MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Andre Fra Tromsø Parkering KF: Styreleder Gunnar Wilhelmsen (tilstede i sak 51/11) Direktør Tore Harry Paulsen (d.s.) Økonomikonsulent Anita Johansen (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 47 62/11 Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Magnar Nilssen (tilstede i sak 53/11) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Økonomisjef Geir Andersen (tilstede i sak 55/11) Regnskapssjef Lars-Børge Rognlid (d.s.) Eiendomssjef Beate Nemeth (tilstede i sak 56/11) Prosjektleder eiendom Knut-Bjarne Olsen (d.s.) Prosjektleder VA Gunvald Matheussen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-André Hanssen Forvaltningsrevisor Elsa-Leony Larsen (tilstede i sak 49/11) Forvaltningsrevisor Margrete M. Kleiven (tilstede i sakene 49/11 og 57/11) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin S. Krane

2 Blad 2 Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign. Tor Zachariassen sign Rolleiv O Lind sign. Britt Sofie Illguth sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent.

3 Blad 3 Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 47/11 Godkjenning av protokoll fra møtet /11 Godkjenning av protokoll fra møtet (etatsbesøket) /11 Forvaltningsrevisjonsrapport Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune 50/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Parkering KF X 51/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for /11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Havn KF X 53/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for /11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø kommune X 55/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for /11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole orientering 57/11 Budsjettoverskridelser hall i Hamna og kunstgressbaneprosjektet status 58/11 Drøftingssak - utbetaling av godtgjørelse til komiteleder 59/11 Drøftingssak henvendelse vedrørende byggesak oppføring av garasje med kjeller 60/11 Henvendelse fra kommunalt råd for funksjonshemmede 61/11 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter/generalforsamlinger orientering 62/11 Referatsaker

4 Blad 4 OFFENTLIGE SAKER 47/11 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 48/11 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. 49/11 Forvaltningsrevisjonsrapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør i større grad legges til rette for aktivitetstilbud for personer med alvorlige psykiske lidelser.

5 Blad 5 b) Tromsø kommune bør sørge for et skjermet botilbud for unge med både psykisk lidelse og rusproblem. c) Tromsø kommune bør sørge for at gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser foretas som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten. d) Tromsø kommune bør vurdere tiltak mht. å forbedre samhandlingen med spesialisthelsetjenesten ved utskriving av pasienter, samt tilrettelegge for et bedre samarbeid om samtidige tjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Psykisk helsearbeid i Tromsø kommune. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: a) Tromsø kommune bør i større grad legges til rette for aktivitetstilbud for personer med alvorlige psykiske lidelser. b) Tromsø kommune bør sørge for et skjermet botilbud for unge med både psykisk lidelse og rusproblem. c) Tromsø kommune bør sørge for at gjennomføring/oppfølging av brukerundersøkelser foretas som planlagt i Rus- og psykiatritjenesten. d) Tromsø kommune bør vurdere tiltak mht. å forbedre samhandlingen med spesialisthelsetjenesten ved utskriving av pasienter, samt tilrettelegge for et bedre samarbeid om samtidige tjenester fra spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (frist ): - Tromsø kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører

6 Blad Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Parkering KF Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 51/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Parkering KFs årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø Parkering KF orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Parkering KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Parkering KF v/ styret

7 Blad 7 52/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 53/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø Havn KF orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører med gjenpart til Tromsø Havn KF v/ styret

8 Blad 8 54/11 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2010 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor/revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget i saken. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 55/11 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Representanter fra Tromsø kommune orienterte og besvarte spørsmål fra utvalget. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører

9 Blad 9 56/11 Status vedrørende undergang ved Gyllenborg skole orientering Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. Representantene fra vann- og avløp samt eiendom orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: 1. Iht. innstillingen. 2. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse om følgende: Hovedårsakene til forsinkelsen i prosjektet. Sammenstilling totale kostnader i prosjektet mot anbudet fra leverandør. Oversikt kostnader på tilleggsarbeider som er utført/påløpt utover anbudet. Svarfrist: 26. mai Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering. 2. Kontrollutvalget ber om en skriftlig redegjørelse om følgende: Hovedårsakene til forsinkelsen i prosjektet. Sammenstilling totale kostnader i prosjektet mot anbudet fra leverandør. Oversikt kostnader på tilleggsarbeider som er utført/påløpt utover anbudet. Svarfrist: 26. mai Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ rådmannen med gjenpart til VA-sjef og eiendomssjef 57/11 Budsjettoverskridelser hall i Hamna og kunstgressbaneprosjektet - status

