KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kari Workinn Jon Arne Jørstad Benedikte Figenschou Fra Tromsø kommune: Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tilstede i sakene 4-6/18) Enhetsleder Marianne Pleym Arctander (tilstede i sak 5/18) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Geir-Atle Monsen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-17/18 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kari Workinn sign. Jon Arne Jørstad sign. Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Medlem Kåre Sørensen meddelte uforutsett sykdomsfravær møtedagen og av den grunn fikk man ikke innkalt vararepresentant tidsnok. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 01/18 Godkjenning av protokoll fra møtet /18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune 03/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF 04/18 Oppfølgning av sak 116/17 offentlige anskaffelser/ledende ansattes overgang til privat virksomhet 05/18 Oppfølgning sak 124/17 kommunale utleieboliger 06/18 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 3 07/18 Revisors rapportering løpende orientering 08/18 Tromsø Havn KF spørsmål tilknyttet ny havneterminal 09/18 Oppfølgning av sak 119/17 ad. revisjonsbrev nr. 26 feil beregning av lønn 10/18 Oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 177/17 sak varsling Brann og redning («Ildsted») ny behandling 11/18 Revisor Tromsøbadet KF 12/18 Kontrollutvalgets årsrapport for /18 Kontrollutvalgets årsplan for /18 Fastsettelse tidspunkt for etatsbesøk 15/18 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger, generalforsamlinger og representantskapsmøter 16/18 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling i Remiks Husholdning AS orientering 17/18 Referatsaker

3 Blad 3 01/18 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 02/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø kommune Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 03/18 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Viks vurdering av egen uavhengighet til etterretning.

4 Blad 4 04/18 Oppfølgning av sak 116/17 offentlige anskaffelser/ledende ansattes overgang til privat virksomhet 1. Kontrollutvalget retter kritikk til administrasjonssjefen for at kommunens avtale med Trova AS ble inngått i strid med regler for offentlige anskaffelser. 2. Kontrollutvalget ber K-Sekretariatet utarbeide sak til neste møte for bestilling av forvaltningsrevisjon som omhandler kommunens etterlevelse av regler for offentlige anskaffelser ved kjøp av konsulenttjenester under terskelverdi for nasjonale anbud. 3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med slikt forslag til vedtak: a. Kommunestyret ber administrasjonssjefen fremme sak for kommunestyret med forslag til regler for ledende ansattes overgang til privat virksomhet. 1. Kontrollutvalget retter kritikk til administrasjonssjefen for at kommunens avtale med Trova AS ble inngått i strid med regler for offentlige anskaffelser. 2. Kontrollutvalget ber K-Sekretariatet utarbeide sak til neste møte for bestilling av forvaltningsrevisjon som omhandler kommunens etterlevelse av regler for offentlige anskaffelser ved kjøp av konsulenttjenester under terskelverdi for nasjonale anbud. 3. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med slikt forslag til vedtak: a. Kommunestyret ber administrasjonssjefen fremme sak for kommunestyret med forslag til regler for ledende ansattes overgang til privat virksomhet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører 05/18 Oppfølgning av sak 124/17 kommunale utleieboliger

5 Blad 5 Administrasjonssjefen og enhetsleder for boligkontoret orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget registrerer at regnskapsrapporteringen ikke gir et korrekt økonomisk uttrykk for virksomheten og dette må forbedres snarest. Revisor anmodes om nærmere orientering ved løpende rapportering i Kontrollutvalget registrerer at regnskapsrapporteringen ikke gir et korrekt økonomisk uttrykk for virksomheten og dette må forbedres snarest. Revisor anmodes om nærmere orientering ved løpende rapportering i Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 06/18 Rapportering fra løpende forvaltningsrevisjon Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 3 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 3 fra KomRev NORD til orientering. Revisor orienterte kort om rapportens innhold. Administrasjonssjefen svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 3 fra KomRev NORD til orientering.

