UiO: Universitetet i Oslo I Notat

Transkript

1 UiO: Universitetet i Osl I Ntat Til: Fakulteter g museer Fagavdelinger Enheter under universitetsstyret Enhet fr internrevisjn Hvedtillitsvalgte Hvedvernembudet Studentparlamentet Dat: Saksnr..: 2012/7588 Hringsdkument IHR-studier Studentmbilitet Inn- g utreisende utvekslingsstudenter I frbindelse med prsjektet Internt handlingsrm (IHR) har det vært nedsatt en arbeidsgruppe sm våren 2012 har kartiagt administrative prsedyrer knyttet til studentmbilitet (inn- g utreisende utvekslingsstudenter) Arbeidsgruppen hai bestatt av 9 ansatte fra ulike deler av rganisasjnen (Studieavdehngen v/seksjn fr intemasjnaliseiing av studiei (SIS), SV HF, MF, UV MN JF) g fra alle nivaer (sentralt, fakultet, institutt) Gi uppesammensetningen ble fretatt med mai m a ivareta spesialistkrnpetanse på feltet. Ntatet er utarbeidet på bakgrunn av arbeidsgruppens leveranse. Følgende mråder er priritert: a) Avtalefrvaltning g pplæring b) (Opptak av) innreisende utvekslingsstudenter c) (Opptak av) utreisende utvekslingsstudenter Universitetsdirektøren ber høringsinstansene m å kmmentere beskrivelsen av de tre hvedmrådene samt de 11 knkrete tiltakene sm anbefales igangsatt g m implementeringsplanen er gjennmførbar. Ntatet stiller spørsmål ved frankringen av internasj nalisering på studiesiden. Universitetsdirektøren ønsker innspill på hvrdan administrasjnen kan bidra inn i frankringsprsessene. Ntatet bør sees i sammenheng med høringen <Studentmbilitet: Rutineendring i innpassingsarbeid». gdkjennings- g Universitetsdirektøren Telefn: Kntradr.: Lucy Smiths hus, 9. et., Telefaks: Prblemveien 7, 0313 Osl pstmttak@admin.ui.n

2 ui: 2 Vi ber m at høringsuttalelser er ss i hende senest 28. september Med hilsen Gunn-Elin Aa. Bjørnebe Universitetsdirektør Ingar Pettersen Prsj ektdirektør Vedlegg: 1. Rapprt fra plangruppen fr studieadministrasjn: «Rutineendringer i gdkjennings- g innpassingsarbeid».

3 34 IHR-prsjektet Frslag til standardisering av de administrative prsessene knyttet til studentmbilitet: inn g utreisende utvekslingsstudenter Rapprt fra plangruppe IHR studier 20. Juni 2012

4 Innledning frbindelse med prsjektet Internt handlingsrm (IHR) har det vært nedsatt en arbeidsgruppe sm våren 2012 har kartlagt administrative prsedyrer knyttet til studentmbilitet (inn- g utreisende utvekslingsstudenter). Arbeidsgruppen har bestått av 9 ansatte fra ulike deler av rganisasjnen (Studieavdelingen v/seksjn fr internasjnalisering av studier (SIS), SV, HF, MF, UV, MN, JF) g fra alle nivåer (sentralt, fakultet, institutt). Gruppesammensetningen ble fretatt med mål m å ivareta spesialistkmpetanse på feltet. Arbeid med administrasjn av inn- g utreisende utvekslingsstudenter er rganisert ulikt på fakultetene g instituttene. Ansatte pplever uklarhet rundt eierskap, myndighet g arbeidsppgaver knyttet til rllen sm avtaleeier. Arbeidet fregår på alle nivåer (sentralt, fakultet g institutt) g det er lite fellesstandarder g rutiner, ne sm vanskeliggjør pplæring på feltet. Arbeid med internasjnalisering innenfr studiefeltet ved UiO preges av å være et utfrdrende felt sm drives av ildsjeler. Det er mye arbeidsglede å finne blant ansatte sm jbber med feltet, men det meldes gså tilbake at arbeidet med studentmbilitet blir nedpriritert g ppfattes sm en salderingspst når andre kritiske ppgaver må pririteres. Feltet inn- g utreisende er mfattende g kmplekst. Gruppen har måttet priritere mråder med størst behv fr gjennmgang g har etter kartlegging valgt å priritere følgende kategrier: Avtalefrva ltn ing g pplæring (Opptak av) innreisende utvekslingsstudenter (Opptak av) utreisende utvekslingsstudenter Arbeidet er avgrenset til de administrative prsessene fra avtaleinngåelse til pptak i studentutveksling på utvekslingsprgrammene med størst vlum2. Arbeidsmetde g fremdrift Arbeidsgruppen har vært samlet til seminarer, wrkshps g møter i periden januar - juni. Gruppeleder g dkumentarist har i tillegg gjennmført kntrllwrkshps med relevante enheter. Arbeidsmetde har vært kartlegging av arbeidsprsesser g diskusjner. I henhld til det reviderte mandatet fr 1KR studier har arbeidsgruppen jbbet med frslag til løsninger med følgende mål i sikte: Frenkle arbeidsprsessene knyttet til studentutveksling Knytte prsedyrer g rutiner fr mbilitet nærmere øvrige studieadministrative prsesser Avtaleeier: den enheten (sentralt/fakultet/institutt/senter) sm har inngått, g dermed «eier», avtalen rent administrativt 2 Bilaterale fakultetsutvekslingsavtaler (Bilateral), Erasmus (stipendprgram fra EU), Nrdplus/Nrdlys (stipendprgram fra Nrdisk ministerråd), UiO-utvekslingsavtaler (felles utvekslingsavtaler sm administreres i STA v/sis) Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side i

