Avdeling fr kmmunikasjn g samfunnskntakt Arkivref.: 2016/1514 Dat: 17.01.2018 Jørgen Fssland Detaljering av fellestjenesten nyhets- g frskningskmmunikasjn Viser til beslutningsntat vedørende fellestjenester fra universitetsdirektøren 8. desember 2017. Universitetsdirektøren har med utgangspunkt i det freliggende frslaget til fellestjenesten fr «felles nyhets- g frskningskmmunikasjn» besluttet følgende: Universitetsdirektøren støtter hvedinnretningen i frslaget Det gjenstår enkelte avklaringer knyttet til mfang g avgrensing Tjenesten er frsøkt dimensjnert. Den endelige dimensjneringen vil til dels være avhengig av den endelige avgrensingen, innretningen på andre fellestjenester g rganisatriske spørsmål, men vil først g fremst ber på hvilke ressurser sm gjøres tilgjengelig. Universitetsdirektørens freløpige vurdering er at det freliggende frslaget er fr ekspansivt. Universitetsdirektøren ber med bakgrunn i beslutningen m et revidert frslag innen 20.januar 2018. Med utgangspunkt i Universitetsdirektørens vedtak g tilbakemelding har frslaget til mfang, avgrensning g dimensjnering av fellestjenesten «felles nyhets- g frskningskmmunikasjn» vært gjenstand fr revidering. Frslaget har gså vært fremlagt g diskutert i Redaksjnsrådsmøte den 17. januar 2018. Avklaring knyttet til mfang g avgrensning av tjenesten I arbeidet knyttet til mfang g avgrensning av tjenesten er det lagt til grunn et førende prinsipp m at tjenesten skal være et helhetlig administrativt tilbud sm gis til hele eller deler av rganisasjnen, der ressursene brukes samlet til beste fr alle brukere av tjenesten. Tjenesten skal være gjennmgående i frm av at den skal levere direkte til bruker, g underliggende nivåer skal ikke bygge pp verlappende funksjner på disse mrådene. Det gjennmgående faglige ansvaret fr tjenesten skal samles på ett nivå, herunder inngår gså prsesseieransvar. Prsesseier skal sikre at prsessene ptimaliseres på en slik måte at de møter krav g frventninger knyttet til effektivisering, standardisering g digitalisering. Innhld i fellestjenesten «felles redaksjn fr nyhets- g frskningskmmunikasjn» Fellestjenesten samles på nivå 1 g skal levere følgende tjenester: Utvikle g frvalte strategier g planer innenfr mrådet Bidra til å utvikle g frvalte kmmunikasjnsplaner på verrdna nivå Målretting av innsats g målbare resultat fr mrådet i tråd med UiTs strategier Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n
Bidra til at interne g eksterne målgrupper pplever frutsigbarhet i hvr de kan finne infrmasjn, pprette kntakt g få svar på eventuelle spørsmål. Nyhets- g frskningsfrmidling Redaksjnell styring av hva hvilke saker reaksjnen skal jbbe med Prduksjn g frmidling av nyheter g frskningsstff i relevant kanal Priritering g innsalg til eksterne medier i inn- g utland (frskning.n, sciencenrdic.cm, Stre nrske leksikn) Nyhetsdekning g synliggjøring av UiTs sentrale prtefølje av aktiviteter g samarbeid Innsikt g analyse, herunder gså ssiale medier Utvikle g frvalte versikt ver g tilgang til UiTs eksperter på ulike fagmråder (røkte ekspertlista) Mediekntakt: Pressemeldinger/-invitasjner Innsalg til eksterne medier av frskningssaker g aktuelle frsker Medievakt henvendelser, mnitrering, løpende innsalg Kmpetanseutvikling Faste kurs/wrkshps fr frskere g kmmunikasjnsmedarbeidere Bidrag til prgram, i regi av Hight Nrth Academy, fr systematisk pplæring i frskningskmmunikasjn fr meritterte frskere. Følgende ppgaver inngår ikke i fellestjenesten g skal løses på nivå 1 g 2 Fr å sikre en gd g kvalitativ tjenesteleveranse med dedikerte ressurser i fellestjenesten er det nødvendig å ha