Den 16. desember 2014 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen.

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 16. desember 2014 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) leder Anne Lorgen Riise (H) May Britt Tabak (A) Ingrid Reitan (H) Stig Høgholm (FrP) Kristin Kvalsnes (FrP) Astrid Øien Halsnes (KrF) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 8 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Godkjent forfall til hele møtet: Fra Etat for byggesak og Private planer: Fra Deloitte AS: Møteleder: Sekretær: Geir Kjell Andersland (V) vara kunne ikkje møte Byggesakssjef Petter Wiberg Stein Ove Songstad og Silje Sivertsen Thor Brekkeflat Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Til sakslisten: Leder Thor Brekkeflat (A) foreslo at utvalget behandlet sak før sak Medlemmene sluttet seg til dette. Orienteringer til utvalget: Fra kl kl orienterte byggesakssjef Petter Wiberg kontrollutvalget om byggesak Geithusvegen 102 B og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Fra kl kl orienterte byggesakssjef Petter Wiberg kontrollutvalget om byggesak Krohnstadveien 6 B og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november Saker til gjennomsyn desember Forvaltningsrevisjon; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak Mislighetsrisikoforhold - mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS Eventuelt 2

3 81-14 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november 2014 ble godkjent Saker til gjennomsyn desember 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 82-14: Dokumenter som var knyttet til saken: 1. Epost fra Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B - Klage på redegjørelse 2. Epost fra Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B, Bergen Kommune - gjelder klage 3. Epost til Tord Unneland ; Byggesak , Geithusvegen 102B, Bergen Kommune 4. Byrådssak 1401/14, ; Intern kontroll i Bergen. Overordnet rammeverk 5. Vedtaksskriv BEBY 285/14, ; Nummerert brev nr. 3 Bergen kommune. Revisjonen for regnskapsåret Vedtaksskriv BEBY 286/14, ; Forvaltningsrevisjonsrapport; Anskaffelser, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg 7. Kopi av epost til Tord Unneland ; Klage på Bergen kommunes mottakskontroll av ny søknad fra Bømlo Hus Drift i byggesak NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Epost fra Terje Haugan ; Ytre Markevei 39 og 41 Utvalgets behandling: Utvalget drøftet de fremlagte dokumentene og var omforent om å utsette håndteringen av dokumentene 1, 2, 3 og 9. Utvalget merket seg flertallsmerknaden i Bystyret i dokument nr. 6 og ba sekretariatet komme tilbake med en sak på dette Forvaltningsrevisjon; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak » til orientering. 3

4 2. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret til orientering. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak » til orientering. 2. Bystyret ber Byrådet arbeide videre med rapportens anbefalinger. 3. Bystyret ber byrådet rapportere til Bystyret via Kontrollutvalget om hvordan bystyrets vedtak er fulgt opp innen tre måneder etter Bystyrets behandling av denne saken. Votering: Det var 8 stemmeberettigete til stede. Forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslag til vedtak: Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende. Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Mislighetsrisikoforhold - mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS 4400 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på områdene: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Betalingsstrømmene Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Kontrollutvalget ber Byrådet vurdere å gjennomføre egenevalueringer på inntektsområdet tilsvarende gjennomgangen på Idrettsservice, i kommunens øvrige enheter og eventuelt orientere kontrollutvalget om resultater fra egenevalueringene (jf. KL 20 nr. 2). 4

5 Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremsatte følgende endringsforslag til første kulepunkt i punkt 1 i forslag til vedtak: «Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem.» Votering: Det var 8 stemmeberettigete til stede. Mathias Hunskår Furevik (R) endringsforslag til første kulepunkt i punkt 1 i forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak punkt 2 ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS utarbeide effektive skisser til revisjoner/avtalte kontrollhandlinger for å avdekke eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på områdene: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem (hjemmesykepleien) Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon) Prosjekter og særattestasjoner Betalingsstrømmene Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. 2. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak i punkt 2 er likelydende Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Det var ikke saker under eventuelt. Thor Brekkeflat Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 5