Plan for kontrollutvalgets virksomhet m/årsplan for 2013

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: GYSP Delarkiv: KTRU-0224 Bergen kommune Kontrollutvalget Plan for kontrollutvalgets virksomhet m/årsplan for 2013 Tilsyn og kontroll, "etterprøving", som ledd i en kjede

2 1. Innledning Kontrollutvalgets primære ansvar er å føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Kommuneloven (KL) 77. Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har hovedansvar for all kommunal virksomhet. Hvordan tilsynet skal skje er nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04), jf. herunder Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommune (KRD 15/6-04) og i et eget reglement «Reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune» vedtatt av Bystyret sak Rammene for ansvars- og oppgavedelingen mellom Bystyret, Kontrollutvalget og kommunens revisor(er) er gitt i kommunelovens kapittel 12. Revisorenes uavhengighet ivaretas kun via styringslinjer fra Bystyret via Kontrollutvalget. Overordnet kan rolleinndelingen beskrives som skissert under. En prinsippskisse over rollene 2. Kontrollutvalgets sammensetning Bystyret,som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen (KL 76), valgte kontrollutvalg for valgperioden i møte sak (KL 77 nr. 1). Bystyret står fritt til å utpeke medlemmer til kontrollutvalget. Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet (KL 77 nr. 2). På slik bakgrunn ble det foretatt nyvalg av to varamedlemmer i 1. h.å I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner stilles det krav om at kontrollutvalget skal ha minst tre medlemmer hvorav minst en er medlem i bystyret. For 2013 vil kontrollutvalget ha følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer 1. Anne Lorgen Riise (nestleder) (H) 1. Per Hervik Heggebø (H) 2. Sigurd Kolstrup Hille (H) 2. Ingrid Reitan (H) 3. Thor Brekkeflat (leder) (A) 3 Bjørn Johan Laastad (A)

3 4. May Britt Tabakk (A) 4. Birgitte Hodneland (A) 5. Stig Høgholm (FrP) 5. Jan Berntsen (FrP) 6. Kristin Kvalsnes (FrP) 6. Lilly-Kjerstin Howsmo Eldevik (FrP) 7. Geir Kjell Andersland (V) 7. Siri Kristoffersen* (V) 8. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Per Inge Vannebo* (KrF) 9. Mathias Husnskår Furevik (R) 9. Åsne Hagen (R) 3. Ansvarsområde Slik nevnt innledningsvis er kontrollutvalgets primære ansvar å føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen og med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Tilsynet gjennomføres på vegne av bystyret, som har overordnet ansvar for all kommunal virksomhet 1 Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3) Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4) Uttalelse om årsregnskapet ( 7) Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5.) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6) Selskapskontrollens innhold ( 14) Rapportering om selskapskontrollen ( 15) I kontrollutvalgsforskriftens kap. 7 fremkommer kontrollutvalgets særlige oppgaver: Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) Budsjettbehandling (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) ( 18) Kontrollutvalget skal være bindeleddet mellom kommunens valgte revisor(er) og bystyret. Kontrollutvalget skal prioritere kontrolloppgaver (forvaltningsrevisjon) med revisor(ene) som utførende instanser, og som bl.a. arbeider ut fra bestillinger fra kontrollutvalget. Kommunens eksterne revisorer utfører finansiell revisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll og eventuelle granskninger iht lover, forskrifter og revisjonsstander. Oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon er BDO AS ved Terje Tvedt. Bergen bystyre behandlet i møtet sak saken «Konkurranseutsetting av revisjonstjenester i Bergen kommune valg av revisor for regnskapsrevisjonen» og fattet følgende vedtak: «Bergen bystyre velger BDO AS som revisor med ansvar for regnskapsrevisjon i kommunen fra til , med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år.» Oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er Deloitte AS ved Stein Ove Songstad. Bergen bystyre behandlet i møtet sak sak om «Konkurranseutsetting av revisjonstjenester i Bergen kommune valg av revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunen» og fattet følgende vedtak: «Bergen bystyre velger Deloitte AS som revisor med ansvar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunen fra til med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år.» Etter lovendring fra skal kontrollutvalget ha sekretariatsbistand. Sekretariatet skal være kontrollutvalgets operative ledd og bistå kontrollutvalget revisjonsfaglig. Sekretariatet påser at sakene som skal behandles av utvalget, er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt og ( 20). Utvalget påser at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen, og sørger for å holde bystyret orientert gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. KL 77 nr. 6. Saker som rapporteres 1 Se diverse organisasjonskart på kommunens nettsider * Valgt 2012

