Plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte- og aktivitetsplan for 2015

Transkript

1 Bergen kommune Kontrollutvalget Saksnr: Saksbehandler: GYSP Delarkiv: EKTRU-0224 Plan for kontrollutvalgets virksomhet med møte- og aktivitetsplan for 2015 Tilsyn og kontroll, "etterprøving", som ledd i en kjede Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 1

2 1. Innledning Kontrollutvalgets primære ansvar er å føre løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, jf. Kommuneloven (KL) 77. Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har hovedansvar for all kommunal virksomhet. Hvordan tilsynet skal skje er nærmere beskrevet i Forskrift for kontrollutvalg (KRD 15/6-04), jf. herunder Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommune (KRD 15/6-04) og i et eget reglement «Reglement for kontrollutvalget i Bergen kommune» vedtatt av Bystyret sak Rammene for ansvars- og oppgavedelingen mellom Bystyret, Kontrollutvalget og kommunens revisor(er) er gitt i kommunelovens kapittel 12. Revisorenes uavhengighet ivaretas gjennom styringslinjer fra Bystyret via Kontrollutvalget. Overordnet kan rolleinndelingen beskrives som skissert under. En prinsippskisse over rollene 2. Kontrollutvalgets sammensetning Bystyret, som har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen (KL 76), valgte kontrollutvalg for valgperioden i møte sak (KL 77 nr. 1). Bystyret står fritt til å utpeke medlemmer til kontrollutvalget. Utvalgets uavhengige stilling i forhold til andre politiske organer og administrasjonen er ivaretatt gjennom strenge krav til valgbarhet (KL 77 nr. 2). I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner stilles det krav om at kontrollutvalget skal ha minst tre medlemmer hvorav minst en skal være medlem av bystyret. Kontrollutvalget i Bergen kommune har 9 medlemmer med personlige varamedlemmer. Leder og nestleder er medlem av bystyret. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 2

3 Pr. oktober 2014 har kontrollutvalget hatt følgende sammensetning: Medlemmer Varamedlemmer 1. Anne Lorgen Riise (nestleder) (H) 1. Per Hervik Heggebø (H) 2. Ingrid Reitan (H) 2. Silja Ekeland Bjørkely (H) 3. Thor Brekkeflat (leder) (A) 3 Bjørn Johan Laastad (A) 4. May Britt Tabak (A) 4. May-Brit Nordås (A) 5. Stig Høgholm (FrP) 5. Jan Berntsen (FrP) 6. Kristin Kvalsnes (FrP) 6. Lilly-Kjerstin Howsmo Eldevik (FrP) 7. Geir Kjell Andersland (V) 7. Siri Kristoffersen Hamre (V) 8. Astrid Øien Halsnes (KrF) 8. Per Inge Vannebo* (KrF) 9. Mathias Hunskår Furevik (R) 9. Åsne Hagen (R) Forretningsutvalget fritok Birgitte Hodneland fra vervet i møtet sak Bystyret valgte May-Brit Nordås som vara for henne i møtet sak Ansvarsområde Slik nevnt innledningsvis er kontrollutvalgets primære ansvar å føre løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen og med at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Tilsynet gjennomføres på vegne av Bystyret, som har overordnet ansvar for all kommunal virksomhet 1. Av kontrollutvalgsforskriften fremkommer følgende oppgaver: Alminnelige regler (kap. 3) Tilsyn og kontroll ( 4) Regnskapsrevisjon (kap. 4) Uttalelse om årsregnskapet ( 7) Oppfølging av revisjonsmerknader ( 8) Misligheter ( 8) Forvaltningsrevisjon (kap. 5.) Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon ( 10) Rapportering om forvaltningsrevisjon ( 11) Oppfølging av forvaltningsrevisjon ( 12) Selskapskontroll (kap. 6) Selskapskontrollens innhold ( 14) Rapportering om selskapskontrollen ( 15) I kontrollutvalgsforskriftens kap. 7 fremkommer kontrollutvalgets særlige oppgaver: Valg av revisjonsordning og revisor ( 16) Budsjettbehandling (for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen) ( 18) Kontrollutvalget er bindeleddet mellom kommunens valgte revisor(er) og Bystyret. Kontrollutvalget prioriterer kontrolloppgaver (forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, avtalte kontrollhandlinger mm) med revisor(ene) som utførende instanser, og som bl.a. arbeider ut fra bestillinger fra kontrollutvalget. Kommunens eksterne revisorer utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll iht. lover, forskrifter og revisjonsstander. Eventuelle granskninger kan bestilles/gjennomføres hos/av kommunens revisor og/eller andre. Oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon er BDO AS ved Terje Tvedt. Bergen bystyre behandlet i møtet sak saken «Konkurranseutsetting av revisjonstjenester i Bergen kommune valg av revisor for regnskapsrevisjonen» og fattet følgende vedtak: «Bergen bystyre velger BDO AS som revisor med ansvar for regnskapsrevisjon i kommunen fra til , med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år.» Oppdragsansvarlig revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er Deloitte AS ved Stein Ove Songstad. Bergen bystyre behandlet i møtet sak sak om «Konkurranseutsetting av revisjonstjenester i Bergen kommune valg av revisor for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunen» og fattet følgende vedtak: «Bergen bystyre velger Deloitte AS som revisor med ansvar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i kommunen fra til med opsjon for Bergen kommune til å forlenge avtalen med 1 år.» 1 Se diverse organisasjonskart på kommunens nettsider Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 3

4 Kontrollutvalget skal ha sekretariatsbistand, og denne skal være uavhengig av kommunens administrasjon. Sekretariatet skal være kontrollutvalgets operative ledd. Det skal bistå kontrollutvalget revisjonsfaglig og påse at sakene som skal behandles av utvalget, er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt og ( 20). Utvalget påser at det på tilfredsstillende måte foregår en løpende kontroll med forvaltningen, og sørger for å holde bystyret orientert gjennom rapporteringer på vesentlige forhold, jf. KL 77 nr. 6. Saker som rapporteres og som det innstilles i til Bystyret, blir av Bystyrets forretningsutvalg gjerne sendt komiteene for eventuell uttalelse før bystyrets behandling. Utvalgets ledelse er medlemmer av bystyret og kan slik ivareta kontrollutvalgets møte- og talerett i bystyret når utvalgets saker behandles. Kontrollaktørene Bystyret KL 76 (Overordnet) Byrådet KL 20 (Utfører) Kontrollutvalget KL 77 (Tilsyn) Oppgaver (kjernevirksomhet) Det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen Kommunal forvaltning gjenstand for betryggende kontroll (intern kontroll) Kommunal forvaltning i samsvar med lov, forskrift, instruks Saker forsvarlig utredet Vedtak blir iverksatt Det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Bl.a. å påse at det utføres: o regnskapsrevisjon o forvaltningsrevisjon o selskapskontroll o evt. granskninger og spesialoppdrag Sekretariatet KU F 20 (Tilsyn) Revisor KL 78 (Tilsyn) Saker til KU forsvarlig utredet Vedtak fattet av KU blir iverksatt Utføre og rapportere RR og FR iht. god kommunal revisjonsskikk (ISA-er - profesjonsstandarder) 3. Møteplan Normalt holdes det 9-10 møter i året. For 2014 vil det være avholdt 9 møter (28. januar, 11. mars, 8. april, 13. mai, 10. juni, 9. september, 14. oktober, 11. november og 16. desember). Det ble dessuten foretatt en studietur til Oslo i mars og enkelte medlemmer deltok på fagkonferanser i februar. Forslag til møte- og aktivitetsplan for 2015 fremkommer som vedlegg. 4. Saksbehandling I kontrollutvalgforskriftens kap. 8 fremkommer bestemmelsene om saksbehandling og sekretariat: Saksbehandling ( 19) Møte- og talerett i utvalgets møter ( 19) Sekretariat ( 20) Medlemmene har signert taushetserklæring. Det er leder som ved behov uttaler seg til media. Revisor(ene) har uttalerett når de er til stede i møtene. Ordfører har møte- og talerett. Saker fra revisor(ene) som skal til behandling i Kontrollutvalget bør være sekretariatet i hende ca. 2 uker før møtene. Sakslisten med dokumenter sendes utvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, byrådsleder og revisor(ene) ca. 1 uke før møtet. I 2015 vil medlemmene motta dokumentene digitalt (nettbrett). Sakslister, saksutredninger og møteprotokoller (som er offentlige) gjøres fortløpende tilgjengelige på internett. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 4

5 5. Planer Virksomhetsplanen (se kapittel 6 under) er delt i: A Tilsyn gjennom revisors arbeid (dokumentasjon), herunder - regnskapsrevisjon - forvaltningsrevisjon - selskapskontroll B Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Planen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgavene som utvalget etter egen forskrift er pålagt å se nærmere på. I tillegg til ordinære saker som blir lagt frem for kontrollutvalget gjennom året, vil det av erfaring alltid dukke opp spørsmål som blir gjenstand for utredninger og/eller drøftinger i utvalget. Enkelte saker utvalget behandler er også av en slik karakter at de blir behandlet unntatt offentlighet. Tilsynet med kommunen bør ta utgangspunkt i rapporteringer fra revisorene etter forvaltningsrevisjoner og fra den finansielle revisjonsproduksjonen. Revisjonsåret vedr. regnskapsåret 2014 går frem til ( ). Kontrollutvalget plikter å holde seg løpende orientert om revisjonen for regnskapsåret. Utgangspunktet for utvalget kan være oppdragsansvarlig regnskapsrevisors revisjonsstrategi for revisjonsåret. Denne bør fremmestilles for kontrollutvalget om høsten. Rapporteringer fra revisjonen til kontrollutvalget bør skje gjennom informasjon om interimsrevisjonen, nummererte revisjonsbrev, kopi av revisjonsberetninger, samt oppsummeringsbrev ved ferdigstilt årsoppgjørsrevisjon (før oppstart av neste års revisjon eller parallelt med denne). Sentrale forhold i planprosessen som kontrollutvalget bør innhente informasjon om er f.eks.: Risikoanalyse som ligger til grunn for revisjonsutførelsen/-strategien Risikoanalyse med henblikk på misligheter Risikoanalyser med henblikk på om Bergen kommune følger lover og forskrifter (ISA 250) Risikoanalyser av tidligere rapporterte svakheter, herunder internkontrollsvakheter Oversikt over områder som baserer seg på syklisk revisjon (dvs. ikke årlig revisjon) Kontrollutvalget vil ellers kunne få relevant informasjon gjennom risikobetraktninger andre har gjort, f.eks. fra: Enheten for økonomisk internkontroll Kommuneadvokaten Byrådet Komitéene Byombudet Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 5

6 6. Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen Som det fremgår under forrige kapittel Planer skal kontrollutvalget, på bystyrets vegne, forestå det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen (jf. kommunelovens kapittel 12 og kontrollutvalgsforskriftens 4). Kontrollutvalgets tilsyn gjennomføres: A Gjennom revisors arbeid B Gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser Kontrollutvalget vil i stor grad ivareta sitt tilsynsansvar gjennom skriftlige rapporteringer, kopi av sentrale dokumenter, og dessuten gjennom orienteringer fra revisor(ene). A. Tilsyn gjennom revisors arbeid/dokumentasjon Som ordinære saker Revisjonsstrategi for revisjonsåret Gjennomgang av uavhengighetserklæring Gjennomgang av engasjementsbrev Behandling av forvaltningsrevisjonsrapporter Behandling av rapporter om eierskapskontroll/selskapskontroll Revisjonsberetninger med eventuell orientering og/eller årsoppgjørsbrev fra revisor (både kommunen og foretakene) Revisors attestasjon og /orientering f.eks. i forbindelse med sluttregnskap for investeringsprosjekter og/eller andre avtalte kontrollhandlinger Nummererte brev (jf. forskriftene om kontrollutvalg ( 8) og revisjon ( 4)) Undersøkelser utført av revisjonen på bakgrunn av bestilling fra utvalget (avtalte kontrollhandlinger og/eller forvaltningsrevisjoner) Saker om misligheter/uregelmessigheter Løpende orientering fra revisor(ene) i kontrollutvalgets møter Revisors interimsrapporteringer for revisjonsåret B. Tilsyn gjennom kontrollutvalgets egne undersøkelser 1. Som saker til gjennomsyn, referatsaker og orienteringssaker For saker som ikke behandles som ordinære saker kan disse følges opp på følgende måte: o Gjennom Referat og orienteringer som er skriftlige eller som gis muntlig i møtet. o Gjennom en egen Oppfølgingsliste hvor kontrollutvalget aktivt setter opp saker de ønsker orienteringer om eller vil følge opp på et senere tidspunkt. Gjennom møtedokumenter fra folkevalgte organ med beslutningsmyndighet. Tilbakemelding av vedtak i Bystyret i saker som har vært oversendt fra kontrollutvalget. Orientering (muntlig/skriftlig) om kommunens interne rutiner (etatsvise/enhets vis pr. rammeområde) Redegjørelser fra administrasjonen i enkeltsaker Tilsynsrapporter fra tilsyn med kommunen fra andre forvaltningsorganer (Fylkesmannen, Helsetilsynet etc.). Avgjørelser fra KOFA der kommunen har vært part. Møteinnkallinger og møteprotokoller fra generalforsamlinger i kommunale AS og representantskapsmøter i IKS. Samtaler med ordfører, byrådsleder, byråder mv i forkant av eller i møtet. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 6

7 2. Som ordinære saker Rapportering fra administrasjonen om status på oppfølging av politiske vedtak i fm revisjonsrapporter Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon Overordnet analyse for selskapskontroll Plan for selskapskontroll Gjennomgang av kommunale planer, reglement etc. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter med orientering fra administrasjonen. Behandling av rapporter om Eierskapskontroll og selskapskontroll Økonomirapporter/regnskapsrapporter periodevis (kvartal/tertial) Undersøkelser utført av sekretariatet på bakgrunn av bestilling fra utvalget. 3. Andre måter Møte opp i bystyremøter, komiteer etc. Tilsynsbesøk/befaring hos de forskjellige enhetene i kommunen på bakgrunn av årsmelding/årsregnskap/sluttregnskap mm. Vurdere oppslag i pressen Vurdere tips og varslinger Granskninger Høringer Oversiktene samt eksemplene, er ikke uttømmende. 7. Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonen Bystyrets tilsyns- og kontrollorgan er organisert som en uavhengig funksjon. Kontrollutvalget fører tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen. Tilsynsoppgaven gjelder alle organer og personer i kommunen, også de folkevalgte. Utvalget skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget plikter å påse at regnskapsrevisjonen skjer på en betryggende måte, at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon og at det føres kontroll med kommunens eierinteresser i selskaper mm. Aktuelle bestemmelser i lover og forskrifter: Kommunelovens 77 nr. 4, 77 nr. 5, 78 nr. 1, 78 nr. 2, 78 nr. 5, 79: Forskrift om kontrollutvalg: 5 Innhenting av opplysninger. 6 Regnskapsrevisjon. Forskrift om revisjon: 3: Revisjonens innhold, siste ledd. 4: Revisors plikter, 2. ledd. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 7

8 8: Rapportering om forvaltningsrevisjon. 11: Krav til utdanning og praksis. 12: Krav til vandel. 15: Dokumentasjon av uavhengighet. Mulige og hensiktsmessige tilsyn kan utøves: A Gjennom engasjementsbrev og andre avtaler med revisorene Revisjonstjenestekontraktene, engasjementsbrev og andre avtaler (avtalte kontrollhandlinger og forvaltningsrevisjoner i godkjente prosjektplaner) som revisorene har med oppdragsgiver kan være viktig. Gjennom engasjementsbrev avtales/tydeliggjøres de tjenester som skal leveres. Andre tjenester må bestilles av kontrollutvalget (forvaltningsrevisjon, selskapskontroll, granskninger, avtalte kontrollhandlinger med mer.). B Gjennom dokumenter 1. Uavhengighetserklæringer Kontrollutvalget har en årlig plikt til å foreta en kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlig revisor, jf. revisjonsforskriftens 15. Dette gjøres ved at oppdragsansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor framlegger uavhengighetserklæringer. Når nye oppdragsansvarlige revisorer tiltrer, eller for øvrig på forespørsel fra kontrollutvalget, framlegges dokumentasjon for utdanningskrav og vandelsattest, jf. revisjonsforskriftens 11 og 12. Det bør avgis uavhengighetserklæring for hvert oppdrag, også for kommunale foretak. 2. Revisjonsstrategier Revisjonsstrategi for gjennomføring av revisjonsarbeidet bør framlegges for kontrollutvalget minst en gang i året. «Så tidlig som mulig i revisjonsåret bør kontrollutvalgene få orientering om revisjonsstrategien», jf. kontrollutvalgshåndboken side 128. I forbindelse med regnskapsbehandlingen settes revisors rapportering (årsrapport/årsoppgjørsbrev/nummerert brev) med bakgrunn i strategien, som egen sak. Her redegjør revisor for de store linjene gjennom presentasjon av funn, konklusjoner, administrasjonens svar mv. Hvorvidt administrasjonen er til stede under denne rapporteringen eller ikke, avgjøres i hvert enkelt tilfelle. 3. Revisjonsrapporteringer Revisor bør gjennom året foreta løpende rapportering om hvordan strategien fungerer. Orienteringen om revisjonsstrategien tilpasses kontrollutvalget basert på følgende kriterier: Risikobildet i kommunen (bykassen/foretak etc.) Størrelse og kompleksitet på oppdraget Kontrollutvalgets interesse for spesielle områder innen regnskapsrevisjon Mislighetsrisiko Det bør vies spesiell oppmerksomhet på forhold som er tatt opp i nummererte revisjonsbrev/-rapporter. Oppfølging av nummererte brev, f.eks.: Er svar fra administrasjonen tilfredsstillende? Er videre oppfølging fra revisjonens side aktuelt? Er det forhold som tilsier ny rapportering til kontrollutvalget? Kontrollutvalget bør få tilsendt kopi av all vesentlig korrespondanse mellom revisor og administrasjonen. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 8

9 4. Forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapporter: Innholdet i rapportene vurderes opp mot bestillingen C Kommunikasjon med revisorene Samtaler (sekretariat og revisor) gjennomføres for å diskutere hvordan oppdragene/bestillingene løses og for å avklare samhandlingen. For øvrig bør det være løpende faglig kontakt. De oppdragsansvarlige revisorene kan møte i kontrollutvalgsmøtene for å svare på spørsmål som det for kontrollutvalget kan være aktuelle å få svar på hos revisor. Dette kan f.eks. gjelde: Vedr. plan for gjennomføring av regnskapsrevisjonsarbeidet: Er kommunens økonomiske rapportering tilfredsstillende? Er kommunens rutiner og interne kontroll tilfredsstillende? Er kvaliteten på kommunens regnskapsføring tilfredsstillende? Har det vært uenighet med ledelsen, og hvordan er i så fall disse løst? Har samarbeidet med ledelse og ansatte for øvrig fungert tilfredsstillende? Har økonomipersonell og ledelse den nødvendige kompetanse? Er det forhold som revisor for øvrig har kommentarer til? Er det rapportert til kontrollutvalget om revisjonsarbeidet? Vedrørende årsregnskapet: Er det forhold som vil gi forbehold eller presiseringer i revisjonsberetningen? Er det avdekket feil i regnskapet som ikke er korrigert? Har det vært uenighet eller usikkerhet knyttet til regnskapsposter? Er selve regnskapsavslutningsprosessen tilfredsstillende organisert? Er det spesielle problemområder i forbindelse med revisjonen? Har revisor forslag til kvalitetsforbedringer vedr. økonomisk rapportering, rutiner eller intern kontroll? Vedrørende forvaltningsrevisjon: Dialog med forvaltningsrevisor i forhold til fremdriften på bestilte prosjekter. D Granskninger Påse at det gjennomføres granskinger når det avdekkes misligheter. Her er det spesielle rutiner som skal følges. E Interne forhold hos revisorene I tillegg kan det være naturlig å be om orientering fra oppdragsansvarlig revisor om: de øvrige ansatte på teamets uavhengighetsvurderinger rutiner for oppdragsansvarlig revisors kvalitetssikring av de øvrige revisorenes arbeid Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 9

10 Møte- og aktivitetsplan for 2015 (arbeidsutkast) 1 MYNDIGHET Kontrollutvalgets tilsyns- og kontrolloppgaver ifølge kommunelovens 77 nr. 4, 5 og 6 kan oppsummeres slik: Påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte (regnskapsrevisjon) Påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra bystyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mv. (selskapskontroll). I tillegg har kontrollutvalget ansvar for å fremme forslag til Bystyret om budsjett for kontrollutvalget, dets sekretariat og revisjonstjenestene. Videre skal utvalget avgi innstilling til bystyret i saker om valg av revisjonsordning og om valg av revisor. 2 KONTROLLUTVALGETS ARBEIDSOMRÅDE Forvaltningsområder Kontrollutvalget skal føre løpende tilsyn og kontroll med hele den kommunale forvaltningen. For en oversikt over Bergen kommunens forvaltningsområder og organisering, vises til kommunens egen nettside. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens og foretakenes årsregnskaper blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets beslutninger og/ eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om kommunens og foretakenes årsregnskaper og årsmeldinger til bystyret før de tas opp til behandling. Byrådet skal ha kopi av uttalelsene før det foretar innstilling i disse sakene. Kontrollutvalget skal følge opp revisors merknader til regnskapene. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 10 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at Bystyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Gjeldende rammeplan er basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på ulike sektorer og virksomheter. Overordnet analyse som grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon i perioden ble utarbeidet av Deloitte AS og behandlet av kontrollutvalget høsten Kontrollutvalgets forslag til rammeplan ble endelig behandlet og godkjent i Bystyret i møtet sak og det ble fattet følgende vedtak: «1. Bystyret godkjenner rammeplanen for forvaltningsrevisjon for perioden som innebærer at det i perioden gjennomføres forvaltningsrevisjoner på anskaffelser, kontraktoppfølging/prosjektstyring, internkontroll vurderinger, myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, samhandling, miljø og bærekraftig byutvikling. 2. Bystyret gir Kontrollutvalget fullmakt til å foreta nærmere prioriteringer av forvaltningsrevisjonen, herunder vedta å iverksette de enkelte prosjektene, foreta nødvendige endringer i planen i planperioden og ved behov iverksette mislighetsrettede undersøkelser utover det som følger av revisjonsplikten. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 1

11 3. Kontrollutvalget gir bystyret en tilbakemelding ved bruk av den delegerte fullmakten.» Selskapskontroll og kommunale eierinteresser Kontrollutvalget skal også påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser i selskaper, herunder interkommunale selskaper og aksjeselskaper, jf. KL 77 5.ledd. Kontrollutvalget har full innsynsrett i selskaper som er heleid av kommunen eller eid sammen med andre kommuner / fylkeskommuner eller interkommunale selskaper. I selskaper der det også er private eierinteresser har kontrollutvalget ikke den samme innsynsretten så fremt dette ikke er vedtaksfestet. Det overordnede formålet med selskapskontrollen er å styrke forvaltningen av de kommunale eierinteresser. For oversikt over kommunens eierinteresser vises til note 12 i tilknytning til aksjer og andeler oppført i kommunens balanseregnskap for Kontrollutvalget skal i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 13 minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at bystyret eller kontrollutvalget er konstituert, utarbeide en plan for selskapskontroll. Overordnet analyse som grunnlag for plan for selskapskontroll i perioden ble utarbeidet av Deloitte AS og behandlet av kontrollutvalget høsten Kontrollutvalgets forslag til rammeplan for selskapskontroll ble endelig behandlet og godkjent i Bystyret i møtet sak og det ble fattet følgende vedtak: «1. Det gjennomføres etter kontrollutvalgets nærmere vurdering eierskapskontroll i et utvalg selskaper. Selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i tillegg til rent forretningsmessig drift, skal prioriteres i denne kontrollen. 2. Kontrollutvalget kan på grunnlag av gjennomført eierskapskontroll selv vedta forvaltningsrevisjon i selskaper hvor det er adgang til det. 3. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å endre planen i løpet av perioden, herunder åpne for eierskapskontroll eller forvaltningsrevisjon i ytterligere selskaper. 4. Bystyret tar for øvrig saken om Plan for selskapskontroll til orientering.» Befaring / tilsynsbesøk For å kunne føre tilsyn med den totale virksomheten kan det fremstår hensiktsmessig at kontrollutvalget også setter av tid til å besøke ulike avdelinger av kommunens virksomhet. Tilsyn med revisor Kontrollutvalget er pålagt å føre tilsyn med revisorenes arbeid. Denne funksjonen utøves gjennom faste møter med revisor gjennom året, der revisjonen orienterer om sitt arbeid, samt dokument basert tilsyn gjennom rapporteringer fra revisor. Bestilling fra Bystyret Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på vegne av bystyret, og vil prioritere innspill og forslag til saker / prosjekter bystyret ønsker fulgt opp. Henvendelse for publikum Kontrollutvalget er ikke et klageorgan, og har ikke avgjørelsesmyndighet på forvaltningsområdet, dvs. kan ikke behandle klager på enkeltområder. På den annen side kan kontrollutvalget på eget initiativ eller på bakgrunn av konkrete saker, vurdere om kommunens egne retningslinjer, samt sentrale lover og forskrifter følges av forvaltningen. Kontrollutvalget avgjør selv i hvilken grad de vil følge opp henvendelser fra publikum. Rapportering Kontrollutvalget rapporterer årlig til bystyret om sin virksomhet. Rapporter fra regnskapsrevisor, gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller rapporteres vanligvis fortløpende. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 2

12 3 Møte- og aktivitetsplan for 2015 (mulige datoer og mulige aktiviteter / saker) Måned Dag Aktivitet Sakstyper Januar 20. Orientering Tema: Om årsoppgjørsarbeidet ved Regnskap konsern Februar Konferanse NKRF Saker 2 : Revisjonskontraktene (gjelder frem til ) -- evaluering Utkast til kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Rapportering fra regnskapsrevisor f.eks. om: o interimsrevisjonen (risikoforhold) o planer for årsoppgjørsrevisjonen (tidsplaner/instruksjonsbrev/dokumentasjonslise o.a.) Rapporter fra forvaltningsrevisjoner (og selskaps- og/eller eierskapskontroller) NKRF Kontrollutvalgskonferanse 2015 (Gardermoen) Mars 24. Orientering Tema: Byrådet om kommunens årsmelding 2014 Byombudet om risikoområder fra ombudets ståsted Revisjonskontraktene Rapportering fra regnskapsrevisor f.eks. om: o Status på finansiell revisjon o oppsummering interimsrevisjonen revisjonsåret 2014 Rapporter fra forvaltningsrevisjon April Studietur Etatsbesøk Orientering Erfaringsutveksling: Stavanger (Rogaland Revisjon) eller Trondheim kommunerevisjon) eller andre, f.eks. fylkesordførere eller fylkesrådmenn Sted: Aktuelt sted?????? Tema: Budsjettsjefen om risikoforhold i arbeidet med investeringsbudsjettet/-regnskapet eller Byrådet om kommunes systemer for registrering og oppfølging av klager Rapportering fra regnskapsrevisor om årsoppgjørsrevisjonen herunder f.eks.: o «trafikklysrapporter» o Nummererte brev. Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Mai 26. Orientering? Tema: Om styrke og svakheter i kommuneøkonomien, f.eks. ved Byrådet, Bjørn Brox, Steinar Nesse, Terje Søviknes eller andre? Uttalelse om årsoppgjør for 2014 på bakgrunn av f.eks.: o Årsregnskap og årsberetning o Revisjonsberetning o Oppsummering om regnkapsrevisjonen o Nummererte brev o Revisjonsberetning Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Budsjettforslag for kontroll- og tilsyn Faste saker er ikke listet opp: f.eks. godkjenning av protokoll, saker til gjennomsyn/referatsaker, prosjektskisser mm. Andre saker som kan dukke opp, f.eks.: ulike utredninger, misligheter, granskninger, tilsynsrapporter fra andre mm. Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 3

13 Måned Dag Aktivitet Sakstyper Juni Konferanse FKT fagkonferanse - Gardermoen 16. Orientering Tema: Byrådet om kommunes rutiner for behandling av tilsynsrapporter Oppsummering restanser på kontrollutvalgets «bestillinger» Oppfølging av nummererte brev fra regnskapsrevisor Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Juli August September 22. Orientering Tema: Byrådet om fremdrift og status på vedlikeholdsplanen Utkast til evaluering/status på KUs arbeid i valgperioden Gjennomgang av engasjementsbrev regnskapsrevisor Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter på forvaltningsrevisjoner Oppfølging av nummererte brev Oktober (utvalgets siste møte) 20. Avslutningsmiddag? Rapportering fra KU for valgperioden Kvalifikasjonskontroll av oppdragsansvarlige revisorer regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon (uavhengighetserklæringer) Orientering fra regnskapsrevisor om planer for revisjonsåret 2015, f.eks.: o Revisjonsstrategi finansiell revisjon Oppstart ajourføring av risikoanalyser Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter fra forvaltningsrevisjoner November (første møte nytt utvalg) 17. Seminar Opplæring nytt utvalg Orientering fra regnskapsrevisor om interimsrevisjonen Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter fra forvaltningsrevisjoner Desember 15. Interims rapportering regnskapsrevisjon Rapporter fra regnskapsrevisjon Rapporter på forvaltningsrevisjoner Kontrollutvalgets plan for 2015 Side 4