Den 20. januar 2015 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 20. januar 2015 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) leder Anne Lorgen Riise (H) May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Stig Høgholm (FrP) Kristin Kvalsnes (FrP) Geir Kjell Andersland (V) Astrid Øien Halsnes (KrF) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 9 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Fra administrasjonen: Møteleder: Sekretær: Vidar Aspunvik, Arne Vågenes, Grace Espedal Thor Brekkeflat Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Orienteringer til utvalget: Fra kl kl Vidar Aspunvik fra IT Konsern samt Arne Vågenes og Grace Espedal fra bystyrets kontor gav en innføring i bruk av nettbrett etter overgangen til papirløse møter.

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 16. desember Saker til gjennomsyn januar Prosjektskisser; ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger på mislighetsrisikoforhold Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene Kontrollutvalgets årsmelding for Kontraktsdokumenter vedrørende kjøp av eksterne revisjonstjenester - varighet Eventuelt

3 1-15 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 16. desember 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 1-15 og fattet følgende vedtak: Protokollen fra Kontrollutvalgets møte 16. desember 2014 ble godkjent Saker til gjennomsyn januar 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 2-15 og fattet følgende vedtak: Til vedlegg 1, 2, 3 og 4: Behandling av sakene utsettes til byggesakssjefens notat er oversendt utvalget. Til vedlegg 5: Kontrollutvalget viser til skriv på vegne av beboerne på Selviksiden av Jordalsvannet. Henvendelsen oversendes Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. I forbindelse med oversendelsen vil Kontrollutvalget bemerke: De fremlagte dokumentene reiser flere spørsmål som må finne sin avklaring gjennom forsvarlig saksbehandling i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Dokumenter som var knyttet til saken: Utrykte vedlegg: 1. Epost fra Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B - Klage på redegjørelse 2. Epost fra Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B, Bergen Kommune - gjelder klage 3. Epost til Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B, Bergen Kommune 4. Epost fra Terje Haugan ; Ytre Markevei 39 og 41 Dokumentene 1 4 ble sendt ut til møtet 16. desember, se dokumentene 1,2,3 og 9 under sak Trykte vedlegg: 5. Fra Monica og Trond Nilsen, datert , på vegne av beboere på Selviksiden av Jordalsvannet; Vedr. forskjellsbehandling av beboere på Selviksiden og Jordalsiden. Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende forslag til vedtak til vedlegg 1, 2, 3 og 4: «Behandling av sakene utsettes til byggesakssjefens notat er oversendt utvalget.» Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende forslag til vedtak til vedlegg 5:

4 «Kontrollutvalget viser til skriv på vegne av beboerne på Selviksiden av Jordalsvannet. Henvendelsen oversendes Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. I forbindelse med oversendelsen vil Kontrollutvalget bemerke: De fremlagte dokumentene reiser flere spørsmål som må finne sin avklaring gjennom forsvarlig saksbehandling i Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Utvalget vil her særlig peke på det strenge krav til likebehandling at like tilfeller skal behandles likt som gjelder for offentlig myndighetsutøvelse. Mathias Hunskår Fureviks (R) forslag til vedtak til vedlegg 1, 2, 3 og 4 ble vedtatt enstemmig. Mathias Hunskår Fureviks (R) forslag til vedtak i avsnitt 1 og 2 til vedlegg 5 ble vedtatt enstemmig. Mathias Hunskår Fureviks (R) forslag til vedtak i avsnitt 3 til vedlegg 5 fikk en stemme (R) og var dermed falt Prosjektskisser; ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger på mislighetsrisikoforhold Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 3-15 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos BDO AS, på: 1. Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. 2. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon) 3. Prosjekter og særattestasjoner 4. Betalingsstrømmene 2. Revisjonene gjennomføres i tråd med forslagene til prosjektmandat som fremkommer i punktene 1-4 i forslaget fra BDO AS datert og innenfor en økonomisk ramme på inntil 1000 timer totalt. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende.

