Deres ref.: Saksbeh.: Inger Johansen Telefon: Dato: Vår ref.: 11/16/ /IJ E-postadr.:

Transkript

1 4 K-Sekretariatet Balsfjord kommune v/ ordfører Deres ref.: Saksbeh.: Inger Johansen Telefon: Dato: Vår ref.: 11/16/ /IJ E-postadr.: KONTROLLUTVALGSAK 02/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Kontrollutvalget har i møte under ovennevnte sak protokollert følgende: «Innstilling: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt ve dta k: I. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Balsfjord kommune bør sikre at kommunens anskaffelser så langt det er mulig er basert på konkurranse. Balsfjord kommune bør sørge for at anskaffelsesprosesser blir dokumentert i en protokoll og i en slik grad at prosessen fra beregning av anskaffelsens verdi til signering av kontrakt blir etterprovbar. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Behandling: Forvaltningsrevisor presenterte rapporten kortfattet for utvalgets medlemmer, og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Postadresse: Hovedkontor: Avdelingskontor: Avdelingskontor: Avdelingskontor: Organisasjonsnr: K-Sekretariatet IKS Fylkeshuset Postmottak Fossen c/o Lenvik kommune Postboks 6600 Strandvn. 13, TROMSØ 9479 HARSTAD 9144 SAMUELSBERG9306 FINNSNES 9296 TROMSØ Tlf Tlf Tlf Tlf

2 th. 2 Felles forslag til tilføyelser: Innledning: Kontrollutvalget ser alvorlig på de funn og avvik som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser, og konstaterer at kommunen har et betydeligforbedringspotensiale på området. Videre i punkt 2 under anbefalingspunktene erstattes ordet bør med må. Innstillingen med tilføyelsene enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ser alvorlig på de funn og avvik som fremkommer i forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser, og konstaterer at kommunen har et betydelig forbedringspotensiale på området. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt vedta k: Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Balsfjord kommune må sikre at kommunens anskaffelser så langt det er mulig er basert på konkurranse. Balsfjord kommune må sørge for at anskaffelsesprosesser blir dokumentert i en protokoll og i en slik grad at prosessen fra beregning av anskaffelsens verdi til signering av kontrakt blir etterprøvbar. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Saken fremmes for kommunestyret. Saken har vært forelagt rådmannen til uttalelse iht. KL 77 nr. 6. Kontrollutvalget ønsker at KomRev NORD v/forvaltningsrevisor presenterer kortfattet rapportens innhold for kommunestyret, og K-Sekretariatet ber derfor om at det settes av tid til en slik presentasjon (ca minutter). Vedlagt følger saksdokumenter i sak 02/16.

3 4 Med vennlig hilsen In er Johansen seniorrådgiver

4 K-Sekretariatet Utvalg: Kontrollutvalget i Balsfjord kommune Saksnummer: 2/2016 Møtedato: Saksbehandler: Inger Johansen FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER Innstilling til vedta k: Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte sliktv edta k: Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp de anbefalinger som er gitt i rapporten som følger: Balsfjord kommune bør sikre at kommunens anskaffelser så langt det er mulig er basert på konkurranse. Balsfjord kommune bør sørge for at anskaffelsesprosesser blir dokumentert i en protokoll og i en slik grad at prosessen fra beregning av anskaffelsens verdi til signering av kontrakt blir etterprovbar. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Saken gjelder: Behandling av forvaltningrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser. Vedlegg til saken: Trykte vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Offentlige anskaffelser" datert Utrykte vedlegg: Kontrollutvalgssakene 29/15, 45/14 og 42/14

5 2 Saksutredning: Kontrollutvalget gjorde i møtet den 7. november, under behandling av sak 42/14, vedtak om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende offentlige anskaffelser, basert på forslag til bestilling utarbeidet av K-Sekretariatet samt endring i møtet. Bestilling av prosjektet ble oversendt KomRev NORD den Formålet med prosjektet er å sikre at Balsfjord komune har prosedyrer som er egnet til å sikre at kommunen følger gjeldende regelverk om offentlige anskaffelser og foretar økonomisk fordelaktige innkjøp. Videre er formålet at prosjektet skal bidra med kunnskap om offentlige anskaffelser i kommunens egen organisasjon og bidra med kunnskap om offentlige anskaffelser i kommunens egen organisasjon og bidra til at kommunen setter fokus på anskaffelser som tema og blir bevisstgjort på viktigheten med å ha gode prosesser, rutiner og regelverk for gjennomføring av offentlige anskaffelser. Kontrollutvalget er holdt løpende orientert om status i prosjektarbeidet. Rapporten foreligger nå fra revisor, jf. vedlegg. Problemstillingen som søkes besvart i prosjektet er som følger: Etterlever Balsfjord kommune sentrale bestemmelser i anskaffelsesregelverket og kommunens innkjøpsreglement/-retningslinjer om konkurranse, dokumentasjon og etterprøvbarhet i tjenesteanskaffelser innenfor teknisk, plan og utvikling? Revisjonens oppsummering og konklusjon på bakgrunn av funn og vurderinger i prosjektet framgår i rapportens kapittel 6 og er som følger: «På bakgrunn av våre funn og vurderinger er revisors samlede konklusjon på problemstillingen at Balsfjord kommune for de undersøkte anskaffelsene i noen grad har etterlevd sentrale bestemmelser i anskaffelsesregeleverket og kommunens innkjøpsreglement/-retningslinjer om konkurranse og etterprøvbarhet i tjenesteanskaffelser innenfor teknisk, plan og utvikling. Blant de undersøkte anskaffelsene ved de to enhetene Byggforvaltning og Plan og forvaltning (tidligere Plan og næring) fant vi størst grad av etterlevelse av grunnleggende krav til konkurranse og etterprøvbarhet ved Byggforvaltning» Det vises til rapporten for nærmere beskrivelse av de undersøkte anskaffelsene. Revisjonen gir på bakgrunn av funn og vurderinger i prosjektet følgende anbefalinger beskrevet i rapportens kapittel 8: Balsfjord kommune bør sikre at kommunens anskaffelser så langt det er mulig er basert på konkurranse. Balsfjord kommune bør sørge for at anskaffelsesprosesser blir dokumentert i en protokoll og i en slik grad at prosessen fra beregning av anskaffelsens verdi til signering av kontrakt blir etterprøvbar. I innstilling tii vedtak er det tatt utgangspunkt i rapportens anbefalinger, som listet opp ovenfor.

6 3 I henhold til kontrollutvalgsforskriftens 12 skal utvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandling av rapporten følges opp. Kontrollutvalget skal igjen rapportere dette til kommunestyret. Det er derfor viktig at kontrollutvalget får tilbakemelding fra administrasjonen med en fastsatt tidsfrist om hvilke tiltak denne har iverksatt. Forslag til frist for tilbakerapportering settes derfor til Finnsnes, den 8. februar 2016 In hansen seniorrådgiver