10 Blad 10 Oppdragsansvarlig revisor orienterte om status i arbeidet så langt og svarte på spørsmål fra utvalget. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 58/11 Drøftingssak utbetaling av godtgjørelse til komiteleder Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en undersøkelse av hvordan godtgjørelsesreglementet for folkevalgte etterleves i Tromsø kommune, herunder en særskilt gjennomgang av utbetalinger av godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste til komiteleder i byutviklingskomiteen. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ber revisjonen foreta en undersøkelse av hvordan godtgjørelsesreglementet for folkevalgte etterleves i Tromsø kommune, herunder en særskilt gjennomgang av utbetalinger av godtgjøring for tapt arbeidsfortjeneste til komiteleder i byutviklingskomiteen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 59/11 Drøftingssak henvendelse vedrørende byggesak oppføring av garasje med kjeller E-post av ble delt ut i møtet.

11 Blad 11 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurderinger i saken, og ber rådmannen om en orientering vedrørende følgende: a) Kommunens vedtak av om å avvise klage på vedtak om godkjenning av byggesøknaden av uten at formell klage forelå. b) Hvordan kommunen vil foreta oppfølging for å påse at det endelig oppførte bygget er i samsvar med den opprinnelige byggetillatelsen. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til K-Sekretariatets vurderinger i saken, og ber rådmannen om en orientering vedrørende følgende: a) Kommunens vedtak av om å avvise klage på vedtak om godkjenning av byggesøknaden av uten at formell klage forelå. b) Hvordan kommunen vil foreta oppfølging for å påse at det endelig oppførte bygget er i samsvar med den opprinnelige byggetillatelsen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ rådmannen - Bjørnar Krogh Larsen 60/11 Henvendelse fra Kommunalt råd for funksjonshemmede Kontrollutvalget ber om en orientering der forholdene omtalt i brev av fra kommunalt råd for funksjonshemmede kommenteres. Kontrollutvalget ber om en orientering der forholdene omtalt i brev av fra kommunalt råd for funksjonshemmede kommenteres. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/rådmannen

12 Blad 12 61/11 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter/ generalforsamlinger - orientering Bjørn-Gunnar Jørgensen orienterte fra representantskapet i KomRev NORD og Britt-Sofie Illguth orienterte fra representantskapet i K-Sekretariatet. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsene tas til orientering. 62/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTE MØTE I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet B. AURORA KINO IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE 12. APRIL 2011 a) Brev av fra Aurora Kino IKS b) Saksdokumenter til representantskapsmøte mottatt C. SVAR FULLMAKTER OG TILGANGER a) Brev av fra Tromsø kommune D. GENERALFORSAMLING I TROMSØ VEG AS 5. MAI 2011 a) Brev av fra Økonor E. GENERALFORSAMLING I TROMSØ ASVO AS 19. MAI 2011 a) Brev av fra Tromsø ASVO AS F. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE 27. APRIL a) Saksrotokoll kommunestyresak 45/11 Kontrollutvalgets årsrapport for 2010

13 Blad 13 b) Saksprotokoll kommunestyresak 46/11 Kontrollutvalgssak 5/11 Oppfølging av Tromsø kommunes eierskapsmelding og strategi c) Saksprotokoll kommunestyresak 47/11 Høringsutkast til rapport vedrørende forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø, sykefravær kommune (sic) G. PÅLEGG ETTER TILSYN MED TROMSØ KOMMUNE SOM BARNEHAGEMYNDIGHET a) Brev av fra Tromsø kommune H. SVAR KONTROLLUTVALGSSAK 33/11 REFERATSAKER PKT. B. TROMSØ KOMMUNE VEDTAK OM PÅLEGG a) Brev av fra Tromsø kommune I. FORELDET MOMSKOMPENSASJON TROMSØ KOMMUNE a) Notat av fra KomRev NORD J. TROMSTUN SKOLE LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER a) Brev av fra KomRev NORD Tilleggssak innkommet til kontrollutvalgets leder (referert muntlig): K. HENVENDELSE FRA STEVE SOLLIED BYGGESAK BISKOP BERGRAVSGT. 25 A OG B Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak K: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak K: Kontrollutvalget ber om en orientering fra rådmannen. 2. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll (punkt K) sendt til: - Tromsø kommune v/rådmannen Rett utskrift: Finnsnes, den 16. mai 2011 Inger Johansen