BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll. Den 04. mai 2010 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 04. mai 2010 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Knut R. Nergaard (H) Odd E. Rambøl (A) Aina Arnesen (FrP) Lill Karin Dale (FrP) Hans Ebbing (SV) Astrid Øien Halsnes (KrF) Geir Kjell Andersland (V) - forlot møtet kl (under sak 38) Frode Mannsåker (R) Det var 8 stemmeberettigete til stede tom sak 37. I sak 38 og 39 var det 7 stemmeberettigete til stede Godkjente forfall til hele møtet: Habilitetsvurdering: Fra kommunerevisjonen: Jorunn Nerheim (H) Thorolf A. Braaten (FrP) Nora Lindén (R) Knut R. Nergaard (H) deltok ikke i behandlingen av spørsmålet knyttet til Bergen og Omland Havnevesen i sak Ørjan Johannessen Aud Merethe Alme og Silje Hansen møtte i sak Fra sekretariatet: Møteleder: Ole Hopperstad Gudny Spjeld Odd Rambøl (A) Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Hans Ebbing (SV) opplyste at han ville ta opp en sak om varsling under eventuelt. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra møtet i Kontrollutvalget Saker til gjennomsyn Bruk av fondsmidler i Bergen Parkeringsselskap KF Forvaltningsrevisjonsrapport: Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter Prosjektbeskrivelse: "Boligetatens boligsosiale tiltak" Begrenset revisjon av kommunerevisjonens og kontrollutvalgets regnskaper for Budsjett Kommunerevisjonen Budsjett Kontrollutvalget Kommunerevisor orienterer Eventuelt 2

3 30-10 Godkjenning av protokoll fra møtet i Kontrollutvalget Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte ble godkjent Saker til gjennomsyn Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber revisjonen i samband med revisjon av årsregnskapet vurdere særskilt om føring av konsulentbruk mellom investerings- og driftsregnskap under de enkelte byrådsavdelinger er i samsvar med korrekt klassifisering. 2. Det framgår av oversikter over kjøp av konsulenttjenester fordelt på avdeling, prosjekt og leverandør, drifts- og investeringsregnskapene, jfr. vedleggene til henvendelsen fra Rødt av ) at to revisjonsfirma (Kpmg/DBO Noraudit og Deloitte), som for 2008 og 2009 har hatt rammeavtaler for utførelse av revisjonsoppdrag for kommunerevisjonen, også har utført rådgivningstjenester for byrådssiden. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram sak om disse engasjementene er i samsvar med kravet om revisjonens uavhengighet, jfr. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni Rådgivningstjenester m.v. 3. Kontrollutvalget tar øvrige mottatte dokumenter til orientering. Hans Ebbing (SV) viste til henvendelse fra Rødts bystyregruppe v/torstein Dahle og fremmet følgende forslag: "1. Kontrollutvalget ber revisjonen i samband med revisjon av årsregnskapet vurdere særskilt om føring av konsulentbruk mellom investerings- og driftsregnskap under de enkelte byrådsavdelinger er i samsvar med korrekt klassifisering. 2. Det framgår av oversikter over kjøp av konsulenttjenester fordelt på avdeling, prosjekt og leverandør, drifts- og investeringsregnskapene, jfr. vedleggene til henvendelsen fra Rødt av ) at to revisjonsfirma (Kpmg/DBO Noraudit og Deloitte), som for 2008 og 2009 har hatt rammeavtaler for utførelse av revisjonsoppdrag for kommunerevisjonen, også har utført rådgivningstjenester for byrådssiden Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram sak om disse engasjementene er i samsvar med kravet om revisjonens uavhengighet, jfr. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni Rådgivningstjenester m.v." Leder Odd E. Rambøl (A) viste til brevet fra Gruppeleder for Arbeiderpartiet Terje Ohnstad om forvaltningsrevisjon på anskaffelsesområdet og bad om at det ble lagt frem en oversikt over framdrift for bestilte prosjekter og prosjekter under arbeid. Konst. kommunerevisor opplyste at revisjonen hadde startet opp prosjekt omkring anskaffelsestemaet. Konst. kommunerevisor Ørjan Johannessen viste til forespørsel fra Trondheim kommunerevisjon om samarbeidsprosjekt på forvaltningsrevisjon av NAV og til oppsummeringsnotat etter et møte mellom Riksrevisjonen og kommunerevisjonene i Bergen, 3

