ALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, digitalt møterom Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Aslaug Moen Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. 27/16 Godkjenning av protokollen fra møte /16 Svar på revisjonsbrev nr. 5 Manglende regulering av investeringsbudsjettet for /16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 Balsfjord kommunalteknikk KF - Manglende regulering av investeringsbudsjettet og manglende redegjørelse for budsjettavvik i årsberetningen for /16 Oppfølging forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser 31/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF - orientering 32/16 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamling i Sandbukt AS - orientering 33/16 Plan for selskapskontroll overordnet analyse 34/16 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn 35/16 Budsjett 2017 kontroll og tilsyn - Balsfjord kommune 36/16 Budsjett 2017 kontroll og tilsyn - Balsfjord kommunalteknikk KF 37/16 Referatsaker Vedlegg utsatt off.het, jf. Offl. 5, 2.

3 3 Sak 27/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE Protokollen fra møte godkjennes. Protokollen fra møte godkjennes. Sak 28/16 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 5 (2015) MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET FOR 2015 Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av på revisjonsbrev nr. 5, samt revisjonens vurdering i brev av , og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av på revisjonsbrev nr. 5, samt revisjonens vurdering i brev av , og tar saken til orientering. - Balsfjord kommune v/ rådmannen - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 29/16 SVAR PÅ REVISJONSBREV NR. 6 (2015) BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF MANGLENDE REGULERING AV INVESTERINGSBUDSJETTET OG MANGLENDE REDEGJØRELSE FOR BUDSJETTAVVIK I ÅRSBERETNINGEN FOR 2015 Kontrollutvalget viser til svar fra daglig leder i brev av på revisjonsbrev nr. 6 samt revisjonens vurdering av svaret i brev av

4 4 Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra daglig leder på forholdet tatt opp i revisjonsbrevet som omhandler årsmeldingen, innen Manglende svar på dette forholdet er omtalt i revisjonens vurdering gitt i brev av Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. Kontrollutvalget viser til svar fra daglig leder i brev av på revisjonsbrev nr. 6 samt revisjonens vurdering av svaret i brev av Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra daglig leder på forholdet tatt opp i revisjonsbrevet som omhandler årsmeldingen, innen Manglende svar på dette forholdet er omtalt i revisjonens vurdering gitt i brev av Når svar foreligger fra daglig leder, ber kontrollutvalget om en vurdering av svaret snarest fra revisjonen. - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Sak 30/16 OPPFØLGING FORVALTNINGSEVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten og i kommunestyresak 21/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet.

5 5 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til Balsfjord kommunes tilbakemelding av , hvor det er skissert hvilke tiltak som er iverksatt og planlagt iverksatt for å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten og i kommunestyresak 21/ Kommunestyret tar til orientering de tiltak som opplyses iverksatt/planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra oppsummering og konklusjon i rapporten, tas med i det videre arbeidet. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt til (svarfrist ): - Balsfjord kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt xx.x.2016 til: - Balsfjord kommune v/ordfører Sak 31/16 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF - ORIENTERING Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 og nr. 5 jf. offentlighetslovens 24, 1.ledd jf. 5, 2.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Kontrollutvalget viser KomRev NORDs notat av angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser KomRev NORDs notat av angående status i forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF, og tar saken til orientering.

6 6 Sak 32/16 KONTROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLING I SANDBUKT AS - ORIENTERING Anne-Grethe Eriksen orienterte om deltakelsen på generalforsamlingen i Sandbukt AS den Felles forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Sak 33/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OVERORDNET ANALYSE Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret kan ikke se at det ut fra en risiko og vesentlighetsvurdering - er hensiktsmessig å foreta selskapskontroll i perioden i de selskaper kommunen har eierandeler i og som kan være gjenstand for kontroll. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å eventuelt gjennomføre selskapskontroll dersom det skjer nyetableringer, endringer i risiko og vesentlighetsbildet i perioden, eller at kontroll anses hensiktsmessig ut fra et kontrollsamarbeid med øvrige eierkommuner. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret kan ikke se at det ut fra en risiko og vesentlighetsvurdering - er hensiktsmessig å foreta selskapskontroll i perioden i de selskaper kommunen har eierandeler i og som kan være gjenstand for kontroll.

7 7 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å eventuelt gjennomføre selskapskontroll dersom det skjer nyetableringer, endringer i risiko og vesentlighetsbildet i perioden, eller at kontroll anses hensiktsmessig ut fra et kontrollsamarbeid med øvrige eierkommuner. - Balsfjord kommune v/ordfører Sak 34/16 BUDSJETTOPPFØLGING PER KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Sak 35/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.

8 8 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Balsfjord kommune v/ rådmannen Sak 36/16 BUDSJETTRAMME 2017 KONTROLL OG TILSYN BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Balsfjord kommunalteknikk KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.

9 9 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2015, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Balsfjord kommunalteknikk KF v/ daglig leder Sak 37/16 REFERATSAKER Referert: A. REPRESENTANTSKAPSMØTE I SENJA AVFALL IKS o Innkalling til møte i representantskapet mottatt B. REPRESENTANTSKAPSMØTE I KOMREV NORD IKS o Protokoll fra møtet C. RAPPORT ETTER FORVALTNINGSKONTROLL I BALSFJORD KOMMUNE o Rapport datert fra Fylkesmannen i Troms D. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET o Sakene 50/16 Regnskap og årsmelding 2015 Balsfjord kommunalteknikk KF og 51/16 Regnskap og årsmelding Balsfjord kommune o Sak 57/16 Disponering årsresultat 2015 o Sak 71/16 Styreleder Balsfjord kommunalteknikk KF Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-D tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A-D tas til orientering.