5 I Unngå dbbelt- g trippelarbeid Mer effektiv bruk av administrative ressurser Øke medarbeidertilfredsheten Økt studenttilfredsheten Finne gde prinsipper fr å mtivere administrativt ansatte til kntinuerlig frbedring Nåsituasjnen g frslag til nye løsninger Sammendrag av frslag til nye tiltak: / vv ~g,:æ~g: Tiltak 1) Avta ledag Tiltak 2) Gruppe med ansvar fr pplæring ~ c eç&a~er Tiltak 3) Frkrting av pptaksperiden Tiltak 4) Samrdning av felles søknadsinfrmasjn til partneruniversiteter Tiltak 5) Samrdning av nminasjns- g søknadsprsessen Tiltak 6) Opptak av utvekslingsstudenter før emneavklaringsprsess Tiltak 7) Ny rganisering av emneavklaringsprsess je~ ~e~ Tiltak 8) Elektrnisk innlevering av dkumenter Tiltak 9) Samrdning av elektrnisk egenerklæringsskjema I a) Avtalefrvaltning g pplæring Ved UiO er utvekslingsavtaler ut i fra ulike behv g ulik størrelse g rganisering på fakultetene lagt administrativt til tre nivåer: institutt, fakultet g sentralt. UiO har per 6. juni ~ gyldige utvekslingsavtaler registrert av ulike varianter g kategrier. Antall utvekslingsavtaler innenfr de 4 største avtaletypene (kilde: FS per januar 2012) pii~~~~ ~ Bilateral 203 Kilde: Felles Studentsystem (FS). Tallet er høyt blant annet frdi én utenlandsk institusjn kan ha flere utvekslingsutvekslingsavtaler med UiO (eksempel: UiO har 11 ulike utvekslingsavtaler med Universität Wien). I tallet er gså andre utvekslingsavtaler enn de stre 4 utvekslingsprgramtypene inkludert (f.eks. Eksamen hjemme g ulike senterpphld). Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 2

