Arkivsak-dk. 18/00035-1 Saksbehandler Åsmund Haugstad Sandvik Saksgang Møtedat Arbeidsutvalg 11.10.2018 ADMINISTRATIV ORGANISERING OG PROSESS FOR INNPLASSERING AV LEDERE I STRATEGISK LEDERGRUPPE I INNLANDET FYLKESKOMMUNE Frslag til vedtak/innstilling: 1 Arbeidsutvalget tar prsjektleders rientering m administrativ rganisering g prsess fr innplassering av ledere i strategisk ledergruppe i Innlandet fylkeskmmune til rientering. Trn Ole Bamrud prsjektleder 1
2 Bakgrunn Styrket rlle sm samfunnsutvikler Med reginrefrmen får fylkeskmmunen en styrket rlle sm samfunnsutvikler. Fylkeskmmunene skal ta et mer helhetlig ansvar fr den reginale samfunnsutviklingen g styre utviklingen mer strategisk. Dette vil være et felles ansvar fr hele administrasjnen, g det er kun når de ulike fagmrådene samarbeider, at fylkeskmmunen kan ivareta samfunnsutviklerrllen på en helhetlig måte. Administrasjnens rlle er å legge frhldene til rette fr at fylkeskmmunen skal kunne utøve samfunnsutviklerrllen ved å støtte det flkevalgte nivå i deres arbeid. Plitikernes valg når det gjelder rganisering har derfr innvirkning på den administrative rganiseringen. Brukerrientering g effektivisering I Strtingets vedtak m reginrefrmen ligger frventninger m blant annet mdernisering, effektivisering g økt brukerrientering. Med de samme ressursene skal en samlet fylkeskmmune levere mer g bedre. Offentlig sektr skal fremstå sm sammenhengende. Når kjerneppgaven frmuleres med utgangspunkt i innbyggerperspektivet, gir dette bedre muligheter fr samarbeid på tvers av strukturer g fagmråder. Løsningen ligger i å sette ppgaven i sentrum, ikke fagmråder. Digitalisering g målrettet bruk av infrmasjnsteknlgi er viktige virkemidler i arbeidet med å ppnå slike gevinster. Dette frutsetter en helhetlig g strategisk tilnærming til hvrdan vi løser ppgavene våre. Virksmhetsstrategivg digitaliseringstiltak må sees i sammenheng. Det må være en tett sammenheng mellm fagsektrenes behv g IKT-løsninger, g det vil trlig bli behv fr aktiv bruk av prsjekt- g prteføljestyring. Digitalisering frutsetter g innebærer rganisasjnsutvikling. Ansvaret fr digitalisering må knyttes pp mt arbeidet med virksmhetsstrategi, g frankres hs øverste leder. Det vil være nødvendig å kunne utfrdre ledergruppen g rganisasjnen på evnen til nytenkning g innvasjn. Sammenslåingsavtalen Sammenslåingsavtalen mellm Hedmark fylkeskmmune g Oppland fylkeskmmune frmulerer ambisjnen m å bygge en mderne, framtidsrettet g fleksibel rganisasjn. Det er gså nevnt at rganisasjnens kmpetanse skal videreutvikles fr å løse større ppgaver g frsterke samfunnsutviklerrllen. Organisasjnsmdell Fylkeskmmunene vil bli tilført nye ppgaver, men mfanget er ikke avklart ennå. Behvet fr å få etablert en ledergruppe er nødvendig fr å sikre framdrift i etableringen av Innlandet fylkeskmmune. Det kan tenkes at det blir nødvendig å gjøre justeringer underveis, enten sm følge av nye ppgaver eller at det synes hensiktsmessig fr å få en best mulig ppgaveløsning g fremdrift.
3 Med bakgrunn i venstående freslås det å etablere følgende rganisasjnsmdell med stab g 6 avdelinger: FR Stab* Eiendm*** Administrasjn** Kmpetan se g tannhelse Næring g internasjnalt arbeid Samferds el veg, jernbane, kllektiv Kultur, kulturarv, idrett, biblitek Samfunn sutvikling, plan, klima/milj ø *Strategiske funksjner bør være sektruavhengige med direkte linje til øverste leder. Staben vil få et særlig strategisk ansvar fr HR (herunder blant annet lederutvikling g rganisasjnsutvikling), digitalisering g utnyttelse av ny teknlgi, prgram- g prteføljestyring samt kmmunikasjn. I tillegg vil staben besitte senirkmpetanse sm vil bistå generelt innenfr viktige mråder g sikre tilfredsstillende kvalitet i saksbehandlingen. **Administrasjnsavdelingen mfatter felles fagmråder så sm IKT, øknmi, persnaladministrasjn g lønn, regnskap, eiendm, innkjøp, juss, interkntrll, arkiv, service, g plitisk sekretariat m.m. ***Eiendm er et viktig fagmråde generelt g spesielt i en tidlig fase i byggingen av Innlandet fylkeskmmune. Prsjektleder anser det sm riktig at leder fr eiendm har en direkte kbling til fylkesrådmann i denne fasen. Leder fr eiendm vil ikke sitte i fylkesrådmannens ledergruppe. Samhandlingen mellm stab g administrasjn er avgjørende fr å lykkes med byggingen av den nye rganisasjnen. Det er ikke på dette stadium helt avklart hvrdan alle grensesnitt bør være. De t lederne sm vil få ansvaret fr stab