4 og som det innstilles i til bystyret, blir sendt komiteene for eventuell uttale før bystyrets behandling. Utvalgets leder er medlem av bystyret og kan slik ivareta kontrollutvalgets møte- og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. Kontrollaktørene Bystyret KL 76 (Overordnet) Byrådet KL 20 (Utfører) Kontrollutvalget KL 77 (Tilsyn) Sekretariatet KU F 20 Oppgaver (kjernevirksomhet) Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Kommunal forvaltning gjenstand for betryggende kontroll (intern kontroll) Kommunal forvaltning i samsvar med lov, forskrift, instruks Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Bl.a. å påse at det utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll o evt. granskninger og spesialoppdrag Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt (Tilsyn) Revisor KL 78 Utføre og rapportere RR og FR iht. god kommunal revisjonsskikk (ISAer - profesjonsstandarder) (Tilsyn) 4. Møteplan Normalt holdes det møter i året. For 2012 vil det være avholdt 13 møter (10. januar, 31. januar, 14. februar, 13. mars, 24. april, 15. mai, 12. juni, 19. juni, 15. august, 11. september, 16. oktober, 21. november og 11. desember). Det ble dessuten avholdt høring den 24. april. Kontrollutvalget har valgt et arbeidsutvalg bestående av leder og nestleder. Kontrollutvalgets arbeidsutvalg og sekretariatet møtes ca. 2 uker i forkant av kontrollutvalgsmøtene for å forberede møtene. Saker fra revisor(ene) til behandling i Kontrollutvalget bør være sekretariatet i hende før arbeidsutvalgsmøtene. 5. Saksbehandlingen I kontrollutvalgsforskriftens kap. 8 fremkommer bestemmelsene om saksbehandling og sekretariat: Saksbehandling ( 19) Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) Sekretariat ( 20) Møtene blir holdt for lukkede dører (KL 77 nr. 8 og kontrollutvalgsforskriftens 19) 2. Medlemmene har signert taushetserklæring. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. Revisor(ene) har uttalerett når de er til stede i møtene. Ordfører har møte- og talerett. Sakslisten med dokumenter sendes utvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og revisor(ene). Sakslisten sendes for øvrig til komiteene til orientering. Sakslister, saksutredninger og møteprotokoller (som er offentlige) gjøres fortløpende tilgjengelige på internett. 2 Prop. 199 L; Kommunal og regionaldepartementet foreslår å oppheve kommunelovens 77 nr. 8

5 6. Planer Planen er delt i: A Tilsyn gjennom revisors arbeid (dokumentasjon), herunder - regnskapsrevisjon - forvaltningsrevisjon - selskapskontroll B Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Årsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgavene som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for utredninger og/eller drøftinger i utvalget. Enkelte saker utvalget behandler er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. Tilsynet med kommunen bør ta utgangspunkt i forvaltningsrevisjoner og i dokumentbasert tilsyn av den finansielle revisjonsproduksjonen, d.v.s. rapportering innen finansiell revisjon. Revisjonsåret går frem til 30. april ( ). Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors revisjonsstrategi for revisjonsåret 2013 bør fremmestilles for kontrollutvalget om høsten. Rapporteringer fra revisjonen til kontrollutvalget bør skje gjennom kopi av alle nummererte revisjonsbrev, revisjonsberetninger og oppsummeringsbrev ved ferdigstilt årsoppgjørsrevisjon, før oppstart av ny revisjon eller parallelt med denne. Sentrale forhold som kontrollutvalget bør innhente informasjon om i revisjonsplanprosessen: Risikoanalyse som ligger til grunn for revisjonsutførelsen Risikoanalyse med henblikk på misligheter Risikoanalyser med henblikk på om Bergen kommune følger lover og forskrifter (ISA 250) Risikoanalyser av tidligere rapporterte svakheter, herunder internkontrollsvakheter Analyser på revisjonsrisiko, jf. avvik ved kvalitetskontroller Oversikt over områder som baserer seg på syklisk revisjon (dvs. ikke årlig revisjon) Kontrollutvalget vil ellers kunne få relevant informasjon gjennom risikobetraktninger andre har gjort, f.eks: o Internkontrollenheten o Kommuneadvokaten o Byrådet o Komitéene o Byombudet

