Fakultet fr bivitenskap, fiskeri g øknmi Arkivref.: 2016/1514 Dat: 13.02.2018 Julia Hlte Sempler Intern høring - Delrapprt 2 fra arbeidsgruppe fr fremtidig rganisering av administrasjnen ved UiT Høringsuttalelse fra BFE - gdkjent av Fakultetsstyret 16.2.2018 Oppsummert: - Premissene fra Universitetsstyret sak 29/17 m å gi mer rbuste enheter på nivå 2 er ikke tatt inn i rapprten - Strategi- g utviklingsarbeid bør ikke skilles fra hverandre: Strategiske stabsfunksjner bør kbles til de administrative fagmrådene Strategiske utviklingsppgaver må ligge i linja mellm nivåene - Uavhengig av mdell må det utvikles bedre rutiner fr samhandling mellm avdeling g nivåer Med årlige virksmhetsplaner g flere fellestjenester blir grensesnittet mellm nivå 1 g 2 preget av flere bestillinger. I dag ppleves allerede nivå 1 fr lite krdinert sett fra nivå 2 g 3, der bestillinger g kmmunikasjnslinjer krysser hverandre. Om nivå 1 blir fr bredt rganisert i frhld til nivå 2 blir administrasjnen frt fr «tpptung». Dette gjør at BFE ønsker en smal rganisering av nivå 1, der avdelingene i større grad må krdinere seg internt. BFE er psitivt til at avdelinger rganiseres i faggrupper. Slike faggrupper kan gå på tvers av avdelinger der arbeidsppgavene henger tett sammen - Rapprten utelater frmidling g innvasjn sm strategiske ppgaver. - BFE anbefaler en «mdell 4» sm best ivaretar de synspunkt sm her er anført Prsess BFE-fakultetet har innkalt alle administrativt ansatte til fellesmøte m denne høringen. I tillegg har saken vært til diskusjn i ledergruppen samt fremlagt fr Fakultetsstyret til behandling. Fakultetsstyret stiller seg bak denne høringsuttalelsen Generelt Arbeidet sm er lagt ned fra arbeidsgruppen er i all hvedsak gdt, men vi stiller ss tvilende til m arbeidsgruppen har fulgt Universitetsstyrets vedtak i saken m faglig rgansiering av UiT S 29/17. Her er det gitt klare føringer fra Styret på det videre arbeidet med administrativ rgansiering: Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n
Et premiss fr endringen i fakultetsrganiseringen er at det skal gi mer rbuste enheter på nivå 2, g at fakultetene skal bli bedre i stand til å gjennmføre ppgaver på vegne av UiT. Styret frventer at delegering av ppgaver g myndighet tillegges vekt ved implementering av ny rganisasjnsstruktur g i arbeidet med å gjennmgå administrative tjenester. Det kan se ut til at arbeidsgruppen ikke har tatt hensyn til dette premisset i sitt arbeid. Mdellene sm er frslått går etter vårt syn i retning av mer sentralisering, samtidig sm det ikke er sagt ne m hvrdan en skal få mer rbuste enheter på nivå 2. Det kan tenkes at denne rbustheten kan sikres gjennm bedre rganisering mellm nivå 2 g 3. Fr nen fakulteter vil dette være tilfelle, mens fr andre sm allerede har en liten administrasjn på instituttene vil ikke dette være mulig å ppnå. Det er utfrdrende å si ne m rganisering av administrasjnen når en tar i betraktning at det ikke er frmalisert ne størrelse på fellestjenestene, mfanget av arbeidsppgaven i disse, eller hvrdan de skal rganiseres. Dette gjelder både fr rganisering av nivå 1, men gså fr nivå 2 g 3. BFE har frstått det slik at selv m bksene i mdellene sm er merket med «fellestjeneste» er plassert under respektive enheter på nivå 1, så innebærer ikke det at arbeidsgruppen har ment at disse nødvendigvis skal vært direkte rganisert under nivå 1. Dette er slik vi leser rapprten kun fr å indikere den faglige linjen. Fellestjenestene kan rganiseres på ulike måter, både til fakultet g til campus m dette er hensiktsmessig. BFE-fakultetet vil påpeke at det viktigste tiltaket fr å øke effektivitet g kvalitet i UiTs samlede administrasjn, er å jbbe med kultur fr samhandling. Det er svak samhandling, g samarbeid er en utfrdring både mellm avdelinger på nivå 1 men gså mellm nivåene. Uavhengig av valg av mdell bør det arbeides med samarbeid mellm avdelingene