6 Erasmus 540 Nrd plus/nrd lys 196 UiO-utvekslirigsavtaler 57 Utvekslingsavtaler frdelt på fakulteter g nivåer (kilde: FS per januar 2012)*: ~ed Niva ~Antall ~utvekslingsavtaier~ HF Fakultetsnivå 47 lnstituttnivå 299 JF Fakultetsnivå 89 lnstituttnivå 4 MN Fakultetsnivå 38 lnstituttnivå 113 MF Fakultetsnivå 66 lnstituttnivå 14 OD Fakultetsnivå 19 lnstituttnivå 0 SV Fakultetsnivå 29 lnstituttnivå 136 TF Fakultetsnivå 21 lnstituttnivå 0 UV Fakultetsnivå 24 lnstituttnivå 15 UiO Sentralt 147 * tillegg til de 4 stre utvekslingsprgrammene (ftnte 2), inkluderer tallene i tabellen ver alle andre avtalekategrier: Kvte, NOMA, NuFu, HECUA, Kulturavtale-prgrammet, EuRASIA, UD semesterstipend, EEA-prgrammet, Makednla-prgrammet, Eksamen hjemme g Senterpphld Plangruppen mener det er hensiktsmessig å ppretthlde dagens struktur med avtaleeier på tre nivåer. Vi mener denne strukturen gir en faglig bredde i avtaleprteføljen sm igjen gir økt tilbud til utreisende studenter, samtidig sm vi får flere studenter inn. En viktig ppgave fr avtaleeier er kjennskap til partnerinstitusjnen. Omfanget av utvekslingsavtaler g studieprgrammer ved UiO tilsier at det å legge avtaleeierskap på ett eller t nivåer ikke er hensiktsmessig. Tiltak 15 g 16 i UiOs Handlingsplan fr internasjnalisering ~ krever en fagnærhet mellm avtaleier g studieprgrammer sm dagens rdning med avtaleier på alle tre nivåer ivaretar. Plangruppen ser behv fr en større frankring g bevissthet på ledernivåer (herunder Tiltak 15: Fr alle studieprgrammene presiseres g kmmuniseres anbefalinger til studentene m utenlandspphld (delstudier), egnet tidspunkt i prgrammet g utvalgte studiesteder. Tiltak 16: AvtaleprtefØljen fr studentutveksling gjennmgås g revideres, g arbeidet intensiveres fr å etablere parknerskap g gunstige utvekslingsavtaler med gde/ledende universiteter, herunder Øke andelen avtaler med basis i frskningssamarbeid ( ) Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 3

7 prgramledelse) rundt inngåelse/frnyelse av utvekslingsavtaler, g en klargjøring av hvilke arbeidsppgaver g ansvar sm følger det å være avtaleeier. Plangruppen har stilt seg t sentrale spørsmål i frslagene til nye løsninger innenfr hvert av fkusmrådene: Hvilke ppgaver kan kbles fra avtaleeier? Hvilke ppgaver bør tilhøre avta leeier? Plangruppen freslår følgende tiltak in nenfr avtalefrvaltning g pplæring: ~ ~.~ I dag er situasjnen slik at hver avtaleeier hvert semester må vedlikehlde enhetens avtaleprtefølje. Dette er en ppgave sm frvaltes ne ulikt ut i fra en presset arbeidssituasjn g ulik priritering av arbeidsfeltet ved enhetene. Plangruppen freslår å arrangere en felles arbeidsstue der alle avtaleeiere/saksbehandlere samles g hvr SIS tar en felles pplæring g gjennmgang av hva sm skal gjennmgås: Avtalens gyldighet g aktivitet (balanse inn- g utreisende) Oppdatere kntaktpplysninger fr partneruniversitet i FS Gjennmgå søknadsalternativer g tekst sm skal publiseres på Søknadsweb Oppdatere avtalesidene på nett Plangruppen freslår at Avtaledagen legges til juni g desember. ~ 2~ Ts~j ~ ~ ~ e-~ ~ pp!æ gs~~ Plangruppen anbefaler en målrettet plan fr pplæring på hele feltet studentmbilitet inn- g utreisende sm vil tydeliggjøre avtaleeiers ppgaver g ansvar g sm kan brukes av linjeledelsen. Plangruppen freslår at det etableres en gruppe med representanter fra SIS g fakultetene sm sammen utarbeider en pplæringsplan på feltet, se vedleggene «frslag til årshjul inn-pptak g utpptak.» b) Innreisende studenter Antall innreisende utvekslingsstudenter til UiO (kilde: DBH) I Antall studenter: På innreisende-feltet er det i liten grad utviklet tekniske løsninger. Dette fører til tidkrevende manuelt arbeid med pptaket av innreisende utvekslingsstudenter samt mye dbbeltarbeid g risik fr feil. Ulike avtaletyper har ulike søknadsfrister i dagens rdning. Oppgaver knyttet til pptaket gjøres t ganger i året g pptaksprsessen strekker seg ver mange måneder, spesielt i vårsemesteret. I dagens situasjn håndterer hver avtaleeier nminasjner fra partneruniversitetene de har avtale med (fregår manuelt via e-pst eller papir), infrmasjn til Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 4

