MØTEPROTOKOLL. Fra Tromsø kommune: Innkjøpssjef Stig Arve Nordby (tilstede i sak 75/09)

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Tor Zachariassen Britt Sofie Illguth Varamedlemmer Bjørnar Østgård Andre Fra Tromsø kommune: Innkjøpssjef Stig Arve Nordby (tilstede i sak 75/09) Behandlede saker Sak nr./år Sak 74-80/09 Underskrifter Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig revisor Hjørdis Hauglann Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Lars-Andre Hanssen Fra K-Sekretariatet: Rådgiver Inger Johansen Rådgiver Martin Krane Tor Zachariassen sign. Bjørnar Østgård sign. Britt-Sofie Illguth Sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Rådmannen

2 Blad 2 Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Kontrollutvalgets leder Bjørn-Gunnar Jørgensen hadde meldt forfall til møtet. Varamedlem var innkalt, men møtte ikke. Fast medlem Rolleiv O. Lind møtte ikke, forfall var ikke meldt og varamedlem var derfor ikke innkalt. I sak 77/09 Visit Tromsø AS oppfølging av vedtak i formannskapssak 143/09 erklærte Britt-Sofie Illguth seg inhabil. Saken måtte utsettes, da utvalget ikke var beslutningsdyktig. Saknr Tittel U.off. 74/09 Godkjenning av protokollen fra møte /09 Innkjøpsordningen i Tromsø kommune orientering 76/09 Anmodning om vurdering av saksbehandling byggesak 08/ /09 Visit Tromsø AS oppfølging av vedtak i formannskapssak 143/09 78/09 Kontrollutvalgsak 44/09 Svar på revisjonsbrev nr. 7 Kulturhuset KF feil tidsavgrensning i regnskap /09 Gjennomgang av formannskapssaker 80/09 Referatsaker

3 Blad 3 OFFENTLIGE SAKER 74/09 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 75/09 Innkjøpsordningen i Tromsø kommune orientering Kontrollutvalget tar saken til orientering. Innkjøpssjef Stig Arve Nordby redegjorde vedrørende innkjøpsordningen for kjøp av varer og tjenester i Tromsø kommune. Felles forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Utvalget fikk på bakgrunn av redegjørelsen inntrykk av at gode rutiner er etablert på innkjøpsområdet for varer og tjenester i Tromsø kommune. 2. Kontrollutvalget ser viktigheten for kommunen av at innkjøpsavdelingen tilføres tilstrekkelige ressurser til arbeidet med blant annet opplæring/kursing, oppfølging av ansatte i egen organisasjon og leverandører, samt bruk av e-handel. 3. Kontrollutvalget ønsker orientering om kommunens innkjøpsordning for investeringer (tillagt enheten eiendom) i neste møte. Forslaget enstemmig vedtatt.

4 Blad 4 1. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Utvalget fikk på bakgrunn av redegjørelsen inntrykk av at gode rutiner er etablert på innkjøpsområdet for varer og tjenester i Tromsø kommune. 2. Kontrollutvalget ser viktigheten for kommunen av at innkjøpsavdelingen tilføres tilstrekkelige ressurser til arbeidet med blant annet opplæring/kursing, oppfølging av ansatte i egen organisasjon og leverandører, samt bruk av e-handel. 3. Kontrollutvalget ønsker orientering om kommunens innkjøpsordning for investeringer (tillagt enheten eiendom) i neste møte. 76/09 Anmodning om vurdering av saksbehandling byggesak 08/6988 Kontrollutvalget utsetter saken til resultatet av Leif-Morten Olaussens klage av til Fylkesmannen foreligger. Kontrollutvalget utsetter saken til resultatet av Leif-Morten Olaussens klage av til Fylkesmannen foreligger. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Leif-Morten Olaussen 77/09 Visit Tromsø AS oppfølging av vedtak i formannskapssak 143/09 Felles forslag til vedtak: Saken utsettes.

5 Blad 5 Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes. 78/09 Kontrollutvalgsak 44/09 Svar på revisjonsbrev nr. 7 Kulturhuset feil tidsavgrensning i regnskap Kontrollutvalget viser til Kulturhusets svar av samt revisjonens vurdering av svaret av Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdene i det videre revisjonsarbeidet. 1. Kontrollutvalget viser til Kulturhusets svar av samt revisjonens vurdering av svaret av Kontrollutvalget forutsetter at revisjonen følger opp forholdene i det videre revisjonsarbeidet. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig revisor 79/09 Gjennomgang av formannskapssaker Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Britt Sofie Illguth redegjorde for utvalgte saker fra formannskapet.

6 Blad 6 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. 80/09 Referatsaker Referert: A. ÅRSOPPGJØRET 2008 OPPSUMMERING - Brev av fra KomRev NORD B. KONTROLLUTVALGSSAK 73/09 G SVAR FRA ADMINISTRASJONEN - E-post av fra Tromsø kommune v/innfordringssjef Helge Hartvigsen Felles forslag til vedtak: Referatsakene A - B tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A - B tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 13. august 2009 Inger Johansen