Frslag til rutiner PLANLEGGING, TILRETTELEGGING OG OPPFØLGING VED IKKE BESTÅTTE PRØVER I AFR 11.05.2010 Innhld Innhld... 1 1. INNLEDNING... 2 Bakgrunn... 2 2 KUNNSKAPSPRØVEN... 3 2.1 Første kunnskapsprøve... 4 2.2 Andre kunnskapsprøve... 4 2.3 Tredje kunnskapsprøve... 5 3 PRAKTISK PRØVE... 5 Tips til planlegging av frberedelser g gjennmføring... 6 3.1 Første praktiske prøve... 7 3.2 Andre praktisk prøve... 7 3.3 Tredje praktiske prøve... 8 4 VEDLEGG... 9 4.1 Oppfølgingsskjema ikke bestått kunnskapsprøve/ikke bestått praktisk prøve... 9 Egne ntater:...11
1. INNLEDNING Bakgrunn AFR har mange henvendelser fra tilsluttede bedrifter, sm ber m råd g tips til hvrdan den enkelte finansbedrift kan gjøre sitt beste fr å følge pp den enkelte kandidat ved ikke bestått prøve, ref. regelverkets 3-1 d) g sm det da skal lages utviklingsplaner fr. Enkelte spørsmål er i grenseland mellm regelverket sm håndteres av AFR g persnalplitiske spørsmål sm skal håndteres av den enkelte bedrift. Finansnæringens arbeidsgiverfrening har behandlet spørsmålene rundt finansbedriftenes ansvar i FAnytt nr. 5 sm er tilgjengelig på deres hjemmesider: www.finarb.n. Den enkelte finansbedrift har gså ansvar fr: Kmpetanseutvikling Tilrettelegging av prsesser der medarbeiderens hldninger g praktiske ferdighet utvikles. Bevisstgjøring/utvikling av nærmeste leder slik at denne kan ivareta sitt utviklings- g ppfølgingsansvar på en gd måte. Praktiske funksjner knyttet til testing g praktisk prøve i autrisasjnen. Nen utviklet tidlig rutiner g retningslinjer mens andre bedrifter per februar 2010 ikke hadde kmmet helt i gang med arbeidet g søkte infrmasjn m hva nærmeste leder kan g bør gjøre g hva bedriftsansvarlige kan g bør gjøre fr å ivareta den enkelte kandidat. AFR er pptatt av at det er likest mulig praksis mellm finansbedriftene, g har derfr tatt initiativet til en arbeidsgruppe med representanter fra tilsluttede finansbedrifter, sm skulle se på m man kunne finne frem til nen felles anbefalte retningslinjer, råd g tips til bruk fr planlegging, tilrettelegging g ppfølging av kandidater sm ikke består kunnskapsprøven eller den praktiske prøven. Sammensetning av arbeidsgruppen Trude Brevik Damm, Sparebanken Vest Hanne Fjellheim, Handelsbanken Liv Krkan Murud, Sparebanken Hedmark SpareBank 1 Siv Seglem, AFR (ved beskrivelse av gjeldende regelverk g rammeverk) Arbeidsgruppen har hatt 4 møter / telefnmøter g har arbeidet frem freliggende dkument sm den enkelte finansbedrift kan hente tips fra fr egne rutiner g retningslinjer. AFR har hatt ansvar fr å beskrive regelverket der dette er gjrt g fr å distribuere dkumentet til alle bedriftsansvarlige i tilsluttede bedrifter. Arbeidsgruppen håper dkumentet kan kmme til nytte. Det er i alles interesse at kandidater behandles gdt g mest mulig likt g at gde råd deles. Vi ppfrdrer til å sende gde innspill til neste versjn av dkumentet til pst@autrisasjnsrdningen.n 11. mai 2010 Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 2
2 KUNNSKAPSPRØVEN Finansbedrifter sm er tilsluttet rdningen, skal sikre at deres ansatte sm driver med finansiell rådgivning g ledere sm har faglig ppfølgingsansvar fr disse, autriseres (Regler 2 1). Kandidater sm meldes inn i rdningen får tilgang til kartleggingstesten. Deretter meldes kandidatene pp til kunnskapsprøven på de tidspunkter g etter de rutiner sm er avtalt mellm bedrift g autrisasjnsrdningen (Regler 2 3). Oppdatert regelverk finnes på AFRs hjemmesider: Regler fr autrisasjn av finansielle rådgivere Kmpetansekrav g mfang Det er den ffentlige fagplanen på AFRs hjemmesider sm er retningsgivende fr hva en kandidat skal kunne g sm ligger til grunn fr spørsmålene i databasen til kunnskapsprøven. I styringsgruppens innstilling er mfanget av pensum/arbeidsmengde fr å nå kmpetansekravene i kunnskapsprøven