Prosjektplan Medarbeiderundersøkelse UiS 2011

Transkript

1 Kristinelundveien 6 Havnegata 20 Pb Elisenberg 7010 Trondheim 0268 Oslo E-post: [email protected] Web: Tlf: Prosjektplan Medarbeiderundersøkelse 2011 Roller Navn Telefon Epost Faglig ansvarlig Lars Asle [email protected] Einarsen Adm. ansvarlig Berit Hammer [email protected] IT-ansvarlig Christian [email protected] Wattengård Faglig ansvarlig Gunhild Bjaalid [email protected] Adm. ansvarlig Andreas [email protected] Bjørnsen IT-ansvarlig UIS Kjell Bryne [email protected] Prosjektfase Tid Aktivitet Ansvarlig Kommentar Oktober 2010 Møte med reaktor og adm. dir. Drøfting av rammer for gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelsen ved UIS UIS/ H24 Sensus deltar /utvikli ng av spørreskjema/ oppfølgingsmeto dikk Oktober 2010 November desember Innen 20. desember Desember 2010 Etablering av faglig ressursgruppe. Presentasjon og drøfting av prosjektplan rammer og mandat fra ledelsen drøfting av spørreskjema benyttet i 2008 Drøfting og evaluering av metode for oppfølging av resultatene fra undersøkelsen Drøfting av endring og tilpasning av spørreskjema - Forankring og lederopplæring - Teknisk gjennomføring Faglig ressursgruppe og/eller H24 Sensus leverer utkast til spørreskjema Møte faglig ressursgruppe Drøfting av tilleggstematikk til MTM spørreskjema Forankring og lederopplæring Teknisk gjennomføring / / Faglig ressursgruppe/ / / Se eget ark om mandat og sammensetning, side fire i dette dok (ikke møte bare utsending av skjema,

2 Prosjektfase Tid Aktivitet Ansvarlig Kommentar Innen januar 2011 Drøfting og beslutning av spørreskjema i AMU / g Innen 15. januar Innen 1. februar 4 dager i uke 3 og Opplæring I løpet av januar / februar 2011 Drøfting og beslutning av spørreskjema i ledergruppen Forankring og lederopplæring Teknisk gjennomføring Ledergruppemøter per fakultet og stab/støtte avdelinger ½ dag per ledergruppe, 2 møter per dag Oppdatering/opplæring prosesstøtte hos / / / /Sensus / Uke 3 4 Tlf. møte prosjektsekreteriatet om teknisk gjennomføring. UIS/ Uke 3-5 Informasjonsmøter på fakultet/institutt UIS v/ ledere og prosjektleder /prosesstøtte Forberedelse 10.februar Frist for å oversende e-post adresser til alle deltakere m/organisasjonstilhørighet samt organisasjonskart. Alle ledere må stå med full e-postadresse. Uke 3-5 Opplæring av verneombud UIS/ Sekteriatet Forberedelse 2. februar Frist for å levere informasjon (malverk) til deltakere, herunder informasjonsmail, purr , informasjonsside før spørreskjema, informasjon til ledere vedr rapportering, samt frister Forberedelse 2.februar Web legge inn maler Forberedelse 3.februar Web legge in ev. Logo TEST 4.februar Test til IT/kontakt/etc. og endelig godkjenning før utsendelse Forberedelse 21. februar Siste kvalitetssikring av spørreskjema, tekster i e-poster, spørreskjema etc. Undersøkelse 28. februar 2011 Utsendelse av undersøkelse Kl 09:00 Undersøkelse 3-4. mars Korrigering av ev feil i e-postadresser Undersøkelse 4.mars Automatisk generert påminnelse Undersøkelse 4. mars Svarovervåkning oversendelse av status totalt og pr enhet til Undersøkelse 6.mars Påminnelser internt i organisasjonen til UIS berørte ledere Undersøkelse 9.mars Svarfrist Rapportering 14 og 15. mars Respondentavklaring UIS UIS kan bistå dersom ønskelig. Ikke inkludert i tilbud kan bistå dersom ønskelig. kan bidra med forslag til maler. Berit Hammer kontaktperson hos Side 2 av 5