4 Trondheim og Oslo. Kommunerevisjonen ønsket kontrollutvalgets synspunkt på dette prosjektet. Kontrollutvalget stilte seg positivt til prosjektet, men ønsket i første omgang å få konkretisert hvilke ressurser prosjektet kan komme til å ta. Votering: Hans Ebbings (SV) forslag ble vedtatt enstemmig. Dokument sendt faste medlemmer tidligere (9. april 2010): Konfidensiell rapport fra G-partner (udatert) Gjennomgang av TTTanskaffelse i Bergen kommune. Unntatt offentlighet. Komité for finans har satt ned en gruppe som skal forberede en høring i bystyret om TTT-anskaffelsen. Høringen blir åpen, men kan bli lukket ved enkeltutspørringer. Jf. vedlagte vedtak i sak Eventuelt fra Komité for finans sitt møte under. Dokumenter utsendt i forkant av møtet: Komité for finans behandlet sak om høring i fbm. TTT-anskaffelsen i møtet sak Eventuelt Pressemelding fra byrådsleder Monica Mæland av Følger kommuneadvokatens anbefalinger Tema i arbeidsutvalgsmøtet den Brev fra Miljøpartiet De Grønne i Bergen datert Miljøpartiet De Grønne i Bergen klager byrådet i Bergen inn for Kontrollutvalget for brudd på Grunnlovens 110b: Enhver har Ret til et Milieu som sikrer Sundhed Brev til Miljøpartiet De Grønne i Bergen datert Miljøpartiet De Grønne i Bergen klager byrådet i Bergen inn for Kontrollutvalget for brudd på Grunnlovens 110b: Enhver har Ret til et Milieu som sikrer Sundhed Brev til Miljøpartiet De Grønne i Bergen datert Miljøpartiet De Grønne i Bergen klager byrådet i Bergen inn for Kontrollutvalget for brudd på Grunnlovens 110b - tilbakemelding Brev fra Rødts bystyregruppe ved Torstein Dahle datert Anmodning om særlig revisjon av fordelingen, mellom drifts- og investeringsregnskapet i Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap Brev fra Gruppeleder for Arbeiderpartiet Terje Ohnstad datert "Forvaltningsrevisjon av Bergen kommunes innkjøps- og anbudsreglement" Forespørsel til Bergen kommunerevisjon fra Trondheim kommunerevisjon datert Samarbeidsprosjekt - forvaltningsrevisjon NAV NKRF einfo 10/11 Avklaringer om taushetsplikten etter kommuneloven 78 nr. 7, m/ 3 vedlegg Invitasjon fra NKRF "Fagkonferanse" - Lillehammer, juni 2010 NKRF - Intern høring - Rapport fra arbeidsgruppen for vurdering av markedsføringstiltak for egenregivirksomheter (Høringsfrist 1.mai 2010) NKRF - Intern høring - Hensiktsmessig utvikling av NKRFs kommunikasjonskanaler (Høringsfrist 1. mai 2010) 4

5 Dokument delt ut i møtet: Oppsummering etter møte mellom Riksrevisjonen (RR), og kommunerevisjonene (KRV) i Bergen, Trondheim og Oslo 27. april 2010, hos Kommunerevisjonen i Oslo Bruk av fondsmidler i Bergen Parkeringsselskap KF Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber om at det foretas en ekstern kvalitetskontroll av Bergen Parkering KFs årsregnskap for 2009 og fondsavsetninger i perioden Kontrollutvalget etterlyser Bergen Parkering KF sin oppfølging av pkt. 2 og 3 i Bystyrets vedtak i sak Kontrollutvalget tar til etterretning at det vil bli fremlagt en sak som omfatter kommunens parkeringsfonds i løpet av våren 2010, jf. pkt 4 i Bystyresak Internt arbeidsnotat fra leder Odd E. Rambøl (A) om Boligsonefondet var sendt medlemmene i forkant av møtet. Utvalget drøftet saken og kom i felleskap frem til følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber om at det foretas en ekstern kvalitetskontroll av Bergen Parkering KFs årsregnskap for 2009 og fondsavsetninger i perioden Kontrollutvalget etterlyser Bergen Parkering KF sin oppfølging av pkt. 2 og 3 i Bystyrets vedtak i sak Kontrollutvalget tar til etterretning at det vil bli fremlagt en sak som omfatter kommunens parkeringsfonds i løpet av våren 2010, jf. pkt 4 i Bystyresak Votering: Kontrollutvalgets forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Utvalgets behandling : Brev datert til Kontrollutvalget fra bystyremedlem Ruth Grung (A) "Vedr. redegjørelse fra kommunerevisor - avsetning til boligsonefondet" var sendt faste medlemmer pr. e-post og ble dessuten delt ut i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar sak om bruk av fondsmidler i Bergen Parkering KF til orientering. 5

