Den 30. mai 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 30. mai 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Robert Monsen (H) leder Thor Brekkeflat (A) - nestleder May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Hallstein Aadland (FrP) Karl Johan Halleråker (KrF) Stian Skår Ludvigsen (V) (til kl ) Mathias Hunskår Furevik (R) Ragnhild Hedemann (SV) - vara Det var 9 stemmeberettigete til stede i sakene og 8 stemmeberettigete til stede i sakene Forfall til hele møtet: Fra BDO AS Møteleder: Fra sekretariatet: Steinar Nørstebø (SV) Terje Tvedt og Ørjan Johannessen Robert Monsen (H) leder Ole Hopperstad Gudny Spjeld Fra Bystyrets kontor: Arne Vågenes (IT-bistand) til kl Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Robert Monsen (H) opplyste at han ønsket å ta opp 3 temaer under Eventuelt. Hallstein Aadland (FrP) opplyste at han ønsket å ta ett tema under Eventuelt. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 25. april Saker til gjennomsyn mai Nummeret brev nr. 9 - Bergen kommune. Årsregnskapet for Bergen kommunes årsregnskap for kontrollutvalgets uttalelse Tilleggsrevisjon; Sikkerhets- og beredskapsopplegget Oppfølging av risikoforhold avdekket i tilleggsrevisjon Prosjektplan; Effektivitet og kvalitet i kommunerådets internkontroll på ledernivå Bestilling av prosjektskisse; Effektivitet og kvalitet i kommunerådets ressursstyring og kapasitetsdimensjonering Bestilling av prosjektskisse; Selskapskontroll i BIR Status saker i arbeid - mai Eventuelt 2

3 33-17 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 25. april 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 25. april 2017 ble godkjent Saker til gjennomsyn mai 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 34-17: Dokumenter som var knyttet til saken: 1. Vedtaksskriv, BEBY, , , Forvaltningsrevisjonsrapport; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter 2. Vedtaksskriv, BEBY, , , Juridisk vurdering av utvidet grunnlag "Jordalsvannsaken" Nummeret brev nr. 9 - Bergen kommune. Årsregnskapet for 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDOs rapportering i «Nummerert brev nr. 9 - Bergen kommune» etter revisjonen av Bergen kommunes årsregnskap for 2016 til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg revisors kommentarer og anbefalinger i det nummererte brevet og oversender brevet til Byrådet for uttalelse. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen 1. september 2017 med eventuelle kommentarer til brevet og opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 9 - Bergen kommune» vil bli fulgt opp. 4. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem sak om hvordan revisors anbefalinger vedrørende IT-revisjon kan følges opp. Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende tilleggsforslag til forslag til vedtak: (nytt punkt 4) Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem sak om hvordan revisors anbefalinger vedrørende IT-revisjon kan følges opp. Det var 9 stemmeberettigete til stede. Mathias Hunskår Fureviks (R) tilleggsforslag til forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. 3

4 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDOs rapportering i «Nummerert brev nr. 9 - Bergen kommune» etter revisjonen av Bergen kommunes årsregnskap for 2016 til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg revisors kommentarer og anbefalinger i det nummererte brevet og oversender brevet til Byrådet for uttalelse. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen 1. september 2017 med eventuelle kommentarer til brevet og opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 9 - Bergen kommune» vil bli fulgt opp Bergen kommunes årsregnskap for kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar revisors beretning og årsregnskapet for 2016 for Bergen kommune til orientering. 2. Kontrollutvalget har ingen kommentarer til regnskapet ut over det som fremgår av årsregnskapet, byrådets årsmelding og revisors beretning. 3. Kontrollutvalget avgir følgende uttalelse om årsregnskapet for Bergen kommune og Lånefondet for 2016: Til Bystyret i Bergen kommune Kontrollutvalgets uttalelse til Bergen kommunes årsregnskap og Lånefondet for 2016 Kontrollutvalget har behandlet Bergen kommune sitt årsregnskap for 2016 i møte Grunnlaget for behandlingen er det avlagte årsregnskapet for 2016 datert , Byrådets årsmelding for Bergen kommune for 2016, revisjonsberetning for 2016 fra regnskapsrevisor BDO AS, nummerert brev (nr. 9) fra regnskapsrevisor og Byrådets saksforelegg til regnskapssaken i Byrådssak Kontrollutvalget baserer sin uttalelse på en gjennomgang av ovennevnte dokumenter og har merket seg at revisors beretning om årsregnskapet for 2016 for Bergen kommune og Lånefondet er uten bemerkninger. Kontrollutvalget viser til revisjonsberetningen til årsregnskapet og har ut over dette ingen merknader til Bergen kommunes årsregnskap for Utvalgets behandling: Utvalgets medlemmer drøftet saken. Mathias Hunskår Furevik (R) hadde spørsmål om Bergen og Omland Havnevesen. Utvalgets medlemmer var omforent om at Byrådet skulle tilskrives for å få bragt klarhet i spørsmålet. Det var 9 stemmeberettigete til stede. 4

