Kontrollutvalgets årsmelding for 2014

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: GYSP Delarkiv: EKTRU-0224 Kontrollutvalgets årsmelding for 2014 Kontrollutvalgets rapportering til Bystyret Tilsyn og kontroll, "etterprøving", som ledd i en kjede

2 Årsmelding for 2014 Kontrollutvalgets årsmelding for INNLEDNING Kontrollutvalget skal årlig rapportere til bystyret om sin virksomhet (Kommuneloven 77.6). 2. ANSVARSOMRÅDE Kontrollutvalget samt dets sekretariat er lovpålagt/-regulert. Kontrollutvalgets ansvar i henhold til Kommuneloven (koml.) 77 er kontroll og tilsyn med forvaltningen. Tilsynsoppgaven gjelder alle organer og personer i kommunen, også de folkevalgte. I tillegg skal kontrollutvalget påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, både når det gjelder regnskaps- og forvaltningsrevisjon, og at det gjennomføres selskapskontroll. Kontrollutvalgets myndighet er knyttet til utførelsen av utvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver. Dette innebærer m.a. å iverksette forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre undersøkelser, samt å påse at kommunens årsregnskap blir betryggende revidert. Kontrollutvalgets saksbehandling skjer i samsvar med bestemmelsene i koml. kapittel 6, koml. 77 og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har ansvaret for all kommunal virksomhet. Hvordan tilsynet skal skje er bl.a. nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04) og i et eget reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune vedtatt av bystyret ( ). Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en egen funksjon uavhengig av den kommunale administrasjonen. Kommunestyret Kontrollutvalget Politisk utvalg Rapportering Tilsyn Rapportering Tilsyn og kontroll Mål og prioriteringer Revisor Administrasjonssjefen Tjenester Planlegging Myndighetsutøvelse Figur 1: Prinsippskisse over kontrollsystemet i kommunene Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3): o Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4): o Uttalelse om årsregnskapet ( 7) o Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5): o Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) o Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) o Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6): o Selskapskontrollens innhold ( 14) o Rapportering om selskapskontrollen ( 15) 7 2 av 15

3 Særlige oppgaver (kap. 7): o Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) o Budsjettbehandlingen for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen ( 18) Saksbehandling og sekretariat (kap. 8): o Saksbehandling ( 19) o Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) o Sekretariat ( 20) Kontrollutvalget er bindeleddet mellom revisor(ene) og bystyret. Revisor er utførende organ, og jobber bl.a. ut fra bestillinger fra kontrollutvalget når det gjelder forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og avtalte kontrollhandlinger, granskninger og analyser. Revisorene rapporterer til kontrollutvalget vedrørende bestillingsrevisjonene, og utvalget følger opp revisorenes arbeid. Kontrollutvalget har eget sekretariat som er utvalgets operative ledd og som revisjonsfaglig tilrettelegger kontrollvirksomheten. Revisorene utfører oppgavene i iht. lover, forskrifter og revisjonsstander. Bergen kommune kjøper revisjonstjenester eksternt. Fra har BDO AS vært oppdragansvarlige regnskapsrevisor og Deloitte AS oppdragsansvarlige forvaltnings- og selskapskontrollrevisor i Bergen kommune. Utvalget påser at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen i kommunen, og sørger for å holde bystyret orientert om dette gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. koml Saker som utvalget rapporterer og innstiller i til bystyret, blir av bystyrets forretningsutvalg sendt via komiteene for eventuell uttale. Utvalgets leder og nestleder er medlemmer av Bystyret og kan ivareta kontrollutvalgets møte- og talerett der, når utvalgets saker behandles. 3. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kontrollutvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen er ivaretatt gjennom krav til valgbarhet (koml. 77 nr. 2). Funksjonen som kontrollorgan betinger en uavhengig stilling i forhold til den som kontrolleres, dvs. forvaltningen. Bystyret som har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen (KOML. 76), velger kontrollutvalg (koml. 77.1) i sitt konstituerende møte, etter valg av ordfører, til å forstå det løpende tilsynet på bystyrets vegne. Bystyret valgte kontrollutvalg for valgperioden i møtet sak (koml. 77.1). Bystyret valgte Thor Brekkeflat (A) som leder for kontrollutvalget og Anne Lorgen Riise (H) som nestleder for valgperioden. Disse har vært frikjøpt med hhv 25 % og 15 % i I 2014 har kontrollutvalget hatt følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer 1. Anne Lorgen Riise (nestleder) (H) 1. Per Hervik Heggebø (H) 2. Ingrid Reitan (H) 2. Silja Ekeland Bjørkely (H) 3. Thor Brekkeflat (leder) (A) 3 Bjørn Johan Laastad (A) 4. May Britt Tabak (A) 4. Birgitte Hodneland (A) (1. hå) May-Brit Nordås (A) (2. hå) 5. Stig Høgholm (FrP) 5. Jan Berntsen (FrP) 6. Kristin Kvalsnes (FrP) 6. Lilly-Kjerstin Howsmo Eldevik (FrP) 7. Geir Kjell Andersland (V) 7. Siri Kristoffersen Hamre* (V) 8. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Per Inge Vannebo* (KrF) 9. Mathias Hunskår Furevik (R) 9. Åsne Hagen (R) Forretningsutvalget fritok Birgitte Hodneland fra vervet i møtet sak Bystyret valgte May-Brit Nordås som vara for henne i møtet sak Likestilling Utvalgets kjønnssammensetning i 2014 var slik at det av 9 medlemmer var 5 kvinner og 4 menn, dvs. en kvinneandel på 53,6 %. 3 av 15

