Ord på veien # Resultatforbedrende program

Transkript

1 #4

2 Informasjon fra prosjektleder Det resultatforbedrende programmet går nå over i en ny fase. De fleste prosjektene har sluttført prosjektarbeidet og kommet fram med forslag til tiltak. Vi vil takke alle som har bidratt i prosjektarbeidet og er glad over at vi har kunnet gjøre dette ved hjelp av interne krefter. Det er mye god kompetanse i selskapene, og det er viktig at vi samhandler, utvikler og gjennomfører med basis i beste praksis. Selskapene overtar nå stafettpinnen og må sørge for at nødvendige tiltak gjennomføres. Oppfølging av prosjektene vil nå skje gjennom den vanlige rapporteringen fra selskapene, som må sette egne mål og sørge for at de har prosesser for å nå disse. I løpet av perioden til 2016 skal vi spare 100 mill kroner. Vi er på god vei. Resultatet pr april viser at selskapene i Norge har et resultat over budsjett og over fjoråret. Utviklingen i de tre viktigste nøkkeltalene som skal gi oss nødvendig resultatforbedring, er vist nedenfor. Her ser vi at både på korttidsfravær, overtidsprosent og dieselforbruk har god utvikling. Samtidig ser vi at vi har en vei å gå før vi har nådd målene. Atle Svenheim Prosjektleder...det er viktig at vi samhandler, utvikler og gjennomfører med basis i beste praksis... Kortidsfravær Norge Overtidsprosent Norge Dieselforbruk ltr. pr. mil Norge Utgangspunkt Resultat 2013 Akk april Akk april 2013 Gjsn. siste 12 mnd Bud Mål ,10% 2,91% 3,13% 3,32% 2,85% 2,70% 2,50% 4,0% 4,0% 3,2% 3,8% 3,8% 3,0% 2,5% 3,80% 3,76% 3,68% 3,95% 3,73% 3,70% 3,60%

3 Innhold Sykefraværsprosjektet Prosjekt Flåtestyring Korrekte og oppdaterte kilometerdata Effektive og kompetente driftssentraler Vurdering av info-easy verksted Status skadeoppfølgingsprosjektet Kontraktsoppfølging Administrative kostnader Regnskapsfunksjonen

4 Sykefraværsprosjektet I prosjektperioden er det vært gjort analyser på forskjellig nivåer. Analysene har vært hentet inn via spørreundersøkelser og tallanalyser for å teste hypoteser. Oppsummert gir dette oss en god oversikt over sykefraværet i Nettbuss, og vi kan også indikere noen sammenhenger som gjør at vi kan jobbe målrettet videre: Frode Lillerovde Organisasjonsdirektør 1. Store avdelinger har større risiko for høyt sykefravær. 2. Trivsel på arbeidsplassen er en avgjørende faktor for lavere korttidssykefravær. 3. Kunnskap hos ledere om lover, regelverk og handlingsrom knyttet til sykefraværsarbeidet kan forbedres....målet på 2,5% bør være innen rekkevidde... Tiltak som kan minske risiko for høyt korttidssykefravær: 1. Sykefravær tas opp i alle personal- og ledermøter for å opprettholde fokus og for å skape bevissthet om temaet, og at det ikke blir glemt. 2. For å få ned kontrollspennet i store avdelinger kan man ansette teamledere som har personalansvar for deler av avdelingens ansatte, for å sikre fokus på sykefraværsoppfølging. 3. Det må fokuseres på tiltak som knytter medarbeideren til selskapet og arbeidsplassen. a. Et godt utviklet HMS-arbeid, med fokus på avtalte vernerunder, oppfølging av avvik med konkrete tiltak og oppfølging av handlingsplaner. b. Personalmøter med fokus på mål, resultater og avdelingens indre liv. c. Oppfølging av medarbeidertilfredshetsundersøkelsen (MTA) d. Utvidet bruk av egenmelding (eks. 16 dager). 4. Ledere må læres opp i lov- og avtaleverk, samt verktøy og føringer som bedriften har for å jobbe med sykefraværet. Det bør fokuseres på opplæring av ledere i forhold til å gjennomføre samtaler (ref. den vanskelige samtalen ) med medarbeidere. 5. Opplæring i bruk av de verktøyene vi har: Lederhåndboka (LHB), herunder prosess/skjema for sykefraværsoppfølging Hastus fraværslogg Qlick View Personal Basert på de funn og tiltak som er foreslått, skal selskapene nå fortsette arbeidet med å få ned sykefraværet. Organisasjonsforum har ansvar for videre oppfølging av sykefraværet i Nettbuss og må få tilbakemelding på om det er behov for opplæring og ytterligere verktøy. Gjennomsnittlig korttidsfravær har gått ned fra 3,1 % til 2,85 % og målet på 2,5% bør være innen rekkevidde. 4

