KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen (permisjon fra kl ) Kari Workinn Benedikte Figenschou Jon Arne Jørstad (tilstede fra kl ) Fra Tromsø Havn KF: Havnestyrets leder Jarle Heitmann (tilstede i sak 51/18) Havnedirektør Halvar Pettersen (d.s.) Økonomi og adm.leder Aashild Forseth (d.s.) Fra Tromsø kommune: Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg (tilstede i sak 54/18) Fagsjef regnskap Arnhild Johansen (d.s.) Leder budsjett og finanstjenesten Thomas Johansen (d.s.) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Elsa Saghaug Revisor Sissel Rasmussen Forvaltningsrevisor Astrid Indrebø Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 49-62/18 Underskrifter Rolleiv O. Lind sign. Kåre Sørensen sign. Kari Workinn sign.

2 Blad 2 Benedikte Figenschou sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 49/18 Godkjenning av protokoll fra møtet /18 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2017 Tromsø Havn KF 51/18 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for /18 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2017 Tromsø kommune 53/18 Revisjonsbrev nr. 29 Årsregnskap /18 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for /18 Forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser fra innbyggere 56/18 Notat fra KomRev NORD - løpende forvaltningsrevisjon videre oppfølgning 57/18 Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS overordnet prosjektskisse 58/18 Tromsø Alpinpark AS oppfølgning sak 24/18 59/18 Hella avvikling av tilbud 60/18 Forhold i barneverntjenesten 61/18 Kontrollutvalgets deltakelse på representantskapsmøter og generalforsamlinger 62/18 Referatsaker

3 Blad 3 49/18 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 50/18 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2017 Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Oppdragsansvarlig revisor/revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. 51/18 Kontrollutvalgets uttalelse om Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Havnestyrets leder Jarle Heitmann, havnedirektør Halvar Pettersen og økonomileder Aashild Forseth orienterte om foretakets årsregnskap for 2017, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer.

4 Blad 4 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø Havn KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører og Tromsø Havn KF 52/18 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2017 Tromsø kommune Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Oppdragsansvarlig revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 53/18 Revisjonsbrev nr. 29 Årsregnskap Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 29, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 29, og ber administrasjonssjefen svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen.

5 Blad 5 2. Når svar foreligger fra administrasjonssjefen, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 54/18 Kontrollutvalget uttalelse om Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Administrasjonssjef Britt Elin Steinveg, fagsjef regnskap Arnhild Johansen og leder for finans og budsjettjenesten Thomas Johansen orienterte kort om kommunens årsregnskap for 2017, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. I kontrollutvalgets uttalelse endres setningen om gjeldsgraden (tredje avsnitt, siste setning). 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tromsø kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ ordfører 55/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Håndtering av henvendelser fra innbyggere

6 Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjoner samt anbefalingen i rapporten Håndtering av henvendelser fra innbyggere. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen som er gitt i rapporten som følger: Tromsø kommune bør iverksette tiltak for å sikre at henvendelser fra innbyggere besvares innenfor gjeldende frister. 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingen i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Forvaltningsrevisor presenterte kortfattet rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjoner samt anbefalingen i rapporten Håndtering av henvendelser fra innbyggere. 2. Kommunestyret ber administrasjonssjefen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen som er gitt i rapporten som følger: Tromsø kommune bør iverksette tiltak for å sikre at henvendelser fra innbyggere besvares innenfor gjeldende frister. 3. Kommunestyret ber administrasjonssjefen gi tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingen i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører

7 Blad 7 56/18 Notat fra KomRev NORD løpende forvaltningsrevisjon videre oppfølging (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Sekretariatet utarbeider forslag til bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler prosjektet Tromsøbadet. Forslaget enstemmig vedtatt. Sekretariatet utarbeider forslag til bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt som omhandler prosjektet Tromsøbadet. 57/18 Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS overordnet prosjektskisse Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget drøftet saken. I overordnet prosjektskisse er problemstillinger foreslått. Kontrollutvalget bad om at følgende problemstilling ble føyd til i prosjektet: I hvilken grad oppfyller Arnestedet Eiendom AS de målsetninger kommunestyret har satt for selskapet? Felles forslag til tilføyelse:...selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS samt tilføyelse nevnt i behandlingen, og... Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.

8 Blad 8 Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS samt tilføyelse nevnt i behandlingen, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 58/18 Tromsø Alpinpark AS oppfølgning sak 24/18 Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen av til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra administrasjonssjefen av til orientering. 59/18 Hella avvikling av tilbud (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til senere. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til senere.

9 Blad 9 60/18 Forhold i barneverntjenesten (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Sekretariatet utarbeider forslag til bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barneverntjenesten med fokus på saksbehandling og kvalitet i tjenesten. Forslaget enstemmig vedtatt. Sekretariatet utarbeider forslag til bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barneverntjenesten med fokus på saksbehandling og kvalitet i tjenesten. 61/18 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger og representantskapsmøter - orientering (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingene i datterselskapene til Troms Kraft AS den , samt bedriftsforsamlingen/generalforsamlingen i Troms Kraft AS den Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering.

10 Blad 10 62/18 Referatsaker (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Referater: A. SAKSLISTER MØTER I FORMANNSKAPET a) Formannskapet b) Formannskapet c) Formannskapet d) Formannskapet B. RAPPORTERING OG ORIENTERING AV STATUS PÅ INVESTERINGS- PROSJEKTER TIL FORMANNSKAPET a) Brev av fra Tromsø kommune C. KOMMUNALE UTLEIEBOLIGER OG BOKFØRING a) Brev av fra KomRev NORD D. HUSLEIEINNTEKTER OG INTERNE KONTROLLRUTINER a) Brev av fra KomRev NORD E. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 77/18 Oppfølging sak 119/17 revisjonsbrev nr. 26 korrigering av feil lønn b) Sak 78/18 Oppfølging av sak 116/17 offentlige anskaffelser/ledende ansattes overgang til privat virksomhet c) Sak 79/18 Henvendelse vedrørende Tromsø kommunes praktisering av regler for kunst i off. d) Sak 80/18 Regler for kjøp av eiendom F. GENERALFORSAMLING ARNESTEDT EIENDOM AS a) Protokoll G. OPPSUMMERING ETTER ÅRSOPPGJØRREVISJON 2017 a) Brev av fra KomRev NORD Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt.

11 Blad 11 Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 24. mai 2018 Inger Johansen