4 4. HENDELSER I Administrative forhold Møter Utvalget har avholdt 9 møter (28. januar, 11. mars, 8. april, 13. mai, 10. juni, 9. september, 14. oktober, 11. november og 16. desember). Sakslistene omfatter i alt 84 saksnummer, i dette ligger både administrative og revisjonsfaglige saker Møtene i Kontrollutvalget er som hovedregel åpne og kommunelovens saksbehandlingsregler for folkevalgte organer i kap. 6 gjelder. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. Sekretariatet påser at saker som behandles av utvalget er forsvarlig utredet og forberedt, og at utvalgets vedtak blir iverksatt mm. Kommunens revisorer er til stede i utvalgsmøtene ved behov og har uttalerett. Ordfører har møte- og talerett i utvalgets møter, men har ikke benyttet retten i Møteinnkalling med saksliste og dokumenter har blitt sendt til utvalgets medlemmer og varamedlemmer, kommunens revisorer, ordfører og byrådsleder. Sakslister, saksutredninger og møteprotokoller har fortløpende blitt gjort tilgjengelige på internett. Utvalget vedtok i møtet 8.april å innføre papirløs saksbehandling. Denne vil være operativ fra Fagkonferanser, - kurs Medlemmer fra kontrollutvalget deltok i 2014 på følgende faglige arrangementer: Norges kommunerevisorforbund (NKRF) sin «Kontrollutvalgskonferanse 2014» som ble avholdt på Gardermoen februar 2014 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sine «Fagdager 2013» som ble avholdt i Haugesund juni 2014 Folkevalgtopplæring for Bergen bystyre om etikk og korrupsjon 12. mai 1 Folkevalgtopplæring for kontrollutvalg på Solstrand fjordhotell (Deloitte AS) Kontrollutvalgets studietur gikk dette året til Oslo, der utvalget besøkte Oslo kommunerevisjon og Deloitte AS (hhv. 31. mars og 1. april). Temaene der var misligheter, granskning og korrupsjon Plansystem Plan Gjennomføring Evaluering Kontrollutvalgets virksomhet For å målrette kontrollutvalgets arbeid vedtar utvalget årlig planer for sin virksomhet. Planen for kontrollutvalgets virksomhet for 2014, med møte- og aktivitetsplan ble vedtatt i møtet I møtet fastsatte kontrollutvalget en plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte- og aktivitetsplan for Etter kontrollutvalgets rapport «Evaluering av kommunens rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon». 4 av 15

