Den 20. juni 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 20. juni 2017 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Robert Monsen (H) leder Thor Brekkeflat (A) May Britt Tabak (A) Karl Johan Halleråker (KrF) Stian Skår Ludvigsen (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Steinar Nørstebø (SV) Nils Haaland jr. (FrP) vara Therese Chr. Hjortland (H) vara Brita Toppe (SP) vara i sak Det var 9 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Forfall til hele møtet: Hallstein Aadland (FrP) Ingrid Reitan (H) Habilitetsvurdering: Sak Kontrollutvalget fant Mathias Hunskår Furevik (R) inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd Møteleder: Robert Monsen (H) leder Fra sekretariatet: Ole Hopperstad ikke til stede under pkt. 4 i sak Gudny Spjeld - ikke til stede under pkt. 4 i sak Fra Bystyrets kontor: Arne Vågenes for IT-bistand i forkant av møtet Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Til sak Eventuelt opplyste Robert Monsen (H) at han ønsket å ta opp to saker, Stian Skår Ludvigsen (V) at han ønsket å ta opp en sak og Karl Johan Halleraker (KrF) at han ønsket å ta opp en sak. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 30. mai Saker til gjennomsyn juni Tilbakerapportering på tilleggsrevisjonen Prosjekter og særattestasjoner Prosjektplan; Oppfølging av risikoforhold avdekket i tilleggsrevisjon Prosjektplan; Effektivitet og kvalitet i kommunes ressursstyring IT-revisjon Sykkelgave fra Sparebanken Vest Budsjett for kontrollutvalgets virksomhet for Status saker i arbeid - juni Sommerfullmakter Eventuelt 2

3 44-17 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 30. mai 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 20. juni 2017 ble godkjent Saker til gjennomsyn juni 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 45-17: Dokumenter som var knyttet til saken: 1. Vedtaksskriv; BEBY, , , Nummerert brev nr. 8 Bergen kommune; Revisjon av beboerregnskap for 2015 Dokumenter som ble ettersendt og knyttet til saken: 2. E-post fra Terje Søreide ; Oppdatering i forbindelse med reguleringsplan på Søreide med vedlegg Utvalgets medlemmer gikk gjennom de fremlagte dokumenter og var omforent om at henvendelsen fra Terje Søreide ikke var en sak for kontrollutvalget Tilbakerapportering på tilleggsrevisjonen Prosjekter og særattestasjoner Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporteringen fra BDO AS fra mai 2016 om i rapporten Prosjekter og særattestasjoner og finansbyrådens tilbakemelding i brev av , til orientering. 2. Kontrollutvalget sender rapporteringen til Bystyret. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret tar rapporteringen fra BDO AS fra mai 2016 i rapporten Prosjekter og særattestasjoner og finansbyrådens tilbakemelding i brev av , til orientering. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret var likelydende. 3

4 47-17 Prosjektplan; Oppfølging av risikoforhold avdekket i tilleggsrevisjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget godkjenner BDO forslag til kontrollhandlinger for oppfølging av risikoforhold avdekket i tilleggsrevisjoner, slik de fremgår av fremlagte prosjektplan Prosjektplan; Effektivitet og kvalitet i kommunes ressursstyring Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Kontrollutvalget drøftet saken. I mangel av forvaltningsrevisors tilstedeværelse fremmet Thor Brekkeflat (A) følgende alternative forslag til vedtak: «Saken utsettes til neste møte.» Thor Brekkeflats (A) alternative forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplanen Effektivitet og kvalitet i kommunes ressursstyring slik den foreligger med en timeramme på inntil 350 timer IT-revisjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar utredningen om IT-revisjon til foreløpig orientering i påvente av byrådets svar på BDOs oppsummeringsbrev Nummerert brev nr. 9 Bergen kommune 4