3 Prosjektfase Tid Aktivitet Ansvarlig Kommentar Rapportere Kjøre rapporter iht. avtale 16.mars Rapportere 22.mars Legge ut relevant informasjon på UISs intranettsider om undersøkelsen og vedr fortolkning av rapporter Utviklingsarbeid Uke 9 Feedback til ledergruppen /tillitsvalgte/amu Utviklingsarbeid Uke 9 Feedback til prosjektsekreteriat og den faglige ressursgruppen UIS m/ bistand fra / / Utviklingsarbeid Uke 9 Allmøte Ledelsen / / Utviklingsarbeid Uke 9 Opplæringsdag 2/ Gjennomgang rapporter med prosess støtte Gennomgang resultater, presentasjons og workshoptrening. Veiledning på resultater Utviklingsarbeid Uke 9-10 Feedback ledergrupper alle nivå 4 dager med ledergruppemøter om resultatene ½ dag per ledergruppe Rapportere Uke 9 og 10 Oversende koder til ledere for rapporttilgang / / prosjektleder Utviklingsarbeid Uke Tilbakemeldingsmøter i ledergruppe/fakultet/institutt etc. Utviklingsarbeid Mai ½ dag per ledergruppe Oppfølgingsmøter i ledergruppene på fakultetene/institutt/ adm Ledere/ prosess støtte / ledere/ prosess støtte Utviklingsarbeid 15.mai Frist for registrering av handlingsplaner UIS/ledere/ prosess støtte og evt. konsulent bistår ved behov Evaluering Utviklingsarbeid Mai Oppfølgingsmøter ledergruppene Utviklingsarbeid September 2011 Utvidede statistiske analyser Ledermøte om tilleggsanalyser Utviklingsarbeid September Oppfølgingsmøter ledergruppene Evaluering Oktober 2011 Evaluering Gjennomføringen, nytteverdi Basert på spørreskjema via eab med rapportering per enhet / Side 3 av 5

4 Faglig ressursgruppe for gjennomføring medarbeiderundersøkelse(mtm)ved Gruppen etableres i oktober/november Rektor/adm dir. innleder gruppens arbeid og gir arbeidsmiljøfaglige føringer. Mandat for ressursgruppen: Faglig ressursgruppe skal vurdere og anbefale evt. endringer og forbedringer med spørreskjemaet og arbeidsmetodikken som benyttes for å følge opp resultatene i Spørreskjemaet skal bestå av maksimalt 80 spørsmål. MTM har 59 spørsmål slike den ble benyttet i Direktør og rektor godkjenner endelig utforming og evt. innspill til oppfølgingsmetodikk. Faglig ressursgruppe skal bidra med rådgivning underveis når undersøkelsen er i gang. Bistå med å definere problemstillinger til analysearbeid etter at undersøkelsen er gjennomført. Sammensetning : Organisasjonspsykolog Gunnhild Bjaalid Resten av deltakerne besluttes av ledelsen. Prosess støtte for gjennomføring medarbeiderundersøkelse(mtm) ved Mandat for prosesstøtte Som i 2010 etableres det en gruppe fagpersoner HR/HMS/ressurspersoner fra fakulteter og adm avdelinger som kan bistå ledere med presentasjon av resultater, være en samtale partner eller organisere/bistå leder i workshop arbeide knyttet til resultatene. Gruppen møtes en gang i 2010 og en gang når resultatene foreligger i mars Hensikten med møtene er å oppdatere/revitalisere kunnskapen fra 2008, forberede og veilede prosesstøtteet mht til resultater i den delen av virksomheten de skal ha ansvaret for å bistå. Sammensetning: : Gunnhild Bjaalid I den grad det er mulig å benyttes samme personer som i Prosjektsekreteriat Mandat for prosjekt sekreteriatet: Ansvar for faglig og praktiskgjennomføringen av undersøkelsen Sammensetning: : Gunnhild Bjaalid faglig ansvarlig fra Side 4 av 5

5 Adm. HR medarbeider: IT medarbeider: Informasjonsmedarbeider: Andreas Bjørnsen; ansvar for å sikre e-post adresser og riktig rapporteringsstruktur sikre trygg kommunikasjon mellom og servere sikre god kommunikasjon omkring undersøkelsen, forarbeide, selve undersøkelsen og underveis i etterfølgende utviklingsarbeid Side 5 av 5