5 4-15 Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 4-15 og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er ferdigstilt. Det vises også til statusrapport for barnevernet Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende alternative forslag til vedtak: «Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er ferdigstilt.» Geir Kjell Andersland (V) fremmet følgende tilleggsforslag som avsnitt tre til Mathias Hunskår Fureviks alternative forslag til vedtak: «Det vises også til statusrapport for barnevernet 2013.» Mathias Hunskår Fureviks (R) alternative forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Geir Kjell Anderslands (V) tilleggsforslag som avsnitt tre til Mathias Hunskår Fureviks alternative forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem en sak om bystyrets bestilling etter at Statusrapport for barnevernet i Bergen 2014 og Deloittes rapport fra forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem foreligger.

6 5-15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 5-15 og fattet følgende vedtak: 1. Årsmeldingen for Kontrollutvalget i Bergen kommune for 2014 godkjennes. 2. Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 oversendes Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 5-15 og avga følgende innstilling: Bystyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Kontraktsdokumenter vedrørende kjøp av eksterne revisjonstjenester - varighet Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 6-15 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget finner det hensiktsmessig at opsjonene i de to kontraktsdokumentene, EØS med BDO AS og EØS med Deloitte AS, benyttes med henblikk på forlengelse av avtalene om levering av eksterne revisjonstjenester fram til Kontrollutvalget ber om en grundig evaluering av den foreliggende revisjonsordning innen utgangen av 3. kvartal 3. Kontrollutvalget sender saken til bystyret for godkjenning. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 6-15 og avga følgende innstilling: 1. Bystyret godkjenner at opsjonen i Standardkontrakt for tjenestekjøp EØS med BDO AS om levering av regnskapsrevisjonstjenester benyttes med henblikk på forlengelse av avtalen fram til Bystyret godkjenner at opsjonen i Standardkontrakt for tjenestekjøp EØS med Deloitte AS om levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll benyttes med henblikk på forlengelse av avtalen fram til

7 Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremsatte følgende merknad: «For å kunne fatte en forsvarlig beslutning i saken burde dagens revisjonsavtaler vært undergitt en grundigere evaluering.» Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende alternative innstilling til bystyret: 1. «Opsjonene i gjeldende revisjonskontrakter innløses ikke. 2. Bystyret vedtar å gjenopprette Bergen kommunerevisjon med virkning fra Bystyret vedtar at kommunens ressursinnsats på revisjonsområdet etter kommuneloven 78 minst skal være på samme nivå som sammenlignbare kommuner, det vil si en samlet budsjettramme for en ny Bergen kommunerevisjon på millioner kroner. 4. Den budsjettmessige inndekningen innarbeides i budsjettjusteringssaken etter første tertial.» Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende alternative (subsidiære) innstilling til bystyret: 1. «Bystyret godkjenner at opsjonen i Standardkontrakt for tjenestekjøp EØS med Deliotte AS om levering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll benyttes med henblikk på forlengelse av avtalen frem til Kontrakten for regnskapsrevisjon lyses ut på nytt. Kommunens kravspesifikasjon skal legges opp på en slik måte at Bergen kommune får en ressursinnsats på regnskapsrevisjonsfeltet på linje med sammenlignbare kommuner.» Geir Kjell Andersland (V) fremmet følgende tilleggsforslag som nytt pkt. 2, og pkt. 2 i forslaget endret til pkt. 3; til forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber om en grundig evaluering av den foreliggende revisjonsordning innen utgangen av 3. kvartal.» Forslag til vedtak pkt. 1 ble vedtatt mot en stemme (R). Geir Kjell Andersland (V) tilleggsforslag, inn som punkt 2; til forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak pkt. 2 fikk nytt nummer pkt. 3 og ble vedtatt enstemmig. Mathias Hunskår Fureviks (R) alternative forslag til innstilling til bystyret fikk en stemme (R) og var dermed falt. Mathias Hunskår Fureviks (R) alternative (subsidiært) forslag til innstilling til bystyret fikk en stemme (R) og var dermed falt. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt med 8 stemmer (A, H, FRP, FRF, V). Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget finner det hensiktsmessig at opsjonene i de to kontraktsdokumentene, EØS med BDO AS og EØS med Deloitte AS, benyttes med

8 henblikk på forlengelse av avtalene om levering av eksterne revisjonstjenester fram til Kontrollutvalget sender saken til bystyret for godkjenning. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 7-15 og fattet følgende vedtak: Det var ikke saker under eventuelt. Thor Brekkeflat Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat