Dette ble vedtatt av bystyret i forbindelse med behandlingen av byrådets forslag til budsjett 2013/Økonomiplan (B-sak 304/12).

Transkript

1 FORUTV /13 Forretningsutvalget Økonomistruktur, budsjettprosess og rapportering HHAL BYST Hva saken gjelder: I denne saken gjøres det rede for de endringer som er foretatt i økonomistrukturen for bystyrets organer og administrasjon. Det gis videre en beskrivelse av hvordan budsjettprosessen er innrettet. På grunnlag av dette foreslår bystyredirektøren å endre noe i den interne budsjettprosessen på bystyresiden og at det legges opp til en hyppigere og mer systematisk rapportering. I 2010 og 2011 jobbet en tverrpolitisk arbeidsgruppe nedsatt av Forretningsutvalget med en gjennomgang av eksisterende fullmaktsbestemmelser og reglement for politiske organ i Bergen. Arbeidsgruppen foretok bl.a. en gjennomgang av budsjettfullmakter og tjenesteområdeinndeling i budsjett og konkluderte med at: «alle tjenester knyttet til drift og administrasjon av bystyrets organer inkl. valg skal være samordnet i tjenesteområde 15 med betegnelsen "Bystyrets organer og administrasjon». Dette ble vedtatt av bystyret i forbindelse med behandlingen av byrådets forslag til budsjett 2013/Økonomiplan (B-sak 304/12). Organisatoriske endringer, som avvikling av Kommunerevisjonen og overføring av budsjettmidler til revisjonstjenester til Sekretariatet for kontrollutvalget og nedleggelse av bydelstyrene har også gjort det nødvendig med endringer i økonomistrukturen. Det er også gjort endringer for å få en mer logisk oppbygning av strukturen. I bystyresak ble det vedtatt et opplegg for den interne behandling av budsjett for bystyrets organer. I dette opplegget ble det lagt til grunn at forretningsutvalget skulle behandle et budsjettforslag for bystyrets organer før byrådet la fram sitt endelige budsjettforslag. Forretningsutvalgets vedtak skulle være styrende for byrådets forslag til budsjett for bystyrets organer. Selv om forretningsutvalget har behandlet og vedtatt et budsjettforslag, har dette aldri vært styrende for det forslag som byrådet har lagt fram. Forretningsutvalgets rolle og innflytelse har ikke blitt styrket, slik intensjonen var. Bystyredirektøren foreslår derfor at forretningsutvalget involveres og orienteres oftere og tidligere enn en gang i juni og oktober, slik det har vært til nå. Rapportering på forbruk og prognoser for hele året har så langt blitt gitt halvårlig til forretningsutvalget og i tillegg ved behov eller på forespørsel. Bystyredirektøren foreslår at det blir fastere rutiner og en kvartalsvis rapportering til Forretningsutvalget. 1

2 Forslag til vedtak: 1. Forretningsutvalget tar endringene i økonomistrukturen til orientering. 2. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til at den interne behandling av budsjett for bystyrets organer legges opp slik beskrevet i saken. 3. Forretningsutvalget gir sin tilslutning til at det etableres fastere rutiner og en kvartalsvis rapportering til Forretningsutvalget. Dato: 26. februar 2013 Roar Kristiansen bystyredirektør Helene Halse økonomirådgiver 2

3 Saksutredning. 1. ENDRINGER I ØKONOMISTRUKTUR Tjenesteområder: All virksomhet tilhørende Bystyrets organer ligger nå under tjenesteområde 15, med to rammeområder: Ordfører/forretningsutvalg Kontrollutvalget Budsjettforslag 2013 med ny struktur: Avdeling Resultatenhet Tjenestested Ansvar Bystyrets kontor Bystyrets kontor, lønn Bystyrets kontor, drift Bystyrets kontor, lokaler Ungdommens bystyre Valget, Bystyrets kontor Bystyret Bystyret Frikjøpte politikere Komite for finans Komite for helse og sos Komite for kultur, idrett og næring Komite for miljø og byutv Komite for oppvekst Komiteene, honorar Representasjon Tilfeld.utg.forretn.utv Byombudet Byombudet Kontrollutvalget Frikjøpte politikere og honorar Administrasjon Kjøp av revisjonstjenester Totalsum Resultatenheter: For å skille den administrative delen fra den politiske under det som tidligere het Bystyrets kontor, er det opprettet en ny resultatenhet som er gitt betegnelsen Bystyret (0801). Ansvarssted: Flere av ansvarsstedene har byttet navn og det er også opprettet nye ansvarssteder. Ved resultatenhet Bystyrets kontor er det laget et skille mellom lønn, drift og lokaler. Ved resultatenhet Bystyret har flere ansvarssteder byttet navn. I de tilfellene der navnet startet med BORG, er dette tatt vekk, da alle ansvarsstedene uansett hører inn under Bystyrets organer. Ved resultatenhet Kontrollutvalget er det opprettet to nye ansvarssteder, et for kjøp av revisjonstjenester, og et for frikjøpte politikere og honorar. Skillet administrasjon og politikk er gjort på samme måte som ved Bystyrets kontor. 3

