BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll

Transkript

1 BERGEN KOMMUNE Kontrollutvalgets sekretariat Protokoll Kontrollutvalget Den 11. mars 2014 holdt Kontrollutvalget møte i Bergen rådhus, Teatersalen. Til stede under opprop: Thor Brekkeflat (A) leder Per Hervik Heggebø (H) Stig Høgholm (FrP) Kristin Kvalsnes (FrP) May Britt Tabak (A) Geir Kjell Andersland (V) Mathias Hunskår Furevik (R) Det var 7 stemmeberettigete til stede under hele møtet. Godkjent forfall til hele møtet: Anne Lorgen Riise (H) Astrid Øien Halsnes (KrF) vara kunne ikke møte Ingrid Reitan (H) vara kunne ikke møte Habilitetsvurdering: Til sak Kontrollutvalget fant May Britt Tabak (A) inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6, 2. ledd Møteleder: Fra Deloitte AS: Fra sekretariatet: Thor Brekkeflat Line Johansen Ole Hopperstad Gudny Spjeld Møtet startet kl og ble hevet kl Innkalling og sakskart: Til dagsorden: Det var ingen merknader til innkalling og sakskart. Fra kl møte med Fylkesmannen i Hordaland om kommunal egenkontroll og statlig tilsyn. Fra fylkesmannen møtte følgende personer som redegjorde for fylkesmannens virksomhet og svarte på spørsmål. Fylkesmann Lars Sponheim Assisterende fylkesmann Rune Fjeld Avdelingsdirektør Else-Kristin Foss Vikenes Seniorrådgiver Håvard Rød Mathias Hunskår Furevik (R) opplyste at han ønsket å ta opp et forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt under eventuelt. Utvalgets medlemmer sluttet seg til dette. 1

2 Sakliste Saksnr. Arkivsak Sakstittel Side Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 28. januar Saker til gjennomsyn mars Evaluering av Bergen kommune sitt rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Intern kontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon Klargjøring av leverandør for gjennomføring av en eventuell selskapskontroll Prosjektskisser; Forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen BKNI Eventuelt 2

3 10-14 Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 28. januar 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Protokoll fra Kontrollutvalgets møte 28. januar 2014 ble godkjent Saker til gjennomsyn mars 2014 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak 11-14: Dokumenter utsendt i forkant av møtet: 1. Kopi av rapport fra Skatteetaten til Bystyret i Bergen kommune datert 14. februar 2014; Kontrollrapport 2013 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Bergen kommune 2. Vedtaksskriv BEBY-sak 39-14; Selskapskontroll av Business Region Bergen AS Dokument ettersendt i epost : 3. FKT fagkonferanse i Haugesund juni Invitasjon (12b) Evaluering av Bergen kommune sitt rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget har merket seg revisors konklusjoner og anbefalinger som fremkommer i rapporten «Evaluering av Bergen kommunes overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet». 2. Kontrollutvalget har merket seg opplysningene i Byrådets uttalelse til rapporten knyttet til revisors forbedringsforslag. 3. Kontrollutvalget sender rapporten til Bystyret i Bergen kommune. Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og avga følgende innstilling: 1. Bystyret har merket seg revisors konklusjoner og anbefalinger som fremkommer i rapporten «Evaluering av Bergen kommunes overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet». 2. Bystyret har merket seg opplysningene i Byrådets uttalelse til rapporten knyttet til revisors forbedringsforslag. 3. Bystyret ber Byrådet rapportere om status på arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet innen 1. januar Utvalgets behandling: Leder Thor Brekkeflat (A) fremmet følgende endringsforslag til innstilling til bystyret pkt. 3: «3. Bystyret ber Byrådet rapportere om status på arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet innen 1. januar 2015.» 3