5 Prosjekt Flåtestyring Tekst: Frode Lillerovde, Organisasjonsdirektør Ved å etablere en god prosess for bruk av data fra Flåtestyringssystemet (FS), vil vi kunne gi individuelle tilbakemeldinger til medarbeidere som igjen bidrar til positive resultater for Nettbuss. Målet med prosjektet er å etablere den beste måten å formidle data fra FS til sjåføren slik at man oppnår 5 % innsparing i dieselforbruket i perioden frem mot utgangen av Prosjektets omfang er å utarbeide rutiner for bruk og rapportering, og å utarbeide oppfølgingsplan. Følgende leveranser har kommet fra prosjektet: Utarbeide rutiner for bruk og rapportering: Prosjektet har hatt fokus på utvikling og leveransen av Selskapsrapportene, som basis for å kunne måle fremgang på enhetsnivå og har levert en bruksanvisning for Selskapsrapporter som er lagt ut i Lederhåndboken(LHB). Selskapsrapportene baserer seg på fire valgte elementer som er definert av prosjektet: - Pålogging - Tomgangskjøring - Hendelser (kjørestil) - Drivstofforbruk Prosjektet har levert en definert rollebeskrivelse knyttet til Flåtestyringssystemet som er lagt ut i LHB. Prosjektet har evaluert dokumentene Instruks flåtestyring og Opplæringsmetode Flåtestyring som ligger tilgjengelig i LHB. Det anses ikke nødvendig å endre disse dokumentene, men prosjektet påpeker at kunnskapen om dokumentenes innhold må bli bedre blant ledere i Nettbuss. Det er gitt grunnleggende opplæring knyttet til Flåtestyringssystemet til ledere i Nettbusselskapene. Prosjektet anbefaler at det må fokuseres på lederopplæring i hvordan systemet og rapporter brukes opp mot sjåførene. Det må videre lages ett sentralt opplæringsopplegg basert på instruks og opplæringsmetode. Prosjektet anbefaler videre at dette utarbeides av Systemansvarlig Flåtestyring, i samarbeid med superbrukere i selskapene. Superbrukere og systemansvarlig flåtestyring er videre ansvarlig for å tilby kursing til selskapene innen: - Instruks for Flåtestyringssystemet - Bruk av det elektroniske flåtestyringssystemet for oppfølging - Felles metodikk for gjennomføring av samtaler med medarbeideren som over tid har fått registrert mange hendelser, og har behov for en positiv veiledning i forhold til egen kjørestil.... det er fullt mulig å oppnå 5 % drivstoffreduksjon... Utarbeide oppfølgingsplan: En av kjerneverdiene som ligger knyttet til Flåtestyringssystemet er at det skal alltid brukes med, og ikke mot, sjåføren. Det er likevel viktig å presisere at sjåføren har en plikt til å ta i bruk systemet. Dersom en sjåfør ikke logger seg på skal det gjennomføres samtale med sjåføren. Denne samtalen må dokumenteres da dette ikke dreier seg om flåtestyringssystemet som sådan, men at sjåføren ikke har fulgt den plikten som skal overholdes. Måloppnåelse i henhold til prosjektets målsetninger: Riktig bruk av Flåtestyringssystemet vil, iht. leverandøren, kunne senke dieselforbruket inntil 18 %. Vi har en målsetning om å senke forbruket med 5 %. Prosjektet er av den oppfatning at det er fullt mulig å oppnå 5 % drivstoffreduksjon. Konklusjon: Det er nå viktigst å ta i bruk de verktøy vi har utviklet for å oppnå de ambisjoner vi har satt. Selskapsrapportene skal brukes som grunnlag for diskusjon og prioriteringer i alle leder- og sjåførmøter. Prosjektet avsluttes i sin nåværende form, og ansvaret for prosjektet overføres til Superbrukerforum Flåtestyring ledet av Systemansvarlig Flåtestyring. Det vurderes at grunnlaget som eksisterer i styrende dokumenter er tilstrekkelig for å drive en videre utvikling av bruken av flåtestyringsystemet. Gruppen samles med jevne mellomrom for erfaringsutveksling og evaluering. 5