6 33-10 Forvaltningsrevisjonsrapport: Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget vil spesielt peke på at forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter" viser at: skoler og PPT i Bergen ikke i tilstrekkelig grad overholder forvaltningslovens tidsfrister for saksbehandling vedrørende søknader om spesialundervisning. skolene, så langt råd er, ivaretar elevene innenfor skolenes ressursrammer om tilpasset undervisning, mens de venter på de sakkyndige vurderingene fra PPT at intern kontrollen fremstår å ha svake sider da det ikke er etablert system eller rutiner for å følge opp saksbehandlingstiden for søknader om spesialundervisning. at det er et klart forbedringspotensial, særlig i forhold til å ivareta elevenes rettigheter og å overholde forvaltningsloven. 2. Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen foreta en etterkontroll av rapporten innen utgangen av 2011 for å sikre elevenes rettigheter. 3. Rapporten oversendes Bystyret Innstilling til Bystyret: 1. Bystyret tar rapporten " Spesialundervisning saksbehandlingstid og rettigheter " og kontrollutvalgets vedtak til orientering." 2. Bystyret ber Byrådet gi en tilbakemelding på hvordan rapporten er blitt fulgt opp for å rette på de svakheter som er avdekket. Tilbakemeldingen bes gitt innen 1. juli Leder Odd E. Rambøl (A) fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget vil spesielt peke på at forvaltningsrevisjonsrapporten "Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter" viser at: skoler og PPT i Bergen ikke i tilstrekkelig grad overholder forvaltningslovens tidsfrister for saksbehandling vedrørende søknader om spesialundervisning. skolene, så langt råd er, ivaretar elevene innenfor skolenes ressursrammer om tilpasset undervisning, mens de venter på de sakkyndige vurderingene fra PPT at intern kontrollen fremstår å ha svake sider da det ikke er etablert system eller rutiner for å følge opp saksbehandlingstiden for søknader om spesialundervisning. 2. Kontrollutvalget ber kommunerevisjonen foreta en etterkontroll av rapporten innen utgangen av 2011 for å sikre elevenes rettigheter. 3. Rapporten oversendes Bystyret." Geir Kjell Andersland (V) fremmet følgende tilleggsforslag til punkt 1: "( ) at det er et klart forbedringspotensial, særlig i forhold til å ivareta elevenes rettigheter og å overholde forvaltningsloven." Leder Odd E. Rambøl (A) fremmet følgende forslag til innstilling til Bystyret: "Bystyret tar rapporten " Spesialundervisning saksbehandlingstid og rettigheter " og kontrollutvalgets vedtak til orientering." Hans Ebbing (SV) fremmet følgende tilleggsforslag til innstilling til Bystyret: "Bystyret ber Byrådet gi en tilbakemelding på hvordan rapporten er blitt fulgt opp for å rett på de svakheter som er avdekket. Tilbakemeldingen bes gitt innen 1. juli 2011." 6

