MØTEPROTOKOLL. Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E

Transkript

1 TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Andre Behandlede saker Sak nr./år Sak 63-74/15 Underskrifter Edmund Kristoffersen Benedikte Figenschou Kari Workinn Bjarne Rohde Åshild Fause Fra KomRev NORD: Revisor Sissel Rasmussen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Edmund Kristoffersen sign. Bjarne Rohde sign. Kari Workinn sign. Åshild Fause sign. Benedikte Figenschou sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer

2 Blad 2 Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av som ble enstemmig godkjent. Sak 65/15 Svar på revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 er ikke ferdigstilt, da svar på revisjonsbrevet fortsatt mangler. Saken utsettes til neste møte. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 63/15 Godkjenning av protokoll fra møtet /15 Oppfølging sak 29/15 Brann og redning 65/15 Svar på revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap /15 Referat etatsbesøk Biblioteket /15 Henvendelse angående skytebane Tromsdalen 68/15 Henvendelse fra Per Jonny Kjeldsen renovasjonsselskapet Remiks 69/15 Oppfølging sak 19/15 henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang 70/15 Henvendelse angående saksbehandling ved byutvikling Vedlegg, Offl. 13, 1. jf. Fvl. 13, 1. 71/15 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn 72/15 Budsjettramme 2016 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 73/15 Budsjettramme 2016 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 74/15 Referatsaker

3 Blad 3 63/15 Godkjenning av protokollen fra møtet Protokollen fra møtet godkjennes. Protokollen fra møtet godkjennes. 64/15 Oppfølging sak 29/15 Brann og redning Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering og ber om at byrådsleder eventuelt sammen med kommunaldirektør og ny brannsjef møter og redegjør for status i prosjektet i et senere møte. Kontrollutvalget tar administrasjonens redegjørelse til orientering og ber om at byrådsleder eventuelt sammen med kommunaldirektør og ny brannsjef møter og redegjør for status i prosjektet i et senere møte. - Tromsø kommune v/ byrådsleder med gjenpart til kommunaldirektør Øystein Nermo 65/15 Svar på revisjonsbrev nr. 22 Årsregnskap 2014 Svar på revisjonsbrevet er fortsatt ikke mottatt. Felles forslag til vedtak: Saken utsettes til neste møte.

4 Blad 4 Forslaget enstemmig vedtatt. Saken utsettes til neste møte. 66/15 Referat fra etatsbesøk ved Biblioteket i Tromsø Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for Tromsø kommune v/ byrådsleder 67/15 Henvendelse angående skytebane i Tromsdalen Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra partiet Rødt v/jens Ingvald Olsen og ber byrådsleder om å redegjøre for hvordan bevilgningen er brukt og om dette etter byrådsleders syn er i samsvar med kommunestyrets vedtak. Byrådsleder bes også om å redegjøre for rutinene ved journalføring av møtereferater, samt bruken av unntaksbestemmelsen i 23 for dette notatet. Byrådsleder bes også kort om å redegjøre for hvorfor skytebaneaktiviteten ikke er avsluttet, jf kommunestyrets vedtak. Frist for tilbakemelding settes til 1. oktober 2015.

5 Blad 5 Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra partiet Rødt v/jens Ingvald Olsen og ber byrådsleder om å redegjøre for hvordan bevilgningen er brukt og om dette etter byrådsleders syn er i samsvar med kommunestyrets vedtak. Byrådsleder bes også om å redegjøre for rutinene ved journalføring av møtereferater, samt bruken av unntaksbestemmelsen i 23 for dette notatet. Byrådsleder bes også kort om å redegjøre for hvorfor skytebaneaktiviteten ikke er avsluttet, jf kommunestyrets vedtak. Frist for tilbakemelding settes til 1. oktober Tromsø kommune v/ byrådsleder 68/15 Henvendelse fra Per Jonny Kjeldsen renovasjonsselskapet Remiks Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Per Jonny Kjeldsen og vil vurdere de momenter som fremkommer som grunnlag for en fremtidig bestilling av et revisjonsprosjekt hva angår Remiks. Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Per Jonny Kjeldsen og vil vurdere de momenter som fremkommer som grunnlag for en fremtidig bestilling av et revisjonsprosjekt hva angår Remiks. - Per Jonny Kjeldsen 69/15 Henvendelse fra Lyngen kommune refusjon av utgifter til skolegang Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Lyngen kommune og tidligere svar av 6. juni 2015 og ber byrådsleder på nytt om å redegjøre for om og på hvilken måte - kommunen etterlever bestemmelsen i opplæringsloven ledd jf forskriftens 18-1 bokstav a om at