6 7. Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Som det fremgår under forrige kapittel Planprosesser skal kontrollutvalget, på bystyrets vegne, forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen (jf. kommunelovens kapittel 12 og kontrollutvalgsforkriftens 4). Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres: A Gjennom revisors arbeid B Gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Kontrollutvalget vil i stor grad ivareta sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige rapporteringer, kopi av sentrale dokumenter, og dessuten gjennom orienteringer fra revisor(ene). A. Tilsyn gjennom revisors arbeid/dokumentasjon Som ordinære saker Revisjonsstrategi for revisjonsåret Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter Behandling av rapporter om Eierskapskontroll (der dette er utført av revisjonen) Revisjonsberetninger med eventuell orientering og årsoppgjørsbrev fra revisor (både kommunen og foretakene) Revisors attestasjon og orientering i forbindelse med sluttregnskap for investeringsprosjekter Nummererte brev (kontrollutvalgsforskriftens 8, revisjonsforskriftens 4) Undersøkelser utført av revisjonen på bakgrunn av bestilling fra utvalget Saker om misligheter/uregelmessigheter Løpende orientering fra revisor(ene) i kontrollutvalgets møter Revisors interimsrapporteringer for revisjonsåret B Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Som saker til gjennomsyn; referatsaker og orienteringssaker For saker som ikke behandles som ordinære saker kan disse følges opp på følgende måte: o Gjennom Referat og orienteringer som er skriftlig eller gis muntlig i møtet. o Gjennom en egen Oppfølgingsliste hvor kontrollutvalget aktivt setter opp saker de ønsker orienteringer om eller vil følge opp på et senere tidspunkt. Gjennom møtedokumenter fra folkevalgte organ med beslutningsmyndighet. Tilbakemelding av vedtak i Bystyret i saker som er oversendt fra kontrollutvalget. Orientering (muntlig/skriftlig) om kommunens interne rutiner (etatsvis/enhetsvis pr. rammeområde) f.eks. på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap. Redegjørelser fra administrasjonen i enkeltsaker. Tilsynsrapporter fra tilsyn med kommunen fra andre forvaltningsorganer (Fylkesmannen, Helsetilsynet etc.). Avgjørelser fra KOFA der kommunen har vært part. Møteinnkallinger og møteprotokoller fra generalforsamlinger i kommunale AS og representantskapsmøter i IKS. Samtaler med ordfører, byrådsleder, byråder mv i forkant av eller i møtet

7 Som ordinære saker Årlig rapportering fra administrasjonen om status på oppfølging av politiske vedtak. Plan for forvaltningsrevisjon med overordnet analyse. Plan for selskapskontroll med overordnet analyse Gjennomgang av kommunale planer, reglement etc. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter med orientering fra administrasjonen. Behandling av rapporter om Eierskapskontroll Økonomirapporter/regnskapsrapporter periodevis (kvartal/tertial) Undersøkelser utført av sekretariatet på bakgrunn av bestilling fra utvalget. Andre måter Møte opp i bystyremøter, komiteer etc. Tilsynsbesøk/befaring hos de forskjellige enhetene i kommunen på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap/sluttregnskap mm. Vurdere oppslag i pressen Vurdere tips og varsling Granskninger Høringer Oversikten samt eksemplene er ikke uttømmende. 8. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en uavhengig funksjon. Kontrollutvalget fører tilsyn med revisjonen og skal herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Aktuelle bestemmelser i lover og forskrifter: Kommunelovens 77 nr. 4, 77 nr. 5, 78 nr. 1, 78 nr. 2, 78 nr. 5, 79: Forskrift om kontrollutvalg: 5 Innhenting av opplysninger. 6 Regnskapsrevisjon.