4 Forslag til innstilling til Bystyret pkt. 1 og 2 ble tiltrådt enstemmig. Leder Thor Brekkeflats (A) endringsforslag til innstilling til bystyret pkt. 3 ble tiltrådt enstemmig. Innstilling til bystyret: 1. Bystyret har merket seg revisors konklusjoner og anbefalinger som fremkommer i rapporten «Evaluering av Bergen kommunes overordnede arbeid med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet». 2. Bystyret har merket seg opplysningene i Byrådets uttalelse til rapporten knyttet til revisors forbedringsforslag. 3. Bystyret ber Byrådet rapportere om status på arbeidet med å forebygge, avdekke og håndtere økonomisk kriminalitet ved starten på neste år Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Intern kontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar opplysningene fra Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke om oppfølgingen av anbefalingene i revisjonsrapporten «Internkontroll innenfor kultur, næring, idrett og kirke» til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber byrådsavdelingen om å rapportere til kontrollutvalget om den videre oppfølgingen av revisjonsrapportens anbefalinger innen

5 14-14 Oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar den fremlagte skissen for det videre arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjekter til orientering. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram en sak om bestilling av skisser for: Prosjekt nr. 4; Forvaltningsrevisjon av informasjonssikkerhet innen utvalgte områder. Prosjekt nr. 13; Forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer Prosjekt nr. 17; Forvaltningsrevisjon av tilpasset opplæring og spesialundervisning i grunnskolen Prosjekt nr. 23; Forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll med fosterhjemsplasser Prosjekt nr. 35; Forvaltningsrevisjon av kommunens tilpasning til samhandlingsreformen Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) fremmet følgende forslag: «Kontrollutvalget prioriterer prosjektene: Prosjekt nr. 4, Forvaltningsrevisjon av informasjonssikkerhet innen utvalgte områder. Prosjekt nr. 13, Forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer Prosjekt nr. 17, Forvaltningsrevisjon av tilpasset opplæring og spesialundervisning i grunnskolen» May Britt Tabak (A) fremmet følgende forslag: «Kontrollutvalget prioriter til prioriteringsprosjekter: Prosjekt nr. 23 Forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll med fosterhjemsplasser Prosjekt nr. 35 Forvaltningsrevisjon av kommunens tilpasning til samhandlingsreformen.» Utvalgets medlemmer drøftet forslagene. Leder Thor Brekkeflat (A) oppsummerte drøftingene med følgende tilleggsforslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram en sak om bestilling av skisser for Prosjekt nr. 4; Forvaltningsrevisjon av informasjonssikkerhet innen utvalgte områder. Prosjekt nr. 13; Forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer Prosjekt nr. 17; Forvaltningsrevisjon av tilpasset opplæring og spesialundervisning i grunnskolen» Prosjekt nr. 23; Forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll med fosterhjemsplasser Prosjekt nr. 35; Forvaltningsrevisjon av kommunens tilpasning til samhandlingsreformen.» 5

6 Leder Thor Brekkeflat (A) tilleggsforslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Kontrollutvalget tar den fremlagte skissen for det videre arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjekter til orientering Klargjøring av leverandør for gjennomføring av en eventuell selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra Prosjektskisser; Forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen BKNI Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget godkjenner Deloitte AS sine forslag til prosjektplaner for forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen området kultur og kulturminne, samt forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltningen og bruk av tilskuddsordninger innen området idrett og friluftsliv med et tidsforbruk på inntil 800 timer. Prosjektrapport fra forvaltningsrevisjonen innen kultur og kulturminnevern leveres innen utgangen av september

7 17-14 Eventuelt Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber Deloitte utarbeide prosjektskisse på gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende problemstilling: «Hvordan er bystyrets vedtak i sak 245/09 fulgt opp?». Utvalgets behandling: Mathias Hunskår Furevik (R) viste til oppslag i media den siste tiden og fremsatte følgende forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber Deloitte utarbeide prosjektskisse på gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende problemstilling: "Hvordan er bystyrets vedtak i sak 245/09 fulgt opp?» May Britt Tabak (A) erklærte seg inhabil i saken. Leder Thor Brekkeflat (A) anbefalte Kontrollutvalget å kjenne May Britt Tabak (A) inhabil etter kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6, 2. ledd. Kontrollutvalget fant enstemmig May Britt Tabak inhabil i saken. May Britt Tabak forlot møtet under utvalgets behandling av saken. Det var 6 stemmeberettigete til stede. Mathias Hunskår Fureviks (R) forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig Thor Brekkeflat Leder kontrollutvalget Gudny Spjeld Kontrollutvalgets sekretariat 7