Myndighets- og fullmaktstruktur i stiftelsen RBUP Øst og Sør

Transkript

1 Arild Bjørndal Utkast styresak og BU-sak Myndighets- og fullmaktstruktur i stiftelsen RBUP Øst og Sør Bakgrunn Stiftelsens styre har bedt om en beskrivelse av vår fullmaktstruktur til styremøtet i mars Internt arbeider vi også med spørsmål knyttet til ansvar, myndighet, saksbehandlingsrutiner, økonomiforvaltning mm. I stiftelsen og sentrene. Også derfor passer det godt å legge fram et slik dokument, som også gir en anledning til drøfting med de ansatte gjennom behandling i Bedriftsutvalget. Her beskriver vi noen viktige prinsipper og legger noen føringer, men arbeidet er ikke med dette avsluttet. Det kommer til å være behov for ytterligere avklaringer, etablering av gode rutiner og evaluering av de ordninger vi etablerer. Når Staten organiserer virksomhet utenfor Staten som rettssubjekt, er stiftelse én av tre muligheter (de andre er statsaksjeselskap og foretak). Stiftelsen er altså vår organisasjonsform og er regulert av Stiftelsesloven. Stiftelsen har et reglement vi må følge. 1 Vi er opprettet av statlig myndighet, driver for offentlige midler og må følgelig legge oss tett opp mot det som er vanlig forvaltningsskikk i det offentlige. I tillegg til loven, reglementet og vanlige forvaltningsregler gir avtalene om virksomhetsoverdragelsene og enighetsprotokollene føringer for hvordan vi ønsker å organisere oss, samhandle og opptre utad. Også tilskuddsbrevene og samfunnsoppdraget er viktige dokumenter, særlig for innrettingen av faglig virksomhet. Endelig har vi utformet et prinsippnotat for hva vi vil med det nye vi-et, og den nye ledergruppa fortsetter å arbeide med de spørsmålene som der er drøftet, og legge til nye områder og temaer hvor vi ønsker å hente ut synergier. Vi er opptatt av å bygge en organisasjon og utøve ledelse i henhold til viktige verdier som tillit, ansvarlighet, åpenhet, tydelighet, vennlighet og likebehandling. Vi ønsker også fleksibilitet - innenfor rammer vi er enige om. Vi vil at sentrene skal ha gode arbeidsbetingelser og at det alt vesentlige av den faglige aktiviteten skal foregå på senternivå. I tillegg skal vi sammen forme et nytt hele, og det er spennende muligheter knyttet til å bli en sterkere faglig aktør sammen. Mens stiftelsen og RBUP Øst og Sør tidligere var ett og det samme, rommer Stiftelsen nå både de tre virksomhetene (sentrene) og den felles administrasjon og ledelse. Vi ønsker at stiftelsen skal være en ubyråkratisk organisasjon der alle ledd og nivåer skal arbeide tett sammen, uten for lange lederlinjer og med effektiv saksbehandling. Vi ønsker et tillitsfullt og utstrakt samarbeid med de ansatte og deres tillitsvalgte. Formål Formålet med å beskrive fullmaktstrukturen i vår organisasjon er: Å sikre god forvaltning av de midler som er stilt til disposisjon for oss Å bidra til at organisasjonen ledes og drives på en tydelig, effektiv, forståelig og akseptert måte 1 Vi vil foreslå det omarbeidet noe slik at det passer den nye organisasjonens formål, men det tar litt tid. 1