4 2. BUDSJETTPROSESSEN Siden 2005 har opplegget for budsjettprosessen for bystyrets organer vært basert på bystyresak hvor det står følgende «Om behandlingen av budsjett for bystyrets organer Fra inneværende år behandler forretningsutvalget rammebudsjett for bystyresiden inklusive kommunerevisjon, sekretariat og kontrollutvalg i juni. Kontrollutvalget tar stilling til rammebudsjett for kommunerevisjonen og kontrollutvalgets sekretariat før den samlede behandling i forretningsutvalget. Rammebudsjettet oversendes byrådet som på grunnlag av dette tar stilling til og innarbeider budsjett for bystyrets organer i sitt budsjettforslag.» Det vedtatte opplegget har i og for seg blitt fulgt, men forretningsutvalgets rolle og innflytelse har ikke blitt styrket, slik intensjonen var. Bystyredirektøren foreslår derfor at forretningsutvalget involveres og orienteres oftere og tidligere enn en gang i juni og oktober. Administrativt begynner budsjettarbeidet i februar/mars, men til forskjell fra byrådsavdelingene, er ikke bystyresiden koplet på de budsjettprosesser som skjer i regi av byrådet, med unntak av byrådspartienes deltakelse på budsjettkonferansene. I korte trekk kan det administrative arbeidet beskrives slik: Medio februar utarbeider Byrådsavdelingene og Bystyrets kontor et utfordringsnotat. Dette sendes til Byrådsavdeling for finans og eierskap (BFFE) ca. midten av mars. Deretter avholdes 1. budsjettkonferanse i mars, hvor rammene for neste års budsjett blir fastlagt, dette sendes ut etter budsjettkonferansen som Budsjettrundskriv 1. Byrådsavdelingene og Bystyrets kontor får deretter frist til begynnelsen av juni med å komme med innspill til budsjettet, Deretter avholdes 2. budsjettkonferanse i juni, Budsjettrundskriv 2 sendes ut og byrådsavdelingene og Bystyrets kontor får ny anledning til å komme med innspill: Budsjettinnspill 2. Fristen for dette er som regel i midten av august. Etter 3. budsjettkonferanse i august går budsjettet i trykken og fremlegges i bystyrets septembermøte. Etter at statsbudsjettet er lagt frem, får byrådsavdelingene og Bystyrets kontor anledning til å kommentere hvordan statsbudsjettet vil påvirke budsjettet, samt å vise konsekvensene av forslaget byrådet har lagt frem i sitt budsjettforslag. I november avholdes 4. budsjettkonferanse med tilleggsinnstilling. Når budsjettet er vedtatt i bystyret, er det klart for neste fase: Implementering av budsjettet. Parallelt med arbeidet med planlegging av neste års budsjett, arbeides det med årets budsjett. Byrådsavdelingene og Bystyrets kontor detaljbudsjetterer i februar. Forslag til detaljbudsjett for bystyrets organer fremlegges og vedtas i Forretningsutvalget før det implementeres i Agresso Planner. Etter dagens modell har Forretningsutvalget først i juni blitt involvert gjennom behandling av sak om budsjett for bystyrets organer. Neste involvering har vært gjennom fremleggelse av sak i oktober/november om konsekvensene av byrådets fremlagte budsjett for bystyrets organer. Det er en utfordring at de administrative innspillene fra Bystyrets kontor må kommuniseres og ivaretas av byrådsavdeling for finans og eierskap (som mottaker av innspillene) på budsjettkonferansene. Slik budsjettprosessen har vært organisert til nå, har verken forretningsutvalget eller byrådspartiene blitt involvert i perioden fra avklaring av utfordringer og rammer til de konkrete innspillene til budsjett i juni. For å sikre en sterkere politisk forankring og oppfølging foreslår bystyredirektøren følgende opplegg for budsjettbehandling: 4

5 Opplegg for behandling av budsjett for bystyrets organer 1. Innspill fra Bystyrets kontor til budsjettramme og utfordringer i mars 2. Kontrollutvalget og forretningsutvalget gis en orientering om innspill til rammebudsjett i mars/april 3. Kontrollutvalget behandler eget budsjett basert på foreløpig budsjettramme i mai 4. Bystyrets kontor gir innspill til budsjett basert på foreløpig budsjettramme i begynnelsen juni 5. Forretningsutvalget behandler kontrollutvalgets og Bystyrets kontor sitt forslag til budsjett basert på foreløpig budsjettramme i slutten av juni 6. Bystyrets kontor gir nye innspill til byrådsavdeling for finans og eierskap basert på Forretningsutvalgets behandling i august 7. Byrådet fremlegger budsjett september 8. Forretningsutvalget behandler sak om konsekvenser av fremlagt budsjett i oktober 9. Egen orientering til KFIN 3. RAPPORTERING MED PROGNOSER Bystyrets kontor rapporter jevnlig til BFFE. Ca. 10 ganger i året rapporteres det gjennom prognosemodulen, hvert tertial rapporteres det med tekstinnspill, som BFFE igjen rapporterer til bystyret. Rapportering på forbruk og prognoser for hele året har så langt blitt gitt halvårlig til forretningsutvalget og i tillegg ved behov eller på forespørsel. Rapportering administrativt har også skjedd ved behov eller på forespørsel. Dette er ikke tilfredsstillende ved god økonomistyring. Det foreslås derfor å ha faste rutiner for rapportering gjennom kvartalsvise rapporter til Forretningsutvalget og månedlig rapportering til ordfører (representasjon og Bystyret) og komiteledere. 5