anslått til ca 30 studiepeng. Behvet vil variere med den enkelte kandidats bakgrunnskunnskap g tidligere utdanning g erfaring. Det er mange gde pplæringspplegg i de ulike finansbedriftene med kmbinasjner av pensumlitteratur, e-læring, studiegrupper, felles kursing, bruk av ressurspersner internt g eksternt, videfrelesninger m.v. Dette beskrives ikke nærmere i dkumentet, men vi ppfrdrer alle til å ta på alvr at en vellykket gjennmføring krever gd planlegging tilpasset finansbedriften g kandidatene. Tilrettelegging av kunnskapsprøven i frbindelse med særskilte behv. I h.h.t. 3-6 i regelverk kan det etter søknad tildeles tilleggstid på inntil 1 time fr kandidater med særskilte behv. Det kan gså etter søknad tilrettelegges fr at prøven kan besvares rent manuelt. Søknadene avgjøres av den enkelte bedrift g innrapprteres til sekretariatet. Kandidater kan ved begrunnelse g dkumentasjn av særskilte behv få tilpasset kunnskapsprøven. Særskilte behv defineres sm: 1) Lese/skrivevansker 2) Medisinske årsaker (Ryggplager/allergier/andre fysiske plager) 3) Andre begrunnede årsaker Behvet må dkumenteres med ppdatert legeattest eller ppdatert attest fra andre sakkyndige. Attesten må innehlde en spesifikasjn av de ulemper kandidaten har i eksamenssituasjnen, samt hvilke tilrettelegginger sakkyndig mener kandidaten har behv fr. Finansbedriften avgjør søknaden g ppbevarer underlag / dkumentasjn. Avgjørelsen innrapprteres til AFRs sekretariat, jf nærmere beskrivelse på AFR sine sider fr bedriftsansvarlige. Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 3
2.1 Første kunnskapsprøve Ved bestått: Kandidaten infrmeres m prsessen g tidsanslag frem mt praktisk prøve. Ved ikke bestått: I henhld til regelverket 3 1 d) skal det gå minimum en måned mellm prøvene. Dersm prøven ikke bestås, har leder i samråd med kandidaten ansvar fr at det blir satt pp en utviklingsplan frem mt neste prøve. En gd rutine er å følge pp at nærmeste leder tar ansvar fr at det i samarbeid med kandidaten utarbeides en skriftlig utviklingsplan med utgangspunkt i resultatet fra første prøves emnemråder. Det bør gjøres avtaler m pplæringstiltak med relevante ressurser innenfr de ulike fagemnene (persnlig øknmi, makrøknmi, finansmarkeder, prduktgrupper, etikk g regelverk) m ekstrardinær pplæring fr alle sm ikke har bestått eller fr enkeltgrupper, avhengig av resultater. Dette kan være i frm av klassermsundersvisning, kllkviearbeid, videknferanser sv. Regelverkets 3-6 regulerer tilrettelegging av kunnskapsprøven fr kandidater med særskilte behv, se side 2 i dette dkument. Det bør stilles krav til kandidaten m at denne selv har ansvar fr å gjennmføre utviklingstiltak etter utarbeidet plan g å delta på eventuelt tilbud m ekstrapplæring. Det bør avklares med kandidaten m det er andre utfrdringer enn de faglige sm kandidaten bør jbbe med, fr eksempel lesing g tlking av tekst, trening på dispnering av tid gjennm bruk av kartleggingstesten eller annen frm fr øvelse i selve eksamensfrmen. 2.2 Andre kunnskapsprøve Ved bestått: Sensr 2 infrmerer kandidaten m prsessen g tidsanslag frem mt praktisk prøve. Ved ikke bestått: I henhld til regelverkets 3 1 d) skal det gå minimum en måned mellm prøvene. Tiden frem mt neste prøve etter annen gangs stryk bør vurderes nøye. Det er viktig å gi kandidaten gd tid g ppfølging før tredje g siste frsøk på kunnskapsprøven. Bedriftsansvarlig bør kntakte kandidaten g nærmeste leder g avtale et eget møte der målet fr møtet vil være å skape trygghet rundt kandidaten g avdekke eventuelle nye støttetiltak sm vil kunne hjelpe kandidaten til å bestå på tredje frsøk. Det må gjøres tydelig fr kandidaten hva sm vil være knsekvensene dersm tredje frsøk ikke bestås, jf Regelverket 2 1. Den skriftlige utviklingsplan leder skal sette pp sammen med kandidaten, bør ta utgangspunkt i statistikk fra de t første prøvene. Det bør gjøres avtaler m pplæringstiltak med relevante ressurser i de ulike fagemnene (persnlig øknmi, makrøknmi, finansmarkeder, Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 4