5 50-17 Sykkelgave fra Sparebanken Vest Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar henvendelsen fra gruppelederne fra partiene H, Frp, SV, MDG, Rødt og SP der de ber kontrollutvalget vurdere å se nærmere på sak om anskaffelse/gave til Bergen kommune vedr. 400 sykler til foreløpig orientering. 2. Kontrollutvalget tar henvendelsen opp til ny vurdering etter at resultatene i byrådssak om gaveproblematikken og i forvaltningsrevisjonene vedr. vurdering av effektivitet og kvalitet i intern kontrollen på ledernivå, og vurdering av effektivitet og kvalitet i kontraktstyring i samtlige byrådsavdelinger, foreligger. Mathias Hunskår Furevik (R) hadde i forkant av møtet bedt om å få sin habilitet vurdert i tilknytning til saken. Kontrollutvalget fant Mathias Hunskår Furevik (R) inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd. Vara Brita Toppe (Sp) møtte i saken. Robert Monsen (H) fremmet følgende alternative forslag til vedtak til erstatning for punkt 1 og 2 i forslag til vedtak: «Kontrollutvalget viser til henvendelse fra gruppelederne fra partiene H, Frp, SV, MDG, Rødt og SP, dvs. den samlede opposisjon i bystyret, der de ber kontrollutvalget vurdere å se nærmere på sak om anskaffelse/gave til Bergen kommune vedr. 400 sykler, og vil gjennomføre en forvaltningsrevisjon av hendelsesforløpet i bysykkelanskaffelsessaken». Robert Monsens (H) alternative forslag til vedtak til erstatning for punkt 1 og 2 i forslag til vedtak fikk 3 stemmer (2H+FrP) og var dermed falt. Forslag til vedtak ble vedtatt med 6 stemmer (2A+KrF+V+SV+Sp). 5

6 51-17 Budsjett for kontrollutvalgets virksomhet for 2018 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en samlet budsjettramme for 2018 for kontrollutvalgets virksomhet under ansvarsstedene Administrasjon, kontrollutvalg, Frikjøpte politikere samt honorar og Kjøp av revisjonstjenester på 12 mill. kroner. 2. Kontrollutvalgets forslag skal i h.t. forskrift om kontrollutvalg, 18, ligge ved budsjettbehandling i Bystyret. Utvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Bergen kommune for 2018 sendes til Byrådet for videre behandling Status saker i arbeid - juni 2017 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar oversikten over status på saker kontrollutvalget har i bestilling/arbeid pr. juni 2017 til orientering. Karl Johan Halleraker (KrF) viste til opplysningene i statusoversikten om forsinkelsene i forvaltningsrevisjonen Organisering og utføring av barnevernstjenestene. Utvalgets medlemmer uttrykte bekymring og var omforent at leverandøren meddeles dette skriftlig og at det samtidig bes om et møte med leverandøren der kontrollutvalgets leder, nestleder og sekretariat deltar. 6

7 53-17 Sommerfullmakter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Leder av kontrollutvalget Robert Monsen gis fullmakt til neste møte etter sommerferien 2017 å behandle saker og uttale seg på utvalgets vegne. Ved hans fravær gis nestleder Thor Brekkeflat tilsvarende fullmakt. 2. Kontrollutvalget orienteres i ettertid om bruken av fullmaktene. Karl Johan Halleraker (KrF) fremmet følgende tilleggforslag i pkt. 2 til forslag til vedtak: Kontrollutvalget orienteres i ettertid om bruken av fullmaktene. Karl Johan Hallerakers (KrF) tilleggforslag i pkt. 2 til forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Leder av kontrollutvalget Robert Monsen gis fullmakt til neste møte etter sommerferien 2017 å behandle saker og uttale seg på utvalgets vegne. Ved hans fravær gis nestleder Thor Brekkeflat tilsvarende fullmakt Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Anmodning vedr. barnevernssaker Stian Skår Ludvigsen (V) viste til anmodningen i Bystyret , sak Skriftlige interpellasjoner, om gjennomgang av barnevernssaker. Kontrollutvalget var omforent om at de ønsker anmodningen og svaret lagt frem til orientering. 2. Forum for tilsyn og kontroll fagdager og årsmøte Karl Johan Halleraker (KrF) informerte fra konferansen i Tromsø 7. og 8. juni og viste til at han som eneste representant fra Kontrollutvalget møtte på årsmøtet og stemte på vegne av utvalget. Han oppfordret utvalget til å drøfte saker på slike konferanser i utvalget på forhånd. Videre at det ble sendt innspill til konferanser om at en erfaren Fylkesmann møter og deler erfaringer fra ulike tilsyn med kommunene. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette 3. Klubbe til møteleder Robert Monsen (H) ønsket at kontrollutvalget skulle gå til innkjøp av klubbe til møteleder. Utvalget medlemmer sluttet seg til dette. 7

8 4. Organisering av sekretariatet Kontrollutvalgets leder og nestleder orienterte om status i saken. Robert Monsen Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 8