Offentlige anskaffelser hva er det/hvordan gjøre det: veien til nirvana eller veien til helvete eller.? Vegard Stuan, BouvetOne Nord 4.

Transkript

1 Offentlige anskaffelser hva er det/hvrdan gjøre det: veien til nirvana eller veien til helvete eller.? Vegard Stuan, BuvetOne Nrd 4. mai 2017

2 Innhld Hva vil dere vite? Om ffentlige anskaffelser Hvrdan gjøres det tankegdt fra Difi Mitt prsjekt Veien til nirvana?

3 Hva vil dere vite.? Up t yu... litt.

4 Vegard Laaang tid i IT-bransjen Leder Prsjektleder Salgsleder Anskaffelser Helse, universitet, slgt Hender jeg sykler litt Tur, hunder g jakt sv..

5 Anskaffelser Staten: Nrges største innkjøper g Buvets viktigste marked? Det ffentlige må følge lv m ffentlige anskaffelser (LOA) Terskelverdier fr anskaffelser, klart regelverk, FOA Hva slags anskaffelser? Systemanskaffelser Tjenestekjøp Knsulenttjenester Rammeavtaler «Gullet» til Eirik en viktig frutsetning fr mange ppdrag i ffentlig sektr

6 Buvet Regin Nrd Regins Nrds viktigste marked 2017/2018 Opptelling uke 18: 46 stk. på ppdrag innen Offentlig Hele tjenestebredden til Regin Nrd Arbeidstilsynet Barentswatch Dirmin Dmstlsadministrasjnen HEMIT Helse Midt-Nrge Miljødirektratet NGU NTFK NTNU Sklverket Stckhlm STFK Trndheim Kmmune UiT

7 Terskelverdier: fra Difi: Under mva: Sikre knkurranse, flere tilbud Staten: under 1,1 + mva: DOFFIN, avrp på rammeavtaler sv. Andre: 1,75 + mva Over 1,1 + mva: Anbudsknkurranse (åpen/begrenset) Ikke tillatt å frhandle m tilbudene Knkurranse med frhandlinger Klare krav til ytelsene Prekvalifisering Tilbud Frhandlinger med nedvalg BAFO Knkurransepreget dialg Dialg fr å få løsningsfrslag Deretter tilbudsknkurranse Innvasjnspartnerskap Løsninger sm ikke fins i markedet

8 Difi gde veiledninger:

9 Difi: IT-anskaffelser:

10 Difi: Knsulenttjenester:

11 Gjennmføringsmdell: Difi

12 SSA: Statens standardavtaler:

13 Mitt prsjekt: anskaffelse av ny e-læringsløsning fr NTNU Frstudie behvskartlegging: høst 2014-vinter 2015 Prekvalifisering av leverandører: vinter 2015 Leveranseevne, sliditet, representasjn i Nrge sv. Kvalfisere g velge tilbydere Frespørsel g knkurransestrategi: Knkurranse med frhandling Tilbudsprsess Tilbudsknferanse, spørsmål g svar Tilbud med frmell åpning Frhandlingsfaser 3 evaluerings- g frhandlingsfaser frskjellig fkus Prising av frbehld g risk ende pp med sammenlignbare tilbud Innstilling, kntrakt Valg tildelingsbrev karenstid - klagebehandling - signering

14 Viktige prinsipper ved anskaffelsen Negtiatin bjectives: Establish a cmplete and cnsistent set f agreements which will be an apprpriate management tl fr the parties in the cperatin Imprve the Tenderer s ffer as much as pssible Ensure a cmmn understanding f the Buyer s needs and the requested slutin Ensure a cmmn understanding f the Tenderer s ffer Frhandlingshåndbk Ekstern utgave deles med tilbydere Verifiserbarhet g transparens Intern utgave Ekstern utgave + regler fr arbeide i anskaffelsesteamet Sikre at alle arbeider etter samme prinsipper g prsedyrer Verifiserbarhet g grunnlag fr transparens av arbeidet i tilfelle knflikt Ensure a cmmn understanding and acceptance f the gvernance mdel Ensure predictability, equal treatment f all tenders as well as verifiability in the cmpetitin