prduktgrupper, etikk g regelverk) m ekstrardinær pplæring fr alle sm ikke har bestått eller fr enkeltgrupper, avhengig av resultater. Dette kan være i frm av klassermsundersvisning, kllkviearbeid, videknferanser sv. Det bør stilles krav til kandidaten m at denne selv har ansvar fr å gjennmføre utviklingstiltak etter utarbeidet plan g delta på eventuelt tilbud m ekstrapplæring. Det bør avklares med kandidaten m det er andre utfrdringer enn de faglige sm kandidaten bør jbbe med, fr eksempel lesing g tlking av tekst, trening på dispnering av tid eller annen frm fr øvelser i selve eksamensfrmen. 2.3 Tredje kunnskapsprøve Ved bestått: Sensr 2 infrmerer kandidaten m prsessen g tidsanslag frem mt praktisk prøve. Ved ikke bestått: Ved ikke bestått etter tredje frsøk vil dette bli en persnalsak sm må håndteres etter bedriftens retningslinjer. 3 PRAKTISK PRØVE I kunnskapsprøven ble nødvendige fagkunnskap vurdert. I den praktiske prøven skal kandidatene dkumentere at de mestrer å gjennmføre finansiell rådgivning i praksis g at de har tilstrekkelig bevissthet m etiske dilemmaer. Den praktiske prøven gjennmføres i bedriften. Dette er nærmere mtalt i Rammeverk fr praktisk prøve Fr å gå pp til praktisk prøve gjelder følgende: 1) Det må dkumenteres at kunnskapsprøven er bestått. 2) Kandidaten må ha ett års relevant yrkeserfaring. Med dette menes at vedkmmende må ha ett års erfaring fra kundebehandling g/eller rådgivning i en finansbedrift. Dersm medarbeideren er nyansatt g mangler ett års relevant yrkeserfaring, gjelder følgende: 1) Bedriften må lage en utviklingsplan slik at medarbeideren gjennm sitt første år i bedriften får den nødvendige pplæring/trening sm skal til fr å kunne bestå kunnskapsprøven g den praktiske prøven. 2) Den praktiske prøven kan tidligst avlegges i siste kvartal av det året hvr relevant yrkeserfaring pparbeides. Om det av pplæringshensyn er nødvendig, må prøvene selvsagt avlegges senere enn dette. Det er viktig å huske på at praktisk prøve er en eksamenssituasjn fr den enkelte kandidat. Gde frberedelser fra alle invlverte parter er derfr viktig. Kravene til likebehandling hs kandidatene skal tilstrebes g regler/rammeverk fr praktisk prøve må derfr verhldes. I de finansbedrifter der man har et sensrkrps må man arbeide med case g ulike eksamenssituasjner sm kan ppstå slik at sensrene har en felles ppfatning av prblemstillinger g grenseganger i vurderingsarbeidet i den praktiske prøven. Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 5
Tips til planlegging av frberedelser g gjennmføring Det anbefales at det legges pp til et strukturert treningspplegg i den enkelte finansbedrift. Hvr mye den enkelte bør trene er avhengig av frkunnskaper g erfaring. Vi ser at i de finansbedrifter hvr det trenes gdt har man gde resultater på de praktiske prøvene. Mange trener sine medarbeidere mellm 2 til 4 treninger på hele kundesamtalen. Man kan dele pp treningsøktene slik at det er praktisk gjennmførbart, g slik at man fr eksempel tar fatt i enkelte deler eller spesielt vanskelige deler av praktisk prøve g trener kun på det, sm f. eks. gde spørsmål fr å avdekke risik eller frklaring av risik i løsningsfrslaget på en måte sm kunden frstår i kundemøtets del 2, men det er viktig å trene på helheten gjennm begge delene av samtalen. Den sm er med på å trene kandidaten bør ha gd faglig kmpetanse g innsikt i sensrskjemaet. Avhengig av størrelse på bedriften benyttes sensrer, ledere sm er autrisert samt investeringsrådgivere g rådgivere i disse treningsppleggene. Vi anbefaler at ledere autriseres før sine medarbeidere da