MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5A Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 13-20/14 Underskrifter Elisabeth Steen Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen (tilstede t.o.m. sak 16/14) Kari Workinn Benedikte Figenschou Fra KomRev NORD: Administrerende direktør Lars-Andrè Hanssen (tilstede t.o.m. sak 15/14) Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Revisor Sissel Rasmussen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Elisabeth Steen Tor Zachariassen Kari Workinn Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 13/14 Godkjenning av protokoll fra møtet /14 Sak unntatt offentlighet oppfølging Fvl. 13, 15/14 Revisjonsbrev nr. 19 Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten 16/14 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2013 Tromsø kommune 17/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 18/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF 19/14 Deltakelse på NKRFs kontrollutvalgskonferanse oppsummering 20/14 Referatsaker 1.ledd Offl. 24, 2. ledd, 2.

3 Blad 3 13/14 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 14/14 Sak unntatt offentlighet - oppfølging Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd nr. 1, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor orienterte om undersøkelsene som er gjennomført. Sekretariatet har mottatt e-poster (unntatt offentlighet, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1.ledd) i forbindelse med saken, og disse ble delt ut i møtet. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget ber om en formell og endelig skriftlig tilbakemelding fra kommunaldirektøren i saken, der det også redegjøres for forholdene nevnt i saksfremstillingens kapittel 4.5 i sak 14/14. Svarfrist Kontrollutvalget viser til enhetslederens e-post av til K-Sekretariatet, og oppfordrer kommunaldirektøren å ta den videre dialogen med enhetslederen i saken. 3. Det fastsettes ekstraordinært møte 20. mars kl i kontrollutvalget for ferdigbehandling av saken. Forslaget enstemmig vedtatt.

4 Blad 4 1. Kontrollutvalget ber om en formell og endelig skriftlig tilbakemelding fra kommunaldirektøren i saken, der det også redegjøres for forholdene nevnt i saksfremstillingens kapittel 4.5 i sak 14/14. Svarfrist Kontrollutvalget viser til enhetslederens e-post av til K-Sekretariatet, og oppfordrer kommunaldirektøren å ta den videre dialogen med enhetslederen i saken. 3. Det fastsettes ekstraordinært møte 20. mars kl i kontrollutvalget for ferdigbehandling av saken. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/byrådsleder og kommunaldirektør 15/14 Revisjonsbrev nr. 19 (2013) Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 24, 2.ledd 2., fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 19, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen på de forhold som fremkommer i brevet, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om videre håndtering av saken, og eventuelt hvilke tiltak som igangsettes for i størst mulig grad forhindre flere slike hendelser ved tjenesten. 2. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av angående etablering av rutiner for tilbakemelding til revisjonen i mislighetssaker, og ber om tilbakemelding fra byrådet hvorvidt disse rutinene er etablert og eventuelt hvordan de fungerer. Utvalget konstaterer at revisjonen ikke er blitt «varslet» om saken fra kommunens ledelse. 3. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen snarest. E-post korrespondanse av 24. og mellom enhetsleder og K-Sekretariatet (unntatt offentlighet, jf. offl. 13, 1.ledd jf. fvl. 13, 1.ledd) ble referert i møtet.

5 Blad 5 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 19, og ber byrådet svare kontrollutvalget innen på de forhold som fremkommer i brevet, med gjenpart til revisjonen. Utvalget ber om å bli orientert om videre håndtering av saken, og eventuelt hvilke tiltak som igangsettes for i størst mulig grad forhindre flere slike hendelser ved tjenesten. 2. Kontrollutvalget viser til kommunens brev av angående etablering av rutiner for tilbakemelding til revisjonen i mislighetssaker, og ber om tilbakemelding fra byrådet hvorvidt disse rutinene er etablert og eventuelt hvordan de fungerer. Utvalget konstaterer at revisjonen ikke er blitt «varslet» om saken fra kommunens ledelse. 3. Når svar foreligger fra byrådet, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret fra revisjonen snarest. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 16/14 Rapportering fra revisor status i revisjonsarbeidet for 2013 Tromsø kommune Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 5 fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte om status i revisjonsarbeidet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering.

6 Blad 6 17/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 18/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 19/14 Deltakelse på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse oppsummering Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.

7 Blad 7 Saken tas til orientering. 20/14 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet f) Byrådsmøtet g) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 162/13 Etikkutvalg C. INFORMASJON OM MØTE I REPRESENTANTSKAPET TIL KOMREV a) Brev av fra KomRev NORD D. VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL STYRET I KOMREV NORD a) Brev av fra KomRev NORD E. REPRESENTANTSKAPSMØTE FREDAG 25. APRIL 2014 a) Brev av fra K-Sekretariatet F. KONTROLL AV SPESIFISERTE KONTERINGSLISTER - LØNN a) Brev av fra KomRev NORD G. SVAR FRIVILLIG REGISTRERING REGISTRERINGS- OG DOKUMETASJONSPLIKT a) Brev av fra Tromsø kommune H. PURRING SKATTEETATENS VURDERING AV MERVERDIAVGIFTSPLIKT PÅ 110-SENTRALEN BRANN OG REDNING a) Brev av fra Tromsø kommune b) Brev av fra Skatteetaten (delt ut i møtet)

8 Blad 8 I. SELKAPSKONTROLL I AURORA KINO IKS BREV FRA K-SEKRETARIATET a) Brev av til eierrepresentant b) Brev av til styreleder c) Brev av til revisor d) Brev av til daglig leder Felles forslag til vedtak: 1. Referatsak B: Sekretariatet utarbeider sak til neste ordinære møte som tydeliggjør kontrollutvalgets myndighetsområde sett i forhold til oppnevnelsen som etikkutvalg. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Referatsak B: Sekretariatet utarbeider sak til neste ordinære møte som tydeliggjør kontrollutvalgets myndighetsområde sett i forhold til oppnevnelsen som etikkutvalg. 2. Øvrige referatsaker tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 26. februar 2014 Inger Johansen