8 partner/student m søknadsprsessen, mttak av papirsøknaden, bestilling av «ppretting av persn/student» i FS via egen e-pstlistliste, registrering av student manuelt i Utvekslingsmdulen i FS samt emneavklaring i samråd med emneleverandør. STA v/sis gjør det samme fr egne utvekslingsavtaler g ivaretar gså nen fellesppgaver: tar i mt bestillinger fra alle enheter på «ppretting av persn/student» i FS ppretter alle nye søkere manuelt i FS bestiller 5-nummer ~ til alle søkere fra Samrdna pptak kmmuniserer med avtaleeier m midlertidige registreringsnumre i FS følger pp g kvalitetssikrer registreringer i FS genererer pptaksbrev g visumbrev til alle nye internasjnale studenter sender ut pptaksbrev g pakker i samråd med det sentrale mttaksapparatet Mange saksbehandlere på alle nivå er invlvert g den lange pptaksprsessen samt mangelen på elektrniske løsninger har flere knsekvenser: det skaper utfrdringer fr det sentrale mttaksapparatet fr internasjnale studenter sm blant annet må frhlde seg til eksterne frhld sm UDIs frister fr visumsøknader g SiOs bligsøkerfrister fr å verhlde bliggarantien studenter behandles svært ulikt i frbindelse med hva slags infrmasjn de mttar g på hvilket tidspunkt de får svar på pptak ulike søknadsfrister g desentralisert system med papirsøknader kan fremstå sm frvirrende g uklart fr våre partneruniversiteter g gi dårlig mdømme fr UiO det er str risik fr feil g dermed frsinkelser i saksbehandlingen i dagen situasjn med mye manuelt arbeid det er mye unødig kmmunikasjn g tidsbruk mellm enheter m enkeltsaker studenter g ansatte ved partneruniversiteter blir henvist frem g tilbake i systemet Plangruppen har gså identifisert at det er en utfrdring å ha et dekkende emnetilbud på engelsk, spesielt på bachelrnivå, g at dette skaper prblemer i pptaket av innreisende utvekslings-studenter: emneavklaringer tar lang tid det er ufrutsigbart fr studentene g partneruniversitetene hvilke emner sm vil bli tilbudt emner på engelsk sm ikke inngår i de regulære studieprgrammene, fører til liten integrasjn mellm nrske g internasjnale studenter. Disse emnene er sårbare i en presset øknmisk situasjn. UiO er avhengig av å være fleksibel ved å la innreisende studenter ta emner på tvers av fakulteter fr å sikre at studentene klarer å finne nk emner på engelsk fr et semester eller t. Dette fører til at mye tid brukes på kmmunikasjn mellm avtaleeier g de ulike emne leve ran dørene. Midlertidige registreringsnumre FS må erstattes av et såkalt S-nummer sm tildeles av Samrdna Opptak Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 5

9 Plangruppen freslår følgende tiltak innenfr pptak av innreisende utvekslingsstudenter: ~q~9 ~ i ~ Y~S~? ~e Plangruppen freslår å innføre felles søknadsfrist fr alle kategrier av utvekslingsprgram: 1. mai g 1. nvember. Flere andre stre nrdiske universiteter har sine søknadsfrister på disse datene, fr eksempel Håskéli [slands, Københavns universitet g Århus universitet. Plangruppen mener dette vil gi saksbehandlere mer tid, frenkle infrmasjnen til partnere g utvekslingsstudenter, samt sørge fr likere behandling av søkere. ~ 4~. ~r1 ~,~e e~ø.~ ~ ~ ~ ci ~ e;s~e e Plangruppen freslår at UiO samrdner en felles utsending til alle partnere i frkant av søknadsfristen. Infrmasjnen vil innehlde pplysninger m UiO sm studiested, søknadsprsessen g frister. Avtaleeier skal fremdeles ha ansvar fr fagspesifikk/fagnær infrmasjn til sine partnere. Samrdning av felles infrmasjn vil gi studenter g partneruniversiteter bedre versikt, sikre at alle får lik infrmasjn til samme tid g gi et mer enhetlig g prfesjnelt inntrykk av UiO. ~ s~c 4sc~e~e Det jbbes på nasjnalt nivå med FS-utvikling av elektrniske løsninger fr nminering (nminasjnsweb) av innreisende studenter g studentsøknader til utveksling (Søknadsweb). De elektrniske løsningene vil føre til en autmatisering av de fleste av dagens manuelle prsesser i innreisende-pptaket. En pilt på nminasjnsweb g SØknadsweb ble testet på utvekslingspartnere ved UiO våren Evaluering av pilten er gjennmført g innspill på videre utvikling er sendt til USIT fra FS-gruppen i Studieavdelingen juni Når de elektrniske systemene kan innføres ved hele UiO freslår plangruppen at STA v/ SIS samrdner følgende ppgaver knyttet til pptaket: sende lister ver søkere til alle avtaleeiere etter søknadsfristen sende instrukser til avtaleeier fr sjekk av dkumenter g kvalifisering av søker i FS verføre studenter fra Opptaksmdulen til Utvekslingsmdulen prdusere brev i FS Avta leeier må ivareta fagnære ppgaver: kvalitetssikre at dkumentene vedlagt søknaden ppfyller pptakskrav kvalifisere studenten fr pptak i FS g gi tilbud Frdeler med de nye elektrniske løsningene: Papirsøknader utgår Rutine fr nminasjner g søknader blir lik fr alle (g sendes til ett sted) Data sm legges inn i FS blir sikrere Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 6