en klar ansvars- rlledeling mellm fellestjenesten g øvrig kmmunikasjns-faglig miljø på nivå I g 2. Oppgaver sm skal løses av kmmunikasjnsfaglig miljø på nivå I: Lederstøtte fr rektrat g sentraladministrasjn, herunder: Lederstøtte i henhld til statens kmmunikasjnsplitikk g plattfrm fr ledelse i staten, herunder gså støtte til utarbeidelse av presentasjner, taler, krnikker.l. Internkmmunikasjn Kmmunikasjnsbistand i institusjnsvergripende endringsprsesser Strategisk rådgiving- g kmmunikasjnsplanlegging Kmmunikasjnsstøtte: Kmmunikasjnsrådgiving fr ansatte på nivå I Kmmunikasjnsstøtte i frbindelse med aktiviteter knyttet til studentrekruttering Beredskap g krisekmmunikasjns Oppgaver i henhld til beredskaps- g krisekmmunikasjnsplanen fr sentral beredskapsgruppe. Bistå lkale beredskapsgrupper ved behv. Oppgaver sm skal løses av kmmunikasjnsfaglig miljø på nivå 2: Lederstøtte fr fakultets- g instituttledelse, herunder: Lederstøtte i henhld til statens kmmunikasjnsplitikk g plattfrm fr ledelse i staten Internkmmunikasjn Kmmunikasjnsbistand i instituttvergripende endringsprsesser Strategisk rådgiving/kmmunikasjnsplanlegging Utvikle g frvalte strategier g planer på fakultets-/instituttnivå Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 2
Spille inn strategier g planer g freta pririteringer g bestillinger til felles prduksjnsmiljø på nivå 1 Bidra til at relevante målgrupper pplever frutsigbarhet i hvr de kan finne infrmasjn, pprette kntakt g få svar på eventuelle spørsmål i relevante kanaler på nivå 2 g 3 Kntaktpersn fr i sine fagmiljø, med kjennskap til den faglige aktiviteten, enhetens pririteringer g strategier, muligheter g utfrdringer. Herunder gså ansvar fr krdinering av fellesaktiviteter på institusjnsnivå sm Frskningsdagene, Frsker Grand Prix, Lørdagsuniversitetet, ekspertlister.l. Kmmunikasjnsstøtte Kmmunikasjnsrådgiving fr administrativt ansatte, frskere, frskningsgrupper g bistand ved studentrekruttering Bindeledd mellm enheten g fellestjenesten Kanalfrvaltning Beredskap g krisekmmunikasjn Oppgaver i henhld til beredskaps- g krisekmmunikasjnsplanen fr lkal beredskapsgruppe. Krdinere mt sentral beredskapsgruppe ved behv. Øvrige ppgaver innenfr feltet sm skal ivaretas av andre enn de sm er ansvarlig fr fellestjenesten I tillegg til de frannevnte tjenestene skal følgende ppgaver utføres utenfr fellestjenesten: Frvaltning av medeierskap i eksterne medier (p.t. Frskning.n, Stre nrske leksikn, g Khrn). Freslås ivaretatt av enhet på nivå 1. Frvaltning (initiering, etablering, utvikling, avvikling, justering) av UiTs kmmunikasjns-kanaler. Freslås ivaretatt av fellestjenesten kanalfrvaltning. Alumni-nettverk. Freslås ivaretatt av de nivå 2. Arrangementsplanlegging g gjennmføring fr nivå 1. Frvaltning av partneravtaler på nivå 1. Avklaring g krdinering av kmmunikasjnsenheter på nivå 3 En knsekvens av Adm2020 g etablering av fellestjeneste innenfr kmmunikasjnsfeltet er at det ikke skal være kmmunikasjnsressurser på nivå 3. Det finnes i denne sammenheng nen unntak g sm må behandles særskilt: Kmmunikasjnsstøtte til eksternt finansierte frskningsgrupper g -prsjekter, sm CAGE g andre, må behandles særskilt. Det er en frdel fr slike enheter at kmmunikasjnsstøtten finnes nært prsjektledelsen. Dedikerte kmmunikasjnsressurser ved slike enheter skal krdinere sitt arbeid med fellestjenesten på nivå 1 (se punkt m krdinering). Nifab (Nasjnalt infrmasjnssenter fr alternativ behandling) Nifab.n er et statlig nettsted sm tilbyr kunnskapsbasert, upartisk infrmasjn m alternativ behandling. Nettstedet drives av Nasjnalt frskningssenter innen kmplementær g alternativ behandling (NAFKAM), sm ligger ved Institutt fr samfunnsmedisin. Nettstedet har sin egen redaksjn, sm gså tar imt g svarer på spørsmål fra publikum, helsepersnell, media g andre. Nifab.n frslås videreført sm en tjeneste sm gis av NAFKAM/Institutt fr samfunnsmedisin. Krt beskrivelse av hvilke endringer etablering av tjenesten vil kreve sammenlignet med dagens situasjn Mer strategiske pririteringer, i stedet fr kapasitetsdrevne sm i dag. Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 3
