Den 15. desember 2015 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. May Britt Tabak (A) Robert Monsen (H)

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 15. desember 2015 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) - nestleder May Britt Tabak (A) Robert Monsen (H) - leder Ingrid Reitan (H) Hallstein Aadland (FrP) Steinar Nørstebø (SV) Karl Johan Hallaråker (KrF) Stian Skår Ludvigsen (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 9 stemmeberettigete til stede under hele møtet Fra BDO AS Fra Deloitte AS Møteleder: Sekretær: Terje Tvedt og Ørjan Johannessen Gunnar Hoff Robert Monsen (H) Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Til dagsorden: I sak Evaluering av revisjonskontraktene møtte Cicel T- Aarrestad og Bernt Mæland fra Rogaland Revisjon IKS og orienterte om evalueringsoppdraget. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 20. oktober Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 17. november Saker til gjennomsyn desember Orientering om regnskapsrevisors overordnete revisjonsstrategi for regnskapsåret Revisors uavhengighetserklæring Boligsonefondet - avgrenset kontroll for å få avklart tilgang på informasjon Prosjektplan; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Evaluering av revisjonskontraktene Eventuelt Godkjenning av protokoll UO fra Kontrollutvalgets møte 17. november

3 69-15 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 20. oktober 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokollen fra Kontrollutvalgets møte 20. oktober 2015 ble tatt til orientering Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 17. november 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 17. november 2015 ble godkjent Saker til gjennomsyn desember 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 71-15: Dokumenter som er knyttet til saken: Vedtaksskriv, BEBY, , , Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak Vedtaksskriv, BEBY, , , Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg Vedtaksskriv, BEBY, , , Nummerert brev nr. 5 Bergen kommune. Revisjonen for regnskapsåret 2014 Vedtaksskriv, BEBY, , , Forvaltningsrevisjon; Spesialundervisning Vedtaksskriv, BEBY, , , Forvaltningsrevisjon; Sykefravær og bruk av vikarer i barnehager Vedtaksskriv, BEBY, , , Forvaltningsrevisjon; Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem Dokumenter som er knyttet til saken: Fra BFEE, ; Sykefravær i Bergen kommune Bykassen fra 4. kvartal kvartal Orientering om regnskapsrevisors overordnete revisjonsstrategi for regnskapsåret 2015 Behandlet for lukkede dører, jf. KL 31 nr. 5 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar presentasjonen av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS sin overordnete revisjonsstrategi for revisjonsåret 2015 til orientering. Utvalgets behandling: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor BDO AS ved Terje Tvedt ba om at møtet ble lukket under hans orientering om revisjonsstrategien for regnskapsåret Kontrollutvalget sluttet seg til dette, jf. KL 31 nr. 5. 3

4 Forslaget og kontrollutvalgets vedtak var likelydende Revisors uavhengighetserklæring 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar den fremlagte uavhengighetserklæringen for 2015 fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor i Bergen kommune til orientering. Forslaget og kontrollutvalgets vedtak var likelydende Boligsonefondet - avgrenset kontroll for å få avklart tilgang på informasjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapporteringen fra Deloitte AS etter den avgrensete kontrollen knyttet til Boligsonefondet for å få avklart tilgang på informasjon, til orientering. 2. Kontrollutvalget beslutter å avslutte prosjektet. Utvalgets behandling: Leder Robert Monsen (H) fremsatte følgende alternative forslag til vedtak pkt. 2: «Kontrollutvalget beslutter å avslutte prosjektet.» Forslag til vedtak pkt. 1 ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak pkt. 2 fikk 2 stemmer (SV + R) og var dermed falt. Robert Monsens (H) alternative forslag til pkt. 2 i vedtak ble vedtatt med 7 stemmer (2H + 2A + KrF + V + FrP). 4

5 1. Kontrollutvalget tar rapporteringen fra Deloitte AS etter den avgrensete kontrollen knyttet til Boligsonefondet for å få avklart tilgang på informasjon, til orientering. 2. Kontrollutvalget ber Deloitte AS videreføre prosjektet som en forvaltningsrevisjon i samsvar med den vedtatte prosjektplanen og det angitte timeestimatet Prosjektplan; Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon hos Deloitte AS av «Kostnadsutvikling i investeringsprosjekter» i samsvar med forslag til prosjektmandat i fremlagte prosjektskisse. Forslaget og kontrollutvalgets vedtak var likelydende Evaluering av revisjonskontraktene Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar opplysningene i rapporten Evaluering av revisjonsordningen med i det videre arbeidet med konkurransegrunnlaget før utlysing av revisjonstjenester, og i utformingen av nye kontrakter. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: Bystyret tar rapporten Evaluering av revisjonsordningen til orientering og ber Kontrollutvalget vurdere opplysningene i rapporten i det videre arbeidet med konkurransegrunnlaget før utlysing av revisjonstjenester, og i utforming av nye kontrakter. Forslag til innstilling til Bystyret ble tiltrådt enstemmig. Forslaget og Kontrollutvalgets vedtak er likelydende. 5

6 Innstilling til bystyret: Forslaget og Kontrollutvalgets innstilling til Bystyret er likelydende Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Arrangementet i Bergen havn 17. mai Kontrollutvalgets leder orienterte om fremdriften i saken. Det som kan offentliggjøres i saken bli offentliggjort. Bergen kommunes fonds En oversikt over Bergen kommunes fonds fremlegges for kontrollutvalgets i neste møte. Sykefravær i Bergen kommune HR-avdeling inviteres til kontrollutvalgets neste møte for å orientere om arbeidet med dette temaet. Kontrollutvalgets funksjon Kontrollutvalgets oppgaver, fullmakter og arbeidsmåte tas opp i sak i neste møte Godkjenning av protokoll UO fra Kontrollutvalgets møte 17. november 2015 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget opphever unntaket fra offentlighet i saksprotokoll fra sak og møteprotollen fra møtet 17. november Robert Monsen Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 6