10 Saksbehandlere på enhetene slipper å bestille manuelle «pprettinger av studenter» i FS g registrere studentene manuelt i Utvekslingspersnbildet Overføring av data fra Opptaksmdulen til Utvekslingsmdulen blir autmatisert Opptaksbrev kan prduseres i FS ~ ~ c c~s~ c ~ ~e~ ~ ~ :~ e~ ~ Plangruppen freslår at utvekslingsstudenter får et tilbud m utvekslingsplass ved UiO på et tidligere tidspunkt enn i dag. Opptaksbrev g visumdkumenter (såkalte «blåbrev») sendes altså ut fra STA v/sis før emneavklaringene er ferdig. UiO garanterer ikke plass på de emneønskene sm er uttrykt i søknadsprsessen. Utvekslingsplassen blir da betinget av at studentene finner passende emner sm de er kvalifisert til, g de melder seg selv til emner i Studentweb der det er mulig. Et slikt frbehld er vanlig prsedyre hs mange av UiOs utvekslingspartnere når vi sender egne studenter på utveksling. Studentene vil gså mtta en generell e-pst fra STA v/sls med infrmasjn m når emnetilbudet på engelsk er klart samt frister g prsedyre fr emnepåmelding. Et pptaksbrev på et tidligere tidspunkt vil føre til likere behandling av studenter, g en reduksjn i mengden av tidkrevende kmmunikasjn mellm avtaleeiere g emneleverandører. Det vil gså frkrte pptaksprsessen g gi studenter sm trenger det nk tid til å starte arbeidet med søknader m visum g pphldstillatelse. Det vil i tillegg lette arbeidet fr det sentrale mttaksapparatet (v/sis) av nye internasjnale studenter. 7~ ii. ~~~ e ~ ~ses~> Det er en utfrdring at utvekslingsstudenter melder seg til flere emner enn nødvendig fr å sikre seg plass. Dette fører til at emner tilsynelatende frt blir fulle g andre studenter mister muligheten til å melde seg til disse. Når semesteret er i gang g studentene melder seg av emnene de ikke skal ta likevel er det fr sent å fylle plassene med andre studenter. Med et allerede strt press på engelske emner g utfrdringer med å finne plasser til alle studentene skaper dette stre utfrdringer. Plangruppen freslår derfr at det legges inn en begrensning i FS slik at innreisende utvekslingsstudenter kan melde seg til maksimum 60 studiepeng. I dagens rdning har det vært tidkrevende å administrere vedlikehld av UTV-prgrammene6. Av ulike årsaker er det nødvendig å behlde nenlunde lik struktur i FS på dette, men vedlikehldet kan frenkles. Et frsøk på frenkling er satt i gang våren Se vedlegg fra FS-gruppen i Studieavdelingen fr nærmere beskrivelse. Det er pprettet egne studieprgrammer i F5 fr innreisende utvekslingsstudenter til TF, JF, HF, MN, SV g UV. Disse kalles UTV~ prgrammer. Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 7