sentralt, g mellm de ulike nivåene. BFE ber m at det snarest etableres gde prsjekter med frmål å utvikle samhandling g arbeidsdeling i hele administrasjnen. Avdelingsstruktur i fellesadministrasjnen Det er utfrdrende å si ne m rganisering av nivå 1 når man ikke vet hvrdan dimensjneringen er mellm nivå 1, 2 g 3. BFE ønsker å frslå en ny mdell sm kan sees på sm en blanding av mmenter fra mdell 1 g mdell 3 fra Arbeidsgruppen. Vi kaller den mdell 4 (se mdell under). Uavhengig av dimensjnering av administrative ressurser på ulike nivå mener vi at strategisk støtte til ledelsen bør legges til linjen, g ikke i en egen stab. BFE vil fretrekke en smal mdell med 2 til 3 avdelinger sentralt. Vi støtter ikke å etablere en egen avdeling fr støttefunksjner. Frtrinnsvis bør det være en avdeling fr rganisasjn g øknmi, hvr disse funksjnene hører hjemme. Vi er litt usikre på m det er frnuftig å etablere en str avdelingen fr Frskning, utdanning g frmidling. Det er mange gde grunner sm taler fr en slik samling av kjerneppgavene til UiT. Dersm en slik rganisering skal bli en suksess er det viktig at man ikke ender pp med at det kun kmmer en ny leder på Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 2
tppen, g at de gamle avdelingene videreføres sm seksjner. Et viktig suksesskriterier fr en slik avdeling er at det bygges pp nye team sm går på tvers av tidligere rganisering. Selv m det på en rekke mråder innenfr dagens AFU ikke er, g heller ikke i fremtiden vil være, sterke kblinger til arbeidsppgaver sm ligger i dagens AFU eller KSA, så er det utvilsmt en rekke mråder sm med frdel kunne ha vært bedre krdinert. Eksempler her kan være mbilitet, frskerutdanning g rekruttering. I denne sammenheng kan det gså nevnes at selv m arbeidsgruppen har valgt å hlde ITA utenfr, så kbling til ITA mellm disse avdelingen vel så viktig. Dette gjelde kanskje spesielt KSA, men gså UTA g AFU knyttet til digitalisering. Mdell 4 Dersm man velger å gå fr tre avdelinger kan alternativ kmmunikasjn g frmidling tillegges en egen avdeling. I en slik mdell vil BFE frslå at den sentrale staben reduseres til utelukkende å bestå av frkntrfunksjner, ingen strategiske støttefunksjner. Disse flyttes ver i de respektiv avdelingene. Vi vil Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 3
ikke anbefale en videreføring av dagens avdelinger, da samhandling mellm disse ppleves svært svakt fra Fakultetet g Instituttene. Vi er gså bekymret fr at en ved å legge den strategiske støtten til dagens respektive avdelinger kan medføre enda mindre samhandling mellm disse. I mdellen til arbeidsgruppen kan det se ut til at gruppen har glemt at frmidling g innvasjn gså er strategiske ppgaver fr ledelsen. Rapprten bærer videre preg av at strategisk ledelse utelukkende finner sted på nivå 1. Arbeidsgruppen viser i sin rapprt til instruks fr dekaner, men glemmer at Fakultetsstyrene er tillagt en rekke strategiske ppgaver jf. instruks fr fakultetsstyrer ved UiT. Vi vil gså påpeke at en ved ny rganisering av nivå 1 er det særdeles viktig at Universitetsdirektøren styrker virksmhetsstyringen, g da spesielt øknmistyring. Det vil være en str frdel å snarlig få på plass flerårige budsjetter fr hele virksmheten. Organisatrisk design fr administrasjnen på nivå 2 g 3 BFE-fak er enig med arbeidsgruppen m at fakultetene må ha str autnmi. Slik rapprten er utfrmet er det imidlertid vanskelig å frstå hvr autnmien ligger, særlig dersm både strategi g drift skal ledes gjennmgående fra nivå 1. Det faglige strategiarbeidet må i str grad frtsatt frberedes av Fakultetene. Det kan se ut sm m arbeidsgruppen mener at alt strategiarbeid skal sentraliseres. Dette vil vi sterkt fraråde. Begrepet «Gjennmgående faglig ledelse» er uklart, i likhet med mye av språket i rapprten. Det er viktig at administrative ppgaver sm skal utføres på nivå 2 g 3 gis gjennm delegasjn g tydelige instrukser. Vi kan ikke ha