MØTEPROTOKOLL TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET. Tilstede på møtet. Bjørnar Østgård Svein Rasmussen Geir Finne. Varamedlemmer

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Andre Rolleiv O Lind Bjørnar Østgård Svein Rasmussen Geir Finne Fra administrasjonen: Enhetsleder Eiendom Beate Németh (tilstede under sak 134/07) Prosjektleder Svein Karoliussen (tilstede under sak 134/07) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Forvaltningsrevisor Elsa-Leony Larsen (tilstede under sak 130/07, 131/07, 134/07, 142/07 og 143/07) Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede under sak 130/07, 131/07, 134/07, 142/07 og 143/07) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Odd Kr. Solberg Rådgiver Inger Johnsen Rådgiver Elisabeth Riise som fungerte som møtesekretær Behandlede saker Sak nr./år Sak 130/07-144/07 Underskrifter Rolleiv O Lind sign. Svein Rasmussen sign. Bjørnar Østgård sign. Geir Finne sign.

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Sak 133/07 og 139/07 utsettes til Sak 142/07 144/07 ble behandlet etter sak 134/07, så ble sak 141/07, 140/07 og 135/07 138/07 behandlet. Saknr Tittel 130/07 Godkjenning av protokoll /07 Godkjenning av protokoll /07 Referater 133/07 Formannskapssaker 134/07 Fagereng skole 135/07 KU-Budsjett Tromsø Havn KF 136/07 KU-Budsjett Tromsø Miljøpark KF 137/07 KU-Budsjett Tromsø Parkering KF 138/07 KU-Budsjett Kulturhuset KF 139/07 KU-Budsjett Remiks KF Tromsø 140/07 Rapportering økonomisk internkontroll 141/07 Pasientregnskap 142/07 Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen i Tromsø kommune 143/07 Forvaltningsrevisjonsrapport Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune 144/07 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tromsø kirkelige fellesråd OFFENTLIGE SAKER 130/07 Godkjenning av protokoll Protokollen fra møtet godkjennes. 131/07 Godkjenning av protokoll

3 Blad 3 Protokollen fra møtet godkjennes. 132/07 Referater Referert: A. REGNSKAPSUTSKRIFT a. E-post av fra Tromsø kommune v/ økonomisjefen til K-Sekretariatet m/ vedlegg B. UTEGLEMTE VEDLEGG (U.OFF.) a. Brev av fra NN til kontrollutvalget C. TROMSØ KOMMUNE LÅN FASTLEGENE a. E-post av fra KomRev NORD til K-Sekretariatet D. ØKONOMISK RAPPORTERING PR REMIKS KF a. Protokoll kommunestyret sak 138/07 b. Saksframlegg kommunestyret sak 138/07 m/ vedlegg E. HABILITETSFORHOLD 2. PURRING BESVARELSE a. Brev av fra KomRev NORD til Tromsø kommune v/ rådmannen 1. Angående referatsak A: Kontrollutvalget forutsetter at bokføringen skjer korrekt på en slik måte at kostnadsfordelingen mellom revisjon og sekretariatstjenester fremkommer på en klar måte i regnskaps- og budsjettoppstillinger. 2. Kontrollutvalget tar ellers referatsakene til orientering. Særutskrift av punkt 1 sendt rådmannen /07 Formannskapssaker

4 Blad 4 Utsatt til neste møte. 134/07 Fagereng skole Statusnotat angående Fagereng skole ble delt ut i møtet. Enhetsleder Eiendom Beate Németh og prosjektleder Svein Karoliussen møtte og orienterte om saken. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 135/07 KU-Budsjett Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2008 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Særutskrift sendt styret i Tromsø Havn /07 KU-Budsjett Tromsø Parkering KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Parkering KF for 2008 vedtas med en budsjettramme på kr

5 Blad 5 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Særutskrift sendt styret i Tromsø Parkering /07 KU-Budsjett Tromsø Miljøpark KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Miljøpark KF for 2008 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Særutskrift sendt styret i Tromsø Miljøpark /07 KU-Budsjett Kulturhuset KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Kulturhuset KF for 2008 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. Særutskrift sendt styret i Kulturhuset /07 KU-Budsjett Remiks KF Tromsø

6 Blad 6 Utsatt til neste møte. 140/07 Rapportering økonomisk internkontroll Kontrollutvalget tar saken til orientering. 141/07 Pasientregnskap Kontrollutvalget tar kommuneadvokatens redegjørelse til orientering. Kontrollutvalget anbefaler administrasjonen å få en avklaring på spørsmålet om ledelsen av boformen skal føre eget regnskap for hver enkelt beboer, og sende disse til kommunerevisor, også i de tilfellene hvor sykehjemmet har gitt fullmakt til å disponere midlene til andre. Særutskrift sendt rådmann /07 Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen i Tromsø kommune Forvaltningsrevisor Elsa-Leony Larsen møtte og redegjorde for saken. Kontrollutvalget vil peke på at retten til spesialundervisning må tas tilstrekkelig hensyn til i fastsettelsen av budsjettrammen for den enkelte skole.

7 Blad 7 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til konklusjoner og anbefalinger i rapporten Spesialundervisning i grunnskolen i Tromsø kommune. 2. Tromsø kommunestyre konstaterer at skolene i Tromsø kommune i stor grad ivaretar sentrale aspekter ved tildeling av spesialundervisning, men funn indikerer at ikke alle elever får oppfylt sitt behov for spesialundervisning. 3. Det pekes på følgende forbedringsområder: a. Det bør utarbeides informasjonsmateriell om spesialundervisning rettet mot elever/ foreldre. b. Skolene bør på generelt grunnlag gjennomgå sine rutiner med tanke på å sikre dokumentasjon for at samtykke til igangsetting av spesialundervisning er innhentet fra foreldrene, at det foreligger individuelle opplæringsplaner og at det hvert halvår er gjennomført en evaluering av den individuelle planen. c. PPT (pedagogisk-psykologisk tjeneste) bør konkretisere omfanget av spesialundervisningen i sin sakkyndige vurdering, og oppfordres til i samarbeid med kommunen og skolene å utarbeide ens praksis på hvordan omfang skal angis (årstimer, uketimer). Kommunens retningslinjer må oppdateres i henhold til dette. d. Kommunen bør følge opp at den utarbeidede vedtaksmalen tas i bruk ved den enkelte skole, og at opplysningene i vedtaket gir tilstrekkelig informasjon. e. Arbeidet med å vurdere ressursfordelings-/tildelingsmodellen bør gjennom-føres som planlagt. f. Det bør være fokus på å styrke PPTs veilederfunksjon i forhold til systemrettet arbeid i skolen. g. Kommunen bør følge opp den store økningen i antall klagesaker. h. Mulighetene for eventuelt samarbeid mellom skoler som har utfordringer med å få rekruttert spesialkompetanse bør vurderes. i. Kommunen bør undersøke om, og eventuelt sikre at, skolene har lik forståelse for registrering i GSI (grunnskolens informasjonssystem på internett). 4. Kommunestyret ber rådmannen vurdere situasjonen knyttet til spesialundervisningen, og iverksette endrede rutiner ut fra forbedringspotensialene i ovennevnte punkter. 5. Rådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen Særutskrift sendes ordfører /07 Forvaltningsrevisjonsrapport Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune

8 Blad 8 Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen møtte og redegjorde for saken. Kontrollutvalget peker på at det er et betydelig forbedringspotensial i å sikre erfaringer fra innkjøp av konsulenttjenester, og gjøre disse erfaringene tilgjengelig for andre i organisasjon. Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret viser til konklusjonen i rapporten Bruk av eksterne konsulenter i Tromsø kommune. 2. Tromsø kommunestyre konstaterer at Tromsø kommune i all hovedsak planlegger kjøp av eksterne konsulenttjenester, men det pekes på følgende forbedringsområder: a. De som kjøper tjenester bør mer aktivt bruke kommunens interne retningslinjer, slik at viktige avklaringer skjer før konsulentoppdraget bestilles. Det forutsettes at de interne retningslinjene revideres jevnlig. b. Kommunen bør utarbeide en fast rutine for evaluering av kjøp av konsulenttjenester, som sikrer at kompetanse og erfaring som opparbeides underveis i oppdrag overføres til de andre kommunalt ansatte og/ eller de andre enhetene. 3. Kommunestyret ber rådmannen vurdere endrede rutiner ut fra forbedringsområdene i ovennevnte punkter. 4. Rådmannen bes gi tilbakemelding til kontrollutvalget innen Særutskrift sendes ordfører /07 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tromsø kirkelige fellesråd 1. Kontrollutvalget viser til kommunestyresak 33/ Kontrollutvalget viser til brev av , hvor det er skissert hvilke tiltak kirkelig fellesråd har iverksatt for å rette opp svakhetene i rapporten Tromsø kirkelig fellesråd. Bruk av tilskudd fra Tromsø kommune. 3. Kontrollutvalget tar til orientering de tiltak Kirkelig fellesråd opplyser iverksatt.

9 Blad 9 4. Kontrollutvalget ber om at saken forelegges kommunestyret, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12. Særutskrift sendes ordfører Rett utskrift: Tromsø, Elisabeth Riise