6 Blad 6 «bustadkommunen fastset omfanget av spesialundervisninga og den spesialpedagogiske hjelpa etter sakkunnig tilråding frå vertskommunen.» Kontrollutvalget ber samtidig byråden om å redegjøre for om det foreligger avtale med Lyngen kommune om betaling for slik undervisning og - i tilfelle det ikke eksisterer slik avtale hvorfor slik ikke er inngått. Frist for tilbakemelding settes til 1. oktober Kontrollutvalget viser til henvendelsen fra Lyngen kommune og tidligere svar av 6. juni 2015 og ber byrådsleder på nytt om å redegjøre for om og på hvilken måte - kommunen etterlever bestemmelsen i opplæringsloven ledd jf forskriftens 18-1 bokstav a om at «bustadkommunen fastset omfanget av spesialundervisninga og den spesialpedagogiske hjelpa etter sakkunnig tilråding frå vertskommunen.» Kontrollutvalget ber samtidig byråden om å redegjøre for om det foreligger avtale med Lyngen kommune om betaling for slik undervisning og - i tilfelle det ikke eksisterer slik avtale hvorfor slik ikke er inngått. Frist for tilbakemelding settes til 1. oktober Tromsø kommune v/ byrådsleder 70/15 Henvendelse angående saksbehandling ved byggesak Vedtak om lukket møte Med henvisning til kommunelovens 31 nr. 2 jf. offentlighetslovens 13, 1.ledd jf. forvaltningslovens 13, 1.ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Rådgiver Audun Haugan fremla e-post mottatt fra vedkommende.

7 Blad 7 Kontrollutvalget drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å opprette undersøkelsessak med i grunnlag mottatt henvendelse til kontrollutvalget. Vedkommende orienteres om kontrollutvalgets vedtak og saksbehandling ved utskrift av møteprotokollen og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å opprette undersøkelsessak med grunnlag i mottatt henvendelse til kontrollutvalget. Vedkommende orienteres om kontrollutvalgets vedtak og saksbehandling ved utskrift av møteprotokollen og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - xx 71/15 Budsjettoppfølging per kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. 72/15 Budsjettramme 2016 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret.

8 Blad 8 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2016 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Tromsø kommune v/ byrådsleder 73/15 Budsjettramme 2016 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2016 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.

9 Blad 9 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2016 vedtas med en budsjettramme på kr Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Tromsø Havn KF 74/15 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet b) Byrådsmøtet c) Byrådsmøtet d) Byrådsmøtet e) Byrådsmøtet f) Byrådsmøtet g) Byrådsmøtet h) Byrådsmøtet i) Byrådsmøtet j) Byrådsmøtet k) Byrådsmøtet B. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET a) Sak 108/15 Årsmelding 2014 b) Sak 109/15 Tromsø kommunes årsregnskap for 2014 c) Sak 110/15 Tromsø Havn KF årsregnskap og årsmelding 2014 d) Sak 117/15 Troms Kraft AS - eierstrategi C. FORELØPIG SVAR OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2014, REGNSKAPSFAGLIGE FORHOLD a) Brev av fra Tromsø kommune

10 Blad 10 D. SVAR OPPSUMMERING ETTER REVISJON AV ÅRSREGNSKAP 2014, FORMELLE FORHOLD a) Brev av fra Tromsø kommune E. KONTO KUNDEFORDRINGER PR VÅR GJENNOMGANG a) Brev av fra KomRev NORD (purring) b) Brev av fra Tromsø kommune (delt ut i møtet) F. KARTLEGGING AV AVGIFTSPLIKTIG OMSETNING a) Brev av fra KomRev NORD (purring) b) Brev av fra Tromsø kommune (delt ut i møtet) G. VAKSINASJONSKONTORET KOMPENSASJON FOR MERVERDIAVGIFT a) Brev av fra KomRev NORD (purring) b) Brev av fra Tromsø kommune (svar) H. SLUTTVEDERLAG a) Brev av fra KomRev NORD I. TILBAKEMELDING - BEKYMRINGSMELDING a) Brev av fra Tromsø kommune J. RAPPORTER FRA HELSETILSYNET/FYLKESMANNEN I TROMS a) Rapport fra tilsyn med samhandling om utskrivning av pasienter fra spesialisthelsetjenesten til kommunen i Tromsø kommune 2015 b) Rapport fra tilsyn med helse- og omsorgstjenester for barn og unge under 18 år i barneboligen ved Tromsø kommune, Selnes barne- og avlastningsbolig 2015 c) Rapport fra uanmeldt tilsyn med Tromsø kommune, Sør-Tromsøya sykehjem Ernæring 2015 Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Rett utskrift: Tromsø, den 8. september 2015 Inger Johansen