2 Organisering, roller, ansvar og arenaer Styret er stiftelsens «øverste organ», som det heter i Stiftelsesloven. Styret består av representanter for våre oppdragsgivere, våre målgrupper og for de ansatte. Styret skal sørge for at organisasjonens formål ivaretas og har et særlig ansvar for å se til at økonomiforvaltningen er «gjenstand for betryggende kontroll». Selv om styret har delegert driften av organisasjonen til «daglig leder» - som hos oss er direktøren skal styret likevel behandle saker av «uvanlig art eller stor betydning». Slik som beskrevet i Hovedavtalen (den avtalen som regulerer de grunnleggende spillereglene i arbeidslivet) er vi i ferd med å opprette et bedriftsutvalg som er en viktig arena for å skape et godt samarbeid mellom de tillitsvalgte og ledelsen. Det heter i avtalen at utvalgets hovedoppgave er «gjennom samarbeid å virke for en mest mulig effektiv drift og for størst mulig trivsel for alle som arbeider i bedriften». I bedrifter med felles bedrifts- og arbeidsmiljøutvalg skal utvalget også ivareta lovbestemte funksjoner for arbeidsmiljøutvalget. Vedtektene fastsetter at vi også skal ha et faglig råd, hos oss kalt Regionalt Råd. Det skal ivareta kontakten med fagfeltet, tjenesteområdene og brukerorganisasjonene. e har ansvaret for daglig drift av hvert senter, økonomidirektør har ansvaret for administrasjon og it, og stabsleder har ansvaret for direktørens stab. De rapporterer alle til direktøren. Direktøren, som har ansvaret for den daglige driften av hele stiftelsen, rapporterer til styret. Kartet til slutt i notatet viser hvordan vi fra har organisert stiftelsen. Tabellen under beskriver arenaer der vi utveksler informasjon, drøfter saker og treffer beslutninger, ev. forhandler oss fram til beslutning. Organ / arena Består av Type forum Styret Stiftelsens ledergruppe Sentrenes ledergrupper Strategisk lederforum Styret har ni medlemmer, inkludert valgte representanter for de ansatte. Fra vår organisasjon møter direktøren i styremøtene. e og økonomidirektør møter når det behøves Direktør, ass. direktør, senterledere, økonomidirektør og stabsleder, ev. nestleder og seksjonsledere (I RVTS Sør og RVTS Øst brukes andre betegnelser) Stiftelsens ledergruppe og sentrenes ledergrupper Informasjon om drift, drøfting av strategisk viktige saker og beslutning i særlig store saker. Ansettelse av direktør. Informasjon og drøfting av relevante saker (se senere). Ev. beslutninger treffes «av direktøren i ledermøtet» Informasjon og drøfting i alle saker som har med senterets daglige drift å gjøre. Beslutninger treffes «av senterleder i senterledermøtet» Informasjon og drøfting av strategisk viktige saker, dvs. forhold som påvirker vår 2

3 Organ / arena Består av Type forum retning og vår evne til å svare opp samfunnsoppdraget Bedrifts- og arbeidsmiljøutvalget (BAMU) Arbeidsgruppe for arbeidsmiljøsaker Forhandlingsmøter Senterinterne møter Forskningsledermøtet Likt antall representanter fra ledelse og ansatte, hovedverneombud møter som ansattrepresentant 2 Verneombud med vara, personalrådgiver, direktør når han eller hun blir innkalt Forhandlingsutvalg sammensatt av delegasjoner henholdsvis oppnevnt av direktøren og organisasjonene, seksjonsledere og medarbeidere Forskningsledere, direktør, rådgiver i stab og senterleder i RBUP Øst og Sør Informasjon og drøfting om saker som handler om hvordan vi på best mulig måte løser våre oppgaver og skaper et godt arbeidsmiljø. Utvalget skal holdes orientert om vesentlige sider ved vår drift og utvikling. For ikke å ha for mange møter og organer, åpner Hovedavtalen å kombinere bedriftsutvalg og arbeidsmiljøutvalg Informasjon og drøfting. Forberedelse av saker til BAMU, forberedelse av vernerunde mm. Forhandlingsmøter om lønn og særavtaler Det er ulike tradisjoner for informasjonsmøter internt i sentrene. I RBUP Øst og Sør er det et månedlig fellesmøte, i RVTS Øst og RVTS Sør er det ukentlige fellesmøter. I RBUP Øst og Sør er det også jevnlige seksjonsmøter Direktøren er forskningsansvarlig i stiftelsen og i møtet drøftes spørsmål om veivalg, søknader, innretting av prosjekter mm. Forskningsledermøtet har innstillende myndighet overfor senterledermøtet i RBUP Øst og Sør mtp. hvilke prosjekter som bør startes i regi av senteret. 2 Dette er vi per i ferd med å forhandle om. Kan bli endret. 3