11 Avtaleeiere kan i str grad ppleve at innreisende studenter velger emner ved helt andre institutter eller fakulteter enn der selve utvekslingsavtalen eies g administreres. Dette fører til mye ekstraarbeid fr å avklare tilgang til emner ved andre enheter enn eget. Fr å strukturere emneavklaringsprsessen bedre freslår arbeidsgruppen at emnepptaket av innreisende utvekslingsstudenter samkjøres med det rdinære undervisningspptaket. Fr å ppnå dette må studentens kvalifikasjner samt nødvendige registreringer i FS være gjennmført innen Studentweb åpner (i. juni/i. desember). Det freslås derfr at det gjennmføres en «emneavklaringsdag» der avtaleeiere g emneleverandører møtes fr å avklare tilgang til emner sm ikke er tilgjengelig i UTV-prgrammene. Gruppen/rganet med ansvar fr pplæring (Tiltak 2) vil få ansvar fr å utarbeide en knkret plan g arbeidsinstruks fr rganisering av emneavklaringen. Felles «emneavklaringsdag» vil sikre likere behandling av studentene g spare tid fr saksbehandlere i pptaksprsessen g i mttaksuken ved semesterstart. c) Utreisende studenter Antall utreisende utvekslingsstudenter fra UiO i (kilde: DBH) ~~ter: i2 Arbeid med utreisende utvekslingsstudenter er et fagnært felt. De utreisende UiO-studentene er prgramstudenter, g veiledningen g eierskapet til avtalene ligger tettere på fagmiljøene. I dagens system søker studentene m utvekslingsplass via Søknadsweb, mttar en kvittering på e pst g leverer denne samt ulike vedlegg til kntaktpunktet fr den aktuelle søknaden. Kntaktpunkt varierer ut fra hvilket fakultet sm administrerer avtalene det søkes på. Ettersm det er mulig fr en student å søke på utvekslingsavtaler ved flere fakulteter samt de sentrale avtalene, kan en student ppleve å måtte levere fr eksempel 3 søknadskvitteringer g tilhørende vedlegg til 3 ulike kntaktpunkt. Utfrd ringer: studenter melder tilbake at det er fr mye papirer g ulike kntaktpunkter invlvert i søknadsprsessen studenter pplever veiledning g infrmasjn m partneruniversitetene sm mangelfull det er ulike krav til dkumentasjn/vedlegg sm må legges ved utvekslingssøknaden e avtalesidene på nett har mye ptensial, men det er liten tid til ppfølging her Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 8

12 saksbehandlere pplever frustrasjn i den tekniske administreringen av avtalegyldighet g innmelding av søknadsalternativer g tekster sm skal publiseres på Søknadsweb7 Plangruppen freslår følgende tiltak innenfr pptak av utreisende utvekslingsstudenter: Arbeidsgruppen har kartlagt at behvet fr kvitteringsark på papir har vært styrt av at det er nødvendig fr saksbehandlere å kjenne studentens pririteringer mellm søknadene i de tilfellene studenten søker på utvekslingsavtaler på flere fakulteter g/eller sentrale utvekslingsavtaler. Plangruppen freslår derfr at papirskjemaer utgår g studentene laster pp nødvendige dkumenter i Søknadsweb. Etter søknadsfristen vil kun de studentene sm har søkt utvekslingsavtaler på tvers av fakulteter g sentralt nivå mtta en e-pst fra sentralt hld med link til et nettskjema hvr de kan priritere mellm de ulike søknadene. Listene vil bli sendt til avtaleeiere g behandles på den felles saksbehandlerdagen fr utreisende studenter før utvekslingstilbudene publiserer i Søknadsweb. Saksbehandlerdagen er et tiltak sm har eksistert i flere år g sm fungerer svært gdt. UiO styres gså av partners krav til ulik dkumentasjn sm må følge en utvekslingssøknad. I EUs stipendprgram Erasmus er det fr eksempel strenge krav til signaturer g bekreftelser i ulike frmater. Plangruppen freslår at det undersøkes hvrvidt det kan innføres elektrniske løsninger sm samtidig ivaretar EUs krav til stipendmttagere g UiOs krav til elektrnisk signatur m.m. SIS v/lnstitutinal Erasmus Crdinatr er i dialg med Senter fr internasjnalisering av utdanning (SIU), USIT g OPA. Samtidig jbbes det nasjnalt g internasjnalt med løsninger fr elektrnisk utveksling av dkumenter. Erasmus-prgrammet går i tillegg inn i en ny prgramperide fra 2014 g det er frventninger til at papirveldet skal reduseres g elektrniske løsninger innføres i større grad. :~ 9 ~ ~. ~, I frbindelse med plan fr beredskap har alle utreisende utvekslingsstudenter i dag sendt inn et papirskjema (Opplysningsskjema vedr studiepphld i utlandet i regi av UiO) til avtaleeier. Avtaleeier har så registrert pplysningene i FS (Utvekslingspersnbildet), sendt riginalen til SIS g behldt en kpi selv. Denne prsessen har vært tidkrevende fr saksbehandlere. Våren 2012 er det utarbeidet et nettskjema fr å hente inn disse pplysningene. Plangruppens frslag er at STA v/sls sender ut e-pst til alle utreisende utvekslingsstudenter på prgrammer, med link til nettskjema. STA administrerer mttak av pplysningene g autmatisert innlasting av data til FS. ~ I dagens system fr pptak av utreisende studenter mttar studenter kun ett tilbud m utvekslingsplass. Det er tilfeller hvert semester hvr studenter kan være kvalifiserte, men likevel ~ Opptaksapplikasjnen til FS Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 9

