MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Fylkeshuset i Troms, fylkesrådssalen, plan 5 Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Ole M. Johansen Inger Johansen Faste medlemmer Personlige varamedlemmer Ole M. Johansen (leder) Frp Mai Britt Lindstrøm FrP Tor Zachariassen (nestleder) Ap Elsa Floer Ap Britt Skinstad Nordlund H Terje Olsen H Per-Inge Søreng KrF Rolf Austgard V Anne-Linn Lernes R Pål Julius Skogholt SV Fra utvalget møtte: Ole M. Johansen Tor Zachariassen Per-Inge Søreng Britt Skinstad Nordlund Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Anne-Linn Lernes møtte ikke, og forfall var ikke meldt. Fra Troms fylkeskommune møtte: Fylkesordfører Knut Werner Hansen Fra KomRev NORD IKS møtte: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. 36/18 Godkjenning av protokollen fra møtet /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Forvaltning, drift og vedlikehold av fylkeskommunale bygg 38/18 Hordaland fylkeskommunes oppfølging av forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena (NDLA) rapport II 39/18 Referat fra etatsbesøk ved Stabssjefen 40/18 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger 41/18 Oppsummering deltakelse på FKTs konferanse og årsmøte /18 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn 43/18 Budsjettramme 2019 kontroll og tilsyn 44/18 Kontrollutvalgets møteplan for /18 Oppfølging av fylkestings- og fylkesrådssaker 46/18 Referatsaker

3 3 Sak 36/18 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTET Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. Sak 37/18 OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV FYLKESKOMMUNALE BYGG Kontrollutvalget rår fylkestinget å fatte slikt v e d t a k: 1. Fylkestinget viser til Troms fylkeskommunes tilbakemelding av , hvor det framgår hvordan fylkeskommunen vil forholde seg til anbefalingene gitt i rapporten. 2. Fylkestinget ber fylkesrådet gi kontrollutvalget ny tilbakemelding om hvordan anbefalingene i rapporten nærmere bestemt vil imøtekommes når avklaring om eventuelt utarbeiding av nye rutiner på FDV-området er gjort, i forbindelse med prosessene knyttet til den planlagte etableringen av ny fylkeskommune. 3. Fylkestinget tar for øvrig tilbakemeldingen til orientering, og forutsetter at fokus på forbedringer ut fra anbefalingene i rapporten tas med i det videre arbeidet. Kontrollutvalget drøftet saken. Saken utsettes inntil det foreligger endelig beslutning om en eventuell sammenslåing av Troms og Finnmark fylkeskommune. Saken utsettes inntil det foreligger endelig beslutning om en eventuell sammenslåing av Troms og Finnmark fylkeskommune.

4 4 Sak 38/18 HORDALAND FYLKESKOMMUNES OPPFØLGING AV FORVALTNINGS- REVISJON AV NASJONAL DIGITAL LÆRINGSARENA (NDLA) RAPPORT II Kontrollutvalget rår fylkestinget å fatte slikt v e d t a k: Fylkestinget tar saken til orientering. Kontrollutvalget drøftet saken. Saken er ikke ferdigstilt fra kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune, og det kan være greit å avvente rapportering til fylkestinget inntil det foreligger en samlet svar i saken. Kontrollutvalget avventer endelig behandling av saken inntil kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune har ferdigstilt sin behandling. Kontrollutvalget avventer endelig behandling av saken inntil kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune har ferdigstilt sin behandling. Sak 39/18 REFERAT FRA ETATSBESØK VED STABSSJEFEN Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for Innstillingen enstemmig vedtatt. Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for Sak 40/18 KONROLLUTVALGETS DELTAKELSE PÅ GENERALFORSAMLINGER

5 5 (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Britt Skinstad Nordlund orienterte fra deltakelsen på generalforsamlingene i FilmCamp AS, Filmfond Nord AS og Nordnorsk Filmsenter AS. Generalforsamlingen i Nordnorsk Filmsenter AS ble avholdt samme dag som generalforsamlingen i Filmfond Nord AS. Ole M. Johansen deltok ikke på generalforsamlingen i Nordtro AS. Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Sak 41/18 OPPSUMMERING - DELTAKELSE PÅ FKTS FAGKONFERANSE OG ÅRSMØTE 2018 (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Deltakerne oppsummerte fra deltakelsen. Kontrollutvalget tar saken til orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 42/18 BUDSJETTOPPFØLGING PER KONTROLL OG TILSYN

6 6 Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Sak 43/18 BUDSJETTRAMME 2019 KONTROLL OG TILSYN TROMS FYLKESKOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i fylkesrådets samlede budsjettinnstilling til fylkestinget. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2019 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i fylkesrådets samlede budsjettinnstilling til fylkestinget. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.

7 7 Utskrift av saksprotokoll sendt til: Fylkesrådet v/fylkesrådsleder Sak 44/18 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2019 (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Kontrollutvalgets møteplan for 2019 fastsettes med følgende datoer: Mandag 28. januar Mandag 25. februar Mandag 25. mars Mandag 13. mai Tirsdag 11. juni Mandag 9. september Mandag 7. oktober Mandag 4. november Fredag 6. desember Møtestart er kl , med unntak av møtet 6. desember. Kontrollutvalgets møteplan for 2019 fastsettes med følgende datoer: Mandag 28. januar Mandag 25. februar Mandag 25. mars Mandag 13. mai Tirsdag 11. juni Mandag 9. september Mandag 7. oktober Mandag 4. november Fredag 6. desember Møtestart er kl , med unntak av møtet 6. desember. Sak 45/18 OPPFØLGING AV FYLKESTINGS- OG FYLKESRÅDSAKER (saken fremmet uten innstilling til vedtak)

8 8 Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Sak 46/18 REFERATSAKER Referater: A. OPPSUMMERINGSBREV TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2017 a. Brev av fra KomRev NORD b. Brev av fra Troms fylkeskommune B. REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMREV NORD IKS a. Protokoll fra møtet C. SAKSPROTOKOLL FRA FYLKESTINGET a. Sak 36/18 Årsregnskap og årsberetning 2017 Troms fylkeskommune Tillegg delt ut i møtet: D. ETATSBESØK 5. NOVEMBER 2018 BARDUFOSS VIDEREGÅENDE SKOLE a. Brev av fra K-Sekretariatet Referatsakene tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering.