KTRU /16. Kontrollutvalget. Saker i arbeid - status november 2016

Transkript

1 KTRU /16 Kontrollutvalget Saker i arbeid - status november 2016 GYSP EKTRU Hva saken gjelder: Sekretariatet legger frem en oppdatert oversikt over status på saker kontrollutvalget har i arbeid og som ikke er sluttbehandlet og avsluttet. Den viser status på bestilte revisjonsprosjekter, selskapskontroller og undersøkelser m.m., se vedlegg. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar statusrapporteringen til orientering. Dato: 08. november 2016 Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Vedlegg: 1 1

2 Vedlegg KTRUs egne prosjekter under arbeid: Konkurranseutsetting av revisjonstjenestene i Bergen kommune for oppfølging: KTRU : 1. Det nedsettes en arbeidsgruppe som, i samarbeid med sekretariatet, gis fullmakt til å gjennomføre prosessen. Arbeidsgruppen består av leder, nestleder og tre medlemmer fra utvalget. 2. Kontrollutvalget skal vedta endelig konkurransegrunnlag før utlysning. 3. Arbeidsgruppen skal rapportere om status i arbeidet på utvalgets møter. 4. Arbeidsgruppen skal legge frem forslag til konklusjon på spørsmålene som reises under punktet Vurderinger i sekretariatets saksfremstilling i sak 10/16, til utvalgets neste møte. : KTRU : Sak om valg av regnskapsrevisor Sak til BYST Regnskapsrevisor ferdig Restanse Sak om valg av revisor for forvaltningsrevisjon og selsk.kontroll. Konkurranse off. tilgjengelig på Doffin fra Tilbudsfrist Sak i KTRU november Sak i Bystyret desember Delegasjonsreglement KTRU sak 13-16: Leder Robert Monsen tar kontakt med bystyredirektøren i forbindelse med utarbeidelse av delegasjonsreglementet, og vil være kontrollutvalgets kontaktperson slik etterspurt i dokumentet «Politisk tilsyn og kontroll utarbeidelse av opplæringsopplegg» om kontaktperson fra kontrollutvalget/sekretariat. KTRU : Leder Robert Monsen (H) orienterte om erfaringer som kontrollutvalgets kontaktsi forbindelse med sak om arbeidsgiverfullmakter for kontrollutvalget og sekretariatet for kontrollutvalget som pågår ved Bystyrets kontor. I forkant av møtet hadde han sendt medlemmene Bystyrets kontors, samt sekretariatets, utkast til sak om dette. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om at Bystyrets kontors forslag ikke kunne gå til Bystyret slik det forelå. Saker i arbeid under Bystyredirektøren (Jf. saker til gjennomsyn i dette møtet ) Overordnet analyse og ny plan for forvaltningsrevisjon KTRU sak29-16: Kontrollutvalget bestiller risikovurderinger hos BDO AS og Deloitte AS i tråd med saksfremstillingen og ber om tilsvarende risikovurderinger fra Byrådet i Bergen kommune. KTRU Vedtatt å bestille bistand hos Rogaland Revisjon IKS. KTRU Sak for drøfting og bearbeiding Innen utgangen av juni Sak for drøfting og bearbeiding legges frem i dette møtet Sak i KTRU november Sak i Bystyret desember 2

3 KTRUs egne prosjekter under arbeid: Plan for selskapskontroll for oppfølging: KTRU sak 19-16: Tatt til foreløpig orientering. : Tas opp igjen etter rapport med resultatene av Eierskapskontroll (frist utgangen av 1. hå 16) Revisjonsrapport på Eierskapskontroll er i bestilling. (Rapport mottatt planlegger å legge frem sak i neste møte) Nummererte brev under arbeid Nummerert brev nr. 7 Bergen kommune. Årsregnskapet for 2015 Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015 KTRU : 1. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO sin rapportering i «Nummerert brev nr. 7- Bergen kommune» etter revisjonen av Bergen kommunes årsregnskap for 2015, samt Finansbyrådens tilbakemelding i brev av , til orientering. 2. Kontrollutvalget ber Finansbyråden besvare punktet vedrørende attestasjoner i «nummerert brev nr. 7 Bergen kommune» 1. Kontrollutvalget tar revisors rapportering i «Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper 2015» og revisjonsberetningene etter den lovpålagte revisjonen av beboerregnskaper for 2015 ved kommunens alders- og sykehjem, til foreløpig orientering. Ikke satt frist. Påminning i brev Kontrollutvalget merker seg konklusjoner, funn og avvik revisor rapporterer om og at mange av forholdene er tatt opp tidligere år, og sender rapporteringen fra BDO AS til Byrådet for uttalelse. 3. Kontrollutvalget ber Byrådet om tilbakemelding innen utgangen av oktober 2016 med eventuelle kommentarer til brevet og med opplysninger om hvordan revisors kommentarer og anbefalinger i «Nummeret brev nr. 8 Bergen kommune, revisjon av beboerregnskaper for 2015» vil bli fulgt opp. Utgangen av oktober Ikke mottatt 3

4 Avtalte kontrollhandlinger under arbeid Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke lovpålagt revisjon) KTRU : Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU KTRU : Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU Fremlagt for KTRU i samlerapport møtet : Sendt Byrådet for eventuelle kommentarer innen utgangen av mai 2016 Påminning sendt 6. juli 2016 Ny påminning sendt Sak i dette møtet Prosjekter og særattestasjoner KTRU : Kontrollutvalget bestiller tilleggsrevisjoner, ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger ( ) i tråd med forslagene til prosjektmandat. KTRU sak 14-16: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene fra BDO AS i rapporten Prosjekter og særattestasjoner fra januar 2016 etter avtalte kontrollhandlinger (ISRS) til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Byrådet for eventuelle kommentarer og ber om en tilbakemelding innen utgangen av mars KTRU sak Beby : 1. Bystyret tar rapporteringen fra BDO AS fra mai 2016 om rapporten Prosjekter og særattestasjoner og finansbyrådens tilbakemelding i brev av , til orientering. Frist utgangen av Bystyret ber Byrådet rapportere via Kontrollutvalget om status på den videre oppfølgingen av rapportens funn og anbefalinger innen utgangen av

5 Forvaltningsrevisjoner i arbeid Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter KTRU : Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. KTRU : Saken utsettes. Ansvarlig byråd bes om å gi en skriftlig orientering og innkalles til neste møte for å orientere utvalget om hvordan byrådsavdelingen vil følge opp rapportens anbefalte tiltak. KTRU : Lagt frem på nytt. : Saken utsettes. Skriftlig redegjørelse datert mottatt og lagt ved saken Deloittes kommentarer til redegjørelsen mottatt og vedlagt saken Kontrollutvalget sak 74-16: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Kontrollutvalget tar opplysningene i Byrådsavdeling for byutvikling sitt høringssvar til orientering. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. 1. halvår Kontrollutvalget sak og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» til orientering. 2. Bystyret viser til tilleggsnotat fra revisor datert 6. september 2016 der det fremkommer at det i etaten har vært godkjent tilleggsarbeider/endringsmeldinger med beløp som overstiger fullmaktsgrensene i økonomiregelverket. 3. Bystyret viser til at det i prosjektene samlet er godkjent tilleggsarbeider/endringer for om lag 425 millioner kroner. Bystyret slutter seg til revisors vurdering av at mange av endringene har vært nødvendige, men mener standardheving/økt kvalitet som medfører høyere prosjektkostnad enn forutsatt i bystyrets opprinnelige vedtak burde vært fremlagt bystyret. 4. Bystyret ber Byrådet følge opp forslag til tiltak som framgår av forvaltningsrevisjonsrapporten. 5. Bystyret ber Byrådet rapportere til Kontrollutvalget om hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen utgangen av På veg til Bystyret 5

6 Forvaltningsrevisjoner i arbeid Forvaltningsrevisjon av organisering og utføring av barnevernstjenestene KTRU : Kontrollutvalget viser til flertallsmerknad fremsatt under bystyrets behandling av sak 286/14. Kontrollutvalget viser til utvalgets vedtak i sak 39/14 der utvalget bestilte en forvaltningsrevisjon av Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem. Utvalget ser det som naturlig at denne rapportens funn kan gi et viktig grunnlag for å formulere problemstillinger for en slik forvaltningsrevisjon bystyret har bedt om. For å følge opp den vedtatte flertallsmerknaden på raskest mulig måte ber kontrollutvalget Deloitte starte arbeidet med å utarbeide en prosjektskisse i tråd med flertallsmerknaden i bystyresak 286/14. Prosjektskissen legges frem for behandling så snart revisjonsrapporten Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem er. Det vises også til statusrapport for barnevernet KTRU Prosjektskisse vedtatt Skisse tilsendt returnert for endring. Møte mellom revisor og sekretariat desember Enighet om innfallsvinkel. Frist utgangen av juni 2016 Statusrapport fra Deloitte : «( ) i ferd med å avtale siste intervju og skrive opp rapporten slik at vi skal få oversendt denne til kommune for høring så raskt som mulig.» Prosjektskisser under arbeid Uavhengig juridisk vurdering «Jordalsvannsaken» Kontrollutvalget i møtet sak 93-16: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet sende forespørsel til Deloitte Advokatfirma AS om deres vurdering av en ytterligere aktivitet slik dette fremkommer i bystyrevedtaket og om hvordan de mener en slik aktivitet kan håndteres, samt arbeidsomfanget på et slikt arbeid. Sak i dette møtet 6

7 Prosjekter for oppfølging av vedtak Oppfølging av forvaltningsrevisjon Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg KTRU : 3. Kontrollutvalget viser til utredning fra De Facto (bestilt av Fagforbundet i Bergen), der det i kapittel 4 fremkommer opplysninger om lønns- og arbeidsforhold i selskapet Orange Helse AS. Ut fra opplysningene i utredningen, sammenholdt med de opplysningene som tidligere er fremkommet, ønsker kontrollutvalget at disse forholdene blir nærmere undersøkt. Undersøkelsen skal ha følgende formål: Å bringe klarhet i om lønns- og arbeidsforholdene for sykepleiere ansatt i Orange Helse AS er og har vært i overenstemmelse med norsk lov og i samsvar med gjeldende kontrakt med Bergen kommune. KTRU : Kontrollutvalget tar opplysningene i brev av fra Byrådsavdeling for helse og omsorg til foreløpig orientering og ber om å få tilsendt rapport med resultatene fra skisserte evalueringsarbeid. 7 Påminning sendt Tilbakemelding i KTRUmøtet , sak 28-16: «Arbeidet forventes i april 2016» Påminning sendt og tilbakemelding mottatt samme dag: «Rapporten opplyses å være klar for byrådene i uke 21, dvs. for sent til planlagt møte 18. mai i Kontrollutvalget. Forsinkelsen skyldes at det har vært behov for innhenting av ytterligere opplysninger fra leverandøren, som igjen skal vurderes.» Ny påminning sendt Tilbakemelding med status på rapporteringen mottatt Se under Saker til gjennomsyn: «( ) Saken ligger hos Innkjøpsseksjonen i BFEE, som er kontrollansvarlig enhet for BHO, og det har vært flere årsaker til at arbeidet med sluttrapporten har tatt mer tid enn forutsatt. Primært gjelder dette dialog mellom leverandør og kommunen ved Innkjøpsseksjonen. Rapporten vil bli oversendt Kontrollutvalgets sekretariat så snart den foreligger.» Påminning sendt Byråd for finans, innkjøpssjef m.fl. informerte i møtet sak : Saken tas opp igjen nå kommunens egenrapport ferdig.

8 Prosjekter for oppfølging av vedtak Oppfølging av rapporten - Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutrednin g KTRU : 3. Saken følges opp ved gjennomføring av ny overordnet analyse som grunnlag for ny plan for forvaltningsrevisjon Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrap porten «Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak » Tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke KTRU BEBY : 1. Bystyret tar Byråd for sosial, bolig og områdesatsing sin rapportering om byrådsavdelingens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak » til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet rapportere til Bystyret via Kontrollutvalget om status på effekten av de anbefalte tiltakene innen utgangen av 1. halvår KTRU BEBY : KTRU : Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra Byrådsavdeling for klima, kultur og næring om byrådsavdelingen oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen kultur og kulturminne» til foreløpig orientering. 1. halvår 2016 Påminning sendt Påminning sendt Påminning sendt Tlf. fra Byutvikling svar er på veg. Ikke mottatt før utsending til dette møtet Rapporten vurderes fulgt opp i kommende revisjonsperiode. Spesialundervisning KTRU BEBY : KTRU sak 76-16: 1. Kontrollutvalget i Bergen tar Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sin rapportering om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning» til orientering. 2. Kontrollutvalget viser til Byrådsavdeling for barnehage, skole og idrett sitt svar 2. juni 2016 pkt. 9: Kontrollutvalget ber om at det utarbeides felles retningslinjer for rektorene som sikrer at foresatte blir involvert før vedtak om spesialundervisning blir fattet. Retningslinjene tas inn i oppdatert håndbok. Ikke satt frist 3. Kontrollutvalget sender saken til Bystyret i Bergen til orientering. 8

9 Selskapskontroll for oppfølging: : Selskapskontroll i BIR KTRU KTRU «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» Når Plan for forvaltningsrevisjon i BIR er gjennomført KTRU KTRU KTRU KTRU KTRU Selskapskontroll; Generell eierskapskontroll Sak i KTRU-møtet : Kontrollutvalget godkjenner Deloittes forslag til prosjektskisse. Prosjektets spørreundersøkelse skal omfatte de som har hatt styreverv i de fem viktigste selskapene i de siste fire årene. Innen utgangen av juni 2016 I flg. Deloitte : «( ) er sendt til Kommunen for verifisering. Frist for tilbakemelding til oss er fredag 10. oktober. Deretter vil byråd for BFEE tilsendt rapporten for å kunne gi en høringsuttalelse.» I flg. Deloitte : Venter høringssvar Rapport mottatt ved utsending til dette møtet legger frem sak i neste møte 9