13 står uten tilbud frdi de fr eksempel bare har søkt svært ppulære utvekslingsavtaler sm har flere søkere enn tilgjengelige plasser. Plangruppen freslår at det utarbeides et system, et internt restetrg, hvr disse studentene fanges pp g tilbys plass ved et annet studiested med ledig plass. Prøverdning med restetrg begrenses til studenter sm er kvalifisert fr utreise g sm har søkt på Søknadsweb innen fristene. Erfaringsmessig kan det være vanskelig å mtivere studenter fr utveksling. Det er da svært viktig at studenter sm allerede er mtivert g kvalifisert fr å reise ut ikke blir stående uten et tilbud. T:~~ ~ ~ ~3 i sef~~~e :~a~i e~ I dag blir alle returnerende utvekslingsstudenter ppfrdret til å skrive en rapprt etter endt utvekslingspphld. Erasmus-studenter har sm stipendmttagere frpliktet seg til å levere en rapprt til en database lrls (Integrated Reprting fr Internatinal Students) sm administreres av Senter fr internasjnalisering av utdanning (SIU). Andre utvekslingsstudenter skal ppfrdres til å legge inn rapprter i den felles nrske databasen sm er utviklet av SlU g NTNU, men det viser seg vanskelig å få studentene til å gjøre dette. Både IRIS g den felles nrske databasen er utdaterte g mangelfulle g spør ikke nødvendigvis etter infrmasjn sm UiO er interessert i å hente inn fra egne utvekslingsstudenter. Tilbakemeldinger fra studenter sm selv har vært på utveksling er en svært viktig kilde til infrmasjn m hvrdan avtalen fungerer i praksis. En egen UiO-database vil dermed kunne lette veiledning av studenter sm ønsker å reise på utveksling samt hjelpe avtaleeiere med kvalitetssikringsarbeidet av avtaleprteføljen ved UiO. På bakgrunn av dette freslår plangruppen at det utvikles en egen database fr studentrapprter ved UiO. Implementering Tiltak Tidspian Frutsetninger 1) Avtaledag FØrste Avtaledag kan Frutsetter bligatrisk gjennmføres i desember ppmøte av alle avta leeiere ) Gruppe med ansvar fr Nedsettes høsten 2012 Rller g ansvar, myndighet pplæringspian g rgan isatrisk plassering må være avklart 3) Frkrting av Felles søknadsfrist kan pptaksperiden gjennmføres fra vår 2013 (fr pptaket høst 2013) 4) Samrdning av felles Kan gjennmføres fra vår Alle avtaleeiere må ha søknadsinfrmasjn til 2013 gjennmgått g ppdatert partneruniversiteter knta ktinfrm asjn til egne partnere i FS (utføres på Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 10

14 avtaledagen, Tiltak 1)) 5) Samrdning av Testing av elektrniske Innføring ved hele UiO nminasjns~ g løsninger kan frtsette høsten frutsetter: søknadsprsessen 2012 på utvalgte partnere - innspill til USIT ved FS gru ppen i Studieavdelingen må tas til følge - Samrdna pptak må kunne behandle stre bestillinger på 5-nummer på krt tid - Alle avta Ieeiere må gjennmgå g ppdatere kntaktinfrmasjn til sine avtalepartnere i FS (jfr. Tiltak 1) g 4)) - Det må være mulig å laste pp dkumenter i nminasjnsweb g Søknadsweb 6) Opptak til Kan gjennmføres når UDI må gdta pptaksbrevg utvekslingsstudenter før elektrnisk nminasjnsweb visumbrev uten tekst m emneavklaringsprsess g Søknadsweb fr fakultetstilhørighet innreisende er innført ved hele UiO 7) Ny rganisering av Første emneavklaringsdag kan - Tiltak 5 er gjennmført emneavklaringsprsess gjennmføres når elektrnisk - Frutsetter bligatrisk nminasjnsweb g ppmøte av alle avtaleeiere Søknadsweb fr innreisende er innført ved hele UiO 8) Elektrnisk innlevering Frutsetter mulighet fr av dkumenter pplasting av dkumenter i (utreisende studenter) Søknadswe b 9) Samrdning av Testes vår 2012 på utvalgte elektrnisk studentgru pper. Kan innføres fr alle studenter fra høsten Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 11