15 TIDSPLAN Kmmentar Styringsgruppemøte Frespørsel ut 22.5 Opplæring evalueringsteam Tilbudsprduksjn 10.7 Spørsmål til tilbudsknf. Frist 4.06 Tilbudsknferanse Mtta spørsmål 19.6 Siste frist fr å stille spørsmål Svare på spørsmål Siste frit fr svar på spørsmål Smmerferie Første drar 22.06/Alle tilbake 26.8 Evaluere/frhandle runde 1 Gjennmgå runde All evaluering skal være ferdig midnatt 23.8 Etternølere runde Bid clar/frhandl Itslearning 22.9 Første leverandør uke 37: Bid clar/frhandl Frnter 29.9 man: siste prepp tirs-trs: møte fre:ppsumm Bid clar/frhandl Blackbard 6.10 tirs frm.: dem i R6 Bid clar/frhandl Instructure Revidert tilbud fr alle 5 3u t Siste lev 3 uker til nytt tilbud Eval rev. tilbud Oppsum./beslutte nedvalg Beslutning m nedvalg/invitt fase 2 Oppsummering g nedvalg klar Frhandlinger runde 2 Frberedelse/mbilis Er en uke i mellm nk? Leverandør lev per uke+ ppsumm/mellmarb Leverandør ma-tir + tr-fre Leverandør lev 3. Oppsummering u51 Revidert tilbud fr alle 3 2u Siste lev 2 uker til nytt tilbud Eval rev. tilbud Innstilling til runde Oppsum./beslutte nedvalg Beslutn nedvalg/invitt fase 3 Epst til Lev A + B 15.1 Frhandlinger runde 3 Frberedelse/mbilis Leverandør A 25.1 Leverandør B 26.1 Oppsummering/innstilling 29.1 Endelig innstill. Beslutning styr.grp/ntnu Beslutn mid u5 Kntrakt tildelt/signert uker/karenstid (10 dager eller me 5.2 tidligst 19.2 PM1 (10%)

16 Evalueringskriterier. Abslutte krav (A) må ppfylles av tilbyder fr å bli med videre Scring av alle andre krav (B, C) ut fra skale 0-10, individuelt g sammenstilt fra flere sm evaluering (snitt, vekting sv.) Må kunne ettergås g verifiseres Regner sammen g vekter scre, nrmaliserer innen kriterium Omsetter verdi av frbehld sm ikke er frhandlet brt i kstnad g legger til TCO Alt må kunne frsvares i en rettssal i fall knflikt med frsmådd tilbyder. Dkumentasjn er viktig

17 Evalueringsmråder And the winner is. Oppsummering evaluering Blackbard Internatinal B.V. Frnter AS Instructure Inc. Itslearning AS Vekting Vektet innefr ramme Peng Vektet peng Peng Vektet peng Peng Vektet peng Peng Vektet peng The els functinal and nn-functinal prperties 55 % 10,00 5,50 6,60 3,63 8,44 4,64 8,81 4,85 Cntractr's services 20 % 9,90 1,98 9,37 1,87 7,84 1,57 10,00 2,00 Ttal cst f wnership 25 % 7,07 1,77 10,00 2,50 4,60 1,15 9,21 2, % Ttal scre Rangering 9,25 8,01 7,36 9,

18 Veien til Nirvana (eller helvete)? Muligheten til å påvirke er før tilbudsprsessen starter frmelt Sørge fr at de liker ss g spør m det sm gir frdel Mye bra tankegdt å hente hs Difi! Anskaffelsesprsesser kster masse penger fr både kunde g tilbyder Evalueringskriteriene trumfer alt Tilbyder: Sørg fr at kunden får en enklest mulig jbb! Svar eksakt på det sm det spørres m uten svada Vær ærlig g løsningsrientert «tungetale» bygger ikke tilit Gjør det enkelt fr kundens flk å gi tilbudet ditt en gd scre Tilslutt kan det være bare prisen sm avgjør men ikke alltid Hva sier evalueringskriteriene Kan ende pp med en tilbyder eller løsning sm ikke «ønskes» Likebehandling, etterrettelighet g transparens helt avgjørende Knflikt klager - KOFA da har kunden tapt masse