Større frutsigbarhet på hva sm kan leveres med hvilken kvalitet g i hvilket mfang. Ressursestimat g anslag ver frventede gevinster Spesialisering g samling i større fagmiljø er viktige prinsipp fr gjennmgående fellestjenester. Kmmunikasjn er det administrative mrådet med størst spredning (frhldet mellm antallet persner g antallet årsverk, ref. ppgavekartlegginga) g det er derfr en viss risik fr at en del av dagens ressurser vil frdeles på andre mråder når de nye fellestjenestene etableres. Fr at mdellen sm anbefales skal fungere, er det en frutsetning at det tilføres ressurser til fellestjenesten på nivå 1 fra de kmmunikasjnsmiljøene sm finnes i dag finnes på nivå 2 g 3. Unntaket er de ressursene sm skal være på nivå 2. Lkalisering g rganisering av ansatte sm yter fellestjenesten Ut ifra prinsippene fr ADM2020, skal spesialiserte tjenester g tjenester sm kan standardiseres g sm er av teknisk/praktisk art samles på nivå 1. Arbeidsdelinga mellm nivåene må hensyntas: Samling av spesialiserte g tekniske tjenester på nivå 1 Nærhet til fagmiljøene At fakultetsledelse g universitetsledelse må ha tilgang på strategiske kmmunikasjns-tjenester Anbefalt mdell: Ett felles, samlkalisert kmmunikasjnsmiljø på nivå 1 med spesialiserte tjenester g prduksjn (jamfør versikten ver hva tjenesten skal mfatte). Innhldsprduksjnen skal speile størrelsen g aktivitetsnivået på fakultetene i tillegg til de strategiske satsingsmrådene. Vi anbefaler at de ulike ressursene i fellestjenesten gis et særskilt ansvar fr ett eller flere fagmråder eller fakultet. Fellestjenesten skal sikre lik kvalitet på det sm kmmuniseres uavhengig av fakultetenes størrelse. Prduksjn g pririteringer styres fra nivå 1 i henhld til planer g strategier g i dialg med kmmunikasjnsleder på nivå 2. En frutsetning fr at fellestjenesten skal fungere er at hver enhet på nivå 2 har en dedikert medarbeider på kmmunikasjn (fr stre enheter kan det vurderes m det bør være flere årsverk). Vedkmmende skal ha tydelig ansvar g myndighet sm kmmunikasjnsleder på enheten, g være den sm representerer enhetenes interesser i felles fra. Kmmunikasjnsleder bør være en stabsfunksjn g rapprtere til dekan. Krdinering mellm fellestjenesten g kmmunikasjnsressurs på nivå 2: Faste, frmaliserte jevnlige møter mellm leder av fellestjeneste kmmunikasjn, leder av fellestjeneste kanalfrvaltning kmmunikasjnsledere på nivå 2. Overrdnet leder av fellestjenestene bør gså delta. Nyhets- g frskningssaker sm planlegges publisert i UiT sine hvedkanaler skal gjennm redaksjnell vurdering på nivå 1. Krdinering mellm fellestjenesten g eksternt finansierte frskningsgrupper g -prsjekter: Faste, frmaliserte månedlige møter mellm kmmunikasjnssjef på nivå 1, kmmunikasjnsledere på nivå 2 g kmmunikasjnsressurs(er) ved eksternt finansierte frskningsgrupper g -prsjekter. Hensikten er å sikre kvalitet g ptimal synlighet fr både UiT g gruppa/prsjektet. Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 4
Vennlig hilsen Hanne Karde Knst.kmmunikasjnsdirektør Hanne.karde@uit.n 77 64 64 92 Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 5