5 Regnskapsrevisjon Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor skal orientere om sin overordnete revisjonsstrategi for revisjonsåret, om funn og vurderinger etter interimsrevisjoner og konkusjoner etter årsoppgjørsrevisjoner. I møtet orienterte oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Terje Tvedt fra BDO AS om vesentlige forhold fra revisjonen av Bergen kommunes årsregnskaper for I møtet orienterte han om risikoforhold i kommunens regnskaper og om planlagt strategi for revisjonen av regnskapsåret Revisor skal årlig legge frem en vurdering av sin uavhengighet for oppdragsgiver og utvalget behandlet i samme møte revisors uavhengighetserklæring knyttet til revisjonsåret Forvaltningsrevisjon Minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at Bystyret er konstituert, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon som bygger på en overordnet risikoanalyse. Planen vedtas av bystyret. Dette kontrollutvalget la frem en rammeplan for forvaltningsrevisjon for perioden for Bystyret i møtet som Bystyret vedtok. Utvalget ble gitt fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer og/eller endringer i planen. I 2014 behandlet utvalget saker om oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon , jf. sak 5/14 i møtet 28. januar og sak 14/14 i møtet 11. mars. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal føre kontroll med forvaltningen av kommunes interesser i selskaper og minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for selskapskontroll som skal bygge på en analyse av risiko av kommunens eierinteresser i selskaper. Dette utvalget la frem «Plan for selskapskontroll » for Bystyrets i møte som Bystyret vedtok. Selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig drift, skal prioriteres. Kontrollutvalget fikk fullmakt til å vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. Dessuten til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. I 2014 behandlet utvalget en sak om oppfølging av Plan for selskapskontroll , jf. sak 6/14 i møtet 28. januar. Misligheter Kontrollutvalget kan ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikt- og planer. Utvalget har bestilt og behandlet rapporter fra slike undersøkelser. Se under D pkt Oppfølging av revisjonsrapporter Kontrollutvalget følger opp hvordan administrasjonen følger opp bystyrets vedtak i forbindelse med rapporter fra regnskapsrevisor og forvaltningsrevisor. Slik oppfølging er innarbeidet i utvalgets møte- og aktivitetsplan. Evaluering Kontrollutvalget avgir innen 1. halvår årsmelding til bystyret om sin virksomhet foregående år. Utvalget behandlet årsmelding for 2013 og avga innstilling til bystyret om denne i møtet Regnskap og budsjett Bystyret vedtar samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, herunder utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjonstjenester. Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett som bare kan endres av bystyret. Justert budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i 2014 har samlet vært på 11,2 mill. kr (11,1 mill. kr i 2013 og 18,9 mill. kr i 2012), mens regnskapet for 2014 viser kostnadsført 8,7 mill. kr (6 mill. kr i 2013 og 16,7 mill. kr i 2012). 5 av 15

