Medarbeidertilfredshets undersøkelse ved UiB. Stig Morten Frøiland personal og organisasjonsavdelingen

Transkript

1 Medarbeidertilfredshets undersøkelse ved UiB Stig Morten Frøiland personal og organisasjonsavdelingen

2 Mandat Som tidligere anbefalt i AMU skal det gjennomføres medarbeidertilfredshetsundersøkelse ved UiB (jfr. Sak 23/08). Dette følges også opp i HMS handlingsplanen for hvor det fremgår at det skal nyttes et kartleggingsverktøy for å identifisere de viktigste HMS-utfordringene innenfor satsingsområdene.

3 Utviklingsverktøy En medarbeiderundersøkelse skal være et utviklingsverktøy, derfor er det viktig at hensikten med undersøkelsen er kjent og at verktøyet har en solid faglig plattform. Begrunnelsen for å gjennomføre en undersøkelse av denne type er todelt: Identifisering av institusjonsovergripende trender og oppfølgingspunkter Gi ledere et analyseverktøy som utgangspunkt for utviklingsarbeid i egen enhet

4 Systemvalg Tryggheten i å velge et forskningsbasert og godt utprøvd system er viktig, kanskje spesielt i en organisasjon som universitetet. MTM (Medarbeider tilfredshets monitorering) er et slik system. MakeSense nettbasert software for planlegging, gjennomføring, databaseetablering, normering/bencmarking, rapportering og dokumentasjon av oppfølgingsarbeid

5 MakeSense Vil gi institusjonens ledere et verktøy for utvikling i egen enhet. Ved å bruke MakeSense vil vi få resultatene i form av hensiktsmessige rapporter, en systematikk for tilbakemeldingsprosedyrer, Systemleverandøren (Sensus) er en stabil aktør i markedet og gjennom bruk av MakseSense vil vi kunne ta del i videreutvikling av verktøyet. Personal- og organisasjonsavdelingen ved UiB er fagansvarlig avdeling for gjennomføring av undersøkelsen

6 Spørreskjema Spørreskjemaet bygger på QPSNordic som er utarbeidet av en arbeidsgruppe, nedsatt av Nordisk Ministerråd i 1994, bestående av forskere fra Danmark, Sverige, Finland og Norge, og anbefales av Statens Arbeidsmiljøinstitutt (STAMI). det er også mulig å sammenlikne resultatene i vår undersøkelse med gjennomsnittet i svar fra et bredt akkumulert materiale ved andre virksomheter og organisasjoner i Norge. Hensynet til anonymitet og konfidensialitet er ivaretatt i MTM. Systemleverandøren, Sensus, vil i tillegg kunne gjøre tilgjengelig på nettet informasjon og faglige bokkapitler om for eksempel arbeidsmiljø dersom dette er ønskelig.

7 1. Velge spørsmål 2. Opplærings stab/ledelsere Forankring Gjennomføring av tiltak Måling Statusrapport Rapportering Lederopplæring Tilbakemelding/utviklingsarbeid

8 Spørreskjema forts. Systemleverandøren, Sensus, vil i tillegg kunne gjøre tilgjengelig på nettet informasjon og faglige bokkapitler om for eksempel arbeidsmiljø dersom dette er ønskelig. Spørsmålene fordeler seg på ulike nøkkelområder: Jobbkrav Positive utfordringer i arbeidet Rolleforventninger Kontroll i arbeidet Sosialt samspill Ledelse Mestring av arbeidet Engasjement i organisasjonen Vår institusjon har anledning til å knytte til egne spørsmål ved behov, men vi vurderer det slik at dette ikke er nødvendig. Erfaringsmessig vil det ta ca min. å svare på undersøkelsen

9 Gjennomføring av undersøkelsen ved UiB Undersøkelsen skal utføres suksessivt. AMU anbefaler igangsetting nå, og dette betyr at de første enhetene kan ta undersøkelsen i bruk før nyttår. Undersøkelsen gjennomføres fakultetsvis. Det kreves informasjonsarbeid i forkant av undersøkelsen overfor de enkelte miljøene. Prosedyrene for tilbakemelding til deltakerne i undersøkelsen og gjennomgang med de enkelte lederne krever tid og ressurser. Tidsspennet på gjennomføringen pr. enhet (forberedelse, informasjon, utsending, tilbakemelding, oppfølgingsplan) er erfaringsmessig på mellom 2 og 3 måneder. Det legges til rette for at hele organisasjonen har gjennomført undersøkelsen i løpet av en to års periode. Dette vil være et realistisk og forsvarlig tidsaspekt i en organisasjon av vår størrelse. Det utarbeides en tidsplan for arbeidet.

10 Gjennomføring av undersøkelsen forts. Deretter tas det sikte på å gjennomføre MTM ved den enkelte enhet hvert annet år. Dette vil gi anledning til å se utviklingstrender for UiB som helhet og for det enkelte fakultet/enhet. For å møte forventningene som skapes hos medarbeiderne ved å sende ut denne typen spørreundersøkelse, er oppfølgingen av resultatene avgjørende. MTM har vært benyttet av POA gjennom flere år og vi har god erfaring med både gjennomføring og oppfølging. Her ligger det en utprøvd systematikk for oppfølging og en enkel metode for ledere å utvikle handlingsplaner samt å plassere ansvar for tiltak og videre resultater.