Delegering av arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariat for kontrollutvalget

Transkript

1 BEBY /16 Bergen bystyre Delegering av arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariat for kontrollutvalget EARE ESARK Hva saken gjelder: I sak 43/16 som ble lagt fram til behandling i forretningsutvalget i februar 2016 ble det påpekt at det ikke finnes et delegeringsvedtak vedrørende arbeidsgiverfullmakter fra bystyret til kontrollutvalget i Bergen kommune. Forretningsutvalget fattet følgende vedtak i møtet: «Forretningsutvalget ber om at Bystyrets kontor i samarbeid med sekretariat for kontrollutvalget utarbeider forslag til delegasjonsstruktur fra bystyret til kontrollutvalget ihht beskrivelsen i saken, med nødvendige presiseringer av praktisk oppfølging av leder/nestleder og sekretariat for kontrollutvalget.» I etterkant har kontrollutvalget fått saken til gjennomsyn, og vedtatt at leder for kontrollutvalget blir kontaktperson mot Bystyrets kontor i dette arbeidet, jf. KTRU-sak 13/16. Ihht vedtak har Bystyrets kontor utarbeidet forslag til delegasjonsfullmakter fra bystyret til kontrollutvalget når det gjelder arbeidsgiverfullmakter. Forslaget omfatter også at det overordnede arbeidsgiveransvaret for sekretariatet for kontrollutvalget delegeres fra bystyret til kontrollutvalget. Mer presist vil det si at oppfølging av leder og nestleder av kontrollutvalget foretas av ordfører, med samme rutine for oppfølging som de øvrige godtgjorte folkevalgte i hel- og deltidsstillinger. Når det gjelder oppfølging av mer rutinemessig og personalfaglig karakter, blir det beskrevet hvordan den praktiske og administrative oppfølgingen fra Bystyrets kontor ivaretas og hvilke fullmakter bystyredirektøren har i den forbindelse. Dette representerer ingen endringer fra tidligere og er bare en formalisering av etablerte rutiner, jf. saksutredningen. Leder for kontrollutvalget har blitt informert om arbeidet med arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariat fra kontrollutvalget gjennom oversendelse av forslag til sak til bystyret, samt møte med ordfører og bystyredirektøren i etterkant. I møte i kontrollutvalget , sak Eventuelt punkt 3, ble følgende protokollert: «Delegering av arbeidsgiverfullmakter Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontaktperson i forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors samt sekretariatets utkast til sak om dette. 1

2 Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå.» Sekretariat for kontrollutvalget har, som vist til i vedtaket over, utarbeidet et utkast til sak om arbeidsgiverfullmakter for sekretariatet som avviker noe fra Bystyrets kontors saksframlegg. Bl.a. vises det til viktigheten av sekretariatets uavhengighet overfor administrasjonen på bystyresiden, og det foreslås i saken at alle arbeidsgiverfullmakter overfor sekretariatet ivaretas av kontrollutvalgets leder. Utkastet fra sekretariatet følger saken. I tillegg fattet kontrollutvalget i sitt møte , sak 86-16, følgende vedtak: «Sekretariatets uavhengighet Sekretariatet utarbeider et notat om sekretariatets uavhengighet.» Dette notatet er foreløpig ikke utarbeidet/lagt fram for behandling i kontrollutvalget. Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner danner grunnlaget for delegasjonsstrukturen fra bystyredirektøren, og uavhengighetsprinsippet for kontrollutvalget og sekretariat for kontrollutvalget når det gjelder arbeidsgiverfunksjoner og ansettelsesforhold til Bergen kommune er vurdert spesielt. Den faglige uavhengigheten er ivaretatt, og bystyredirektøren kan ikke se at den fremlagte fullmaktsstruktur er i konflikt med forskriften når det gjelder arbeidsgiverfunksjoner. Byrådsleders avdeling har levert en betenkning på bestilling fra bystyredirektøren, og konkluderer i henhold til fremlagte forslag til delegasjonsfullmakter (se vedlegg til saken). Det fremlagte forslag griper ikke inn i verken sekretariatets eller kontrollutvalgets uavhengighet, og i den grad uavhengigheten til sekretariatet skal økes, må det skje gjennom fristilling. Alle kommunale arbeidstakere skal både ha noen minimumsrettigheter og - plikter, og disse vil ivaretas gjennom fremlagte forslag til fullmaktstruktur. Bystyret vedtok i tillegg følgende punkt i sin tilbakemelding på høringsuttalelsen til Kommunelovutvalgets utredning NOU 206: 4 Ny kommunelov, i sak 205/16: «w) Bergen kommune vil anbefale at departementet i det videre lovarbeid klargjør nærmere hvordan kontrollutvalgets sekretariat kan ha en uavhengig posisjon samtidig som sekretariatet fortsatt er en del av kommunens organisasjon.» Med dette vedtaket har bystyret allerede gitt sin tilslutning til at en utredning og formalisering av gjeldende løsning er ønskelig på nasjonalt nivå. For alle myndighetsnivåer gjelder prinsippet om at delegert myndighet kan trekkes tilbake. Den som har delegert myndighet til et underordnet organ vil ha mulighet til å treffe vedtak på et saksområde hvor myndighet tidligere er delegert, uten først å måtte tilbakekalle den generelle delagasjonsbeslutningen. Forslag til innstilling til bystyret: 1. Kontrollutvalget har tilsyns- og arbeidsgiveransvar for sekretariatet for kontrollutvalget, og fatter beslutninger i prinsipielle saker knyttet til arbeidsgiverspørsmål. 2. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen er forankret i arbeidsgiverpolitikken som gjelder for kommunen for øvrig. 2

