budsjettet vårt med 12 620 kr i tillegg til eventuelt overtidsbetaling. Kvarterstyret må bli enig om det er ønskelig å ombudsjettere posten eller eventuelt finne andre løsninger. Mvh Thomas Calder, Økonomiansvarlig, Kvarterstyret
Ad-sak. Fra Til BENDIK STØREN, PR-ANSVARLIG Kvarterstyret 07.09.2009 31-B REKLAMEFINANSIERING I FORKANT AV GJENÅPNINGEN AV DET AKADEMISKE KVARTER I OLAV KYRRESGATE 49, HAR ORGANISASJONEN SØKT OM EKSTRENE MIDLER TIL, INNKJØP AV NYTT UTSTYR OG LIGNENDE. DET ER BLITT SØKT OM VELDEDIG STØTTE, DER BIDRAGSYTERE GIR OSS PENGER, UTEN NOEN VIERE GJENTJENESTE. HVIS DET VISER SEG AT EN SLIK FINANSIERING IKKE DEKKER BEHOVET, BURDE VI SE PÅ ALTERNATIVE FINANSIERINGSMÅTER. MED DET I TANKENE ETTERLYSER JEG EN DISKUSJON OM REKLAMEFINANSIERING KAN VÆRE AKTUELT FOR KVARTERET. MED REKLAMEFINANSIERING MENER JEG SALG AV REKLAMEPLASSER TIL PLAKATER I LOKALENE, PÅ VÅRE INFOSKJERMER OG PÅ NETTSIDEN. DETTE ER EN PRINSIPPIELL DISKUSJON JEG MENER VI BØR TA STILLING TIL. MVH. BENDIK STØREN, PR-ANSVARLIG
Åpent Vedtaksforslag. Fra Erik Oramas, KVARTERSTYRELEDER TIL KVARTERSTYRET 07.09.2009 28-C NYE RUTINER FOR JOBBMAT TIL KRAFT Til grunn: Muntlige tilbakemeldinger om at det ikke finnes noen rutiner for jobbmat for Kraftetaten. Dette er noe vi bør fikse på. MVH. ERIK ORAMAS, (KVARTERSTYRELEDER) OPPSUMMERING YMSE RIS & ROS