Det er viktig å være oppmerksom på at det er forretningsutvalget som kollegium som har arbeidsgiveransvaret, ikke enkeltpolitikere.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Bystyrets kontor Notat Saksnr.: Saksbehandler: EARE Emnekode: ESARK-0200 Til: Fra: Forretningsutvalget Bystyredirektør Dato: 29. januar 2016 Oversikt arbeidsgiverfunksjoner på bystyresiden Arbeidsgiveransvar delegert fra bystyret til byrådet Bergen kommune er én arbeidsgiver og bystyret er overordnet myndighet. Folkevalgte har et strategisk lederansvar der målformulering og resultatoppfølging står sentralt. Bystyret som organ kan ikke håndtere den praktiske ivaretakelsen av arbeidsgiveransvaret, som derfor er delegert til den administrative ledelsen. I et parlamentarisk system er det overordnete arbeidsgiveransvaret og arbeidsgiverfunksjonene delegert fra bystyret til byrådet, jf byrådssak 26-13, med noen unntak som følger av lov eller bystyrets vedtak. Rapportering til bystyret for ivaretagelse av strategisk lederansvar følges opp av byrådet. Arbeidsgiveransvar delegert fra bystyret til bystyrets organer Forretningsutvalget Bystyret har delegert til forretningsutvalget å ivareta bystyrets tilsyns- og arbeidsgiverfunksjoner for Bystyrets kontor og byombudet. jf. pkt 2.2 i reglement for forretningsutvalget. Reglementet sier også at forretningsutvalget skal fatte beslutninger i prinsipielle saker knyttet til arbeidsgiverspørsmål. I henhold til FORUTV-sak 188/02, skal forretningsutvalget fortløpende vurdere hvilke fullmakter som skal videredelegeres til ordfører og bystyredirektør. Det er viktig å være oppmerksom på at det er forretningsutvalget som kollegium som har arbeidsgiveransvaret, ikke enkeltpolitikere. De fullmakter som forretningsutvalget har på personal-/arbeidsgiverfeltet kan sammenlignes med fullmaktene som fagbyrådene har. Innen personal- og arbeidsgiverfeltet er de enkelte byråder delegert følgende fullmakter fra byrådet: Instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon Fullmakt til å foreta organisatoriske endringer Lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser Tilsvarende fullmakter er delegert til forretningsutvalget.

2 Bystyret er ansettelsesmyndighet for bystyredirektøren og byombudet, mens forberedelse og innstillingsrett tilligger forretningsutvalget og administrativ oppfølging av ansettelsesprosessen ivaretas av Bystyrets kontor. Endelig ansettelsesvedtak av bystyredirektør og byombud foretas av bystyret. Rapporteringsrutiner Ihht forretningsutvalgets skal ivareta sin overordnede tilsynsfunksjon overfor administrasjonen ved Bystyrets kontor, er det lagt inn følgende rapporteringsrutiner som ivaretas av bystyredirektøren. 1. Hvert fjerde år i løpet av første halvår ved overgang til ny periode: Utarbeidelse av overordnet strategidokument som omhandler mål og overordnet strategi for kommende valgperiode. Forretningsutvalget involveres i arbeidet underveis, og vedtar dokumentet som et styringsdokument. 2. Årlig: I årsmeldingen som går til forretningsutvalget til orientering, informerer bystyredirektøren om: Organisasjon og stillinger Fravær Turnover Etikk Mangfold 3. Hvert kvartal: Gjennom økonomirapportering blir generell status angående bemanning og organisasjon belyst for forretningsutvalget i et økonomisk perspektiv: Lønnsregnskap Eventuelle vakante stillinger, stillingsstopp, etc. 4. I tillegg har bystyredirektøren erfaringsmessig løpende bedt forretningsutvalget om å ta stilling til saker som omhandler: Større endringer i organisasjons-, bemannings- og stillingsstruktur ved Bystyrets kontor. Som eksempel kan nevnes behov for nyopprettelse av stillinger, varsling om overtallighet, endringer i stillinger som kan påvirke støttetjenester for folkevalgte (f.eks. ekspedisjonstjenesten) Personalmessige avklaringer ifbm rekruttering av valgmedarbeidere fra andre kommunale avdelinger Konsekvenser ved eventuell streik Arbeidsvilkår for folkevalgte Folkevalgte defineres ikke som ansatte jf AML, men blir likevel ivaretatt av Bergen kommune når det gjelder arbeidsvilkår. Det er forretningsutvalget som fører tilsyn med folkevalgtes arbeidsvilkår og innstiller til bystyret i saker som vedrører folkevalgtes fysiske arbeidsmiljø og godtgjørelser (jf. kapittel 1 - punkt 1.3 og kapittel 2 punkt 2.1 i Reglement for forretningsutvalget). Den praktiske oppfølgingen av folkevalgte som er godtgjort i hel- eller deltidsstillinger er ikke presisert tidligere. I den grad folkevalgte skal følges opp, er ordfører mest nærliggende til dette. Dette kan formaliseres og presiseres gjennom vedtak i forretningsutvalget. 2 av 6

