Den 24. januar 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 24. januar 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Robert Monsen (H) leder Thor Brekkeflat (A) nestleder May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Hallstein Aadland (FrP) Karl Johan Halleråker (KrF) Stian Skår Ludvigsen (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Steinar Nørstebø (SV) Det var 9 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Fra Deloitte AS: Birte Bjørkelo Fra Bystyrets kontor: Arne Vågenes til kl Møteleder: Sekretær: Robert Monsen (H) leder Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Stian Skår Ludvigsen (V) opplyste at han ønsket å ta opp en problemstilling under Eventuelt. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 20. desember Saker til gjennomsyn januar Nummerert brev nr. 7 Bergen kommune. Revisjonen av årsregnskapet for Tilbakemelding fra finansbyråden vedr. punktet om attestasjoner Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer Bestilling av forvaltningsrevisjon; Oppfølging av kontrakter Plan for selskapskontroll Årsrapport fra Kontrollutvalget for Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat Eventuelt 2

3 1-17 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 20. desember 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 1-17 og fattet følgende vedtak: Protokollen fra Kontrollutvalgets møte 20. desember 2016 ble godkjent Saker til gjennomsyn januar 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 2-17: Dokumenter som var knyttet til saken: Vedtaksskriv, BEBY, , , Valg av revisor - forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Fra Kommuneadvokaten ; Lønns- og arbeidsforhold for støttekontakter 3-17 Nummerert brev nr. 7 Bergen kommune. Revisjonen av årsregnskapet for Tilbakemelding fra finansbyråden vedr. punktet om attestasjoner Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 3-17 og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar opplysningene fra Finansbyråden om kommunens oppfølging av revisors kommentarer til attestasjonsrutinene til orientering. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 4-17 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til prosjektskisse fra BDO AS fra forrige kontraktsperiode og bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger, hos BDO AS på Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Revisjonen gjennomføres i tråd med forslagene til prosjektmandat som fremkommer i punkt 5 i forslaget fra BDO AS datert og innenfor en økonomisk ramme på inntil 400 timer totalt. Arbeidet forutsettes gjennomført med høyt kompetent personell med leveranseautoritet for levering innen

4 Utvalgets behandling: Følgende representanter tok ordet: Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende Bestilling av forvaltningsrevisjon; Oppfølging av kontrakter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 5-17 og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller undersøkelsen Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen hos oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Deloitte AS i tråd med sekretariatets forslag og de tilføyinger som ble gjort av kontrollutvalget i møtet. Utvalgets behandling: Steinar Nørstebø (SV) viste til 4.de avsnitt i saksframlegget om «( ) undersøke hvordan kommunen effektivt sikrer at krav til miljø, kvalitet og pris, samt andre kontraktsvilkår etterleves i oppfølgings-, målings- og rapporteringsfasen for kontraktene» og foreslo et tillegg om at lønns- og arbeidsvilkår også undersøkes. Kontrollutvalgets medlemmer drøftet saken og var omforent om følgende tillegg til forslag til vedtak: «( ) og de tilføyninger som ble gjort av kontrollutvalget i møtet» Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig med Kontrollutvalgets tilføyinger. Kontrollutvalget bestiller undersøkelsen Kvalitet og effektivitet i kontraktsoppfølging i kommunen hos oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Deloitte AS i tråd med sekretariatets forslag. 4

5 6-17 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 6-17 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar at saken sendes Bystyret som kontrollutvalgets forslag til rammeplan for selskapskontroll i perioden Kontrollutvalget legger til grunn at det ved bestilling av prosjekter vil bli utarbeidet en prosjektplan som beskriver problemstillinger, metoder, avgrensning, ressursforbruk, kostnader og prosjektperiode, og som skal godkjennes av kontrollutvalget før oppstart. 3. For å sikre nødvendig fleksibilitet med hensyn til valg og gjennomføring av prosjekter ber kontrollutvalget om å få delegert myndighet til å foreta endringer i planen i planperioden. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 6-17 og avga følgende innstilling til bystyret: 1. Kontrollutvalget gjennomfører eierskapskontroll i selskaper etter utvalgets nærmere vurdering. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll til orientering. Utvalgets behandling: Robert Monsen (H) fremmet forslag om endringer i planen og om at rapporten «Generell eierskapskontroll» ikke skulle følge saken til Bystyret. Kontrollutvalgets medlemmer drøftet saken og var omforent om at siden utvalget kun hadde tatt rapporten til orientering er utvalget ikke bundet opp av rapportens anbefalinger. Etter dette trakk Robert Monsen forslaget. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende. 5