4 Fullmakter En fullmakt beskriver den myndighet ulike ledere er delegert, slik at de kan treffe beslutninger i bestemte saker. Alle fullmakter i en organisasjon som vår utgår fra styret. e har beslutningsmyndighet i egen virksomhet om drift, herunder bemanning, innenfor de økonomiske rammer som gjelder. Det betyr at de aller fleste saker knyttet til daglig drift vil bli besluttet av senterleder i eget ledermøte. Administrasjonen skal konsulteres i forberedelsen av de saker der de har særskilt kompetanse og ansvar, f.eks. når det gjelder anskaffelser, lønnsfastsettelse og personalpolitikk. Spesielt viktige saker der beslutningsfullmakten ligger hos senterleder drøftes med direktøren og bringes inn i stiftelsens ledermøte. Slike senterinterne saker legges fram til drøfting for å få kollegers hjelp til å treffe en bedre beslutning, fordi de har potensiale til å bli et felles anliggende eller fordi de kan påvirke vår felles framtid. Eksempler er nye prosjekter som planlegges, ansettelser som planlegges, omprioritering av midler, interne omorganiseringer og anskaffelser under en avtalt beløpsgrense. Sakene besluttes imidlertid av senterleder i eget ledermøte. er delegert ansettelsesmyndighet. Saker som gjelder policies og retningslinjer for alle sentrene innenfor områdene økonomi og personal bringes også inn i stiftelsens ledermøte. Dette gjelder f.eks. personalpolitikk, rutiner for rekruttering, føringer for budsjettering og rutiner for håndtering av innkjøp. RBUP Øst og Sør er delt i seksjoner, og seksjonsleder er delegert budsjett- og personalansvar. RVTS Øst er prosjektorganisert, men har delt inn virksomheten i områder, med områdeledere som har delegert budsjett- og personalansvar. RVTS Sør har kontorleder og fagansvarlig som sitter i senterets ledergruppe, men uten budsjett- eller personalansvar. Noen saker bringes inn i stiftelsens ledermøte fordi de skal besluttes av direktøren i stiftelsens ledermøte, dvs. at det bare er direktøren som har fullmakt fra styret til å treffe beslutning. Det gjelder bl.a. store anskaffelser, langvarige kontrakter og senterovergripende saker. Et annet eksempel er ansettelse av ny senterleder. I stiftelsens ledermøte drøfter vi også om bestemte saker skal fremmes for styret og besluttes der (kriteriet er som nevnt at sakene av «uvanlig art eller stor betydning»). Avtaler, anskaffelser og kontrakter Det er i prinsippet kun direktøren (sammen med styreleder) som kan inngå avtaler i organisasjonens navn. Det er en sannhet med store modifikasjoner; i alle organisasjoner inngås det mange avtaler mellom medarbeidere og eksterne, og mellom ledere og eksterne uten at direktøren er koplet inn. Men ved store anskaffelser er det direktøren som gir godkjenning (og signerer, ev. sammen med andre). Med store kontrakter forstår vi en beløpsgrense svarende til den såkalte nasjonale terskelverdien som er nærmere beskrevet i anskaffelsesregelverket. For tiden er den på 1,1 mill kr. (eks. mva.). Alle anskaffelser over dette nivået skal signeres av direktøren. Saksbehandlingen er senterleder ansvarlig for. Økonomidirektøren skal alltid ha saker om store anskaffelser til vurdering. skal også drøfte vesentlige anskaffelser under nasjonal terskelverdi med økonomidirektør. Vi er pålagt å følge Lov om offentlige anskaffelser, og det er økonomidirektøren som er vår sakkyndige mtp. anskaffelser. inngår kontrakter med tjenesteledere om hvilke tjenestestøttende prosjekter vi går inn i og hvilke oppdrag vi påtar oss. Administrasjonen bistår med budsjettering, råd om prising, fakturering og regnskapsførsel. Som beskrevet over har senterleder ansvar for å bringe noen av disse sakene inn i stiftlesens ledermøte. 4

5 Direktøren signerer kontrakter med Norges Forskningsråd slik NFR ønsker. Videre prosess Notatet diskuteres i ledergruppa, i eksisterende bedriftsutvalg, omarbeides ev., legges frem for styret og vedtas der. Organisasjonskart per Stiftelsens styre Styreleder Stiftelsen RBUP Øst og Sør Direktør Ass. dir. Stab Stabsleder Administrasjon Økonomidirektør RVTS Øst Lederteam RVTS Sør Lederteam RBUP Øst og Sør Seksjonsledere 5