dette styrker frståelse g gd ppfølging av medarbeidere i frhld til kmpetansenivå g treningsmfang. Evaluering av praktisk prøve våren 2010 har vist at en av de viktigste enkeltårsakene til m en kandidat selv klarer praktisk prøve, er at nærmeste leder selv er autrisert, frdi lederen da vet hva sm vil kreves av rådgiveren i autrisasjnsprøvene g er bedre i stand til å planlegge g tilrettelegge fr kandidaten,. En del bedrifter har, i tillegg til den trening sm er skissert ver, en tentamen med sin leder g/eller en kvalifisert persn sm skissert ver fr å sikre at nødvendig kmpetanse er på plass før man benytter seg av et frsøk. Dette sikrer gså kstnader ved unødig bruk av ressurser i frhld til reiseutgifter, tid fr sensrer i frberedelse g etterarbeid. Nen bedrifter har laget egne treningscase sm er på samme vanskelighetsnivå sm de praktiske casene fr å sikre at den enkelte trener på rett nivå til prøven. Det er gså viktig at man bruker reelle kundemøter, planlegger g gjennmfører disse i tråd med sensrskjemaet. Dette gir trening i rett bruk g ikke minst at det kan være med å bidra til at den enkelte gjennmfører kundesamtaler etter denne malen gså etter at man har bestått den praktiske prøven! Det er viktig at kandidaten har trent g er trygg på saksbehandlersystemet / støttesystemet sm benyttes i den enkelte bedrift. Dette har str betydning fr prduksjn av dkumentasjn g det løsningsfrslaget kandidaten skal presentere i møte 2. Må - kravene i sensrskjemaet er transparente i frhld til MiFID regelverket. Dette betyr at rett bruk av dkumenter i frhld til regelverk er viktig. Det kan fr eksempel gjelde skjema fr rammeavtale fr investeringstjenester i frhld til MiFID regelverket. Husk gså på at kandidaten trener på etisk dilemma før prøven. Kandidaten bør gjøres ppmerksm på etikkheftet sm finnes på AFR sin hjemmeside. Dette er pensum både til kunnskapsprøven g praktisk prøve. I treningsøktene må man gså sikre at medarbeider er gdt kjent med retningslinjene fr gd rådgivningskikk g hvrdan disse bør tlkes g praktiseres. I mange bedrifter er kandidatens nærmeste leder til stede når tilbakemelding fra sensr 2 blir gitt, fysisk eller per telefn Enkelte praktiserer at leder alltid er til stede fr å følge pp medarbeideren uansett m denne består eller ikke. Det viser seg å være en gd løsning fr at leder blir kjent med hva sm er frbedringspunkter g det gir gså en gd versikt ver hvilke mråder kandidaten leverer gdt på. Andre praktiserer at leder er med når det Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 6
blir gitt tilbakemelding ved ikke bestått fr å ivareta at en ppfølgingsplan blir så gd sm mulig. 3.1 Første praktiske prøve Ved bestått: sensr 2 g sensr 1 redegjør fr hvedpunkter i sine vurderinger. Sensr 2 gir beskjed til bedriftsansvarlig m resultatet fr registrering i nasjnal database. Ved ikke bestått: Sensr 2 g sensr 1 redegjør fr sine vurderinger g det er viktig at kandidaten pplever tilbakemeldingen så grundig at han/hun er i stand til å krrigere feil til neste frsøk. Kandidaten må gjøres ppmerksm på klagefristene, se Klageskjema på AFRs hjemmesider. Det skal gis skriftlig tilbakemelding på fastsatt skjema fra sensrene innen 2 dager etter avhldt praktisk prøve. Erfaringer viser at den skriftlige tilbakemeldingen må være tydelig i sin begrunnelse, g samstemt med den muntlige tilbakemeldingen. Sensr 2 melder resultatet til bedriftsansvarlig g sender med skriftlig dkumentasjn sendt sm tilbakemelding til kandidaten g dennes leder. Klagefristen fr kandidaten er 1 uke etter mttatt skriftlig tilbakemelding fra sensr 2. Nærmeste leder er ansvarlig fr ppfølging av kandidaten frem mt neste prøve. Den skal ikke avhldes før etter minimum en måned (Regler 3 1 d)). Det må tilrettelegges et gdt treningspplegg sm er i tråd med sensrenes vurdering av hva sm skal