6 Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Oppfølging av investeringsprosjekter delrapport 3 fra KomRev NORD til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører 07/18 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Revisorene orienterte om revisjonsarbeidet i forbindelse med kommunens regnskap samt om status i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 08/18 Tromsø Havn KF spørsmål knyttet til ny havneterminal Revisorene orienterte om revisjonsarbeidet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Saken tas til orientering. Revisjonen følger opp saken videre.

7 Blad 7 Saken tas til orientering. Revisjonen følger opp saken videre. Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 09/18 Oppfølgning sak 119/17 revisjonsbrev nr. 26 korrigering av feil lønn Kontrollutvalget drøftet saken. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedtak: Kommunestyret anmoder administrasjonssjefen om at det foretas en kontroll med henblikk på å korrigere de feil som har skjedd. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedtak: Kommunestyret anmoder administrasjonssjefen om at det foretas en kontroll med henblikk på å korrigere de feil som har skjedd. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører

8 Blad 8 10/18 Oppfølgning av kommunestyrets sak 177/17 og kontrollutvalgets sak 121/17 ildsted Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av og , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i sak 177/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at administrasjonssjefen og ledelsen i Brann og redning iakttar kontrollutvalgets merknader til ovennevnte svar samt har fokus på fortsatt forbedringer i det videre arbeidet. 3. Kommunestyret finner at administrasjonssjefen ikke har oppfylt kommunestyrets vedtak i sak 177/17 pkt. 2 og ber om at administrasjonssjefen fakturerer brannsjefen for kr inkl merverdiavgift i tråd med tidligere vedtak. Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: 1. Kommunestyret viser til administrasjonssjefens tilbakemelding av og , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme kommunestyrets vedtak i sak 177/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at administrasjonssjefen og ledelsen i Brann og redning iakttar kontrollutvalgets merknader til ovennevnte svar samt har fokus på fortsatt forbedringer i det videre arbeidet. 3. Kommunestyret finner at administrasjonssjefen ikke har oppfylt kommunestyrets vedtak i sak 177/17 pkt. 2 og ber om at administrasjonssjefen fakturerer brannsjefen for kr inkl merverdiavgift i tråd med tidligere vedtak. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører

9 Blad 9 11/18 Revisor Tromsøbadet KF Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: KomRev NORD velges som revisor i Tromsøbadet KF. Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: KomRev NORD velges som revisor i Tromsøbadet KF. Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ ordfører 12/18 Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2017 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ ordfører

10 Blad 10 13/18 Kontrollutvalgets årsplan for 2018 Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2018 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2018 med de tilføyelser som fremkom i møtet. 14/18 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk Forslag til tidspunkt er som følger: Brann og redning, 10. april 2018 Remiks Miljøpark AS, 9. oktober 2018 K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for avklaring av tidspunkt. Forslag til tidspunkt er som følger: Brann og redning, 10. april 2018 Remiks Miljøpark AS, 9. oktober 2018 K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for avklaring av tidspunkt.

11 Blad 11 15/18 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter Vedlagt saken forelå forslag til retningslinjer for kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling/representantskapsmøte. Det var enighet om å føye til ordene...i utgangspunkt... i første setning i punkt 4. Representanten Rolleiv O. Lind foreslo å stryke setning nummer 2 i punkt 4. Felles forslag til vedtakets punkt 1: 1. Kontrollutvalget deltar i 2018 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Jon Arne Jørstad) 2. Hålogaland Teater AS (Jon Arne Jørstad) 3. KomRev NORD IKS (Benedikte Figenschou) 4. K-Sekretariatet IKS (Benedikte Figenschou) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Rolleiv O. Lind) 7. Tromsø Asvo AS (Kåre Sørensen) 8. Remiks Miljøpark AS (Rolleiv O. Lind) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Rolleiv O. Lind) 11. Tromsø Parkering AS (Kåre Sørensen) Forslag til brev sendes selskapene. Forslag til vedtakets punkt 2 a) fra Rolleiv O. Lind: 2. Retningslinjer for deltakelse på generalforsamling/representantskapsmøte ble vedtatt med følgende endring: a) i punkt 4 strykes setning nummer 2. Felles forslag til vedtakets punkt 2 b): 2. Retningslinjer for deltakelse på generalforsamling/representantskapsmøte ble vedtatt med følgende endring: b) i punkt 4, første setning, tilføyes ordene...i utgangspunktet. Avstemming: Punkt 1: enstemmig vedtatt. Punkt 2 a): 2 stemmer for (Rolleiv O. Lind og Jon Arne Jørstad) og 2 stemmer imot (Kari Workinn og Benedikte Figenschou). Med leders dobbeltstemme ble forslaget vedtatt.

