Den holdt Komite for finans møte i Bergen rådhus, Teatersalen, kl

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Bystyrets kontor Protokoll Komite for finans Den holdt Komite for finans møte i Bergen rådhus, Teatersalen, kl Til stede under opprop: Godkjente forfall til hele møtet: Dag Skansen (H) Robert Monsen (H) Anette Strand (H) Wencke Borge Hystad (H) Alfa Merethe Sefland (H) vara Christer Lilleskare Olsen (H) - vara Kine Bratli Dale (A) Sissel Bondø A) - vara Tristan Duprè (FrP) Morten Myksvoll (FrP) Anders Skoglund (V) Trygve Birkeland (KrF) Samba S. Njie (SV) Torstein Dahle (R) møtte kl 1610 Sondre L. Båtstrand (MDG) Ove Sverre Bjørdal (Sp) Endre M. Tvinnereim (BY) Victor Danielsen Norman (H) uoppsettelig arbeid Sondre Leiren Rasch (H) uoppsettelig arbeid Marte Mjøs Persen (A) - syk Habilitetsvurdering: Til sak Komiteen fant Ove Sverre Bjørdal (Sp) inhabil. Han er i henhold til vedtak i BEBY inhabil i revisjonssaker fra Deloitte. Torunn Herfindal (Sp) møtte. Til sak Komiteen fant Ove Sverre Bjørdal (Sp) inhabil etter forvaltningsloven 6, 2. ledd. Torunn Herfindal (Sp) møtte. Fra byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap: Møteleder: Fra bystyrets kontor: Innkalling og sakskart: Byråd Liv Røssland Kommunaldirektør Ove Foldnes Politisk rådgiver Sara Økland Dag Skansen (H) Rådgiver Frank Wessels Førstekonsulent Birgitte W Bratland Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. 88

2 Finansbyråd Liv Røssland orienterte om byrådets budsjettforslag 2015/Økonomiplan vedrørende de tjenesteområdene som Komite for finans er fagkomite for. Byrådsleder Ragnhild Stolt-Nielsen orienterte om Planprogram for ny kommuneplan Godkjenning av protokoll fra Komite for finans sitt møte Komite for finans behandlet saken i møtet sak : Protokollen ble godkjent Saker til gjennomsyn Komite for finans behandlet saken i møtet sak : Følgende dokumenter ble sendt ut i forkant av møtet: Orienteringsskriv - Forvaltningsrevisjon av Boss Nett AS Muntlige spørsmål Komite for finans behandlet saken i møtet sak : Se muntlige spørsmål i spørsmålsregisteret på Det var ingen muntlige spørsmål til møtet Skriftlige spørsmål Komite for finans behandlet saken i møtet sak : Se skriftlige spørsmål i spørsmålsregisteret på Samba Njie (SV) stilte spørsmål vedr oppfølging av arbeidet mot sosial dumping. Byråd Liv Røssland besvarte spørsmålet Retningslinjer for tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Komite for finans behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: 89

3 1. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av driftstilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bevilget over egen post i bybudsjettet. 2. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av generelle tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. En bearbeidet, forenklet fremstilling av de relevante betingelser kan gjøres gjeldende for mottakere av generelle tilskudd. 3. Mottaker av tilskudd skal bekrefte at betingelser og retningslinjer for tilskuddet er kjent og akseptert før utbetaling skjer. 4. Mal for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke gjøres retningsgivende for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. 5. Byrådet delegeres fullmakt til å foreta mindre endringer av de vedtatte retningslinjer og av malen for tilskuddsbrev. 6. Bystyret ber om at det iverksettes vurderinger av muligheten for tiltak med formål å digitalisere hele prosessen for tilskudd i tråd med de muligheter som ligger i en fullstendig nettbasert saksbehandling, slik dette foreligger tilsvarende for andre instanser på Altinn eller tilsvarende systemer. Bystyret ber byrådet vurdere å fremme en sak hvor prosessutvikling, investeringer og potensielle forbedringer fremkommer. Følgende representanter tok ordet: Trygve Birkeland (KrF), Dag Skansen (H), Ove Sverre Bjørdal (Sp), Torstein Dahle (R), Alfa Merethe Sefland (H) og Samba S. Njie (SV) Forslag fremsatt i komiteen: Dag Skansen (H) fremsatte på vegne av H og FrP følgende tilleggsforslag: «Bystyret ber om at det iverksettes vurderinger av muligheten for tiltak med formål å digitalisere hele prosessen for tilskudd i tråd med de muligheter som ligger i en fullstendig nettbasert saksbehandling, slik dette foreligger tilsvarende for andre instanser på Altinn eller tilsvarende systemer. Bystyret ber byrådet vurdere å fremme en sak hvor prosessutvikling, investeringer og potensielle forbedringer fremkommer.» Votering: Innstillingen ble tiltrådt enstemmig Tilleggsforslag fra H og FrP, fremsatt av Dag Skansen (H) ble tiltrådt med 15 stemmer (H+A+FrP+V+KrF+MDG+Sp+BY) Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av driftstilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke bevilget over egen post i bybudsjettet. 90

4 2. Bystyret vedtar Retningslinjer for økonomiforvaltning og kontroll for mottakere av generelle tilskudd fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. En bearbeidet, forenklet fremstilling av de relevante betingelser kan gjøres gjeldende for mottakere av generelle tilskudd. 3. Mottaker av tilskudd skal bekrefte at betingelser og retningslinjer for tilskuddet er kjent og akseptert før utbetaling skjer. 4. Mal for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke gjøres retningsgivende for tilskuddsbrev fra byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke. 5. Byrådet delegeres fullmakt til å foreta mindre endringer av de vedtatte retningslinjer og av malen for tilskuddsbrev Søknad om fritak for eiendomsskatt for Gnr. 290 bnr. 125, Neset 57 Komite for finans behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bergen bystyre fritar Gnr. 290 Bnr. 125 Neset 57 - for eiendomsskatt på bygg og grunn fra og med Dersom eiendommen blir solgt, utleid eller tatt i bruk til annet formål enn beskrevet i søknaden, faller fritaket bort. Votering: Innstillingen ble tiltrådt enstemmig Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Byrådets og komiteens innstilling er likelydende Forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bergen kommune - Bergen Bolig og Byfornyelse KF/Etat for boligforvaltning Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : Representanten Ove Sverre Bjørdal (Sp) ble kjent inhabil i samsvar med vedtak i bystyresak av : «Representanten Ove Sverre Bjørdal (Sp) fratrer i alle saker som vedrører Deloittes forvaltningsrevisjon og selskapskontroll av Bergen kommunes virksomhet.» Torunn Herfindal (Sp) møtte. 91

5 Følgende representanter tok ordet: Kine Bratli Dale (A) og Anette Strand (H) Merknader fremsatt i komiteen: Kine Bratli Dale (A) fremsatte på vegne av A følgende merknad: «Bystyret merker seg at revisor ytterligere en gang kommer med kritiske merknader til HMSarbeidet. Bystyret ber byrådet om å tilstrebe en snarlig forbedring på dette området.» Votering: Merknad fra A fremsatt av Kine Bratli Dale (A) fikk tilslutning fra SV, R og MDG Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten fra Delotte AS «Forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bergen kommune Bergen Bolig og Byfornyelse (BBB) KF (fra Etat for boligforvaltning)» til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing sin høringsuttalelse til orientering. 3. Rapporten sendes regnskapsrevisor BDO AS for oppfølging av eventuelle regnskapsmessige forhold. 4. Rapporten oversendes Bystyret i Bergen kommune. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til Bystyret: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten fra Deloitte AS «Forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bergen kommune Bergen Bolig og Byfornyelse (BBB) KF (fra Etat for boligforvaltning)» til orientering. 2. Bystyret ber Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing følge opp at tiltak iverksettes slik at svakheter i internkontrollen ved Etat for Boligforvaltning (tidligere BBB) utbedres, og at etaten sikrer at internkontrollsystemet blir vedlikehold og tilpasset Bergen kommune sine krav og retningslinjer til de ulike områdene. 3. Bystyret ber etaten rapportere til Kontrollutvalget om status på arbeidet med revisors anbefalinger innen utgangen av mars Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Rapport etter tilleggsrevisjoner; Analyser og resultater på lønns- og innkjøpsområdet Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : 92

6 Følgende representanter tok ordet: Torstein Dahle (R), Robert Monsen (H), Ove Sverre Bjørdal (Sp) og Anette Strand (H) Merknader fremsatt i komiteen: Torstein Dahle (R) fremsatte på vegne av R følgende merknad: «Bergen kommunes egen internkontroll bør settes i stand til selv å gjøre den jobben som BDO har gjort her.» Votering: Merknad fra R fremsatt av Torstein Dahle (R) fikk tilslutning fra SV og Sp Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar «Rapport etter tilleggsrevisjoner» om analyser og resultater på lønnsog innkjøpsområdet til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg revisors konklusjoner og anbefalinger i rapporten og sender rapporten til Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til Bystyret: 1. Bystyret i Bergen tar «Rapport etter tilleggsrevisjoner» om analyser og resultater på lønnsog innkjøpsområdet til orientering. 2. Rapporten oversendes Byrådet, som bes om å ta stilling til rapportens konklusjoner og anbefalinger. 3. Det gis tilbakemelding til bystyret via kontrollutvalget om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp innen 1. februar Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Nummerert brev nr. 2 - Bergen Bolig og Byfornyelse KF. Revisjonen for regnskapsåret 2013 Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : 93

