KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 2D Tilstede på møtet Medlemmer Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Kari Workinn Agnes Gullingsrud Fjeldstad Jon Arne Jørstad Fra Tromsø kommune: Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tilstede i sak 93/17) Utbyggingssjef Øystein Dale (d.s.) Leder prosjektkontoret Frank Nilsen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak /17 Underskrifter Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Agnes Gullingsrud Fjeldstad Kari Workinn Jon Arne Jørstad

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 92/17 Godkjenning av protokoll fra møtet /17 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 2 94/17 Revisjonsbrev nr. 27 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter 95/17 Rapportering fra revisor - oppfølging sak 23/17 angående revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet 96/17 Oppfølging sak 69/17 - pensjonsalder 110 sentralen svar fra administrasjonen 97/17 Budsjettoppfølging per /17 Budsjettramme 2018 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 99/17 Budsjettramme 2018 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 100/17 Referatsaker Deler av vedlegg, jf. offl. 13, 1. ledd nr. 2

3 Blad 3 92/17 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 93/17 Rapport fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 2 Kontrollutvalget ved møteleder besluttet å drøfte lukking av møte for lukkede dører jf. kommunelovens 31a nr. 1. Saken omhandler orientering/spørsmål som er av konkurransemessig betydning for leverandører omfattet av undersøkelsen. Kontrollutvalget finner at dette er opplysninger som er unntatt etter offentlighetslovens 13, 1. ledd jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 2 og kommunelovens 31 nr. 2 og 5. Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 og 5, jf. offentlighetslovens 13, 1. ledd jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd nr. 2, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 2 fra KomRev NORD til orientering. Forvaltningsrevisor redegjorde kort for rapportens innhold. Administrasjonssjefen, utbyggingssjefen og leder prosjektkontoret orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.

4 Blad 4 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra administrasjonssjefen om hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt som følge av de funn som fremkommer i delrapport 2 Oppfølging av investeringsprosjekter. Svarfrist Kontrollutvalget tar delrapport 2 Oppfølging av investeringsprosjekter for øvrig til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra administrasjonssjefen om hvilke tiltak som er eller vil bli iverksatt som følge av de funn som fremkommer i delrapport 2 Oppfølging av investeringsprosjekter. Svarfrist Kontrollutvalget tar delrapport 2 Oppfølging av investeringsprosjekter for øvrig til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 94/17 Revisjonsbrev nr. 27 Mangelfull intern kontroll av investeringsutgifter 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 27, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 27, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen.

5 Blad 5 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 95/17 Rapportering fra revisor oppfølging sak 23/17 angående revisjonsbrev nr. 25 Kommunens informasjonssikkerhet Revisor redegjorde for oppfølgingen av saken, der det ble orientert om kommunens iverksatte og planlagte tiltak på området som omhandler informasjonssikkerhet. Det ble også opplyst at revisjonen følger saken opp videre. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor rapporterer om videre oppfølging av saken ved revisors rapportering om årsregnskapet 2017 (mai 2018). Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor rapporterer om videre oppfølging av saken ved revisors rapportering om årsregnskapet 2017 (mai 2018). Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor 96/17 Oppfølging sak 69/17 Pensjonsalder 110 sentralen svar fra administrasjonen Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen til orientering, og avventer videre undersøkelser i saken inntil det foreligger en rettskraftig avgjørelse i saken.

6 Blad 6 Kontrollutvalget drøftet saken. Ved behandlingen ble to forslag til vedtak fremmet i tillegg til innstillingen i saken. Forslagene ble fremmet av representantene Rolleiv O. Lind (forslag 1) og Agnes Gullingsrud Fjeldstad (forslag 2). Forslag 1 (fra representanten Rolleiv O. Lind): Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen til orientering, og forutsetter at administrasjonssjefen sørger for nødvendig og hurtig avklaring og opprydding i saken. Forslag 2 (fra representanten Agnes Gullingsrud Fjeldstad): Avstemming: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen til orientering, og avventer videre undersøkelser i saken inntil det foreligger en avgjørelse i saken. ingen stemmer Forslag 1: 1 stemme mot 4 stemmer, og falt. Forslag 2: 4 stemmer mot 1 stemme, og vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen til orientering, og avventer videre undersøkelser i saken inntil det foreligger en avgjørelse i saken. 97/17 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering.

7 Blad 7 98/17 Budsjettramme 2018 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2018 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen 99/17 Budsjettramme 2018 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2018 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.

8 Blad 8 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2018 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø Havn KF 100/17 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. PURRING, OPPSUMMERING ETTER ÅRSOPPGJØRSREVISJON 2016 BUDSJETTMESSIGE FORHOLD a) Brev av fra KomRev NORD C. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET a) Sak 208/17 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser undersøkelse av utvalgte kjøp av konsulentbistand Tromsø Havn KF b) Sak 216/17 Etatsbesøk Vann og avløp

9 Blad 9 Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 19. september 2017 Inger Johansen