KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Rolleiv O. Lind (leder) Kåre Sørensen Jon Arne Jørstad Benedikte Figenschou (tilstede til kl ) Tor Johansen Fra Tromsø kommune: Seksjonsleder for skole og voksenoppl. Grete Ollila (tilstede i sak 34/19) Seksjonsleder for skole Geir Olsen (tilstede i sak 34/19) Kst. stabssjef personal og organisasjon Andre Løvik (tilstede i sak 35/19) Advokat Monica Solnes (tilstede i sak 35/19) Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Regnskapsrevisor Tove Kronstad Sundstrøm Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Seniorrådgiver Bjørn Halvor Wikasteen Behandlede saker Sak nr./år Sak 33-41/19 Underskrifter Rolleiv O. Lind Kåre Sørensen Tor Johansen Jon Arne Jørstad Benedikte Figenschou

2 Blad 2 Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 33/19 Godkjenning av protokoll fra møtet /19 Kommunens oppfølging «mobbesaker» 35/19 Oppfølging sak 28/19 dom i 110 sentral saken særaldersgrenser 36/19 Tromsø Havn - anløpsavgift 37/19 Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS - notat 38/19 Forvaltningsrevisjonsrapport Bierverv - barneverntjenesten 39/19 Revisors rapportering løpende orientering 40/19 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamlinger 41/19 Referatsaker

3 Blad 3 33/19 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Administrasjonssjefen var tilstede møte , og ble av kontrollutvalgets leder bedt om hun kunne svare på to spørsmål om saker som ikke var på sakslisten. Spørsmålene knyttet seg til arbeidsmiljø på Brann og redning og om cybersikkerheten til kommunen. Etter møtet ønsket kontrollutvalgets leder å føre inn svarene fra administrasjonssjefen i møteprotokollen. Sekretariatet ga uttrykk for at kommunens møteregler ikke hjemler slik protokolltilførsel siden merknaden ikke var knyttet til behandlingen av en konkret sak. Sekretariatet understreket at protokoll fra møter i folkevalgte organer som Kontrollutvalget er en vedtaksprotokoll og ikke et møtereferat. Kontrollutvalgets leder fremmet slikt forslag til protokolltilførsel: «Representanten Rolleiv O. Lind tok opp med administrasjonssjefen bekymringsmelding som gjelder enkelte kritikkverdige forhold vedrørende arbeidsmiljøet på enheten Brann og redning. Dette synes å gjelde mange av de samme forhold som fremkom ved tidligere arbeidsmiljøundersøkelse. Representanten Rolleiv O. Lind tok opp forholdet vedr. Tromsø kommune sin cybersikkerhet med administrasjonssjefen og fikk forsikring om at Tromsø kommune var vel forberedt til å forhindre og avdekke anslag.» Innstillingen med foreslåtte protokolltilførsel enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. Protokolltilførsel: «Representanten Rolleiv O. Lind tok opp med administrasjonssjefen bekymringsmelding som gjelder enkelte kritikkverdige forhold vedrørende arbeidsmiljøet på enheten Brann og redning. Dette synes å gjelde mange av de samme forhold som fremkom ved tidligere arbeidsmiljøundersøkelse. Representanten Rolleiv O. Lind tok opp forholdet vedr. Tromsø kommune sin cybersikkerhet med administrasjonssjefen og fikk forsikring om at Tromsø kommune var vel forberedt til å forhindre og avdekke anslag.»

4 Blad 4 34/19 Kommunens plikter etter opplæringsloven i «mobbesaker» Seksjonslederne, Grete Ollila og Geir Olsen, orienterte om kommunens arbeid innenfor området og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 35/19 Dom i 110-sentral saken - særaldersgrenser Representantene, Andre Løvik og Monica Solnes, orienterte om saken og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 36/19 Tromsø Havn - anløpsavgift

5 Blad 5 Saken utsettes inntil avgjørelse i saken foreligger. Saken utsettes inntil avgjørelse i saken foreligger. 37/19 Selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS - notat Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av angående selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, og tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til KomRev NORDs notat av angående selskapskontroll i Arnestedet Eiendom AS, og tar saken til orientering. 38/19 Forvaltningsrevisjonsrapport Bierverv i barneverntjenesten Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Bierverv i Barnevernstjenesten til orientering. Forvaltningsrevisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Innstillingen enstemmig vedtatt.

6 Blad 6 Kontrollutvalget rår kommunestyret treffe slikt vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Bierverv i Barnevernstjenesten til orientering. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt (svarfrist ) til: - Tromsø kommune v/ administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Tromsø kommune v/ordfører 39/19 Rapportering fra revisor løpende orientering Kontrollutvalget ved møteleder besluttet å drøfte lukking av møte for lukkede dører for forhold som omfattes av lovbestemt taushetsplikt, jf. kommunelovens 31a nr. 1. Det fremkom opplysninger om et forhold som omfattes av lovbestemt taushetsplikt iht. offl. 13 jf. fvl. 13. Møtet må lukkes når det orienteres om nevnte forhold. Kontrollutvalget besluttet at det ikke foreligger grunn for å lukke møtet, med unntak ved behandlingen av forholdet nevnt i avsnittet ovenfor. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. Regnskapsrevisor fikk spørsmål om kommunens rutiner for reiseregninger og hvorvidt revisor har utført kontroll på dette området. I forbindelse med revisor rapportering i neste møte orienterer revisor om gjennomgangen. Kontrollutvalget ga også uttrykk for at revisor i neste møte orienterer om oppfølging av «mislighetskontroll». Revisorene orienterte om status i pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter samt kort om status i revisjonsarbeidet ved årsregnskapet. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering.

7 Blad 7 Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 40/19 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamling og generalforsamlinger Rolleiv O. Lind orienterte fra deltakelsen på bedriftsforsamlingen/generalforsamlingen i Troms Kraft AS den , og generalforsamlingene i datterselskapene til Remiks Miljøpark AS den Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. 41/19 Referatsaker Referater: A. SVAR REVISJON AV VARIABEL LØNN VISMA RESSURSTYRING a) Brev av fra Tromsø kommune B. SVAR REVISJON AV MOMSKOMPENSASJON/ORDINÆR MERVERDIAVGIFT 2018 a) Brev av fra Tromsø kommune

8 Blad 8 C. RAPPORTERING OG ORIENTERING AV STATUS PÅ INVESTERINGS- PROSJEKTER TIL FORMANNSKAPET a) Brev av fra Tromsø kommune D. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET a) Sak 31/19 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Beregning av eiendomsskatt b) Sak 32/19 Kontrollutvalgets årsrapport E. ORIENTERING OM BYGGESAKSVEDTAK HAGAVEGEN 39E a) E-post av (med vedlegg) fra Tromsø kommune Referatsakene tas til orientering. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 11. april 2019 Inger Johansen