Per Gunnar Salomonsen (SV), Audun Hinna Øvrebø (AP), Torunn Verdal (KRF), Helge Andresen (H) og Grethe Alver Jacobsen (H)

Transkript

1 Møteprotokoll Søgne kontrollutvalg Dato: kl. 09:00 Sted: Rådhuset i Søgne, kommunestyresalen Arkivsak: 19/00172 Til stede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Per Gunnar Salomonsen (SV), Audun Hinna Øvrebø (AP), Torunn Verdal (KRF), Kjell Tørlin Andreassen (H) for Helge Andresen (H) og Rune Tråne (H) for Grethe Alver Jacobsen (H) Helge Andresen (H) og Grethe Alver Jacobsen (H) Revisjonssjef Tor Ole Holbek Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Monica H. Smith-Tønnessen Organisasjonssjef Dag Morten Frantzen (sak 1-2/19) Enhetsleder for arealenheten Terje Nuland (sak 3/19) Protokollfører: Rådgiver Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 1/19 19/ Godkjenning av møteinnkalling Møteprotokoll 1/19 19/ Godkjenning av protokoll fra møte Saker til behandling 1/19 18/ Oppfølging - Status etter dom i rettssaken mellom Søgne kommune og to av kommunens ansatte 5 1

2 2/19 19/ /19 19/ Informasjon om kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv - IA-avtalen Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Dispensasjoner fra plan og bygningsloven i Søgne kommune 7 8 4/19 19/ Revisors egenvurdering av uavhengighet 9 5/19 19/ Orientering fra revisjonen /19 19/ Referatsaker /19 19/ Eventuelt Søgne, Per Gunnar Salomonsen Fung. kontrollutvalgsleder Alexander Etsy Jensen Rådgiver 2

3 Møteinnkalling 1/19 Godkjenning av møteinnkalling Søgne kontrollutvalg /19 Møteinnkalling godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling godkjennes. 3

4 Møteprotokoll 1/19 Godkjenning av protokoll fra møte Søgne kontrollutvalg /19 Protokoll fra møte godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Protokoll fra møte godkjennes. 4

5 Saker til behandling 1/19 Oppfølging - Status etter dom i rettssaken mellom Søgne kommune og to av kommunens ansatte 1 Søgne kontrollutvalg /19 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Organisasjonssjef Dag Morten Frantzen var invitert til møte for å redegjøre for administrasjonens oppfølging av dommen og utviklingen i saken fra sist møte, denne informasjonen ble gitt i åpent møte. Per Gunnar Salomonsen (SV) fremsatte slikt forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kommunikasjonen som har gått skriftlig mellom administrasjonen og Parats advokat på forslag fra den parten til løsning. Videre kommunens svar på dette. Det er også ønskelig at kontrollutvalget får med informasjon om når denne korrespondansen gikk. Kontrollutvalget ønsker å invitere Parats advokat til neste møte i kontrollutvalget, slik at også de to ansatte skal få anledning til å gi informasjon om deres situasjon på jobb etter dommen via deres advokat. I tillegg bes både administrasjonen og Parats advokat om å gi en skriftlig redegjørelse for oppfølging av dommen og utviklingen i saken, slik at det kan legges frem i sammen med saken på det ekstraordinære møtet. Det ble votert punktvis for forslaget fremsatt av Per Gunnar Salomonsen (SV). Pkt. 1: Enstemmig vedtatt. Pkt. 2: Enstemmig vedtatt. Pkt. 3: Vedtatt med fire (SV, AP, KRF og H - Tråne) mot en stemme (H - Andreassen). 5

6 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til foreløpig orientering. Kontrollutvalget ber om å få tilsendt kommunikasjonen som har gått skriftlig mellom administrasjonen og Parats advokat på forslag fra den parten til løsning. Videre kommunens svar på dette. Det er også ønskelig at kontrollutvalget får med informasjon om når denne korrespondansen gikk. Kontrollutvalget ønsker å invitere Parats advokat til neste møte i kontrollutvalget, slik at også de to ansatte skal få anledning til å gi informasjon om deres situasjon på jobb etter dommen via deres advokat. I tillegg bes både administrasjonen og Parats advokat om å gi en skriftlig redegjørelse for oppfølging av dommen og utviklingen i saken, slik at det kan legges frem i sammen med saken på det ekstraordinære møtet. 6

7 2/19 Informasjon om kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv IA-avtalen 1 Søgne kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og inviterer rådmann til neste møte for å gi en orientering om kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv, med bakgrunn i den nye fremforhandlede IA-avtalen. Saken redegjorde for de viktigste endringene i den nye fremforhandlede IA-avtalen, samt hvordan Søgne kommune har organisert IA-arbeidet. Per Gunnar Salomonsen (SV) fremmet følgende endringsforslag i møte: «med bakgrunn i den nye fremforhandlede IA-avtalen» strykes og «saken settes opp på det ekstraordinære møtet» settes inn. Enstemmig for endringsforslag fremsatt i møte. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og inviterer rådmann til neste møte for å gi en orientering om kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv, saken settes opp på det ekstraordinære møtet. 7

8 3/19 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Dispensasjoner fra plan og bygningsloven i Søgne kommune 1 Søgne kontrollutvalg /19 Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Dispensasjoner fra plan og bygningsloven i Søgne kommune vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Rapport til kontrollutvalget forventes i løpet av høsten Agder Kommunerevisjon IKS la frem prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Dispensasjoner fra plan og bygningsloven i Søgne kommune i møte, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Enhetsleder for arealenheten Terje Nuland møtte under behandlingen av saken og redegjorde for arbeidssituasjonen ved enheten med bakgrunn i den store arbeidsbelastningen som de ansatte er utsatt for. Per Gunnar Salomonsen (SV) fremmet følgende endringsforslag/tilleggsforslag i møte: «Rapport til kontrollutvalget forventes i løpet av høsten 2019» Kontrollutvalget har forståelse for den store arbeidsbelastningen ved enheten, og legger derfor til grunn at man viser hensyn med tanke på administrasjonens involvering i forhold til oppstart og fremdrift knyttet til prosjektet. Prosjektet sluttføres innen Enstemmig for forslag til vedtak. Prosjektplan for forvaltningsrevisjon - Dispensasjoner fra plan og bygningsloven i Søgne kommune vedtas slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert gjennom prosjektets gang. Kontrollutvalget har forståelse for den store arbeidsbelastningen ved enheten, og legger derfor til grunn at man viser hensyn med tanke på administrasjonens involvering i forhold til oppstart og fremdrift knyttet til prosjektet. Prosjektet sluttføres innen

9 4/19 Revisors egenvurdering av uavhengighet 1 Søgne kontrollutvalg /19 Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. Til møtet forelå undertegnede uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar uavhengighetserklæringene til etterretning. 9

10 5/19 Orientering fra revisjonen Søgne kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. Agder Kommunerevisjon IKS orienterte om følgende i møte: 1. Løpende revisjon Revisjonssjef Tor Ole Holbek orienterte om løpende revisjon. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 10

11 6/19 Referatsaker Søgne kontrollutvalg /19 Saken tas til orientering. 1. Referatsaker: a. Spørsmål fra Per Gunnar Salomonsen pr. epost og revisjonens svar/vurdering pr. epost Innkommen/utgående post: Ingen innkommen/utgående post. 3. Saker behandlet i kommunestyret: Ingen saker. 4. Neste møte er iht. vedtatt møte- og arbeidsplan berammet til Kontrollutvalget besluttet å avholde et ekstraordinært møte kl. 09:00 med følgende saker på dagsorden: - Oppfølging - Status etter dom i rettssaken mellom Søgne kommune og to av kommunens ansatte - Informasjon om kommunens arbeid med inkluderende arbeidsliv - IA-avtalen Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11

12 7/19 Eventuelt Søgne kontrollutvalg /19 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker ble behandlet under eventuelt. 12