7 Votering: Leder Odd E. Rambøls (A) forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Geir Kjell Anderslands (V) tilleggsforslag ble vedtatt enstemmig. Leder Odd E. Rambøls (A) forslag til innstilling til Bystyret ble vedtatt enstemmig. Hans Ebbings (SV) tilleggsforslag til innstilling til Bystyret ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten " Spesialundervisning saksbehandlingstid og rettigheter" til orientering. 2. Kontrollutvalget vedtar at rapporten oversendes Bystyret. Innstilling til Bystyret: Bystyret tar rapporten " Spesialundervisning saksbehandlingstid og rettigheter" til orientering Prosjektbeskrivelse: "Boligetatens boligsosiale tiltak" Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar til etterretning at ressursrammen til prosjektet "Boligetatens boligsosiale tiltak" blir noe utvidet. 2. Kontrollutvalget tar det fremlagte prosjektbeskrivelse: "Boligetatens boligsosiale tiltak" til orientering. Utvalget drøftet utvidelsen av ressursbehovet og kommunerevisors prioritering av prosjektet sett hen til restanser på bestillinger, jf. liste over restanser i kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalget bad kommunerevisor fremlegge en oversikt over prosjekter som er bestilt, med oversikt over hvilke som er startet opp, dato for ferdigstillelse, ressursbruk/kostnader til neste møte i utvalget. Knut R. Nergaard (H) fremmet følgende forslag til vedtak: "Kontrollutvalget tar til etterretning at ressursrammen til prosjektet "Boligetatens boligsosiale tiltak" blir noe utvidet." Leder Odd E. Rambøl (A) fremmet følgende forslag til vedtak: "Kontrollutvalget tar det fremlagte prosjektbeskrivelse: "Boligetatens boligsosiale tiltak" til orientering" Votering: Knut R. Nergaards (H) forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Leder Odd E. Rambøls (A) forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. 7

8 Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak Begrenset revisjon av kommunerevisjonens og kontrollutvalgets regnskaper for 2009 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar Indre Hordaland revisjonsdistrikts revisjonsuttalelser vedrørende kommunerevisjonens og kontrollutvalgets regnskaper for 2009, samt brev vedrørende kontrollutvalgets regnskap, til orientering. Forslaget ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og kontrollutvalgets vedtak er likelydende Budsjett Kommunerevisjonen Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår kommunerevisors forslag til budsjettramme for kommunerevisjonen 2011 kr Kontrollutvalget godkjenner en timepris på kr. 650,- ved beregning av revisjonshonorar. 3. Kontrollutvalget legger forslaget til budsjettramme for Bergen kommunerevisjon for år 2011 fram for bystyret som en del av budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Forslaget ble vedtatt enstemmig. Kst. kommunerevisor innstiller til kontrollutvalget å fatte følgende vedtak: Forslaget og kontrollutvalgets vedtak er likelydende Budsjett Kontrollutvalget Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontrollutvalget/kontrollutvalgets sekretariat på kr for Kontrollutvalget legger forslaget til budsjettramme for kontrollutvalget/kontrollutvalgets sekretariat for år 2011 fram for bystyret som en del av budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet i Bergen kommune. 8

9 Forslaget ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og kontrollutvalgets vedtak er likelydende Kommunerevisor orienterer Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar orienteringen fra kommunerevisor til etterretning. Det var 7 stemmeberettigede til stede. Kst. kommunerevisor Ørjan Johannessen orienterte om revisjonsarbeidet og la frem notat fra Kommunerevisjonen om utsettelse av forvaltningsrevisjonsprosjektet - Helhetlig gjennomgang av Bergen og Omland Havnevesen be delt ut i møtet. Utvalget gikk inn for kommunerevisjonens forslag om å utsette prosjektet til høsten Knut R. Nergaard deltok ikke i behandlingen av dette spørsmålet. Kst. kommunerevisor Ørjan Johannessen la frem "Invitasjon til 29. Nordiske Kommunale Chefsrevisorkonferanse". Utvalget mente kontrollutvalget / kommunerevisjonen burde være representert på konferansen. Forslaget ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og kontrollutvalgets vedtak er likelydende Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: A) Varslingsbrev Hans Ebbing (SV) viste til at kontrollutvalgets medlemmer hadde mottatt et varslingsbrev der det kom frem en rekke forhold og ønsket på bakgrunn av dette en sak i kontrollutvalget. Han bad om at: "Gjenpart av brev av fra Varslingsgruppen til Dialogadvokater med vedlegg legges fram for kontrollutvalget for behandling." Føres opp på sakslisten 18. mai

10 B) Settesekretariat i sak om revisjonsordningen Leder Odd E. Rambøl (A) opplyste at Reidar Enger hadde tatt opp spørsmålet om sin habilitet. Leder fikk fullmakt til å konferere med kommuneadvokaten, og - om nødvendig - inngå avtale med en annen. C) Ekstramøte 18. mai 2010 Ekstra møte i kontrollutvalget den 18. mai tar til klokken D) Møtet 8. juni 2010 Møtestart kl Odd E. Rambøl Leder for Kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 10