Konkurranse om levering av forvaltningsrevisjons- og selskapskontrolltjenester (EØS )

Transkript

1 KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT Bergen Rådhus Postboks 7700, 5020 Bergen Sentralbord Bystyret i Bergen kommune Unntatt offentlighet, jf. Off.l. 23 tredje ledd U.off. opphevet Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato EKTRU juni 2016 GYSP Konkurranse om levering av forvaltningsrevisjons- og selskapskontrolltjenester (EØS ) Kontrollutvalget behandlet sak om valg av revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i møtet , sak Utvalget fattet følgende vedtak i saken: 1. Konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses, og lyses ut på nytt med grunnlag i kontrollutvalgets vedtatte konkurransegrunnlag. Saksutredning og protokoll fra kontrollutvalgssak 67-16, Valg av revisor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, følger vedlagt. Vi har i brev til Innkjøpsseksjonen i dag bedt de om å tilskrive leverandørene om kontrollutvalgets vedtak. Når leverandørene er underrettet, gjøres saken offentlig. Med hilsen KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT Gudny Spjeld - saksbehandler Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Kopi: Ordføreren i Bergen kommune Bystyredirektør Roar Kristiansen

2 Vedlegg 1 Unntatt offentlighet, jf. Off.l. 23, 3. ledd U.off. opphevet KTRU 67/16 Kontrollutvalget Valg av revisor Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll GYSP EKTRU Hva saken gjelder: Kontraktene kommunen har med BDO AS og Deloitte AS om levering av kommunens lovpålagte revisjonstjenester utløper Etter kommuneloven 78 nr. 4 er det bystyret som velger oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Avgjørelsen kan ikke delegeres. Valget skjer etter innstilling fra Kontrollutvalget. Kontrollutvalget valgte i møtet sak en arbeidsgruppe for å gjennomføre anskaffelsesprosessen. I utvalgets møte , sak 30-16, la arbeidsgruppen frem et forslag til konkurransegrunnlag som ble godkjent. Arbeidsgruppens grunnlag for utarbeidelse av konkurransegrunnlaget for utlysing av framtidige revisjonskontrakter var erfaringen kontrollutvalget hadde høstet i løpet av 4 år, samt resultatene av Rogaland Revisjon IKS sin evaluering av revisjonsordningen i Bergen kommune som framkommer i rapport avgitt i desember 2015 (behandlet av kontrollutvalget ,sak 76-15, og bystyret , sak 8-16). I flg. det vedtatte konkurransegrunnlaget skal tilbudet omfatte leveranser av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden til (pluss opsjon på 2 år). Videre er det stilt konkurransegrunnlaget særlige kvalifikasjonskrav til leverandør av tjenestene. Det følger av regelverket for offentlige anskaffelser at det må innhentes anbud for avtaler i den størrelsesorden det her er snakk om. Den vurderingen baserer seg på den totale kontraktsverdi for hele perioden. Anskaffelsen har en totalramme som gjør at den må lyses ut både nasjonalt og i EØS-området. Utlysing av kontrakten om forvaltningsrevisjon- og selskapskontrolltjenester ble gjort med bistand fra Innkjøpsseksjonen. Anskaffelsen ble lyst ut som åpen anbudskonkurranse i Doffin.no og i TED med anbudsfrist Arbeidsgruppen har, etter forutgående vurdering fra Innkjøpsseksjonen, vurdert de innkomne tilbudene. I gjennomgangen av tilbudene har sekretariatet og arbeidsgruppen oppdaget at det for konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, ikke er samsvar mellom det konkurransegrunnlaget som Kontrollutvalget vedtok i møte og teksten i det kunngjorte konkurransegrunnlaget. Side 2 av 5

3 Konsekvensen av dette er at den revisjonsordningen leverandørene har inngitt tilbud til, ikke er i tråd med Kontrollutvalgets forutsetninger. I kontrollutvalgsforskriften 16, jf. kommuneloven 78 heter det at «Valg av revisor skjer etter innstilling fra kontrollutvalget». Det er således ikke anledning til å legge opp til en saksforberedelse som innebærer at et annet kommunalt organ forbereder saken for bystyret, jf. «Tilsyn og revisjon i kommunal sektor» s. 94 flg. Innkjøpsseksjonen har gitt en skriftlig og muntlig orientering om saken til arbeidsgruppen. I sak om valg av revisor er det særlig viktig at prosessen som leder frem til vedtaket fremstår som lytefri og uangripelig. På bakgrunn av dette foreslår arbeidsgruppen av konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses. Forslag til vedtak: 1. Konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses. Dato: 30. mai 2016 ****** Ikke skriv eller endre det som står ******* ****** på de 4 linjene. ******* ****** Elektronisk godkjenning ******* ****** flettes inn her ******* Vedlegg: 0 Side 3 av 5

4 Vedlegg 2 Utskrift fra saksprotokoll Valg av revisor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Unntatt offentlighet - 23 tredje ledd U.off. opphevet Behandlet for lukkede dører, jf. kommuneloven 31 nr. 2 Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: 1. Konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses, og lyses ut på nytt med grunnlag i kontrollutvalgets vedtatte konkurransegrunnlag. Utvalgets behandling: Leder Robert Monsen (H) opplyste at det var forhold som kunne reise tvil om hans habilitet i saken. Utvalget fant Robert Monsen inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd. Robert Monsen forlot møtet under behandling av denne saken. Kontrollutvalgets nestleder Thor Brekkeflat (A) trådte inn som møteleder i saken. Mathias Hunskår Furevik (R) orienterte om arbeidet i kontrollutvalgets arbeidsgruppe og om Innkjøpsseksjonens bistand i anskaffelsesprosessen. Thor Brekkeflat (A) fremsatte følgende alternative forslag til punkt 1 i forslag til vedtak: «Konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses, og lyses ut på nytt med grunnlag i kontrollutvalgets vedtatte konkurransegrunnlag.» Votering: Det var 8 stemmeberettigete til stede. Thor Brekkeflat (A) alternative forslag til punkt 1 i forslag til vedtak ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak i punkt 2 ble vedtatt enstemmig. Forslag til vedtak: 1. Konkurransen som gjelder forvaltningsrevisjon og selskapskontroll avlyses. ***** Side 4 av 5

5 Valg av revisor - forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget behandlet saken i møtet sak og fattet følgende vedtak: Saken tas opp til behandling i kontrollutvalgets neste møte. Utvalgets behandling: Robert Monsen (H) hadde opplyst om forhold som kunne reise tvil om hans habilitet i sakene om valg av revisor. Utvalget fant Robert Monsen inhabil, jf. kommunelovens 40 nr. 4, jf. forvaltningslovens 6 2. ledd og Robert Monsen var fratrådt. Det var 7 stemmeberettigete til stede. Kontrollutvalgets nestleder Thor Brekkeflat (A) gikk inn som møteleder i saken. Han viste til at vedleggene i saken etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser 13-3 nr. 2, vil være skjermet for offentlighet etter Offl. 23 (3) frem til valget av leverandør er gjort. Han opplyste videre at dersom medlemmer ønsket å drøfte innholdet i dokumentene måtte dørene lukkes, jf. kommunelovens 31 nr. 2. Utvalgets medlemmer var omforent om å drøfte saken for lukkede dører. Mathias Hunskår Furevik (R) orienterte fra arbeidsgruppens arbeid og Innkjøpsseksjonens bistand i anskaffelsesprosessene. Kontrollutvalgets medlemmer var omforent om å ta saken opp til behandling i utvalgets neste møte. *** Side 5 av 5