12 Blad 12 Punkt 2 b): enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget deltar i 2018 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Jon Arne Jørstad) 2. Hålogaland Teater AS (Jon Arne Jørstad) 3. KomRev NORD IKS (Benedikte Figenschou) 4. K-Sekretariatet IKS (Benedikte Figenschou) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Rolleiv O. Lind) 7. Tromsø Asvo AS (Kåre Sørensen) 8. Remiks Miljøpark AS (Rolleiv O. Lind) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Rolleiv O. Lind) 11. Tromsø Parkering AS (Kåre Sørensen) Forslag til brev sendes selskapene. 2. Retningslinjer for deltakelse på generalforsamling/representantskapsmøte ble vedtatt med følgende endringer: a) i punkt 4 strykes setning nummer 2. b) i punkt 4, første setning, tilføyes ordene...i utgangspunktet. Punkt 4 i retningslinjene blir som følger: Kontrollutvalgets representant har i utgangspunktet ikke tale eller stemmerett i møtet. Deltakelse som observatør i generalforsamling er således ikke å regne som gjennomføring av selskapskontroll. Kontrollutvalgets representant i møtet skal ikke underskrive protokoll. 16/18 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling i Remiks Husholdning AS - orientering Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingen i Remiks Husholdning AS den Saken tas til orientering.

13 Blad 13 Saken tas til orientering. 17/18 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET a) Sak 295/17 Nyvalg av kontrollutvalget b) Sak 304/17 Strategiske grep mot svart økonomi ved anskaffelser i Tromsø kommune C. SVAR OPPFØLGING PÅ BREV AV REALISTISK ÅRSBUDSJETT a) Brev av fra Tromsø kommune I tillegg tatt opp i møtet: D. KOMMUNALT RISIKOBILDE BEREDSKAPSPLAN Representanten Rolleiv O. Lind redegjorde for saken, og viste til rapport fra Beredskapsetaten, Oslo kommune (sendt per e-post til utvalgets medlemmer i forkant av møtet). E. BARNEVERNET ANSATTES DOBBELTROLLER Representanten Benedikte Figenschou redegjorde for saken i notat til kontrollutvalget. Saken er med bakgrunn i mediaoppslag angående ansattes dobbeltroller i barnevernet. F. BARNEVERNET BEHANDLING AV SAK Representanten Benedikte Figenschou orienterte at hun hadde en sak som bør vurderes om det er grunnlag for å se nærmere på. Representanten sender notat om saken til sekretariatet. 1. Referatsakene A- C tas til orientering. 2. Referatsak D: Beredskapsleder innkalles til neste møte for å orientere om kommunens beredskapsplan. Planen ønskes tilsendt i forkant av møtet.

14 Blad Referatsak E: Saken sendes til KomRev NORD v/ forvaltningsrevisor som kartlegger forholdet nærmere, og rapporterer skriftlig til kontrollutvalget ved ferdigstillelse. 4. Referatsak F: Sekretariatet ser nærmere på saken, og legger den frem til behandling i et av de nærmeste møtene. 1. Referatsakene A- C tas til orientering. 2. Referatsak D: Beredskapsleder innkalles til neste møte for å orientere om kommunens beredskapsplan. Planen ønskes tilsendt i forkant av møtet. 3. Referatsak E: Saken sendes til KomRev NORD v/ forvaltningsrevisor som kartlegger forholdet nærmere, og rapporterer skriftlig til kontrollutvalget ved ferdigstillelse. 4. Referatsak F: Sekretariatet ser nærmere på saken, og legger den frem til behandling i et av de nærmeste møtene. Rett utskrift: Finnsnes, den 25. januar 2018 Inger Johansen