8 Forskrift om revisjon: 3: Revisjonens innhold, siste ledd. 4: Revisors plikter, 2. ledd. 8: Rapportering om forvaltningsrevisjon. 11: Krav til utdanning og praksis. 12: Krav til vandel. 15: Dokumentasjon av uavhengighet. Mulige og hensiktsmessige tilsyn kan utøves: Gjennom kopi av engasjementsbrev og andre avtaler med revisor(ene). Gjennom kopi av dokumenter på revisjonsaktiviteter Kommunikasjon med revisor(ene) Ved å påse at det gjennomføres granskinger når det avdekkes misligheter. Gjennom orienteringer/rapporter fra kvalitetskontroller (NKRF evt. andre eksterne kvalitetskontrollører) Gjennom engasjementsbrev og andre avtaler med revisjonen Engasjementsbrev og andre avtaler som revisjonen har med oppdragsgivere kan være viktig (finansiell revisjon). Gjennom engasjementsbrev avtales/tydeliggjøres tjenester som skal leveres. Andre tjenester må bestilles av kontrollutvalget (forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, granskninger med mer.) Gjennom dokumenter Kontrollutvalget har en årlig plikt til å foreta en kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlig revisor, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette gjøres ved at revisor framlegger uavhengighetserklæring. Når nye oppdragsansvarlige revisorer tiltrer, eller for øvrig på forespørsel fra kontrollutvalget, framlegges dokumentasjon for utdanningskrav og vandelsattest, jf. revisjonsforskriftens 11 og 12. Det bør avgis uavhengighetserklæring for hvert oppdrag, også for kommunale foretak. Revisjonsstrategi for gjennomføring av revisjonsarbeidet bør framlegges for kontrollutvalget minst en gang i året. o Så tidlig som mulig i revisjonsåret bør kontrollutvalgene få orientering om Revisjonsstrategien, jf. for øvrig kontrollutvalgshåndboken side 128. o o o o o Under regnskapsbehandlingen settes revisjonens rapportering med bakgrunn i strategien (årsrapport/årsoppgjørsbrev) som egen sak. Her redegjør revisor for de store linjene gjennom presentasjon av funn, konklusjoner, administrasjonens svar mv. Hvorvidt administrasjonen er til stede under denne rapporteringen eller ikke, må avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Revisor bør gjennom året foreta løpende rapportering om hvordan strategien fungerer. Orienteringen om revisjonsstrategien tilpasses kontrollutvalget basert på følgende kriterier: 1. Risikobildet i kommunen (bykassen/foretak etc.) 2. Størrelse og kompleksitet på oppdraget 3. Kontrollutvalgets interesse for spesielle områder innen regnskapsrevisjon Det bør vies spesiell oppmerksomhet på de forhold som er tatt opp i nummererte revisjonsbrev/- rapporter. Oppfølging av nummererte brev: Er svar fra administrasjonen tilfredsstillende? Er videre oppfølging fra revisjonens side aktuelt? Er det forhold som tilsier ny rapportering til kontrollutvalget? Kontrollutvalget bør få tilsendt kopi av all vesentlig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen Forvaltningsrevisjonsrapporter: Innholdet i rapportene vurderes opp mot bestillingen