administrative ansatte i linja på fakultets-, g/eller instituttnivå sm blir styrt sentralt fra dag til dag fra en avdelingsdirektør på nivå 1. Da vingeklipper man i så fall fakultetsdirektørenes g instituttledernes styringsmuligheter, g skaper en håpløs hverdag både fr dem g fr de ansatte sm da vil bli utsatt fr dbbelt ledelse. Fakultetsstyrene må stå fritt i å dimensjnere sine administrasjner gjennm de rammer de frvalter, gjennm at de blir gitt klare instrukser knyttet til hva det er frventet at administrasjn på nivå 2 g 3 skal utføre. Videre vil ulik størrelse på fakultetene medføre at det er behv fr å rganiseres seg ulikt. Om det er vanskelig å si ne klart m rganiseringen av nivå 1, så er det enda mer utfrdrende å si ne m rganisering på nivå 2 g 3 all den tid vi ikke vet hvrdan fellestjenestene skal dimensjneres. BFE mener likevel at fakultetene bør tilstrebe en rganisering i seksjner sm ligner rganiseringen på nivå 1. Av denne grunn mener BFE det er lite hensiktsmessig m rganiseringen av nivå 1 blir fr bred. Det blir veldig mange avdelinger å frhlde seg til, ne sm frsterkes av svak samhandling mellm dagens avdelinger g årlige virksmhetsplaner. Seksjnsinndeling i BFEs fakultetsadministrasjn Gitt at det blir en smal mdell på nivå 1 vil vi frslå en lignede rganisering på Fakultetet. - Dagens seksjnsinndeling: Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 4
Studieseksjnen Seksjn fr Frskning g frmidling. Øknmiseksjnen Persnalseksjnen Seksjn fr fartøy g tekniske tjenester - Frslag til ny seksjnsinndeling: Seksjn fr studie, frskning g frmidling Seksjn fr øknmi g persnal Seksjn fr fartøy g tekniske tjenester Frslag til ny seksjnsinndeling er selvfølgelig avhengig av hvilke ressurser sm er igjen på Fakultetet. Vi ser fr ss at de tidligere seksjnene rganiseres sm faggrupper eller team innenfr de nye seksjnene. Dette vil føre til at vi får færre frmelle ledere på nivå 2. Det vil med str sannsynlighet frtsatt være behv fr teamledere knyttet til de ulike fagmrådene. I likhet med nivå 1 er det ønskelig at aktivitetene i seksjnene er bedre krdinert. Selv m det blir utfrdrende å lede enheter med str faglig bredde, håper vi at aktiviteten g utviklingsarbeidet i enheten vil styrkes i en slik mdell. Fellestjenestene BFE vil anbefale at man ved dimensjnering av fellestjenester tilstreber å beregne behvet i frhld til de arbeidsperasjner sm skal utføres, g ikke gjennm å samle alle administrativt ansatte sm jbber med ppgaven i dag. Hensikten med fellestjenesten er j nettpp å effektivisere administrasjn. Det er svært viktig at det er tilstrekkelig med administrative ressurser igjen på nivå 2 g 3 fr å følge pp studenter g ansatte. BFE-fak ber m at universitetsdirektøren går frsiktig fram i etableringen g bemanningen av fellestjenestene, slik at man kan vinne erfaring g utvikle disse ver tid. Det er gså viktig at man vurderer nøye hvr smal en bestemt fellestjenestene skal være, da dette kan medføre at ansatte får svært mntne g lite tilfredsstillende arbeidsppgaver. Andre frhld UiT bør vurdere å etablere internkntrll/internrevisjn. Et viktig ledd i effektivisering av administrasjn er å sikre at ikke flere ledd driver kntrll av de samme ppgavene. Fr eksempel er det innen flere datasystemer fr rigide fullmaktsstrukturer sm medfører at saksbehandlere på nivå 2 g 3 ikke kan utføre enkle endringer. Det er viktig at det gis gd pplæring g tillit til administrativt ansatte, g at kntrll i større grad utføres av en frmell internkntrll. BFE-Fakultetet vil sterkt anbefale at gjennmgangen av rganiseringen av nivå 1 gså tar fr seg ITA g BEA, da det gså bør ligge effektiviseringsgevinster i å gjennmgå rganiseringen av disse. Det samme bør gjøres fr RESULT g Senter fr karriere g arbeidsliv. Vennlig hilsen Terje M Aspen fakultetsdirektør terje.aspen@uit.n 77 64 60 03 Pstbks 6050 Langnes, N-9037 Trmsø / 77 64 40 00 / pstmttak@uit.n / uit.n 5