6 I tilknytning til avviklingen av Bergen kommunerevisjon foretok Kontrollutvalget ved årsskiftet 2012/2013 en fondsavsetning på 3.3 mill. kr til usikre forpliktelser knyttet til avvikling av kommunerevisjonen, herunder arkiver og studiepermisjoner for tidligere ansatte. Det har påløpt kostnader på 0,8 mill. kr i 2014 (1,9 mill. kr i 2013) som er relatert til avviklingen av kommunerevisjonen og dekket av fondet. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2015 i møtet og tilrådde Bystyret en samlet budsjettramme for 2015 for kontrollutvalgets virksomhet under ansvarsstedene Administrasjon, kontrollutvalg, Frikjøpte politikere og honorar og Kjøp av revisjonstjenester på i alt kr Andre saker Kontrollutvalget har hatt oppe ulike saker der egen saksbehandling, rapportering, og drift har vært drøftet, herunder: Kontraktsforståelse/fakturering revisjonshonorar Aktivitetsplan Klargjøring av leverandør for selskapskontroll Saksbehandling på papir eller elektronisk Budsjett for kontroll og tilsyn Ulike referatsaker blir lagt frem for utvalget under sakstittelen "Saker til gjennomsyn". 4.2 Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen (koml. 77.1) Kontrollutvalget har i stor grad løst sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige og muntlige rapporteringer, herunder saker til behandling om faglige forhold og kopier av sentrale dokumenter. Dette har utgjort en del av sakene som har vært oppe i møtene. Oppdragsansvarlige revisorer har i den forbindelse gitt både skriftlige og muntlige orienteringer i utvalgsmøtene Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Kontrollutvalget har behandlet forespørsler fra andre og selv tatt opp enkeltsaker. I 2014 har dette omfattet: Fylkesmannen i Hordaland ved Lars Sponheim, Rune Fjell, Else-Kristin Foss Vikenes, Håvard Rød; møte i tilknytning til ordinært kontrollutvalgsmøte med redegjørelse om kommunal egenkontroll og tilsyn, og med erfaringsutveksling om temaet vedr. Bergen kommune. Bergen Vann KF ved direktør Jarl- Helmer Svanberg orienterte utvalget i ordinært møte og svarte på spørsmål om økonomien, herunder selkostregnskapet, i foretaket. Byrådet ved kommunaldirektør Robert Rastad orienterte kontrollutvalget skriftlig og muntlig om planer for og status på, gjennomføringen av sikkerhetstiltak i Rådhuskvartalet. Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap ved kommunaldirektør Ove Foldnes orienterte utvalget om status på pågående konsernovergripende prosjekt med innføring av overordnet rammeverk for risikostyring i Bergen kommune og svarte på spørsmål. BIR AS ved direktør Steinar Nævdal og controller Anne Margrethe Hausvik møtte i ordinært kontrollutvalgsmøte og orienterte og svarte på spørsmål om status på og oppfølging av, forvaltningsrevisjoner i selskapet (selskapskontroll). Bergen kirkelige fellesråd: Årsregnskap og årsmelding for 2013 fremlagt under «Saker til gjennomsyn» Byrådssak 257/14; Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning ble lagt fram for Kontrollutvalget som referatsak i oktobermøtet. Utvalget bad i den forbindelse byrådsavdelingen om en redegjørelse på tre ulike punkter. Tilbakemelding fra Byrådsavdelingen er ikke mottatt ved utgangen av av 15

7 Byggesaksjef Petter Wiberg orienterte utvalget og svarte på spørsmål i møtet om byggesak Geithusvegen 102B. En skriftlig fremstilling skal forelegges Kontrollutvalget i Kontrollutvalget har hatt tre byggesaksrapporter de siste årene: «Ulovlighetsoppfølging i Byggesaksavdelingen», «Effektivitet og kvalitet i byggesaksavdelingen», «Juridisk kvalitetsvurdering av byggesaksavdelingen», dessuten pågår prosjekt «Service og kvalitet innen byggesak og private planer». På bakgrunn av henvendelser og oppslag i media om en byggesak i Krohnstadveien 6b, bad kontrollutvalget i møtet byggesaksavdelingen om å gjøre en egen-evaluering (jf. koml. 20.2) av den aktuelle byggesaken og presentere denne for kontrollutvalget i løpet av november/desember Byggesaksjef Petter Wiberg orienterte utvalget og svarte på spørsmål i om byggesak i Krohnstadveien 6b i møtet En skriftlig evaluering fra administrasjonen skal forelegges Kontrollutvalget i Kontrollutvalget behandlet sak om mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS 4400 på mislighetsrisikoforhold i møtet Byrådet ble samtidig bedt om å vurdere å gjennomføre egenevalueringer på inntektsområdet tilsvarende gjennomgangen de tidligere har fått gjennomført på Idrettsservice, i kommunens øvrige enheter (jf. koml. 20 nr. 2) Tilsyn gjennom revisjonens arbeid/dokumentasjon Kontrollutvalgets gjennomfører sitt løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen med revisorene som utførende organ. A Regnskapsrevisjon En vesentlig del av revisjonsarbeidet er innrettet mot bykasseregnskapet og de kommunale foretakene. Revisjonsberetninger til Bystyret i Bergen kommune utarbeides av kommunens regnskapsrevisor. Kontrollutvalget skal etter dette avgi uttalelse til Bystyret om det enkelte årsregnskap før årsregnskapet behandles/vedtas. Kopi av denne uttalelsen skal være Byrådet i hende før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til bystyret. Kontrollutvalget gav i møtet 13. mai 2014 uttalelser til følgende regnskaper for 2013: Årsregnskapet for Bergen kommune Særregnskapet for Bergen Bolig og Byfornyelse KF Særregnskapet for Bergen Vann KF Særregnskapet for Bergen Hjemmetjeneste KF Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Terje Tvedt fra BDO AS var til stede i møtet. Han orienterte om revisjonen av Bergen kommunes årsregnskap, svarte på spørsmål og delte ut presentasjonen «Oppsummering av vesentlige forhold fra revisjonen 2013». Revisors rapportering i form av nummererte brev følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv av 15. juni 2004, jf. 4. Etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004 påser kontrollutvalget at de forhold revisor har tatt opp i nummerert brev blir fulgt opp, jf. 8 Kontrollutvalgets fikk i møtet 10. juni 2014 fremlagt revisors rapporteringer om revisjonen for 2013 i følgende nummererte brev: Nummerert brev nr. 3 Bergen kommune, Revisjonen for regnskapsåret 2013 Nummerert brev nr. 2 Bergen hjemmetjenester KF, Revisjonen for regnskapsåret 2013 Nummerert brev nr. 2 Bergen Vann KF, Revisjonen for regnskapsåret 2013 Nummerert brev nr. 2 Bergen Bolig og Byfornyelse KF, Revisjonen for regnskapsåret 2013 Kontrollutvalget vedtok å sende brevene til Byrådet og foretakenes ledelse for uttalelse. 7 av 15