g administrasjn vil bli invlvert i beslutningen m hvrdan dette rganiseres på best mulig måte. En av de stre endringene sm frventes å skje, g sm har betydelige knsekvenser persnalmessig, er verføring av ansvaret fr Sams fra Statens vegvesen. Dette vil dreie seg m verføring av 140-150 mennesker. Rammebetingelsene er ikke klarlagt fra staten ennå. Det har blitt stilt spørsmål ved m lederne på fylkesnivå hs Statens vegvesen i Hedmark g Oppland gså burde gis anledning til å være med i ansettelsesprsessen knyttet til leder fr samferdsel i Innlandet fylkeskmmune. Av hensyn til fremdrift g behv fr tydelig ledelse har prsjektleder etter dialg med ledergruppene i de t fylkeskmmunene g drøfting med
4 de tillitsvalgte falt ned på at leder fr samferdsel ansettes samtidig med de andre stillingene i prsjektleder/fylkesrådmannens ledergruppe. Det vil derimt være naturlig g ønskelig at lederne på fylkesnivå hs Statens vegvesen vil være med å knkurrere m stillinger på neste ledernivå. Ambisjn fr ledelse Det finnes ikke én rganisasjnsmdell sm kan løse alle samarbeidsutfrdringer. Dette frblir et lederansvar. Ledelsen skal fungere sm et helhetsrientert, strategisk team. Alle ledere må ha fkus på innbyggerperspektivet g legge til rette fr tverrsektrielt samarbeid når det er hensiktsmessig fr ppgaveløsningen. Prsess fr innplassering av ledere i fylkesrådmannens ledergruppe Rekrutteringsprsessen gjennmføres av prsjektleder/fylkesrådmann Trn Bamrud, representanter fr tillitsvalgte Knut A. Hauge g Live Langøygard, samt ekstern bistand. Rekrutteringsprsessen innebærer: - Utarbeidelse av stillingsbeskrivelse g kvalifikasjnskrav fr den enkelte lederstilling - Gjennmføring av intervjuer, referansesjekk g ev. annen infrmasjnsinnhenting Prsessen avsluttes ved at ledere innplasseres i de utlyste stillingene. Ledere sm ikke får tilbud m innplassering i denne mgang vil få et annet passende tilbud. Hvem kan melde sin interesse fr en stilling i ledergruppen? Etter at stillingsbeskrivelsene er utarbeidet inviteres alle ledere sm direkte rapprterer til fylkesdirektør (Hedmark) g fylkesrådmann (Oppland) til å melde sin interesse fr knkrete stillinger. På grunn av at de t rganisasjnene ikke er helt likt rganisert, så har prsjektleder i samarbeid med de tillitsvalgte blitt enige m hvilke ledere sm i tillegg kan melde sin interesse fr en stilling i ledergruppen. KS anbefaler å legge til grunn en vertallighetsvurdering g ikke en vurdering av rettskrav ved innplassering av ledere i ny ledergruppe. Et sentralt hensyn bak regelen m rettskrav er at en arbeidsgiver ikke skal kunne rganisere seg brt fra stillingsvernsreglene i arbeidsmiljølven. Dette er ikke et hensyn sm gjør seg gjeldende ved en kmmune- /fylkessammenslåing. I praksis betyr dette at ingen har krav på å følge stillingen sin, eller ppgavene sine, men alle har krav på et passende tilbud. Vurderingskriterier ved utvelgelse Det velges den sm er best kvalifisert fr stillingen. I tillegg vil kjønn g gegrafi bli vektlagt. I de tilfeller hvr t kandidater ellers står likt, så vil ansiennitetsprinsippet være utslagsgivende. Det vil bli utarbeidet spesifikke kvalifikasjnskrav fr hver av lederstillingene. I tillegg til de fagspesifikke kvalifikasjnene vil følgende egenskaper/evner bli vektlagt i vurderingen: Helhetsversikt (er strategisk rientert) Viser evne til å tenke helhetlig g strategisk Relasjnsrientering/evne Evnen til å bygge gde relasjner Fkus på medarbeiderstøtte ved å gi veiledning g utviklingsmuligheter
5 Omstillings- g utviklingsevne Viser evne g vilje til å tilpasse seg nye rammebetingelser g nye ppgaver i jbbsituasjn Viser åpenhet fr frandring g utvikling Integritet Uttaler egne prinsipper g meninger på en uredd måte g står ved det, samt viser en psitiv hldning til menings- g kulturfrskjeller. Viser mralsk g etisk ansvar g samsvar mellm rd g handling Analyse - g vurderingsevne Ledelsesevne Viser evne g vilje til å sette mål g ppnå resultater Viser evne g vilje til å priritere g fatte beslutninger (beslutningsdyktighet) Mestringsevne Er i stand til å mestre arbeidsppgaver under press, i uvante situasjner, ved stre belastninger ver lang tid, i knfliktsituasjner, krte tidsfrister, knappe ressurser.l. Fremdriftsplan 11/10 Orientering i Arbeidsutvalget 15/10 Oppstart av rekrutteringsprsessen 24/10 Orienteringsntat i Fellesnemda 16/11 Rekrutteringsprsess ferdig. Ledergruppe fr Innlandet fylkeskmmune på plass.