Vår ref. 15/207-3 033 /BOSL Medlemmer og varamedlemmer Dato 17.02.2015 Aust-Agder fylkeskommune - Det kalles med dette inn til møte: Dato: Onsdag 25.02.2015 Tid: 09:00-14:00 Sted: fylkeshuset, møterom Rore Dersom de ikke kan møte må det snarest meldes fra til sekretær for, på e-post: line.bosnes@temark.no eller tlf 90 65 64 26. Vara møter kun etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 1/15-11/15 for Dag Eide Leder Line Bosnes Hegna Sekretær for Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Aust-Agder fylkeskommune - Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 1/15 14/927 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL 19.11.2014 2/15 15/204 ORIENTERING OM SAMHANDLINGSPROSJEKT FYLKESKOMMUNEN OG STATENS VEGVESEN 3/15 15/6 VURDERING AV UAVHENGIGHET - FYLKESREVISOR AUST-AGDER 4/15 15/189 UBESATT FYLKESREVISORSTILLING FRA 01.06.15 - MIDLERTIDIG LØSNING 5/15 15/184 TIDSPLAN FOR ARBEIDET MED 2014-REGNSKAPET 6/15 15/200 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR 7/15 15/190 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED MØGLESTU VIDEREGÅENDE SKOLE 8/15 15/187 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 409 TROMØYBRUA - PÅHENGT GANG- OG SYKKELVEI 9/15 15/103 AVSLUTTET PROSJEKTREGNSKAP - PROSJEKT FV 416 RISØR SENTRUM, MILJØPRIORITERT GJENNOMKJØRING (MGP) 10/15 15/201 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 25.11. OG 16.12. 2014 OG 3.2. OG 10.2. 2015 11/15 15/205 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.02.15
Sak nr. 1/15 GODKJENNELSE AV MØTEPROTOKOLL 19.11.2014 Arkivsaksnr.: 14/927 Arkivkode: 033 1/15 Aust-Agder fylkeskommune - Møteprotokoll 19.11.14 godkjennes. Møteleder legger frem møteprotokoll fra 19.11.14 for godkjennelse. Møteprotokoll 19.11.14 Sak 1/15 Side 3 av 15
Sak nr. 2/15 ORIENTERING OM SAMHANDLINGSPROSJEKT FYLKESKOMMUNEN OG STATENS VEGVESEN Arkivsaksnr.: 15/204 Arkivkode: 210 2/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget tar saken til orientering. Det har i forbindelse med fremlegging av prosjektregnskap av fylkesveier vært drøftinger rundt ubrukte midler og forsinket fremdrift. I hht til økonomiplan side 47 for kommende periode, skal det startes opp et prosjekt med målsetting om at Statens Vegvesen og Aust- Agder fylkeskommune skal bli mer profesjonelle i samhandlingen. Dette er under henvisning til at det er registrert avvik i forhold til framdrift og kostnader. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om å orientere om dette nye samhandlingsprosjektet. Utvalget vil også invitere Statens Vegvesen til å delta. Sak 2/15 Side 4 av 15
Sak nr. 3/15 VURDERING AV UAVHENGIGHET - FYLKESREVISOR AUST-AGDER Arkivsaksnr.: 15/6 Arkivkode: 210 3/15 Aust-Agder fylkeskommune - Fylkesrevisors vurdering av sin uavhengighet til datert 02.01.15 tas til orientering. Kommuneloven 79 og Forskrift om revisjon kapittel 6 stiller opp krav til revisors uavhengighet og objektivitet. I forskriftens 15 første ledd: «Den som foretar revisjon skal løpende vurdere sin uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til.» Fylkesrevisor har foretatt en egenvurdering og oversendt den til orientering. Egenvurderingen konkluderer med at fylkesrevisor oppfyller kravene til uavhengighet og objektivitet oppstilt i kommuneloven 79 og revisjonsforskriftens 13-15. Egenvurderingen av 02.01.15 følger vedlagt. Fylkesrevisors vurdering av uavhengighet 02.01.15 Sak 3/15 Side 5 av 15
