Møteprotokoll. Porsgrunn kontrollutvalg. 2/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling

Transkript

1 Møteprotokoll Porsgrunn kontrollutvalg Dato: kl. 9:00 12:00 Sted: Porsgrunn Rådhus møterom 3. etg. Arkivsak: 18/00013 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Leder Erik Bystrøm, medlem Bente Tangen, sekretær Marianne Lundeberg, oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto. Gunnar Blomhaugen Henning Yven, Ingrid Brubakken, Karl Erik Høegh Ordfører Robin Kåss, TKR IKS v/ Geir Kastet Dahle, kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud. Marianne Lundeberg Sakskart Side Møteinnkalling 2/18 18/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 2/18 18/ Godkjenning av protokoll Saker til behandling 10/18 17/ Gruppeledermøter og møteoffentlighet - Porsgrunn kommune 5 11/18 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport - Journal og arkiv - Porsgrunn kommune 6 1

2 12/18 16/ Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune 7 13/18 18/ Orientering fra revisor /18 18/ Brannsikkerhet i boliger levert av Trysilhus 9 15/18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Porsgrunn, Kontrollutvalgsleder Erik Bystrøm Sekretær Marianne Lundeberg 2

3 Møteinnkalling 2/18 Godkjenning av møteinnkalling Porsgrunn kontrollutvalg /18 Møteinnkalling godkjennes. Møteinnkalling legges frem for godkjenning. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 2/18 Godkjenning av protokoll Porsgrunn kontrollutvalg /18 Protokoll godkjennes. Protokoll legges frem for godkjenning. Protokoll godkjennes. 4

5 Saker til behandling 10/18 Gruppeledermøter og møteoffentlighet - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Ingen forslag til vedtak. Ordfører Robin Kåss orienterte om gruppeledermøtenes funksjon og innhold generelt. Ordfører viste til brev fra Fylkesmannen i Telemark «møteoffentlighet- Klage på Porsgrunn kommunes praktisering av gruppeledermøter» denne sendes ut med protokollen. Ordfører har lagt ned gruppeledermøtene i Porsgrunn kommune i den formen det har vært. Saken tas til orientering. 5

6 11/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Journal og arkiv - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «arkiv og journal Porsgrunn kommune» til orientering. Innstilling til bystyret: kommunen bør: revidere og oppdatere arkivplan, iverksette opplæringstiltak som sikrer at ansatte får tilstrekkelig kunnskap om journal- og arkivføring og treffe tiltak som sikrer at dokumenter i større grad blir registrert i saks- og arkivsystemet. Rådmann møter i kontrollutvalget høsten 2018 for å svare for hvordan anbefalingene fra rapporten er fulgt opp. Telemark kommunerevisjon v/ Geir Kastet Dahle la frem forvaltningsrevisjonsrapport «arkiv og journal Porsgrunn kommune» Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapport «arkiv og journal Porsgrunn kommune» til orientering. Innstilling til bystyret: kommunen bør: revidere og oppdatere arkivplan, iverksette opplæringstiltak som sikrer at ansatte får tilstrekkelig kunnskap om journal- og arkivføring og treffe tiltak som sikrer at dokumenter i større grad blir registrert i saks- og arkivsystemet. Rådmann møter i kontrollutvalget høsten 2018 for å svare for hvordan anbefalingene fra rapporten er fulgt opp. 6

7 12/18 Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - Tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Ingen forslag til vedtak. Kommunalsjef oppvekst Tollef Stensrud møtte og ga en videre orientering om hvordan Porsgrunn kommune har fulgt opp vedtaket i sak «forvaltningsrevisjonsprosjekt tilpasset opplæring - Porsgrunn kommune.». Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber om ny oppfølging første møtet Januar

8 13/18 Orientering fra revisor Porsgrunn kontrollutvalg /18 Saken tas til orientering. Oppdragsrevisor Ingebjørg Nordby Vibeto orientering om revisjonen sitt arbeid i Porsgrunn kommune. Saken tas til orientering. 8

9 14/18 Brannsikkerhet i boliger levert av Trysilhus 1 Porsgrunn kontrollutvalg /18 Kontrollutvalget viser til deres behandling av forvaltningsrevisjonsprosjektet «tilsyn i byggesaker» som ble gjennomført og fulgt opp i Kontrollutvalget mener at Porsgrunn kommune tilbakemeldinger om at anbefalingene fra rapporten er fulgt opp, skal sikret at Porsgrunn kommune følger de forskrifter lover og regler som gjelder. Kontrollutvalget sender vedtaket til Norsk brannvernforening som svar på henvendelsen med kopi til rådmannen i Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra Norsk brannvernforening 9. februar som vist i saksframlegget. Sekretariatet la frem forslag om at kontrollutvalget viser til deres behandling av forvaltningsrevisjonsprosjektet «tilsyn i byggesaker» som ble gjennomført og fulgt opp i Sekretariatet mener at Porsgrunn kommune tilbakemeldinger om at anbefalingene fra rapporten er fulgt opp, skal sikret at Porsgrunn kommune følger de forskrifter lover og regler som gjelder. Kontrollutvalget sender vedtaket til Norsk brannvernforening som svar på henvendelsen med kopi til rådmannen i Porsgrunn kommune. Kontrollutvalget viser til deres behandling av forvaltningsrevisjonsprosjektet «tilsyn i byggesaker» som ble gjennomført og fulgt opp i Kontrollutvalget mener at Porsgrunn kommune tilbakemeldinger om at anbefalingene fra rapporten er fulgt opp, skal sikret at Porsgrunn kommune følger de forskrifter lover og regler som gjelder. Kontrollutvalget sender vedtaket til Norsk brannvernforening som svar på henvendelsen med kopi til rådmannen i Porsgrunn kommune. 9

10 15/18 Referatsaker Porsgrunn kontrollutvalg /18 Sakene tas til orientering. Betraktninger fra NKRF sin kontrollutvalgskonferanse Studietur sekretariatet la frem foreløpig program og tok påmelding til turen. dette sendes til ordfører når programmet er klart. Sakene tas til orientering. 10

11 16/18 Eventuelt Porsgrunn kontrollutvalg /18 11

12 12