15 egenerklæringsskjema ) Opprettelse av Kan testes høsten 2012 Restetrg 11) Egen UiO database fr Frutsetter ressurser til studentrapprter utvikling av egen database A ~d e ij~~e~ ~ Kvalitetssikringsskjema sm skal følge med alle nye avtaleinngåelser g frnyelser er våren 2012 under revidering av SIS. Skjemaet vil få tydeligere kvalitetsindikatrer sm angir hvrvidt avtaleinngåelse/frnyelse kan anbefales av ledere ved tilhørende enhet fr avtaleeierskap. I en enhets gjennmgang av avtaleprteføljen g i arbeidet med knkrete anbefalinger m utenlandspphld (jf. Tiltak 15 g 16 i handlingspianen) vil dette skjemaet være til str hjelp. Det er planlagt et eget web-prsjekt med ppstart i 2013 sm skal se spesielt på malene fr avtalesidene på nett. Plangruppen freslår at det samtidig ses nærmere på hele strukturen g innhldet på nettsidene. Det er viktig at Knutepunktet tas med på dette arbeidet, da de er eksperter på førstelinjeinfrmasjn g i daglig kntakt med studenter. Søknad m frhåndsgdkjenning tar i dag lang tid g skaper frustrasjn blant studenter. Arbeidsgruppen har ikke gått inn på dette feltet i sitt arbeid. Plangruppen freslår at frhåndsgdkjenningsprsessen autmatiseres med referanse til frslagene fra IHR arbeidsgruppen fr studentmbilitet: innpassing g gdkjenning. Administrative knsekvenser g gevinster Det er i liten grad gjrt gjennmgående pririteringer av hvr str del av de ansattes arbeidstid sm skal brukes på internasjnalisering. Dette gjelder særlig ansatte på instituttene. Feltet fremstår sm svakt frankret g lite planmessig tilpasset intensjnene i Strategisk plan UiOs Handlingsplan fr internasjnalisering innebærer stre frventninger til gjennmføring av ulike viktige tiltak på feltet. En vekst innen studentmbilitet innenfr et arbeidsfelt sm allerede ppleves sm verbelastet, uten bruk av mer ressurser, krever økt strømlinjefrming g klare ansvarslinjer hva angår arbeidsppgaver. Plangruppen mener å ha funnet frem til løsninger sm frenkler g tydeliggjør arbeidsprsessene knyttet til studentutveksling slik at dbbelt- g trippelarbeid unngås. Administrative ressurser vil brukes mer effektivt gjennm samrdning av arbeidsppgaver, især tilknyttet innreisende studenter g innføring av elektrniske løsninger sm ny nminasjnsweb g Søknadsweb. SIS vil kunne håndtere samrdningen av ppgaver gitt frutsetninger nevnt under frslag til implementering. Enhetene vil kunne avsette tid på deler av feltet internasjnalisering sm ikke Rapprt fra plangruppen fr studier: inn- g utreisende studenter Side 12

16 blir ivaretatt gdt nk i dag, i henhld til handlingsplanens intensjner, I det stre bildet ser ikke Plangruppen at stillingsprsenter kan reduseres. Det er imidlertid andre viktige gevinster sm kan ppnås gjennm de freslåtte tiltakene: Økt medarbeidertilfredshet Kvalitetsheving FrigjØring av tid til bedre tilrettelegging fr studentmbilitet Økt studenttilfredshet Sikre kmpetanseverføring til g pplæring av nye medarbeidere på feltet Knytte prsedyrer g rutiner fr mbilitet nærmere Øvrig studieadministrative prsesser Rapprt fra plangruppen fr studier: inn~ g utreisende studenter Side 13