6 Korrekte og oppdaterte kilometerdata Ragnar Krosser Teknisk direktør I forbindelse med anskaffelsen av Flåtestyringssystemet ble det også sett på muligheter for å fjernavlese tekniske data fra systemet - så som kilometerstand, gjennomsnittlig drivstofforbruk og tomgangskjøring på hver buss. I tillegg er det også vurdert mulighet for å hente ut alarmer - for eksempel om lav batterispenning.... vi ser nå at systemet begynner å fungere tilfredsstillende... Det har ikke vært en rett vei fram til mål, og prosjektet har tatt lengre tid enn beregnet, men vi ser nå at systemet begynner å fungere tilfredsstillende. Utfordringen har vært den tekniske tilkoblingen til selve bussen ved at det eksisterer forskjellige systemløsninger. Det har vært et betydelig arbeide å gjennomgå alle bussene for å rette opp feilkoblinger og kalibrerer systemet slik at hvert enkelt kjøretøy gir riktig data. Det er fortsatt noen ytterst få busser som ikke fungerer fullt ut, men det kommer. Framover vil vi nå få automatisk kilometeravlesning på bussene som vil spare oss for en del tungvinte manuelle løsninger. En stor takk til de som har og er involvert i prosjektet. Effektive og kompetente driftssentraler Tekst: Petter Kure Torgersen, Konserndirektør for drift og teknikk Prosjektet Effektive og kompetente driftssentraler hadde sitt siste møte i begynnelsen av april. Prosjektgruppen har bestått av:... vi er på god vei... - Petter Kure Torgersen / Nettbuss AS, - Terje Njaastad og Raymond Frog / Nettbuss Sør AS - Henning Berg og Kjell Arne Martinsen / Nettbuss Øst AS - Bjørn Holltrø / Nettbuss Midt AS. driftssentralene og de ansatte som jobber der. Denne vil bestå av en fellesdel for alle driftssentralene og en lokaldel, på samme måten som sjåførhåndboken er bygget opp. Det økonomiske målet er knyttet til at driftssentralene gjennom dette og samarbeid med avdelingsledere og regionsdirektører, skal bidra til å redusere overtidsbruken i Nettbuss-konsernet med 15 mill. kr i 2015 sammenlignet med nivået i Ved utgangen av april er reduksjon et nivå på ca 7 mill. kr, så vi er på god vei. I sluttfasen har prosjektet også hatt deltakelse av plansjef Tor Brenna, Nettbuss Øst AS og planlegger Mathis Jamtveit, Nettbuss Sør. Prosjektets hovedoppgave har vært å etablere rammer og rutiner for effektiv organisering og drift av driftssentralene. Gjennom analyser av arbeidsprosesser, rutiner og bruk av IT-systemverktøy er det blitt etablert en driftshåndbok som skal gjelde for alle For videre oppfølging av at prosjektet blir gjennomført i selskapene som fastsatt er følgende plan etablert: - Utrulling av konseptet til alle driftssentraler Driftshåndbok med lokale rutiner etablert Evaluering av prosess/implementering i driftsforum