8 Kontrollutvalget behandlet saker med revisors rapporteringer vedrørende foretakene sammen med tilbakemeldingene fra foretaksledelsene i møtet 9. september 2014 og sak om revisors rapportering vedrørende kommunens årsregnskap sammen med tilbakemelding fra finansbyråden i møtet Sakene ble sendt Bystyret, der ble nummerert brev vedrørende foretakene behandlet og tatt til orientering i møtet og sak om nummeret brev vedrørende Bergen kommunes årsregnskap tatt til orientering Kontrollutvalget sendte foretaksledelsenes og finansbyrådens tilbakemeldinger til regnskapsrevisor for oppfølging. I møtet 10. juni 2014 fikk utvalget også fremlagt saken: Nummerert brev nr. 4 Bergen kommune, Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper Utvalget tok brevet til foreløpig orientering og vedtok å sende brevet til administrasjonen for uttalelse innen utgangen av Svar er ikke mottatt. I møtet behandlet utvalget også administrasjonens uttalelse til to nummererte brev etter lovpålagt revisjon av beboerregnskaper ved aldres- og sykehjem. Ett for årene 2010 og 2011, ett for Saken ble sendt Bystyret, der ble de tatt til orientering i møtet Avtalte kontrollhandlinger ISRS 4400 Kontrollutvalget bestilte i møtet tilleggsrevisjoner (ISRS 4400 Avtalte kontrollhandlinger) hos regnskapsrevisor. På bakgrunn av disse bestillingene har utvalget behandlet og videresendt Bystyret følgende rapporter i 2014: I møtet sak 12/14 revisjonsrapporten «Evaluering av kommunens rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon». I møtet sak 57/14 revisjonsrapporten «Analyser og resultater på lønns- og innkjøpsområdet». I møtet sak 42/14 revisjonsrapporter «Skille mellom drift og investering» og «Behandling av finansielle leieavtaler». I møtet bestilte kontrollutvalget nye skisser for flere mulige uavhengige tilleggsrevisjoner (ISRS 4400) på eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold på områdene: Håndtering av økonomiske midler for tjenestemottakere i hjem. Forvaltning av tjenestemottakers midler i bofellesskap og lignende (ikke underlagt lovpålagt revisjon). Prosjekter og særattestasjoner. Betalingsstrømmene. Avstemmingskontroller i transaksjonsstrømmer og kontosaldoer. B Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for forvaltningsrevisjon sent høsten Saken ble behandlet av Bystyret i møtet Bystyret vedtok: 1. Bystyret godkjenner rammeplanen for forvaltningsrevisjon for perioden som innebærer at det i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjoner på anskaffelser, kontraktsoppfølging/prosjektstyring, internkontroll vurderinger, myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, samhandling, miljø og bærekraftig byutvikling. 2. Bystyret gir Kontrollutvalget fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta og iverksette de enkelte prosjektene, foreta nødvendige endringer i planen i planperioden og ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikten. 3. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten. 8 av 15

