ALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Fast medlem Aslaug Moen Fast medlem Arnhild Lindholm Fast medlem (tilstede t.o.m. sak 17/17) Jan Solli Fast medlem Anne-Grethe Eriksen Fast medlem Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Ellen Beate Lundberg (tilstede i sak 16/17) Økonomirådgiver Steffen Kvien (d.s.) Økonomirådgiver Else Marie Hamnvik (d.s.) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: Saknr Tittel 14/17 Godkjenning av protokollen fra møte /17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Balsfjord kommune 16/17 Kontrollutvalgets uttalelse om Balsfjord kommunes årsregnskap for /17 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2016 Balsfjord kommunalteknikk KF 18/17 Revisjonsbrev nr. 7 (2016) Balsfjord kommunalteknikk KF Manglende inndekning av tidligere års underskudd 19/17 Revisjonsbrev nr. 8 (2016) Balsfjord kommunalteknikk KF Manglende regulering av investeringsbudsjettet for /17 Kontrollutvalgets uttalelse om Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for /17 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø, sykefravær og skader innen pleie- og omsorgstjenesten overordnet prosjektskisse 22/17 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlingen i Sandbukt AS - orientering 23/17 Oppsummering - orientering om flyktningetjenesten 24/17 Referatsaker U.off.

3 3 Sak 14/17 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 15/17 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2016 BALSFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 16/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM BALSFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet.

4 4 Rådmannen og representantene fra administrasjonen orienterte om kommunens årsregnskap for 2016 og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommune v/ordfører Sak 17/17 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2016 BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. Sak 18/17 REVISJONSBREV NR. 7 (2016) BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF MANGLENDE INNDEKNING AV TIDLIGERE ÅRS UNDERSKUDD 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 7, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen.

5 5 2. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 7, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 19/17 REVISJONSBREV NR. 8 (2016) BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET FOR Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 8, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen. 2. Forholdet tatt opp i revisjonsbrevet har vært tatt opp over flere år, og utvalget har ved flere anledninger fått informasjon om at det er iverksatt tiltak til forbedringer. Utvalget konstaterer at forholdet fortsatt ikke er bragt i orden, og forutsetter at det nå igangsettes nødvendige tiltak. 3. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. I tilbakemeldingen redegjøres det også for revisors oppfølging av forholdet i revisjonsarbeidet for Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 8, og ber daglig leder svare kontrollutvalget innen , med gjenpart til revisjonen.

6 6 2. Forholdet tatt opp i revisjonsbrevet har vært tatt opp over flere år, og utvalget har ved flere anledninger fått informasjon om at det er iverksatt tiltak til forbedringer. Utvalget konstaterer at forholdet fortsatt ikke er bragt i orden, og forutsetter at det nå igangsettes nødvendige tiltak. 3. Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. I tilbakemeldingen redegjøres det også for revisors oppfølging av forholdet i revisjonsarbeidet for Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 20/17 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KFs ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Daglig leder og styrets leder i Balsfjord kommunalteknikk KF var innkalt til møtet ved behandling av saken. Innkallingen ble sendt representantene per e-post Dagen før møtet, altså , mottok sekretariatet e-post fra daglig leder om at tidspunktet for innkalling til møtet ikke passet, og ingen av representantene hadde anledning å stille på møtet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Balsfjord kommunalteknikk KFs årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til styret i foretaket, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Balsfjord kommune v/ordfører - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder

7 7 Sak 21/17 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET ARBEIDSMILJØ, SYKEFRAVÆR OG SKADER I PLEIE- OG OMSORGSTJENESTEN OVERORDNET PROSJEKTSKISSE Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Kontrollutvalget viser til overordnet prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsprosjektet Arbeidsmiljø, sykefravær og skader i pleie- og omsorgstjenesten, og ber KomRev NORD gjennomføre prosjektet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Sak 22/17 KONTROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLING I SANDBUKT AS - ORIENTERING Anne-Grethe Eriksen orienterte om deltakelsen på generalforsamlingen i Sandbukt AS den Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering.

8 8 Sak 23/17 OPPSUMMERING ORIENTERING OM FLYKTNINGETJENESTEN Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag, og tar saken til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag, og tar saken til orientering. Sak 24/17 REFERATSAKER Referert: A. INNKALLING TIL MØTE I REPRESENTANTSKAPET - Brev av fra K-Sekretariatet Tillegg delt ut i møtet: B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET Sak 26/17 Kontrollutvalgets årsrapport for 2016 Felles forslag til vedtak: Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Referatsakene tas til orientering.