Sak nr. 4/15 UBESATT FYLKESREVISORSTILLING FRA 01.06.15 - MIDLERTIDIG LØSNING Arkivsaksnr.: 15/189 Arkivkode: 210 4/15 Aust-Agder fylkeskommune - Innstilling til fylkestinget: Registrert revisor Ketil Raknes, Arendal Revisjonsdistrikt IKS engasjeres som fylkesrevisor fra 01.06.15 til ny felles revisjonsordning i Aust-Agder er etablert (01.01.16). Kontrollutvalget får fullmakt til å godkjenne avtale med Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Eventuelle budsjettmessige konsekvenser innarbeides i 2. tertialrapport. Fylkesrevisor Per Harald Røed sa opp stillinga si som fylkesrevisor 20.01.15. Han går av med alderspensjon fra 01.06.15. Etter vedtak i fylkestinget høsten 2014, PS 14/63 har fylkeskommunen vedtatt å utrede en sammenslåing av revisjonsenhetene i Aust-Agder. Utredningen vil legges frem i løpet av 2015 med tanke på sammenslåing med virkning fra 01.01.16. Fylkestinget har vedtatt å ikke utlyse stilling som fylkesrevisor i påvente av ny interkommunal revisjonsordning. Ny ordning vil tidligst være på plass fra 01.01.16. Dette betyr at i perioden 01.06.15 og fram til ny revisjonsordning er på plass vil fylkesrevisjonsstillinga være ubesatt. Den naturlige løsningen ville ha vært å konstituere assisterende fylkesrevisor i den perioden. Forskrift om revisjon, 11 krever imidlertid at oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon skal ha bestått eksamen for registrert revisor eller høyere revisoreksamen. Assisterende fylkesrevisor er siviløkonom og oppfyller ikke disse kravene. Muligheten for å søke dispensasjon fra dette kravet ble fjernet fra 01.01.13. Fylkeskommunen må da finne en annen løsning for tiden etter 1.juni som er i samsvar med revisjonsforskriften. Sak 4/15 Side 6 av 15
En midlertidig løsning på situasjonen er å inngå avtale med en godkjent revisor i et av revisjonsselskapene som det ventes å danne en ny felles revisjonsordning med. Denne løsningen ble gjennomført i Møre og Romsdal fylkeskommune i 2014-2015. Dette er en naturlig og god løsning som også er innenfor gjeldende regelverk. Sak 4/15 Arendal Revisjonsdistrikt IKS er forespurt og de stiller seg positiv til at Aust-Agder fylkeskommune inngår en avtale med registrert revisor Ketil Raknes for den aktuelle perioden. Omfanget av et slikt engasjement er antydet å være 20% stilling. Arendal Revisjonsdistrikt IKS må ha en formell henvendelse fra Aust-Agder fylkeskommune for å legge dette frem for styret i selskapet. Side 7 av 15
Sak nr. 5/15 TIDSPLAN FOR ARBEIDET MED 2014-REGNSKAPET Arkivsaksnr.: 15/184 Arkivkode: 210 5/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget tar tidsplanen til orientering. Fylkesrevisor legger frem tidsplanen for arbeidet med Aust-Agder fylkeskommunes årsregnskap for 2014. Tidsplan for arbeidet med 2014-regnskapet Sak 5/15 Side 8 av 15
Sak nr. 6/15 ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR Arkivsaksnr.: 15/200 Arkivkode: 210 6/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget ar saken til orientering. Fylkesrevisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet og i dette møtet vil han også ha en kort demonstrasjon av Descarets revisjonsmetodikk. Descartes er kort fortalt et verktøy skreddersydd for å dekke revisorenes behov for å etterleve revisjonsstandardene, og vil støtte de til enhver tid gjeldende revisjonsstandarder. Sak 6/15 Side 9 av 15
Sak nr. 7/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - KONTROLL AV SÆRSKILTE FORHOLD VED MØGLESTU VIDEREGÅENDE SKOLE Arkivsaksnr.: 15/190 Arkivkode: 217 7/15 Aust-Agder fylkeskommune - Innstilling til fylkestinget: Fylkestinget tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp konklusjonene under hver av problemstillingene. Fylkesrevisor orienterer om oppfølging av rapporten i løpet av andre halvår av 2015. Kontrollutvalget vedtok i møte 28.05.2014, sak 25/14, å gjennomføre et prosjekt med tittelen: «Kontroll av særskilte forhold ved videregående skoler». Fylkesrevisjonen har valgt å se nærmere på Møglestu videregående skole. Forvaltningsrevisjonsprosjektet hadde som formål å avklare og gi svar på 4 problemstillinger: 1) Er utvalgte objekter fysisk tilstede ved skolen? 2) Er utvalgte objekter registrert i SATS (skoleadministrativt system)? 