MØTEPROTOKOLL. Tilstede på møtet. Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Andre Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Behandlede saker Sak nr./år Sak 45-53/14 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Audun Haugan Rådgiver Lill Martinsen Edmund Kristoffersen sign. Tor Zachariassen sign. Benedikte Figenschou sign. Kari Workinn sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 45/14 Godkjenning av protokoll fra møtet /14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet innen barneverntjenesten orientering 47/14 Prosjekt hall i Hamna oppfølging av kommunestyresakene 44/11 og 43/12 48/14 Kontrollutvalget som «etikkutvalg» - kommunestyrevedtak 49/14 Artikkel i avisa Nordlys byutviklingssjefens habilitet 50/14 Henvendelse angående personalsak og «pengebruk» Fvl. 13, 1.ledd 51/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering 52/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 79/13 angående Troms Kraft AS forberedelse møte med ledelsen 53/14 Referatsaker

3 Blad 3 45/14 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 46/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forebyggende arbeid og saksbehandling i barneverntjenesten - orientering 1. Kontrollutvalget viser til notat av fra KomRev NORD og tar notatet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD, som alternativ for tidligere vedtatt problemstilling under punkt 2, å innhente informasjon om status og planer for innføring av internkontrollsystem innenfor barnevernsenheten. 1. Kontrollutvalget viser til notat av fra KomRev NORD og tar notatet til orientering. 2. Kontrollutvalget ber KomRev NORD, som alternativ for tidligere vedtatt problemstilling under punkt 2, å innhente informasjon om status og planer for innføring av internkontrollsystem innenfor barnevernsenheten. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

4 Blad 4 47/14 Prosjekt Hall i Hamna oppfølging av kommunestyresakene 44/11 og 43/12 Kontrollutvalget viser til byrådets uttalelse til sak 159/13 for kommunestyret, hvor byrådet opplyser at det er igangsatt et arbeid med gjennomgang og forbedring av kommunens systemer og rutiner for organisering av byggeprosjekter. Kontrollutvalget ber om at byrådet redegjør for innhold og status i arbeidet og når arbeidet antas ferdigstilt. Felles forslag med tillegg:, «med tilbakemelding til kontrollutvalget innen ». Innstilling med tillegg enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til byrådets uttalelse til sak 159/13 for kommunestyret, hvor byrådet opplyser at det er igangsatt et arbeid med gjennomgang og forbedring av kommunens systemer og rutiner for organisering av byggeprosjekter. Kontrollutvalget ber om at byrådet redegjør for innhold og status i arbeidet og når arbeidet antas ferdigstilt, med tilbakemelding til kontrollutvalget innen Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådet 48/14 Kontrollutvalget som «etikkutvalg» - kommunestyrevedtak 1. Kontrollutvalget finner kommunestyrets vedtak i sak 162/13 ikke å være i samsvar med kontrollutvalgets mandat. 2. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret behandler saken på nytt. 1. Kontrollutvalget finner kommunestyrets vedtak i sak 162/13 ikke å være i samsvar med kontrollutvalgets mandat. 2. Kontrollutvalget ber om at kommunestyret behandler saken på nytt.

5 Blad 5 Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører 49/14 Artikkel i avisa Nordlys byutviklingssjefens habilitet Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget tar sekretariatets redegjørelse til orientering. 50/14 Henvendelse angående personalsak og «pengebruk» Kontrollutvalget følger ikke saken videre opp. Kontrollutvalget følger ikke saken videre opp. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tor Vidar Betten 51/14 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger - orientering Kontrollutvalgets medlemmer orienterte fra deltakelsen på de ulike møtene. Protokollen fra generalforsamlingen i Tromsø ASVO AS ble delt ut i møtet.

6 Blad 6 Felles forslag til vedtak: Sekretariatet bes undersøke hvilke selskaper som er satt opp til selskapskontroll og hvilke prosedyrer som eventuelt må følges for å eventuelt vedta en selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS. Redegjørelsene tas for øvrig til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Sekretariatet bes undersøke hvilke selskaper som er satt opp til selskapskontroll og hvilke prosedyrer som eventuelt må følges for å eventuelt vedta en selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS. Redegjørelsene tas for øvrig til orientering. 52/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 79/13 angående Troms Kraft AS møte med ledelsen Felles forslag til vedtak: Det settes opp et møte med ledelsen i Troms Kraft AS til høsten. Datoen settes i sammenheng med møtedato for kontrollutvalget i Troms fylkeskommune. Leder, samt kontrollutvalgets representant med ansvar for oppfølgningen av Troms Kraft AS, setter opp agenda for møtet i samråd med kontrollutvalget i fylkeskommunen. Forslaget enstemmig vedtatt. Det settes opp et møte med ledelsen i Troms Kraft AS til høsten. Datoen settes i sammenheng med møtedato for kontrollutvalget i Troms fylkeskommune. Leder, samt kontrollutvalgets representant med ansvar for oppfølgningen av Troms Kraft AS, setter opp agenda for møte i samråd med kontrollutvalget i fylkeskommunen. 53/14 Referatsaker Referater:

7 Blad 7 A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 66/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom» b) Sak 70/14 Etiske retningslinjer revisjon C. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 75/14 Kontrollutvalgssak 22/14 brann og redning D. OPPFORDRING OM DELTAKELSE I EVALUERINGEN AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT a) Brev av fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet b) Brev av fra Deloitte E. PURRING KJØP OG LEIE AV MASKINER OG KJØRETØY I 2013 a) Brev av fra KomRev NORD F. PURRING OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2013 a) Brev av fra KomRev NORD Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra byrådet angående arbeidet med å følge opp kommunestyrets vedtak i sak 75/14 - Brann og redning og de øvrige forhold som var omtalt i rapportene. Redegjørelsen bes gitt til/i møtet i oktober Referatsakene tas for øvrig til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak C: Kontrollutvalget ber om en redegjørelse fra byrådet angående arbeidet med å følge opp kommunestyrets vedtak i sak 75/14 - Brann og redning og de øvrige forhold som var omtalt i rapportene. Redegjørelsen bes gitt til/i møtet i oktober Referatsakene tas for øvrig til orientering.

8 Blad 8 Rett utskrift: Tromsø, den 19. juni 2014 Audun Haugan