7 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDOs rapportering i «Nummerert brev nr. 2 Bergen Bolig og Byfornyelse KF» etter revisjon av særregnskapet for 2013, samt Byrådsavdeling for finans eiendom og eierskap sin tilbakemelding med kommentarer fra tidligere ledelse, i brev av , til orientering. 2. Kontrollutvalget ber regnskapsrevisor følge opp foretakets tilbakemelding. 3. Kontrollutvalget videresender rapporteringen til Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til Bystyret: Bystyret tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDOs rapportering i «Nummerert brev nr. 2 Bergen Bolig og Byfornyelse KF» etter revisjon av særregnskapet for 2013, samt Byrådsavdeling for finans eiendom og eierskap sin tilbakemelding i brev av , til orientering. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Nummerert brev nr. 2 - Bergen Hjemmetjenester KF. Revisjonen for regnskapsåret 2013 Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS`s rapportering i «Nummerert brev nr. 2 Bergen hjemmetjenester KF» etter revisjon av særregnskapet for 2013, samt Bergen hjemmetjenester KF`s ledelse ved Byrådsavdeling for finans eiendom og eierskap sin tilbakemelding i brev av , til orientering. 2. Kontrollutvalget sender foretakets tilbakemelding til regnskapsrevisor for oppfølging. 3. Kontrollutvalget videresender rapporteringen til bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til Bystyret: Bystyret tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS`s rapportering i «Nummerert brev nr. 2 Bergen hjemmetjenester KF» etter revisjon av særregnskapet for 2013, samt Bergen hjemmetjenester KF`s ledelse ved Byrådsavdling for finans eiendom og eierskap sin tilbakemelding i brev av , til orientering. 94

8 Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Nummerert brev nr. 2 - Bergen Vann KF. Revisjonen for regnskapsåret 2013 Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS sin rapportering i «Nummerert brev nr. 2- Bergen Vann KF» etter revisjonen av foretakets særregnskap for 2013, samt ledelsen i Bergen Vann KF sin tilbakemelding på dette i brev av , til orientering. 2. Kontrollutvalget sender foretakets tilbakemelding til regnskapsrevisor for oppfølging. 3. Kontrollutvalget videresender rapporteringen til bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til bystyret: Bystyret tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS sin rapportering i «Nummerert brev nr. 2 Bergen Vann KF» etter revisjon av særregnskapet for 2013, samt ledelsen i Bergen Vann KF sin tilbakemelding i brev av , til orientering. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Nummererte brev fra revisor etter lovpålagt revisjon av beboerregnskaper ved aldersog sykehjem for årene 2010, 2011 og tilsvar fra Byrådsavdeling for helse og omsorg Komite for finans hadde saken til orientering i møtet sak : 95

9 Ove Sverre Bjørdal (Sp) har bedt om å få sin habilitet vurdert i saken. Han oppgir at regnskapene for 2010 og 2011 ble revidert av Deloitte, og at de som den gang utførte revisjonen er ansatt i samme avdeling som ham selv. Dette kan være egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet i saken. Komite for finans fant ham inhabil til å delta i behandlingen av saken, etter forvaltningslovens 6, 2.ledd. Torunn Herfindal (Sp) møtte. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar sak om beboerregnskap for 2010, 2011 og 2012 til etterretning og ber Byrådsavdeling for helse og omsorg følge opp revisors anbefalinger i de nummererte brevene vedrørende intern kontroll for å sikre at sykehjemmene etterlever lov og regelverk. 2. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling til Bystyret: Bystyret tar sak om beboerregnskap for 2010, 2011 og 2012 til etterretning og ber Byrådsavdeling for helse og omsorg følge opp at det etableres systematisk intern kontroll som sikrer at sykehjemmene etterlever lov og regelverk. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Eventuelt Komite for finans behandlet saken i møtet sak : Robert Monsen (H) viste til at det er litt smalt mellom benkeradene etter oppgraderingen i Teatersalen og at det fortsatt mangler en del mikrofoner. Komiteen ber bystyrets kontor om å se på muligheter til å forandre bordoppsettet Høringsuttalelse til NOU 2014: 4, Enklere regler - bedre anskaffelser Komite for finans behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bergen kommune avgir høringsuttalelse til NOU 2014: 4 Enklere regler bedre anskaffelser, slik det fremgår av notat vedlagt denne saken «Høringsuttalelse fra Bergen kommune: NOU 2014: 4 Enklere regler bedre anskaffelse.» 96

10 Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Byrådets og komiteens innstilling er likelydende. Dag Skansen (H) Leder Frank Wessels Rådgiver 97