3) Er utvalgte bilag knyttet til reise-, oppholds- og bevertningsutgifter dokumentert med hensyn til formål og deltakere i hht bokføringsforskiften 5-9 og 5-10? 4) Anvender skolen kjørebøker i tråd med regelverket? Rapporten konkluderer under hver problemstilling. Hovedkonklusjonen er at det er mangler og at skolen må følge opp funnen i rapporten. Det er i hovedsak mangelfullt om registering av fysiske objekter og dokumentasjon rundt reise, opphold, bevertning hva gjelder formål og hvem som har deltatt, og kjørebøker, jf. punktene 2-4. Sak 7/15 Side 10 av 15
Sak 7/15 Rådmannen har i sitt høringsbrev orientert om at rapporten allerede er fulgt opp og ny praksis og nye rutiner er allerede på plass. Fylkesrevisor legger frem rapporten for i møte. Forvaltningsrevisjonsrapport kontroll av særskilte forhold ved Møglestu videregående skole Side 11 av 15
Sak nr. 8/15 AVSLUTTET BYGGEREGNSKAP - FYLKESVEI 409 TROMØYBRUA - PÅHENGT GANG- OG SYKKELVEI Arkivsaksnr.: 15/187 Arkivkode: 210 8/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 409 Tromøybrua, påhengt gang- og sykkelvei, prosjektnummer 84101321. Kostnadsrammen er på kr. 30 mill. Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en investeringsutgift på kr. 26 621 137,10, i tillegg til planleggingsutgifter på kr. 674 775,75. Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse 30.01.2015 og har ingen merknader utover denne. Aust-Agder fylkeskommune oversendte avsluttet byggeregnskap for prosjektet til fylkesrevisor 14.01.15, halvannet år etter at prosjektet ble avsluttet. Fylkesrevisor har gjennomgått byggeregnskapet og avgitt uttalelse om forenklet revisjonskontroll av prosjektet i brev 30.01.15. Saken er oversendt for videre behandling. Sekretariatet har ingen merknader. Brev fra fylkesrevisor 09.02.15 Brev om avsluttet byggeregnskap 14.01.15 Fylkesrevisors uttalelse 30.01.15 Sak 8/15 Side 12 av 15
Sak nr. 9/15 AVSLUTTET PROSJEKTREGNSKAP - PROSJEKT FV 416 RISØR SENTRUM, MILJØPRIORITERT GJENNOMKJØRING (MGP) Arkivsaksnr.: 15/103 Arkivkode: 210 9/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget har fått seg forelagt avsluttet byggeregnskap for Fylkesvei 416 Risør sentrum, miljøprioritert gjennomkjøring, prosjektnr. 84100351. Kostnadsrammen er på kr 2 000 000. Prosjektet ble avsluttet i juni 2013 og viser en samlet investeringsutgift på kr. 1 900 000. Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse 21.01.15 og har ingen merknader utover denne. Aust-Agder fylkeskommune oversendte avslutte byggeregnskap for prosjektet til fylkesrevisjonen 14.01.15. Fylkesrevisjonen har gjennomgått byggeregnskapet og avgitt uttalelse om forenklet revisjonskontroll av prosjektet i brev 21.01.15. Saken er oversendt for videre behandling. Sekretariatet har ingen merknader. Brev fra fylkesrevisor 21.01.15 Brev om avsluttet byggeregnskap 14.01.15 Revisors uttalelse 21.01.15 Sak 9/15 Side 13 av 15
Sak nr. 10/15 FYLKESUTVALGETS VEDTAK 25.11. OG 16.12. 2014 OG 3.2. OG 10.2. 2015 Arkivsaksnr.: 15/201 Arkivkode: 033 10/15 Aust-Agder fylkeskommune - Kontrollutvalget tar saken til orientering. I tilleggsreglementet for står det at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overensstemmelse med fylkestingets politikk. Siden forrige møte i foreligger protokoll fra utvalgsmøte den 25.11.14, 16.12.14, 03.02.15 og 10.02.15. Fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ingen merknader. Sekretariatet har ingen merknader. Saksliste fra FU 25.11.14, 16.12.14, 03.02.15 og 10.02.15 Sak 10/15 Side 14 av 15
Sak nr. 11/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.02.15 Arkivsaksnr.: 15/205 Arkivkode: 033 11/15 Aust-Agder fylkeskommune - Sakene tas til orientering. Orientering frå sekretariatet NKRF konferansen Vårkonferansen 28.04.2015 Eventuelt Sak 11/15 Side 15 av 15