3 Ordfører Forretningsutvalget har delegert det daglige ansvar for ivaretagelse av sitt arbeidsgiveransvar for bystyredirektøren og byombudet til ordfører, jf sak 188/02. Ordføreren har også fullmakt til å forhandle og følge opp arbeidsgivers øvrige forpliktelser ihht arbeidsavtalen gjennom ansettelsesperioden, jf bystyresak og sak i forretningsutvalget Mer presist blir oppfølgingsansvaret for ordfører overfor bystyredirektøren som følger: Ledelsesansvar og instruksjonsrett Ordfører må inngå skriftlig arbeidsavtale med bystyredirektøren for valgperioden Ordfører gjennomfører årlig utviklingssamtaler/medarbeidersamtaler med bystyredirektøren der resultater og mål jf lederavtalen gjennomgås, og rolleforståelse avklares. Bystyredirektørens lønnsjusteringer skjer tilsvarende kommunaldirektører i Bergen kommune. Ordfører innehar i utgangspunktet alle personalfullmakter for bystyredirektøren, men praksis er at fullmakter til personaloppgaver som godkjenning av ferie, velferdspermisjon, reiseregninger og melding om fravær ivaretas av personalrådgiver ved Bystyrets kontor tilsvarende for resten av administrasjonen på kontoret. Denne ordningen må formaliseres i vedtaksform. I større prinsipielle personalsaker trer ordfører inn i oppfølgingen, som f.eks. godkjenning av lengre permisjoner, oppfølging av langvarig sykefravær ihht IA-avtalen, kompetansehevingstiltak etc. Oppfølgingsansvar for ordfører overfor byombudet: Ledelsesansvar og instruksjonsrett Ordfører må inngå skriftlig arbeidsavtale med byombud for valgperioden Ordfører gjennomfører årlig utviklingssamtaler/medarbeidersamtaler med byombudet der resultater og mål jf lederavtalen gjennomgås, og rolleforståelse avklares. Bystyredirektøren bistår ordfører i den personalmessige oppfølgingen av Byombudet som avdeling med følgende fullmakter: Overordnet personalansvar og personalfullmakter tilsvarende kommunaldirektører i Bergen kommune jf Personal- og arbeidsreglementet. Lønnsforhandlinger og lønnsfastsettende myndighet ved nyansettelser Politisk rådgiver for ordfører Jf sak til forretningsutvalget 227/2015 har ordfører følgende arbeidsgiveransvar for sin politiske rådgiver: Ordfører oppnevner politisk rådgiver. Godtgjørelse og arbeidsvilkår for politisk rådgiver fastsettes av ordfører innenfor retningslinjer fastlagt av forretningsutvalget og innenfor vedtatt budsjettramme. Den praktiske oppfølging på personal- og godtgjørelsesområdet ivaretas av Bystyrets kontor. Det utarbeides en ansvars- og oppgavebeskrivelse for politisk rådgiver som også inneholder en beskrivelse av grensesnittet til den administrative støtte ordføreren skal ha fra Bystyrets kontor. Innenfor disse rammene er det ordførers ansvar å definere politisk rådgivers daglige gjøremål og fordele oppgaver til ham/henne. 3 av 6