9 Av kontrollutvalgssakens utredning fremgår det at Byrådet bør uttale seg om interne kontrolltiltak på aktuelle risikoforhold som fremkommer i den overordnete risikoanalysen for plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget har mottatt en foreløpig tilbakemelding. Kontrollutvalget behandlet saker om oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon i møtet og B 1 Forvaltningsrevisjonsrapporter kontrollutvalget har fått seg forelagt i 2014 Kontrollutvalget har i 2014 fått seg forelagt, behandlet og avgitt innstilling til Bystyret vedr. følgende forvaltningsrevisjonsrapporter fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor: Forvaltningsrevisjon av internkontroll Byrådavdeling for finans, eiendom og eierskap Forvaltningsrevisjon av internkontroll Kemneren Forvaltningsrevisjon av internkontroll Bergen bolig og byfornyelse KF Forvaltningsrevisjon; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg Forvaltningsrevisjon; Anskaffelser og prosjektstyring i byggeprosjekter Forvaltningsrevisjon: Fisketorget og Mathallen oppfølging av bystyrevedtak sak Det påligger kontrollutvalget, jf. kontrollutvalgsforskriftens 12, å følge opp hvordan administrasjonen følger opp bystyrets vedtak i forbindelse med rapporter etter forvaltningsrevisjoner. Kontrollutvalget har behandlet en slik sak i 2014: Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Intern kontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke B 2 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i bestilling ved utgangen av 2014 Kontrollutvalget har etter å ha godkjent prosjektskisser i ulike møter, følgende prosjekter er i bestilling ved utgangen av 2014: Forvaltningsrevisjon av internkontroll i resultatenheter - Bergen brannvesen (bestilt ) Forvaltningsrevisjon av sykefravær og bruk av vikarer i barnehager (bestilt ) Forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltningen i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (bestilt ) Forvaltningsrevisjon av service og kvalitet innen byggesak og private planer (bestilt ) Forvaltningsrevisjon av tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem (bestilt ) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Spesialundervisning saksbehandlingstid og rettigheter» (bestilt ) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten «Informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger i Bergen kommune» (bestilt ) 2 Forvaltningsrevisjonen ble bestilt i møtet og tatt utenfor overordnet analyse og rammeplan for forvaltningsrevisjon, og var forankret i flere avisoppslag. 9 av 15