10 Andre undersøkelser Arrangement i Bergen havn 17. mai 2015 KTRU : Kontrollutvalget slutter seg til skisserte framgangsmåte. KTRUs leder og nestleder gis fullmakt til å utforme og gjennomføre en slik bestilling i samarbeid med utvalgets sekretariat. (BDO AS) KTRU : Kontrollutvalget tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til foreløpig orientering. Kontrollutvalget sender rapporten vedr. Bystyrets kontor til Bystyrets kontor og rapportene vedrørende Byrådsleders avdeling og Bergen brannvesen til Byrådet til uttalelse. Utvalget ber om tilbakemelding innen 1. september KTRU sak 78-16: 1. Kontrollutvalget tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til orientering. 2. Kontrollutvalget har merket seg at organiseringen av sentralledelsen avviker fra «beste praksis» når det gjeld internkontrollfunksjonen (mangler «3.dje forsvarslinje», jf. Veileder for Compliancefunksjonen). 3. Kontrollutvalget viser til høringsuttalelsen fra bystyrets kontor der det heter at: «Bystyrets kontor mener at BDO sin tolkning av oppdraget avviker en del fra kontrollutvalgets utgangspunkt i møte ». Kontrollutvalget slutter seg til dette, men mener at rapportene fra BDO likevel inneholder nyttige og relevante funn som bør følges opp videre. 4. Kontrollutvalget ber om å få oversendt «Risiko for korrupsjon Konsernovergripende analyse Bergen kommune» som det er vist til i svaret fra Byrådsleders avdeling. Kontrollutvalget avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapportene Kartlegging av Bystyrets kontors arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet, Kartlegging av Byrådsleders avdelings arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet og Kartlegging av Bergen brannvesens arbeid med å forebygge, avdekke, og håndtere økonomisk kriminalitet til orientering. 2. Bystyret ber byrådet vurdere å iverksette et organisasjons- og moderniseringsprosjekt med henblikk på å dimensjonere internkontrollen (jamfør Kommuneloven 20 nr. 2) iht. «beste praksis», jf. Veileder for Compliancefunksjonen. På veg til bystyret Henvendelse fra Ordføreren pluss møte : Kontrollutvalget bes om å vurdere om eller evnt. begrunne at, innstillingen til Bystyret i pkt. 2 er tilstrekkelig utredet. Sak med tilleggsutredning til Bystyret i dette møtet 10

11 Andre undersøkelser Klagesak vedr. tiltak i Foreningsgaten 3 KTRU : Dokumentet legges frem til ny vurdering når klagesaken er ferdig behandlet Sendt spørsmål om status på klagesaken Sendt påminning Se svar fra kommunaldirektør for byutvikling av under saker til gjennomsyn. Er under saksbehandling Tildeling av lokaler Mathallen KTRU-møtet i sak Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, men skal føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget behandler derfor ikke henvendelsen fra Djukastein, men som opplysninger som er av bystyrets interesse. Økonomien i Kidsabarnehagene 2. Kontrollutvalget ber om en gjennomgang av hvorvidt kriterier og kontrakter ved tildeling av arealer i Mathallen, herunder tildeling av hele eller vesentlige deler av arealet til én aktør, er i samsvar med a) statsstøtteregelverket og b) Bystyrets vedtak knyttet til drift og utleie av arealer i Mathallen. Videre ber kontrollutvalget om en redegjørelse for hvorvidt disse kriteriene har blitt fulgt ved siste tildeling. Ktru-møtet sak Eventuelt: Det ble vist til oppslag om Kidsa-barnehagene i media i senere tid. Kontrollutvalget ba sekretariatet i første omgang om å gjøre undersøkelser vedrørende revisjonsretten knyttet til tilskudd. I fm forberedelse av sak om prosjektskisse bedt om opplysninger fra Byutvikling/Grønn etat Tlf. fra Grønn etat de jobber med svaret Sendt påminning Sak i dette møtet Sak i dette møtet Henvendelse fra beboere i Fløen KTRU-møtet sak Eventuelt: Kontrollutvalget ba sekretariatet om å etterspørre vedtak som er gjort i Bergen kommune i forbindelse med dispensasjonen fra gjeldende reguleri8ngsplan for Store Lungegårdsvann. Ikke satt frist 11