til fr å bestå neste prøve, se gså under 3.0 T Tips til planlegging av frberedelser g gjennmføring. Det er viktig at sensr 2 samler inn alle dkumenter kandidaten har brukt under den praktiske prøven. Disse dkumentene kan etterspørres av den interne klageinstansen ved en eventuell klage på resultatet. Tilsvarende gjelder gså dersm saken går videre til behandling hs AFR. Dkumentene bør ppbevares til kandidaten er autrisert. Like viktig er det at slike dkumenter ppbevares sikkert g slettes når det ikke lenger er bruk fr dem. 3.2 Andre praktisk prøve Ved bestått: sensr 2 g sensr 1 redegjør fr hvedpunkter i sine vurderinger. Sensr 2 gir beskjed til bedriftsansvarlig m resultatet fr registrering i nasjnal database. Ved ikke bestått De samme punktene sm gjelder etter første frsøk ref pkt. 3.3 Nen kandidater ønsker å skifte sensrpar mellm første g andre frsøk. Fleksibilitet i frhld til hva kandidaten ønsker bør tilstrebes, men det må vurderes i den enkelte finansbedrift i frhld til kapasitet g lgistikkmuligheter. Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 7
Bedriftsansvarlig bør være tett på kandidaten g dennes leder fr å sikre at en ppfølgingsplan kan være med å bidra til gd g rett trening i periden før siste frsøk. Det er vanlig at de fleste finansbedrifter invlverer flere enn nærmeste leder ved stryk. Den enkelte bedrift må vurdere hvem sm eventuelt bør invlveres i saken fr eksempel leders leder, bedriftsansvarlig, HR direktør eller andre sm bør kjenne til status g være med å tilrettelegge fr et gdt treningspplegg fr kandidaten. 3.3 Tredje praktiske prøve Ved bestått: sensr 2 g sensr 1 redegjør fr hvedpunkter i sine vurderinger. Sensr 2 gir beskjed til bedriftsansvarlig m resultatet fr registrering i nasjnal database. Dersm kandidaten ikke består prøven på første g andre frsøk, bør en tredje gang gi vedkmmende anledning til å bli bedømt av andre sensrer enn de t første gangene. Ved ikke bestått Ved ikke bestått etter tredje frsøk vil dette bli en persnalsak sm må håndteres etter bedriftens retningslinjer Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 8
4 VEDLEGG 4.1 Oppfølgingsskjema ikke bestått kunnskapsprøve/ikke bestått praktisk prøve OPPFØLGING AV MEDARBEIDER ETTER IKKE BESTÅTT VED 1. ELLER 2. GANGS FORSØK KUNNSKAPSPRØVE AFR OPPFØLGINGSPLAN FOR: ANSATTNR.. AVDELING: LEDER: ANNEN SERTIFISERT MEDARBEIDER DERSOM LEDER IKKE ER AUTORISERT.. Eksempel Rutine: 1. Bedriftsansvarlig ringer leder fr å sikre at medarbeiders leder er kjent med resultatet 2. Leder gjennmfører ppfølgingssamtalen med medarbeider fr å sikre at det blir laget en knkret tiltaksplan fr hva det skal settes fkus på i tiden frem til andre/tredje frsøk 3. Dersm leder ikke har gjennmført kunnskapsprøven med bestått resultat, skal en autrisert finansiell rådgiver eller leder være tilstede fr å sikre at de faglige emnene blir grundig evaluert 4. Leder avgjør sammen med medarbeider når denne skal meldes pp til ny eksamen, g dat meldes bedriftsansvarlig 5. Kpi av ppfølgingsskjemaet sendes bedriftsansvarlig g/eller HR avdeling. Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 9
Emnemråde Resultat frsøk nr 1 Resultat frsøk nr 2 Her føres inn tiltak dersm medarbeider ikke følger seg trygg på emnet. Eksempel på tiltak; arbeide med fagemnene sammen med leder, plasseringsrådgiver eller annen medarbeider sm har klart prøven, delta i kllkviegrupper på avdelingen eller reginen. Evt. andre tilpassede aktiviteter Frist Ansvarlig 1 Persnlig øknmi 2 Makrøknmi 3 Finansmarkeder, metder g prtefølje 4 Prduktgrupper 5 Etikk g rådgivningsprsessen 6 Regelverk Ttal scre på prøven Plan fr når medarbeider vil ta neste kunnskapsprøve. Sted g dat Signatur medarbeider Signatur leder Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 10
Egne ntater: Versjn 2: 3. Juni 2010 Side 11