10 Bystyret bad i møtet sak (flertallsmerknad) om en forvaltningsrevisjon som viser hvordan kommunen organiserer og utfører barnevernstjenestene, fra vedtak til bestilling. Sekretariat ble i kontrollutvalgets møte i desember bedt om å utarbeide en sak til utvalget om dette. C Selskapskontroll (koml. 77.5) Kontrollutvalget behandlet sak om Plan for selskapskontroll i møtet Saken ble behandlet av Bystyret i møtet sak og fattet følgende vedtak: «1. Det gjennomføres etter kontrollutvalgets nærmere vurdering eierskapskontroll i et utvalg selskaper. Selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig drift, skal prioriteres i denne kontrollen. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll til orientering.» Kontrollutvalget behandlet i januarmøtet en sak om oppfølging av Plan for selskapskontroll og bad i den forbindelse om et forslag til prosjektskisse for selskapskontroll i BIR AS. Deloitte AS som utfører selskapskontroll for kontrollutvalget i Bergen kommune, opplyste i den forbindelse om at de har gjennomført konsulentoppdrag for BIR AS og derfor ikke tilfredsstilte kvalifikasjonskravene om uavhengighet for oppdraget. Den behandlet kontrollutvalget sak om klargjøring av leverandør for eventuell selskapskontroll i BIR AS (sak 15-14). I saken fremgår det at styret i BIR egenhendig hadde iverksatt forvaltningsrevisjoner i selskapet. Utvalget fattet følgende vedtak i saken: «1. Kontrollutvalget i Bergen kommune vedtar at selskapskontroll i BIR utsettes. 2. Kontrollutvalget ber styret i BIR om å få oversendt rapporter fra forvaltningsrevisjoner selskapet har inngått avtale med KPMG om kjøp av fra 2013.» I møtet , sak 31-14, fikk utvalget fremlagt følgende dokumenter knyttet til forvaltningsrevisjoner i BIR AS: 1. Styresak 2. Anbudsdokumenter 3. Plan for forvaltningsrevisjon Revisjonsrapport; Fellestjenester og kompetansestyring 5. Revisjonsrapporter; Styring av store investeringsprosjekt Del A Tre gjenvinningsstasjoner Del B BossNett I møtet fikk utvalget fremlagt prosjektplan og rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet «Investeringsbeslutninger og offentlige anskaffelser». I dette møtet orienterte direktør og controller i selskapet kontrollutvalget bl.a. om selskapets oppfølging av rapportene. Utvalget har tatt samtlige rapporter fra forvaltningsrevisjon i BIR til foreløpig orientering. Kontrollutvalget behandlet i møtet en invitasjon fra Sekretariatet for Kontrollutvalget i Hordaland fylke om å være deltagere i en planlagt selskapskontroll av Hardangerbrua AS og vedtok å ikke delta i prosjektet. D Misligheter og korrupsjon Byrådet ved kommunaldirektør Robert Rastad orienterte kontrollutvalget i egen sak i kontrollutvalgets møte i desember om ulike økonomimislighetssaker de siste 10 årene 10 av 15

11 Kontrollutvalget har hatt to saker om risikovurderinger på området misligheter og korrupsjon til behandling i I møtet bestilte kontrollutvalget nye skisser for flere mulige uavhengige tilleggsrevisjoner (ISRS 4400) på eventuelle mangler og svakheter i nøkkelkontroller som kan forårsake særskilt eller forhøyet risiko for irregulære forhold. E Tiltak Byrådets overordnede internkontrolltiltak i 2014: 1. Etablering av formell risikostyringsprosesser (se Intranett) 2. Etablering av en intern kontroll enhet i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap. 3 I møtet sak 12/14 revisjonsrapporten «Evaluering av kommunens rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon» og i møtet sak 57/14 revisjonsrapporten «Analyser og resultater på lønns- og innkjøpsområdet». 11 av 15

12 Vedlegg Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 17. desember / Saker til gjennomsyn januar / Evaluering av Bergen kommune sitt rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon 4/ Kontrollutvalgets årsmelding for / Oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon / Oppfølging av Plan for selskapskontroll / Oppfølging av kontrollutvalgets aktivitetsplan for 1. kvartal / Fakturering fra BDO AS for regnskapsåret 2011 og / Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 28. januar / Saker til gjennomsyn mars / Evaluering av Bergen kommune sitt rammeverk for å forebygge, avdekke og håndtere misligheter og korrupsjon 13/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport; Intern kontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 14/ Oppfølging av Plan for forvaltningsrevisjon / Klargjøring av leverandør for gjennomføring av en eventuell selskapskontroll 16/ Prosjektskisser; Forvaltningsrevisjon av tilskuddsforvaltning og bruk av tilskuddsordninger innen BKNI 17/ Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. mars / Saker til gjennomsyn april / Saker til kontrollutvalget på papir eller elektronisk 21/ Forvaltningsrevisjon av intern kontroll i Bergen kommune - Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 12 av 15