7 Vurdering av info-easy verksted Tekst: Ragnar Krosser, Teknisk direktør Prosjektet er tidligere nevnt i Ord på prosjekt-veien hvor hensikten er å forenkle håndteringen av innkommende verkstedsfakturaer ved registrering i InfoEasy Verksted.... programvaren er utviklet, testet, og fungerer som forutsatt... det opprettet to ny konti slik at vi fortsatt vil få en fin oversikt over kostnadsbilde ved reparasjon og vedlikehold av bussene. Den nødvendige programvaren er utviklet, testet og fungerer som forutsatt. Imidlertid har det i ettertid framkommet ønske om å kunne postere direkte på den enkelte utgiftskonto. Det er åpnet for denne muligheten, og i denne forbindelse er Den enkelte enhet velger selv hvilken løsning som benyttes. Prosjektet er avsluttet. En stor takk til alle som har bidratt for å finne gode og praktiske løsninger. Status skadeoppfølgningsprosjektet Tekst: Kristine Eriksen Sortland, Kvalitets- og miljødirektør Skadeoppfølgningsprosjektet nærmer seg implementeringsfase for Nettbuss Sør, Nettbuss Øst og Nettbuss Midt-Norge. Dette vil vi begynne med i juni måned og det vil fortsette etter sommerferien. likere håndtering på tvers i selskapene og klarere rutiner for hvordan oppfølgingen skal gjøres etter skader/uhell vil kunne medføre at vi reduserer skadekostnadene i Nettbuss betydelig. Avdeling Drammen i Nettbuss Sør er med som Prosjektet har laget forslag til et nytt fellesdokument til sjåførhåndboken og venter på at dette skal gjennomgå vanlige godkjenningsprosess. Dokumentet er ment å gi en klarere veiledning for hvordan håndtere skaden/uhellet på skadestedet, hvordan sikre bevis og hva som er spesielt viktig ved utfylling av skademeldingsskjema. I tillegg beskriver det mer om oppfølgingen i etterkant. Prosjektet foreslår også en ny felles rutine for hvordan oppfølgingen i etterkant av en skade/uhell skal håndteres av driftssentral, personalleder og evt skadebehandler (den som håndterer saken overfor forsikringsselskapet). Personalleder og skadebehandler skal dokumentere oppfølgingen i det nye skadeoppfølgingsverktøyet som nå er utviklet i dialog med leverandøren. Vi tror bedre dokumentasjon på hvor skader skjer,... bedre dokumentasjon, likere håndtering, og klarere rutiner vil kunne medføre at vi reduserer skadekostnadene betydelig... pilot i prosjektet og har registrert skader i det nye skadeoppfølgingsverktøyet den siste tiden. I kartet over kan vi se hvor skadene har skjedd, desto større sirkel desto flere skader i samme området. I juni overtar Cecilie Røeggen prosjektlederansvaret i forbindelse med at nåværende prosjektleder Kristine Eiken Sortland skal ha morspermisjon. 7

8 Kontraktsoppfølging Formålet med prosjektet var å bli bedre på dokumentasjon, kontraktsoppfølging og forhandling for å få mer effekt ut av de kontrakter vi forvalter med fylker og administrasjonsselskaper, herunder juridiske vurderinger av endringsordrer med videre. Prosjektgruppen har bestått av Harald Vålandsmyr, Lars Løfaldli og Atle Svenheim. Prosjektgruppen har laget en rutinebeskrivelse. Denne omfatter hva som skal gjøres før anbudet leveres inn, etter at det er vunnet (før oppstart) og løpende i kontraktsperioden: Før anbud leveres inn Atle Svenheim Prosjektleder Skriftlig dokumentasjon på forutsetninger. Juridisk vurdering av risikoelementer og kontraktsrettigheter. Hva er konsekvensen for lønnsomhet ved produksjonsendringer. Indeksering av kontrakten i forhold til reell prisstigning. Incitamentsordningenes betydning. Opsjonsbestemmelsene konsekvens om kontrakten blir forlenget eller ikke. Anbud med forhandlingsrunder dokumentasjon av endringer. Virksomhetsoverdragelser risiko ved å overta personell, anlegg osv. Budsjett for hvert år fremover basert på anbudskalkylen utarbeides. Når anbudet er vunnet: Regiondirektør er ansvarlig for kontrakten i samarbeid med avdelingsleder. Avdelingsansvarlig må settes godt inn i forutsetningene for anbudet. Anbudsteam (fra plan, økonomi, HR, kvalitet, teknisk) bistår og følger opp. Regiondirektør sørger for at det etableres kontakt med oppdragsgiver slik at endringer som oppdragsgiver planlegger kan diskuteres/vurderes i forkant. Endringsordrer før oppstart kalkuleres og konsekvensvurderes (plan/økonomi) i fohold til bl.a km, timer, busser. Driftsmessige endringer før oppstart dokumenteres og begrunnes. Anbudskalkylen oppdateres ved oppstart og budsjett utarbeides basert på dette. Etter oppstart: Endringsordrer etter oppstart skal foreligge skriftlig og kalkuleres og konsekvensvurderes før iverksettelse. Avdelingen mottar endringsbeskrivelse fra oppdragsgiver. Regiondirektør skal bekrefte bestillingen skriftlig, etter at det er gjort en vurdering av om det er innenfor kontrakten og etter at økonomiske konsekvenser er vurdert. Behovet for forhandling med oppdragsgiver vurderes. Plan utarbeider en oversikt over konsekvens av endringen til avdelingen og disse inntekts og kostnadsberegnes. En gang i året etterkalkuleres anbudskalkylene, og nytt budsjett utarbeides. Oppfølging: Dagsrapport fra Hastus gjøres tilgjengelig for avdelingsleder i Qlik-View (eget prosjekt) Avvik skal kunne avdekkes gjennom nøkkeltall og skal kunne forklares ut fra kjennskap til egen drift og avdeling. Nøkkeltall utarbeides på alle kontraktene en gang i året (i forbindelse med budsjett). Alle kontrakter skal kunne identifiseres og rapporteres i budsjett og regnskap. Lønnsomheten i hver kontrakt mot budsjett rapporteres og kommenteres månedlig Det etableres en link mellom anbudskalkylene og gjeldende budsjett. Rutinebeskrivelse legges inn i styringssystemet. 8