9 9.3. Kommunikasjon med revisjonen Fellesmøter (sekretariat og revisjonen) avholdes for å diskutere hvordan oppdragene/bestillingene løses og for å avklare samhandlingen. For øvrig bør det være løpende faglig kontakt. De oppdragsansvarlige revisorene kan møte i kontrollutvalgsmøtene for å svare på spørsmål som det for kontrollutvalget kan være aktuelle å få svar på hos revisor. Dette kan f.eks. gjelde: Vedr. plan for gjennomføring av regnskapsrevisjonsarbeidet: Er kommunens økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er kommunens rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på kommunens regnskapsføring tilfredsstillende? Har det vært uenighet med ledelsen, og hvordan er i så fall disse løst? Har samarbeidet med ledelse og ansatte for øvrig fungert tilfredsstillende? Har økonomipersonell og ledelse den nødvendige kompetanse? Er det forhold som revisor for øvrig har kommentarer til? Er det rapportert til kontrollutvalget om revisjonsarbeidet? Vedrørende årsregnskapet: Er det forhold som vil gi forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen? Er det avdekket feil i regnskapet som ikke er korrigert? Har det vært uenighet eller usikkerhet knyttet til regnskapsposter? Er selve regnskapsavslutningsprosessen tilfredsstillende organisert? Er det spesielle problemområder i forbindelse med revisjonen? Har revisor forslag til kvalitetsforbedringer vedr. økonomisk rapportering, rutiner eller intern kontroll? Vedrørende forvaltningsrevisjon: Dialog med forvaltningsrevisor i forhold til fremdriften på de bestilte prosjektene. Interne forhold i revisjonen I tillegg er det naturlig å be om orientering fra oppdragsansvarlig revisor om: de øvrige ansattes uavhengighetsvurderinger obligatorisk etterutdanning er gjennomført for alle ansatte rutiner for oppdragsansvarlig revisors kvalitetssikring av de øvrige revisorenes arbeid

10 9.4. Granskninger Påse at det gjennomføres granskinger når det avdekkes misligheter. Her er det spesielle rutiner som skal følges.

11 Møte- og aktivitetsplan for kontrollutvalget i Bergen kommune 2013 (arbeidsutkast) 1 Myndighet Kontrollutvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver ifølge kommunelovens 77 nr. 4, 5 og 6 kan oppsummeres slik: Påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon) Påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.v. (selskapskontroll). I tillegg har kontrollutvalget ansvar for å fremme forslag til Bystyret om budsjett for kontrollutvalget, dets sekretariat og revisjonstjenestene. Videre skal utvalget avgi innstilling til bystyret om saker om valg av revisjonsordning og om valg av revisor. 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde FORVALTNINGSOMRÅDER Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Bergen kommunens forvaltningsområder og organisering, vises til kommunens egen nettside. REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskap og årsmelding til bystyret før det tas opp til behandling. Byrådet skal ha kopi av uttalelsen før det fortar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapet. FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Gjeldende plan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Planen som ble utarbeidet av Bergen kommunerevisjon høsten 2008, ble endelig behandlet av kontrollutvalget i møte , sak 88/08 og vedtatt av bystyret sak Ny plan for forvaltningsrevisjon er til behandling for godkjenning.

12 SELSKAPSKONTROLL / KOMMUNALE EIERINTERESSER Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper herunder interkommunale selskaper og i aksjeselskaper, jf. KL 77 5.ledd. Kontrollutvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner / fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten så fremt dette ikke er vedtaksfestet. Det overordnede formål med selskapskontrollen er å styrke forvaltningen av de kommunale eierinteresser. For oversikt over kommunens eierinteresser vises til note 12 i tilknytning til aksjer og andeler oppført i kommunens balanseregnskap for Kontrollutvalget skal i henhold til forskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret eller kontrollutvalget er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Gjeldende retningslinjer og plan er utarbeidet av Bergen kommunerevisjon, og ble behandlet av kontrollutvalget i sak 70-05, , og og vedtatt av Bystyret i sak Ny plan for selskapskontroll er under arbeid. BEFARING/TILSYNSBESØK For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten kan det fremstår hensiktsmessig at kontrollutvalget også setter av tid til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. TILSYN MED REVISOR Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisjonens arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom faste møter med revisor gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid, samt dokumentbasert tilsyn gjennom rapporteringer. BESTILLING FRA BYSTYRET Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av bystyret, og vil prioritere innspill og forslag til saker / prosjekter bystyret ønsker fulgt opp. HENVENDELSER FRA PUBLIKUM Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet, dvs. kan ikke behandle klager på enkeltområder. På den annen side kan kontrollutvalget på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker vurdere om kommunens egne retningslinjer og sentrale lover/forskrifter følges av forvaltningen Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum og kan på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker, vurdere om kommunens egne retningslinjer og sentrale lover/forskrifter følges av forvaltningen RAPPORTERING Kontrollutvalget rapporterer årlig til bystyret om sin virksomhet. Rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende.