3 3. Bystyrets kontor ivaretar den praktiske og administrativ oppfølging av de ansatte i sekretariatet for kontrollutvalget i henhold til saksutredningen. Dato: 03. november 2016 Elisabet Arefjord - personalrådgiver Roar Kristiansen - bystyredirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk. 3

4 Saksutredning: Arbeidsgiveransvar kontrollutvalget for sekretariat for kontrollutvalget Ivaretakelsen av arbeidsgiveransvaret for sekretariat for kontrollutvalget delegeres fra bystyret til kontrollutvalget, jf forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap Disse bestemmelsene innarbeides i reglement for kontrollutvalget. Delegeringsfullmakten innebærer ikke valg av sekretariatsordning og sekretariatsbemanning, da disse fullmaktene fremdeles ligger til bystyret. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen skal være forankret i den samme felles, overordnete arbeidsgiverpolitikken som gjelder for kommunen for øvrig. Det er viktig å være oppmerksom på at delegeringsfullmakten omfatter kontrollutvalget som kollegium, ikke enkeltmedlemmer i utvalget. Administrative støttefunksjoner og praktisk oppfølging på personalområdet som utføres av Bystyrets kontor på vegne av kontrollutvalget og sekretariatet er beskrevet i egen administrativ sak. Her er bystyredirektørens og administrasjonens fullmakter når det gjelder attestering og anvisning av lønn, reiseregninger, refusjoner, lønnslån/reiseforskudd beskrevet. I henhold til fullmaktstrukturen i Bergen kommune defineres bystyredirektøren som virksomhetsleder for administrasjonen ved bystyrets organer (tilsvarende kommunaldirektører for byrådsavdelinger), og i dette ligger at bystyredirektøren skal ivareta arbeidsgiverfullmakter ihht Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement også for ansatte i sekretariatet. Denne delegasjonslinjen er tatt opp med Byrådsleders avdeling, som gir sin tilslutning til denne fullmaktsstrukturen. Sekretariatets faglige uavhengighet berøres ikke av arbeidsgiverfullmaktene. HR-seksjonen ved forhandlingssjefen innehar den overordnete lønnsfastsettende fullmakten overfor ansatte i Bergen kommune, og har siden opprettelsen av sekretariatet vært lønnsfastsettende myndighet. Hvis prinsippene i fullmaktstrukturen for lønnsforhandlinger i Bergen kommune skal følges fullt ut, bør disse fullmaktene formelt legges til bystyredirektøren. Kontrollutvalget har da tilsyns- og arbeidsgiveransvar for sekretariatet og lønnsfastsettelse og -regulering bør derfor skje i samråd mellom bystyredirektøren og leder for kontrollutvalget. Bystyret har alle arbeidsgiverfullmakter for sekretariatet for kontrollutvalget, men praksis er at fullmakter til løpende personaloppgaver på individnivå (f.eks. godkjenning av ferie, kortere velferdspermisjoner, reiser, melding om fravær) har blitt ivaretatt internt mellom leder og rådgiver. Bystyrets kontor har hatt den praktiske systemoppfølgingen for å sikre at kontrollrutiner i disse tilfellene følger Bergen kommunes retningslinjer. Bystyredirektøren og personalrådgiver bistår personalfaglig ved behov, og trer inn dersom det er behov for oppfølging, tilrettelegging og utredning ved f.eks. langvarig sykefravær, rekruttering, omorganisering etc. Ved delegering av arbeidsgiverfullmakter fra bystyret til kontrollutvalget anbefales det at praktisk personaloppfølging for sekretariatet følger etablert praksis som nevnt i forrige avsnitt, og at leder for sekretariatet får fullmakter til å ivareta det daglige arbeidsgiveransvaret for rådgiver ihht fullmakter for ledere ellers i Bergen kommune. Der leder for sekretariatet har behov for samme oppfølging, anbefales det at leder for kontrollutvalget, og nestleder i fravær av leder, får fullmakter til å ivareta det løpende oppfølgingsansvaret. I større prinsipielle personalsaker på individnivå trer kontrollutvalget som kollegium inn i oppfølgingen, som f.eks. ved godkjenning av lengre permisjoner, oppfølging av langvarig sykefravær ihht IA-avtalen, kompetansehevingstiltak etc. Også her vil Bystyrets kontor bistå med personalfaglig kompetanse. Arbeidsgiveransvar forretningsutvalget for kontrollutvalget Folkevalgte defineres ikke som ansatte jf AML, men blir ivaretatt av Bergen kommune når det gjelder arbeidsvilkår. Det er forretningsutvalget som fører tilsyn med folkevalgtes arbeidsvilkår og innstiller til bystyret i saker som vedrører folkevalgtes fysiske arbeidsmiljø og godtgjørelser (jf. kapittel 1 - punkt 1.3 4

5 og kapittel 2 punkt 2.1 i Reglement for forretningsutvalget). Dette gjelder også for leder, nestleder og øvrige medlemmer i kontrollutvalget. Arbeidsgiveransvar ordfører for leder og nestleder i kontrollutvalget Den praktiske oppfølgingen av folkevalgte som er godtgjort i hel- eller deltidsstillinger tas opp i egen sak til forretningsutvalget. I den grad folkevalgte som er godtgjort i hel- eller deltidsstillinger skal følges opp ut over det som er av praktisk art, er ordfører mest nærliggende til dette. Det legges opp til samme oppfølgingsrutiner for leder og nestleder for kontrollutvalget som for andre godtgjorte folkevalgte på bystyresiden. Tillitsvalgtes rolle på bystyresiden Tillitsvalgtes rolle på bystyresiden følger samme prinsipp som kommunen for øvrig, dvs samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse i samhandlinger mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte ihht Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen som fremforhandles mellom sentrale parter på nasjonalt nivå. 5