9 Administrative kostnader Tekst: Atle Svenheim, Prosjektleder Målsettingen er å redusere administrative kostnader med 30 mill kroner i konsernet og i de fire regionale selskapene. Besparelsene er identifisert både i konsern og i selskapene og er iverksatt. Full effekt får vi i løpet av. Besparelsene er knyttet til færre administrative stillinger, redusert kjøp av IT-tjenester, lavere kostnader til markedsføring og redusert kjøp av varer og tjenester innen administrasjon. Regskapsfunksjonen Tekst: Erik Engan, Økonomidirektør Regnskapene til Nettbuss-selskapene er nå samlet på Jaren og de har nå overtatt regnskapsføringen av de fleste norske selskapene. Avdelingen er organisert i tre team med regnskapssjefer. Det vil etter hvert bli lagt opp til at medarbeiderne skal jobbe på tvers av teamene. Teamene er som følger: Øst - Regnskapssjef: Marianne Østen Selskapsansvarlig for: - Nettbuss Øst med datterselskaper - Team Verksted selskapene - Skanning av inngående faktura for alle norske selskap Sør - Regnskapssjef: Randi Celius (innleid) Selskapsansvarlig for: - Nettbuss Sør med datterselskaper - Moland Park AS, Moland Park Holding, - Nettbuss Ekspress AS, - NB Nordfjord-Ottadalen AS med datterselskaper Midt-Norge - Regnskapssjef Øyvind Steien Selskapsansvarlig for: - Nettbuss Midt-Norge med datterselskaper Nettbuss AS Alle fakturaer skal sendes med fakturadresse Jaren. Det er viktig at de som bestiller varer, får leverandørene til å oppgi riktig selskap, kontaktperson og avdeling for å få til effektiv fakturabehandling. Manglende opplysninger på faktura vil medføre at de blir returnert. Faktura til norske selskap kan også sendes i pdf format (en pdf fil pr faktura) til services.invoices@nettbuss.no. Det er opprettet egne -adresser som skal benyttes pr selskap. Det er viktig at man i emnefeltet skriver hvilket selskap mailen vedrører. Pr dags dato kan disse adressene benyttes: Fakturagrunnlag: fakturering.midt-norge@nettbuss.no fakturering.sor@nettbuss.no fakturering.ost@nettbuss.no fakturering.staben@nettbuss.no Refusjoner kunder (ikke utlegg ansatte): Refusjoner.midt-norge@nettbuss.no Refusjoner.sor@nettbuss.no Refusjoner.ost@nettbuss.no Eye-share endring av brukere (opprettelse av nye, endringer eller andre spørsmål) Eye-share@nettbuss.no Det vil bli opprettet flere felles -adresser etter hvert. Felles rutiner på regnskapsområdet for de norske selskapene er under utarbeidelse og det vil i løpet av høsten komme en oppdatert økonomihåndbok. 9

10 Vi kjører for deg!