6 7-17 Årsrapport fra Kontrollutvalget for 2016 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 7-17 og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Bergen kommune sin årsrapportering for 2016 godkjennes. 2. Kontrollutvalgets årsrapportering for 2016 oversendes Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 7-17 og avga følgende innstilling til bystyret: Bystyret tar kontrollutvalgets årsrapportering for 2016 til orientering. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak var likelydende. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende Arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 8-17 og vedtok å avgi følgende innstilling til Bystyret: 1. Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. Den daglige personaladministrative oppfølging ivaretas av bystyrets kontor på oppdrag fra kontrollutvalget, i samråd med kontrollutvalgets leder. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiveransvaret gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Ansettelse av leder for sekretariatet gjøres av bystyret etter innstilling fra kontrollutvalget. 4. Ansettelsesmyndighet for øvrig personale i sekretariatet delegeres til kontrollutvalget. 5. Fastsettelse av lønnsbetingelser m.v. for kontrollutvalgets sekretariat foretas av kontrollutvalgets leder og nestleder i samråd med ordfører. 6

7 Utvalgets behandling: Utvalget medlemmer drøftet de fremlagte sakspapirene. Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende alternative forslag til innstilling til bystyret: 1. «Bystyret delegerer arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget. Den daglige personaladministrative oppfølging ivaretas av bystyrets kontor på oppdrag fra kontrollutvalget, i samråd med kontrollutvalgets leder. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiveransvaret gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Ansettelse av leder for sekretariatet gjøres av bystyret etter innstilling fra kontrollutvalget. 4. Ansettelsesmyndighet for øvrig personale i sekretariatet delegeres til kontrollutvalget. 5. Fastsettelse av lønnsbetingelser m.v. for kontrollutvalgets sekretariat foretas av kontrollutvalgets leder og nestleder i samråd med ordfører. Kommentarer til de enkelte punktene Jeg mener det er viktig at det er helt klart og tydelig hva som nå blir delegert til kontrollutvalget. Formuleringen i forslaget fra bystyrets kontor («prinsipielle saker») er uheldig. Det er bedre så slå entydig fast at det foretas en delegasjon, før man eventuelt presiserer av enkelte ting kan delegeres videre og at det samlede ansvaret ligger hos kontrollutvalget. Det er også viktig at delegasjonslinjen er tydelig (bystyret kontrollutvalget kontrollutvalgets leder bystyrets kontor). Med «daglig personaladministrativ oppfølging» innebærer registrering/rapportering av lønn, ferie, fravær m.m. Mer overordnet personalarbeid som eksempelvis medarbeidersamtaler m.m. må ligge hos kontrollutvalget (leder), jamfør uavhengighetsbestemmelse i forskrift om kontrollutvalg 20. Punkt 2 slår fast at kommunens arbeidsgiverpolitikk m.v. gjelder. Punkt 3 fastlegger hvordan ansettelse av leder for sekretariatet skal foregå. Her mener jeg det er naturlig å følge kommunelovens system for valg av revisor. Punkt 4 også her er det lagt opp til en prosedyre tilsvarende dersom man har kommunal revisjon. Punkt 5 er ment å dekke lokale lønnsoppgjør o.l. Jeg mener dette forslaget dekker de momentene som er reist i de ulike skrivene fra bystyrets kontor og i den opprinnelige saksutredningen fra sekretariatet, nemlig at man får fastlagt at arbeidsgiveransvaret er delegert til kontrollutvalget samtidig som man sikrer at man formaliserer de rutiner som jeg forstår har vært praktisert til nå.» Sekretariatets forslag til innstilling til Bystyret fikk ingen stemmer og var dermed falt. Bystyrets kontors forslag til innstilling til Bystyret fikk 1 stemme (SV) og var dermed falt. Mathias Hunskår Fureviks (R) alternative forslag til innstilling til bystyret ble tiltrådt med 8 stemmer (2 H + 2 A + FrP + KrF + V + R). 7

8 Forslag til vedtak (fra kontrollutvalgets sekretariat): Kontrollutvalget tar opplysningene om arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til orientering og sender saken til bystyret for behandling. Innstilling til bystyret (fra kontrollutvalgets sekretariat): Bystyret vedtar at utøvelsen av arbeidsgiveransvaret på bystyrets vegne delegeres til leder og nestleder av kontrollutvalget. Innstilling til bystyret (i sak tilsendt fra Bystyrets kontor): 1. Bystyret delegerer det overordnede arbeidsgiveransvaret for kontrollutvalgets sekretariat til kontrollutvalget som fatter beslutninger i prinsipielle saker. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen gjøres på grunnlag av arbeidsgiverpolitikk og retningslinjer som gjelder i Bergen kommune. 3. Den praktiske oppfølging og personaladministrative tilrettelegging ivaretas i henhold til saksutredningen av Bystyrets kontor. Nødvendig rapportering skjer til kontrollutvalgets leder Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 9-17 og fattet følgende vedtak: Varslingsordningen Stian Skår Ludvigsen (V) presenterte et eksempel på varsling og problemstillinger knyttet til dette. Utvalgets medlemmer drøftet opplysningene. Det ble vist til tidligere revisjoner på området. Utvalgets medlemmer var omforent om at temaet skulle følges opp i senere møter. Robert Monsen Leder Kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 8