13 3 Møte- og aktivitetsplan for 2013 (mulige datoer og mulige saker) Måned Dag Aktivitet Sakstyper Januar 29. Ordinært møte Årsmelding for kontrollutvalget for 2012 Ressursplaner for revisjonsåret 2012, f.eks: Bykassen, foretakene, stiftelser/legater etc. Ressursfordeling interimsrevisjon og årsoppgjør. Syklusrevisjon - hvilke enheter Finansielle revisjonsplaner for revisjonsåret 2012, f. eks: Vesentlig hovedstrømmer; Lønn Kjøp av varer og tjenester Overføringer (ut/inn) Finans (ut/inn) Inntekter Balanseposter Plan for årsoppgjørsrevisjonen, f.eks: Tidsplan Instruksjonsbrev Rapporter på forvaltningsrevisjoner Februar Konferanse NKRF Kontrollutvalgskonferanse Mars Studietur Oslo / Ordinært møte Besøke BDOs hovedkontor, f.eks.: granskningsenheten ved Erling Grimstad (TTT-saken) kommuneregnskapsspesialist Øyvind Sunde (utbyttesaken, vedlikeholdsetterslep) utviklingen i revisjonsbransjen siste 20 år Lasse Birkeland («revisjonsskandalene») oppdragsansvarlig revisor Terje Tvedt (rapportering og kommunikasjon) Ordinært møte, f.eks.: Rapporteringer på interimsrevisjon for revisjonsåret 2012, f.eks: Nummererte brev (fra revisjonsårets start ) Revisjon av for eksempel: o Utførende enheter (drift) o Investeringsprosjekter o Staber (sentrale) Revisjon av risikoenheter, for eksempel: o Anskaffelser/kontraheringer (avvik) o Byggesak/plan o Kemneren - fakturering, inkasso etc. o Finans og betalingsstrømmer Revisjon av vesentlige enheter

14 Måned Dag Aktivitet Sakstyper Revisjon av spesielle enheter, f.eks.: o Brannvesen o Boligetaten o It-avdelingen o Bergen kommunale bygg - etaten o Foretaket Bergen Bolig og Bygg April 24. Ordinært møte Befaring? Revisjon av personalrelaterte kostnader på ledende personell (jf. Kirkelig fellesråd saken), både drifts- og investeringsregnskapet Revisjon av komplisere kostnader, f. eks: o Lisenskostnader o Mva o Kostnader mellom nære relasjoner Status på finansiell revisjon Status på kontrollutvalget bestillinger Rapporter på forvaltningsrevisjoner Kommunerevisjonens og Kontrollutvalgets delregnskaper for 2012 Mai 28. Ordinært møte Uttalelse om årsoppgjør for 2012 på bakgrunn av f.eks: Årsregnskap Årsberetning Fullstendighetserklæring Oppsummeringsbrev Revisjonsberetning Rapporter på forvaltningsrevisjoner Status på kontrollutvalgets bestillinger Juni 19. Ordinært møte Rapporter på forvaltningsrevisjoner Juli? August? September 24. Ordinært møte Planer for revisjonsåret 2013, f.eks: Revisjonsstrategi finansiell revisjon Ajourføring av risikoanalyser Rullering forvaltningsrevisjonsplan Rullering selskapkontroll Rapporter på forvaltningsrevisjoner

15 Måned Dag Aktivitet Sakstyper Oktober 22. Studietur København XXX / Green paper November 19. Ordinært møte Interimsrapportering Rapporter på forvaltningsrevisjoner Desember 17. Ordinært møte Rapporter på forvaltningsrevisjoner