5 Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Tilleggsrevisjon; Sikkerhets- og beredskapsopplegget Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak:: Kontrollutvalget tar utkastet til rapporten «Kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i sikkerhets- og beredskapsopplegget i sentraladministrasjonen», som er unntatt fra offentlighet etter 5 2. ledd om utsett innsyn i Offentleglova, til foreløpig orientering. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Oppfølging av risikoforhold avdekket i tilleggsrevisjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber BDO AS om å legge frem en skisse på avtalte kontrollhandlinger for en analyse av kontraktsforholdene mellom Bergen kommune og de private institusjonene Stiftelsen Betanien og Stiftelsen Landås menighets eldresenter. Kvaliteten og effektiviteten i kontraktsoppfølgingen knyttet til disse skal også analyseres innenfor en ramme på 100 timer med rapportering til Kontrollutvalget tidlig høsten Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Prosjektplan; Effektivitet og kvalitet i kommunerådets internkontroll på ledernivå Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjons-/ledelsesrevisjonsprosjekt av internkontrollens effektivitet og kvalitet (kommuneloven 20) i Bergen kommune i henhold til denne sakens utredning og Deloittes prosjektskisse, og de kommentarer som fremkom i møtet. 5

6 Utvalgets behandling: Kontrollutvalgets medlemmer drøftet det fremlagte forslaget til prosjektplan fra Deloitte. Utvalgets medlemmer var omforent om at synspunkt som fremkom i møtet i tilknytning til drøftingene av formål og problemstillinger skulle hensyntas i Deloittes forvaltningsrevisjon. Robert Monsen (H) fremmet følgende tilleggsforslag til forslag til vedtak: «( ), og de kommentarer som fremkom i møtet» Robert Monsens (H) tilleggsforslag til forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjons-/ledelsesrevisjonsprosjekt av internkontrollens effektivitet og kvalitet (kommuneloven 20) i Bergen kommune i henhold til denne sakens utredning og Deloittes prosjektskisse Bestilling av prosjektskisse; Effektivitet og kvalitet i kommunerådets ressursstyring og kapasitetsdimensjonering Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Deloitte legge frem en skisse for et forvaltningsrevisjonsprosjekt av kommunerådets effektivitet og kvalitet i ressursstyringen og kapasitetsdimensjoneringen i Bergen kommune i henhold til denne sakens utredning. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Bestilling av prosjektskisse; Selskapskontroll i BIR Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak:: 1. Kontrollutvalget gir sekretariatet, sammen med kontrollutvalgets leder, fullmakt til å gjennomføre en begrenset tilbudskonkurranse om oppdraget, til å forestå valg av leverandør og til å iverksette bestillingen på bakgrunn av løsningsbeskrivelse fra leverandøren. 6

7 2. Konsulentselskapet Odin AS som Bergen kommune har rammeavtale med, benyttes til å gjennomføre konkurransen. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Status saker i arbeid - mai 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar oversikten over status på saker kontrollutvalget har i bestilling/arbeid pr. mai 2017 til orientering. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Bysykler Robert Monsen (H) opplyste at han hadde fått henvendelse fra pressen med spørsmål om kontrollutvalget skulle se på saken. Han opplyste videre at saken ville bli tatt opp i Bystyret av opposisjonen. Bystyremøtet Robert Monsen (H) opplyste at sak om nummerert brev nr. 8 om beboerregnskapet står på sakslisten i Bystyret. Han opplyste videre hvordan han hadde tenkt å innlede saken. Organisering av sekretariatet Robert Monsen (H) informerte om status i saken. 7

8 Barnevern Hallstein Aadland (FrP) viste til interpellasjon om barnevern i kommende bystyremøte den Kontrollutvalget har en omfattende forvaltningsrevisjon av barnevernstjenestene på gang. Robert Monsen Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 8