13 22/ Prosjektskisse; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak / Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon - bestilling av skisser 24/ Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 8. april / Saker til gjennomsyn mai / Årsregnskapet for Bergen kommune for Kontrollutvalgets uttalelse 28/ Særregnskapet for Bergen Hjemmetjenester KF for Kontrollutvalgets uttalelse 29/ Særregnskapet for Bergen Bolig og Byfornyelse KF for Kontrollutvalgets uttalelse 30/ Særregnskapet for Bergen Vann KF for Kontrollutvalgets uttalelse 31/ Selskapskontroll i BIR AS 32/ Prosjektskisse; Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter 33/ Prosjektskisse; Forvaltningsrevisjon av service og informasjon innen byggesak og private planer 34/ Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 13. mai / Saker til gjennomsyn juni / Forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bergen kommune - Kemneren 38/ Prosjektskisse; Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten Spesialundervisning - saksbehandlingstid og rettigheter 39/ Prosjektskisse; Tilsyn, oppfølging og kontroll av fosterhjem 40/ Prosjektskisse; Informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger - gjennomgang og oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport 41/ Prosjektskisse; Økonomisk oppgjør i forbindelse med samhandlingsreformen 42/ Rapporter etter bestilling av avtalte kontrollhandlinger ISRS 4400; Skille mellom drift og investering og Behandling av finansielle leieavtaler 43/ Nummerert brev nr. 3 Bergen kommune. Revisjonen for regnskapsåret 2013 kommune 13 av 15

14 44/ Nummerert brev nr. 2 - Bergen Hjemmetjenester KF. Revisjonen for regnskapsåret / Nummerert brev nr. 2 - Bergen Bolig og Byfornyelse KF. Revisjonen for regnskapsåret / Nummerert brev nr. 2 - Bergen Vann KF. Revisjonen for regnskapsåret / Spørsmål om sikkerhetstiltak i Rådhuskvartalet 48/ Invitasjon til selskapskontroll - Hardangerbrua AS 49/ Budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalgets budsjettforslag 50/ Aktivitetsplan høsten / Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 10. juni / Saker til gjennomsyn september / Forvaltningsrevisjon av internkontroll i Bergen kommune - Bergen Bolig og Byfornyelse KF/Etat for boligforvaltning 55/ Forvaltningsrevisjonsrapport; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg 56/ Prosjektskisse; Økonomiske oppgjør og tilpasninger i forbindelse med samhandlingsreformen 57/ Rapport etter tilleggsrevisjoner; Analyser og resultater på lønns- og innkjøpsområdet 58/ Nummerert brev nr. 2 - Bergen Hjemmetjenester KF. Revisjonen for regnskapsåret / Nummerert brev nr. 2 - Bergen Bolig og Byfornyelse KF. Revisjonen for regnskapsåret / Nummerert brev nr. 2 - Bergen Vann KF. Revisjonen for regnskapsåret / Nummererte brev fra revisor etter lovpålagt revisjon av beboerregnskaper ved aldersog sykehjem for årene 2010, 2011 og tilsvar fra Byrådsavdeling for helse og omsorg 62/ Lovpålagt revisjon av beboerregnskaper for Nummerert brev nr 4 - Bergen kommune 63/ Selskapskontroll i BIR AS 64/ Eventuelt 14 av 15

15 Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 9. september / Saker til gjennomsyn oktober / Forvaltningsrevisjonsrapport; Anskaffelse, oppfølging og kontroll av tjenester fra private leverandører innen helse og omsorg 68/ Nummerert brev nr. 3 - Bergen kommune. Revisjonen for regnskapsåret / Rapporter etter tilleggsrevisjoner; Skille mellom drift og investering, og Behandling av finansielle leieavtaler 70/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Intern kontroll i Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 71/ Forvaltningsrevisjon - Byggesaksetaten 72/ Eventuelt Møtet / Orientering til Kontrollutvalget - mislighetssaker Behandles for lukkede dører, jf. KL 31 nr. 3 74/ Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 14. oktober / Saker til gjennomsyn november / Forvaltningsrevisjonsrapport; Anskaffelser og prosjektstyring i byggeprosjekter 77/ Orientering om regnskapsrevisors overordnete revisjonsstrategi for regnskapsåret Behandles for lukkede dører, jf. KL 31 nr. 5 78/ Revisors uavhengighetserklæring / Plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte og aktivitetsplan for / Eventuelt Møtet / Godkjenning av protokoll fra Kontrollutvalgets møte 11. november / Saker til gjennomsyn desember / Forvaltningsrevisjon; Fisketorget og Mathallen - oppfølging av bystyrevedtak sak / Mislighetsrisikoforhold - mulige uavhengige tilleggsrevisjoner ISRS / Eventuelt 15 av 15