Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad

Transkript

1 Møteprotokoll Kontrollutvalget Fredrikstad Møtedato: , Tidspunkt: fra kl. 16:30 til kl. 18:00 Møtested: Rådhuset, møterom Østfold Fra til saksnr.: 17/1 17/11 Frammøteliste Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ingrid I Willoch, leder (H) x Terje Moland Pedersen, nestleder (Ap) X Marit Werner Haabeth (Ap) X Jan Frode Hanssen (FrP) X Kristine Høgseth (MDG) X Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5. Møtende fra sekretariatet: Bjørn Gulbrandsen og Anne-Karin F Pettersen Møtende fra revisjonen: Seksjonsleder Anders Svarholt Møtende fra administrasjonen: Rådmann Ole Petter Finess, Kommunalsjef Atle Holten Ordfører: Jon-Ivar Nygård. Ingrid I Willoch. Terje Moland Pedersen Merknader Innkalling og saksliste ble godkjent Saksrekkefølge: Sak 17/8 ble behandlet som siste sak Kontrollutvalget i Fredrikstad har åpne møter. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpne under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. Det ble bestemt at sak 17/8 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Kontrollutvalget Fredrikstads møte

2 Sakliste PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra møtet PS 17/2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016 PS 17/3 PS 17/4 PS 17/5 PS 17/6 PS 17/7 PS 17/8 Prosjektplan Etterlevelse av offentleglova Revisjonens oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående veilys Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. Direktør 2. gangs behandling - Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur PS 17/9 Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 PS 17/10 PS 17/11 Referater og meldinger Eventuelt PS 17/1 Godkjenning av protokoll fra møtet Protokoll fra møtet , godkjennes 1. Protokoll fra møtet , godkjennes PS 17/2 Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering 1. Statusrapport om utført forvaltningsrevisjon for 2016, tas til orientering

3 PS 17/3 Prosjektplan Etterlevelse av offentleglova 1. Prosjektplan «Etterlevelse av offentleglova», vedtas med det omfanget som er avtalt i møtet Omfanget av prosjektplanen ble diskutert og det var enighet om å avsette 600 timer til prosjektet Prosjektplan «Etterlevelse av offentleglova», vedtas med det omfanget som er avtalt i møtet PS 17/4 Revisjonens oppfølging av henvendelse til kontrollutvalget angående veilys 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat angående rammeavtale veilys, til orientering med følgende kommentar: Dersom leverandøren har opplyst til kommunen at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt. Revisjonens kontroller viser at tilsyn fra både Arbeidstilsynet og det Lokale Eltilsyn resulterte i avvik. Kontrollutvalget merker seg at avvikene ble lukket innen gitte frister og at leverandøren per tiden ikke har åpne avvik eller pågående tilsyn. 1. Kontrollutvalget tar revisjonens notat angående rammeavtale veilys, til orientering med følgende kommentar: Dersom leverandøren har opplyst til kommunen at de har hatt tilsyn uten anmerkninger, så er dette ikke korrekt. Revisjonens kontroller viser at tilsyn fra både Arbeidstilsynet og det Lokale Eltilsyn resulterte i avvik. Kontrollutvalget merker seg at avvikene ble lukket innen gitte frister og at leverandøren per tiden ikke har åpne avvik eller pågående tilsyn. PS 17/5 Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning

4 1. Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlige revisorer og fra adm. direktør, tas til etterretning PS 17/6 2. gangs behandling - Henvendelse til kontrollutvalget angående ordningen med vakt og sikring av kommunale bygg (Saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalget Fredrikstads behandling : Tidligere kommunalsjef Roy Jacobsen redegjorde for kommunens praksis før endringen i november Han svarte også på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget var enige om at saken ikke skulle undersøkes videre, og at saken skulle tas til orientering. Kontrollutvalget Fredrikstads vedtak/innstilling : 1. Saken tas til orientering Kontrollutvalgets leder la fram et forslag til vedtak/uttalelse: «KU peker på at fristen for å sørge for at alle involverte hadde godkjent vekterutdanning gikk ut Fristen for å drive lovlig gikk ut Mer enn to år senere ble det fortsatt drevet ulovlig, slik det fremgår av brev fra politiet, datert Styreleder i selskapet var kommuneleder for Teknisk drift i Fredrikstad. KU konstaterer at virksomheten nå drives etter lovens krav, og understreker at ulovlig drift gjennom flere år av et offentlig eid selskap er kritikkverdig.» Forslaget ble stemt over og forslaget falt med 2 (H, MDG) mot 3 (2Ap, Frp) stemmer. Vedtaket fra opptettholdes PS 17/7 Henvendelse til kontrollutvalget angående en leieavtale (Saken legges fram uten innstilling) Kontrollutvalget var enige om å følge opp henvendelsen med en bestilling til revisjonen som forslått i saken (siste avsnitt) 1. Kontrollutvalget ber revisjonen om å undersøke om kontrakten er inngått på «vanlig måte», f. eks. etter utlysning i hht. lov om offentlige anskaffelser, og om det var relevant å foreta habilitetsvurderinger i forkant av kontraktsinngåelse, evt. om det er gjort.

5 PS 17/8 Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunens håndtering av et varsel om seksuell trakassering og ukultur (saken legges fram uten innstilling, forslag til et mulig vedtak er skissert i saken) Det ble bestemt at sak 17/8 skulle behandles for lukkede dører. Hjemmel: Kommuneloven 31 pkt. 5, jf. Offentleglova 13, jf. fvl. 13 (1) 1). Ordfører, rådmann og kommunalsjef var tilstede under behandlingen. Kontrollutvalget var enig om å følge opp saken. Ingrid Willoch leste opp et innspill til revisjonen som øvrige medlemmer sluttet seg til og som sekretariatet oversender til revisjonen i skriftlig form. Det ble fattet et vedtak tilsvarende 1. kulepunkt i saksfremlegget (nest siste avsnitt). Kontrollutvalget bestemte også at neste møtedato (som er 15. mars), endres til 19. april (kl.16:30) Vedtaket ble lest opp i åpent møte. 1. Kontrollutvalget ber i første omgang revisjonen om å kartlegge sakens fakta: Hvordan har kommunen håndtert varselet? Har det medført arbeidsrettslige tiltak, f. eks advarsel? På hvilket grunnlag er advarsel i så fall gitt og hvordan er den fulgt opp? 2. Faktakartleggingen behandles i kontrollutvalget 19. april. PS 17/9 Kontrollutvalgets årsmelding for Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2016, vedtas 2. Kontrollutvalgets årsmelding oversendes bystyret med følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 tas til orientering PS 17/10 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering

6 I tillegg til det som var vedlagt saken, tok kontrollutvalget ettersendt svar fra kommunen v/personalsjef ang. spørsmål om reglement for bierverv, til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 17/11 Eventuelt Leder orienterte utvalget om nye henvendelser. Disse behandles i neste møte Sekretariatet bekreftet at en henvendelse ang. en innsynsbegjæring ang. møter om tomt til moske, er mottat.