4 Arbeidsgiveransvar bystyredirektøren Den praktiske gjennomføringen av arbeidsgiverfunksjonen for administrativt ansatte ved Bystyrets kontorer gjennom Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement og tidligere sak i forretningsutvalget (FORUTV sak 188/02) delegert videre til bystyredirektøren. Bystyredirektøren har fullmakter tilsvarende kommunaldirektører, jf delegasjoner av fullmakter fra fagbyråder til kommunaldirektører pr oktober 2015: Instruksjonsrett og ledelsesansvar for egen administrasjon Fullmakt til å foreta mindre organisasjonsendringer innen Bystyrets kontor innenfor de begrensinger forretningsutvalgets fullmakter gir på dette punktet Lønnsfastsettende myndighet ved ansettelser innen bystyrets organer basert på overordnete retningslinjer for lokal lønnsfastsettelse som til en hver tid foreligger Alle relevante personalfullmakter ihht personal- og arbeidsreglementet for videre delegasjon I den daglige ivaretakelsen av arbeidsgiveransvaret, skal Bystyrets kontor ha tett kontakt med Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap for å ivareta den samme felles, overordnete arbeidsgiverpolitikken for administrativt ansatte på bystyresiden som ellers gjelder for alle ansatte i Bergen kommune. Presisering av fullmakter internt ved Bystyrets kontor og mellom Bystyrets kontor og Byombudet er beskrevet i egne administrative saker. Sakene er ikke behandlet politisk. Arbeidsgiveransvar kontrollutvalget Den praktiske ivaretakelsen av arbeidsgiveransvaret for sekretariat for kontrollutvalget kan delegeres fra bystyret til kontrollutvalget, jf forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap Det finnes ikke et slikt delegeringsvedtak i Bergen kommune. Reglement for kontrollutvalget beskriver heller ingen arbeidsgiverfunksjoner overfor sekretariatet. For at den praktiske utførelsen av arbeidsgiveransvaret for ansatte ved sekretariatet skal være hensiktsmessig, anbefaler bystyredirektøren at det utarbeides delegeringsvedtak der kontrollutvalget overtar arbeidsgiverfunksjonen fra bystyret. Det har vært gjennomgående praksis at valg av sekretariatsordning, sekretariatsorganisering, sekretariatsbemanning og tilsettinger er oppgaver som utføres av kontrollutvalget alene jf. sak til bystyret 234/10, men formelt finnes det ikke et delegasjonsvedtak fra bystyret. Arbeidsgiverfunksjonen til sekretariatet kan jf. departementet via einfo 12/1 fra Norges Kommunerevisorforbund ikke delegeres til andre enn kontrollutvalget, eventuelt leder for kontrollutvalget som disponerer alle fullmakter til utvalget når det ikke er samlet jf. bystyresak 297/13. Kontrollutvalgets utøvelse av arbeidsgiverfunksjonen skal være forankret i den samme felles, overordnete arbeidsgiverpolitikken som gjelder for kommunen for øvrig. Administrative støttefunksjoner som utføres av Bystyrets kontor på vegne av kontrollutvalget og sekretariatet er beskrevet i egen administrativ sak. 4 av 6

5 Tillitsvalgtes rolle på bystyresiden Tillitsvalgtes rolle på bystyresiden følger samme prinsipp som kommunen for øvrig, dvs samarbeid, medbestemmelse og medinnflytelse i samhandlinger mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte ihht Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen som fremforhandles mellom sentrale parter på nasjonalt nivå. 5 av 6

6 Kilder KS Folkevalgtes arbeidsgiveransvar- Rolleforståelse og rollefordeling mellom folkevalgte og fylkesrådmenn/rådmenn kommunesektorens organisasjon KS - Håndbok for ordførere KS - Folkevalgt i kommunen KS Perspektiver og erfaringer: Styring av og ledelse i kommunalt organiserte samarbeid Reglement for ordfører, varaordfører, komiteledere og komitenestledere Reglement for Forretningsutvalget Personal- og arbeidsreglementet for Bergen kommune Oslo kommune: Regelverk Oslo Bystyre og sak Bystyresaker: 299/02 Ny ombudsordning i Bergen: Instruks, administrative rammer for en ny ombudsordning og ansettelse av nytt ombud 18/10 HR-strategi for Bergen kommune 260/11 Revisjon av byrådets fullmakter 294/13 Revisjon og fornyelse av byrådets fullmakter 119/12 Rullering av HR-strategien for Bergen kommune 102/06 Byrådets fullmakter 234/10 Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget Forretningsutvalget saker: 54/02 Ombudene i Bergen: Alternative måter å følge opp bystyrets budsjettvedtak Innplassering av kommunerevisor i topplederlønnssystemet og delegering av oppfølgingsansvar 188/02 Arbeidsdelingen mellom forretningsutvalget, ordføreren og bystyredirektøren delegasjonsreglement for forretningsutvalget og ordføreren Byrådssaker: 1170/14 Byrådets fullmakter fastlegging av hva som skal legges til byrådet som kollegialt organ, samt noen presiseringer av fagbyrådets fullmakter 1181/14 Videreutvikling av lokal lønnspolitikk - delegasjon av lønnsfullmakt 6 av 6