MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Bjørn-Gunnar Jørgensen Britt Sofie Illguth Rolleiv O. Lind Varamedlemmer Svein Rasmussen Bjørnar Østgård Andre Fra Tromsø Havn KF: Havnedirektør Halvar Pettersen (tilstede i sak 76/11) Teknisk sjef Kjell Jensen (d.s.) Fra PWC Reinholdt Bredrup (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 74-82/11 Fra Roald Madsen AS: Roald Madsen (tilstede i sak 76/11) Rune Madsen (d.s.) Fra Herbjørn Nilssen AS: Herbjørn Nilsen (tilstede i sak 76/11) Fra KomRev NORD: Forvaltningsrevisor Lene Zahl Johnsen (tilstede t.o.m. sak 77/11) Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven (d.s.) Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Tage Karlsen (tilstede t.o.m. sak 80/11) Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Underskrifter Bjørn-Gunnar Jørgensen sign.

2 Blad 2 Svein Rasmussen sign Rolleiv O. Lind sign. Bjørnar Østgård sign. Britt Sofie Illguth sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. Lukket møte 74/11 Godkjenning av protokoll fra møtet /11 Godkjenning av protokoll fra møtet (etatsbesøket) /11 Tromsø Havn KF anskaffelse av steinmasser forholdet til lov og forskrift om offentlige anskaffelser nye opplysninger 77/11 Undersøkelse Utbetaling av godtgjøring til folkevalgte - orientering 78/11 Oppfølging rutiner i forbindelse med refusjon sykepenger 79/11 Sak fra administrasjonsutvalget Offl. 13, jf. forvl. 80/11 Henvendelse ang. finansiering av utbygginga av kulturskolen 81/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering 82/11 Referatsaker 13 nr. 1 X

3 Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 74/11 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. 75/11 Godkjenning av protokollen fra møtet (etatsbesøket) Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet (etatsbesøket) godkjennes. 76/11 Tromsø Havn KF anskaffelse av steinmasser forholdet til lov og forskrift om offentlige anskaffelser nye opplysninger Representantene fra Tromsø Havn KF, Roald Madsen AS og Herbjørn Nilssen AS orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. K-Sekretariatet utarbeider en oppsummering av saken som legges frem for kontrollutvalget i neste møte.

4 Blad 4 K-Sekretariatet utarbeider en oppsummering av saken som legges frem for kontrollutvalget i neste møte. 77/11 Undersøkelse Utbetaling av godtgjøring til folkevalgte orientering Forvaltningsrevisorene orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Neste møte fastsettes til 6. september kl , der rapporten fra undersøkelsen behandles. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Neste møte fastsettes til 6. september kl , der rapporten fra undersøkelsen behandles. 78/11 Oppfølging rutiner i forbindelse med refusjon sykepenger Kontrollutvalget viser til kommunens svar i e-post av , og tar det til orientering. Forslag til tilføyelse fra Rolleiv O. Lind: Utvalget forutsetter at sluttføringen av arbeidet skjer snarest. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt.

5 Blad 5 Kontrollutvalget viser til kommunens svar i e-post av , og tar det til orientering. Utvalget forutsetter at sluttføringen av arbeidet skjer snarest. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/rådmannen 79/11 Sak fra administrasjonsutvalget (sak unntatt offentlighet) Kontrollutvalget finner ikke å kunne følge opp saken på nåværende tidspunkt. 1. Iht. innstillingen. 2. Administrasjonsutvalget orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. 1. Kontrollutvalget finner ikke å kunne følge opp saken på nåværende tidspunkt. 2. Administrasjonsutvalget orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Tromsø kommune v/ administrasjonsutvalget 80/11 Henvendelse ang. finansiering av utbygginga av kulturskolen 1. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å imøtekomme henvendelse fra Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen.

6 Blad 6 2. Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å imøtekomme henvendelse fra Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen. 2. Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen orienteres om kontrollutvalgets vedtak ved utskrift av vedtaksprotokollen samt kopi av saksframlegget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Elzbieta Lemaniak og Jens Ingvald Olsen 81/11 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger orientering Orientering fra generalforsamlingen i Bredbåndsfylket Troms AS utsettes til neste møte. Rolleiv O. Lind orienterte fra generalforsamlingene i datterselskapene til Remiks Miljøpark AS. Redegjørelsen tas til orientering. Redegjørelsen tas til orientering.

7 Blad 7 82/11 Referatsaker Referert: A. SAKSLISTER MØTE I FORMANNSKAPET a) Formannskapsmøtet b) Formannskapsmøtet c) Formannskapsmøtet B. SAKSPROTOKOLLER FRA KOMMUNESTYRETS MØTE a) Kommunestyresak 89/11 Tromsø Parkering KF årsregnskap 2010 b) Kommunestyresak 90/11 Årsregnskap og årsberetning Tromsø Havn 2010 c) Kommunestyresak 75/11 Finansrapport I C. PURRING, TROMSTUN SKOLE LOV OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER a) Brev av fra KomRev NORD D. OPPSUMMERING FRA REVISOR ERFARINGER FRA ÅRSREGNSKAPET 2010 SOM HAR BETYDNING FOR 2011 a) Brev av fra KomRev NORD E. KONTROLLUTVALGSAK 49/11 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN PSYKISK HELSEARBEID I TROMSØ KOMMUNE a) Brev av fra Tromsø kommune F. KONTROLLUTVALGENES ADGANG TIL BEDRIFTSFORSAMLING OG GENERALFORSAMLING a) Brev av fra Kommunal- og regionaldepartementet G. MANGLER SVAR PÅ KONTROLLUTVALGSSSAK 2/11 REVISJONSBREV NR. 13 ANMELDELSE AV BEDRAGERI I 2008 a) Brev av fra K-Sekretariatet H. AD. HENVENDELSE FRA BJØRNAR KROGH LARSEN GARASJEBYGG a) Diverse e-poster I. HENVENDELSE VEDRØRENDE KLAGE TIL KOMMUNEN a) E-post av fra Marit Dahl Eilertsen b) E-post av fra K-Sekretariatet J. HENVENDELSE VEDRØRENDE KLAGE PÅ DOKUMENTHANDTERING OG FORSKJELLSBEHANDLING a) Brev av fra Jarle Sørensen b) E-post av fra K-Sekretariatet

8 Blad 8 c) E-post av fra K-Sekretariatet v/ rådgiver Tage Karlsen K. HENVENDELSE VEDRØRENDE MUSIKALKOSTNADER a) E-post av fra Elisabeth Bryn b) E-post av fra K-Sekretariatet. 1. Referatsak D: Kontrollutvalget ber revisjonen orientere nærmere om forholdet omtalt i brevets punkt 5 - Fordringer tapsavsetning i neste møte. 2. Referatsak J: Henvendelsen ligger ikke innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde, og tas ikke opp til behandling i utvalget. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. 1. Referatsak D: Kontrollutvalget ber revisjonen orientere nærmere om forholdet omtalt i brevets punkt 5 - Fordringer tapsavsetning i neste møte. 2. Referatsak J: Henvendelsen ligger ikke innenfor kontrollutvalgets myndighetsområde, og tas ikke opp til behandling i utvalget. 3. De øvrige referatsakene tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll pkt. 1 sendt til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Utskrift av saksprotokoll pkt. 2 sendt til: - Jarle Sørensen Rett utskrift: Finnsnes, den 25. august 2011 Inger Johansen